Curso: Hoja Electrónica de Calculo. Excel Básico. Autor: José Román Aponte Azuaje

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1 Curso: Hoja Electrónica de Calculo Excel Básico Autor: José Román Aponte Azuaje : 91

2 I. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL CONCEPTOS BÁSICOS 1.1 Ventana de Microsoft Excel 1.2 Descripción CONTENIDO II. GENERALIDADES 1. SELECCIÓN DE COMANDOS 1.1 Comandos de menús Abrir un menú Cerrar un menú Elegir un comando 2. CONVENCIONES 3. CUADRO DE DIÁLOGO 3.1 fichas 3.2 Casillas de verificación 3.3 Cuadro de edición 3.4 Cuadro de lista 3.5 Cuadro de lista desplegable 3.6 Botón de opción 3.7 Cuadro de selección 3.8 Botones 4. SELECCIÓN DE UNA OPCIÓN DENTRO DE LOS CUADROS DE DIÁLOGO III. LIBROS DE TRABAJO 1. QUÉ ES UN LIBRO DE TRABAJO? 2. CREAR UN LIBRO DE TRABAJO 2.1 Creación de un libro de trabajo nuevo 3. SELECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO 3.1 Seleccionar una hoja de cálculo 3.2 Seleccionar varias hojas de cálculo adyacentes 3.3 Seleccionar varias hojas de cálculo no adyacentes 3.4 Seleccionar todas las hojas de cálculo de un libro 4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO 4.1 Insertar una hoja de cálculo 4.2 Método rápido 4.3 Insertar varias hojas de cálculo 4.4 Eliminar una hoja de cálculo 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO 6. MOVER O COPIAR HOJAS DE CÁLCULO 6.1 Mover hojas dentro de un libro 6.2 Copiar hojas dentro de un libro 6.3 Mover hojas en otro libro 6.4 Copiar hojas en otro libro 6.5 Mover o copiar hojas en un libro nuevo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 92

3 7. OCULTAR HOJAS DE CÁLCULO 8. MOSTRAR HOJAS DE CÁLCULO OCULTAS IV. SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS 1. SELECCIÓN DE CELDAS 1.1 Selección de una celda 1.2 Selección de un rango de celdas 1.3 Selección de celdas no adyacentes 1.4 Selección de celdas especiales 2. SELECCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS 2.1 Selección de una fila completa 2.2 Selección de una columna completa 2.3 Selección de filas adyacentes 2.4 Selección de columnas adyacentes 2.5 Selección de filas o columnas no adyacentes 2.6 Selección de todas las filas y columnas de la hoja 3. INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS 3.1 Introducción de datos 3.2 Auto completar (rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna) 3.3 Elegir de la lista 3.4 Cambiar información Cambiar información antes de terminar de introducirla Cambiar información después de haberla introducido Sobre escribir Editar Deshacer escritura V. ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO 1. GUARDAR LIBROS DE TRABAJO 1.1 Guardar el libro de trabajo nuevo (primera vez) 1.2 Guardar cambios (libro de trabajo existente) 1.3 Guardar como 1.4 Guardar cambios automáticamente 1.5 Cerrar un libro de trabajo 1.6 Cerrar todos los libros de trabajo abiertos 1.7 Salir de Microsoft Excel 1.8 Desplazarse a una ubicación específica 1.9 Métodos abreviados del teclado para desplazarse por la hoja de cálculo 1.10 Cambiarse a otra hoja de cálculo 1.11 Abrir un libro de trabajo existente VI. FÓRMULAS Y REFERENCIAS 1. FÓRMULAS 1.1 Introducción de fórmulas 2. REFERENCIAS 2.1 Introducción de referencias EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 93

4 3. LLENADO AUTOMÁTICO 3.1 Llenar un rango de celdas adyacentes Copiar mientras se arrastra el cuadro de llenado Aumentar una serie de números o de fechas Aumentar una serie en dos o más celdas Aumentar una serie de números utilizando el comando series Aumentar una serie de fechas utilizando el comando series Activar o desactivar el llenado automático 4. FUNCIONES 4.1 Función suma 4.2 Función promedio VII. FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO 1. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS 1.1 Realce a texto 1.2 Cambiar fuente y modificar su tamaño 1.3 Cambiar alineación 1.4 Formato a números 1.5 Agregar bordes 1.6 Agregar diseño (relleno) 1.7 Cambiar color de la fuente 1.8 Copiar formato 2. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE MENÚS 2.1 Formato de fuentes 2.2 Cambiar alineación 2.3 Agregar bordes 2.4 Agregar tramas 2.5 Formatos de número 2.6 Borrar formatos 3. CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS 3.1 Ajustar el ancho de las columnas 3.2 Ajustar la altura de las filas 3.3 Auto formato VIII. EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO 1. EDICIÓN DE CELDAS 1.1 Edición de una celda 1.2 Copiar celdas 1.3 Mover celdas 1.4 Copiar y mover celdas utilizando el método abreviado 1.5 Insertar celdas entre celdas existentes 1.6 Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes Mover e insertar celdas arrastrando Copiar e insertar celdas arrastrando Mover e insertar celdas utilizando el menú contextual Copiar e insertar celdas utilizando el menú contextual 2. PEGADO ESPECIAL EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 94

5 3. INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS 3.1 Insertar Filas 3.2 Insertar Columnas 4. INSERCIÓN DE CELDAS EN BLANCO 5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS IX. VERIFICAR E IMPRIMIR LA INFORMACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO 1. VERIFICAR ORTOGRAFÍA 2. PREPARAR PÁGINA 2.1 Configurar tamaño y orientación de la página 2.2 Configurar página 2.3 Encabezados y pies de página Insertar número de página Insertar el número total de páginas Insertar fecha Insertar hora Insertar nombre del archivo Insertar nombre de la hoja 3. VISTA PRELIMINAR 4. IMPRESIÓN 4.1 En el cuadro imprimir, elegir la opción deseada EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 95

6 I. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2002 Microsoft Excel es una hoja de cálculo que está organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que sirve para escribir textos, números, fechas, horas y realizar operaciones (aritméticas y lógicas) por medio de fórmulas y representar los resultados en gráficas. 1. Hacer clic en el botón 2. Elegir la opción Programas 3. Hacer clic en 1. Abrir el menú Inicio (CONTROL + ESC) 2. Seleccionar con las flechas de dirección el menú Programas 3. Presionar la flecha de dirección derecha 4. Seleccionar con las flechas de dirección y presionar ENTER Aparecerá un cuadro con el nombre del programa y la versión a la que se está ingresando. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 96

7 1. CONCEPTOS BÁSICOS Cuando se trabaja en Microsoft Excel regularmente se hace en una hoja de cálculo, la cual está compuesta por 256 columnas y 65,536 filas que forman una cuadrícula; la intersección de una columna y una fila se denomina celda, y consta de una dirección particular o referencia. La celda activa aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Sólo una celda puede estar activa a la vez. En Excel, debe seleccionarse primero la celda o celdas con las que se va a trabajar y después introducir los datos o elegir un comando. Las celdas seleccionadas aparecerán resaltadas en la pantalla. 1.1 Ventana de Microsoft Excel Cada vez que se ingrese a Excel se desplegará una ventana mostrando los elementos que la conforman. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 97

8 Barra de título Barra de menús Barras de herramientas Filas Cuadro de nombres Celda activa Columnas Barra de fórmulas Panel de Tareas Etiqueta de la hoja 1.2. Descripción La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel: Elemento Barra de título Barra de menús Barra de herramientas Barra de fórmulas Cuadro de nombres Barra de estado Descripción Presenta el nombre de la aplicación y del documento en el cual se está trabajando. Muestra la lista de los menús disponibles dentro de la aplicación Contiene los iconos (botones) de los comandos más comunes de Excel, facilitando la realización de alguna tarea Despliega el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en fórmulas o celdas Despliega la referencia o nombre de la celda activa Despliega la descripción del comando seleccionado o de la acción EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 98

9 Elemento Etiquetas de la hoja Celda activa Puntero del mouse Descripción que se esté ejecutando Muestran los nombres de las hojas de cálculo existentes en el libro. La etiqueta de la hoja activa siempre está en negrita Es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Se afectará con cualquier acción que se realice Indica la posición en la que se activará una celda, se podrá comenzar a escribir al hacer clic Excel cuenta con 20 barras de herramientas distintas, que permiten realizar diversas actividades; las más comunes son Estándar Formato II. GENERALIDADES 1 SELECCIÓN DE COMANDOS Para poder realizar una acción determinada, es necesario elegir los comandos que para ello estén disponibles en las barras de menús o herramientas. En la siguiente imagen se observa el contenido (comandos) del menú Edición. La forma de abrir un menú es presionando la tecla ALT y la letra subrayada del menú que se desea, al momento de seleccionarlo este desplegará los comando más usuales, permitiendo mostrar en resto del contenido haciendo clic en la flecha doble del menú que se ubica al final de éste. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 99

10 Se encuentran agrupados en los menús de la barra de menús. Menús Comandos 1.1.Comandos de menús Abrir un menú 1. Hacer clic en el nombre del menú deseado 1. Activar la barra de menús presionando la tecla ALT 2. Presionar la letra subrayada del menú que se desea abrir o bien 1. Activar la barra de menús presionando la tecla ALT 2. Desplazar la sombra con las flechas de dirección hasta el menú deseado 3. Presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 100

11 Cerrar un menú 1. Hacer clic en cualquier parte del área de trabajo fuera del menú 1. Presionar la tecla ESC 2 veces, o ALT una vez Elegir un comando 1. Activar el menú en el que se encuentre el comando deseado 2. Hacer clic en el comando a ejecutar 1. Abrir el menú donde se encuentre el comando 2. Presionar la letra subrayada del comando O bien 1. Abrir el menú donde se encuentre el comando 2. Desplazar la sombra con las flechas de dirección hasta el comando deseado 3. Presionar ENTER Existen comandos equivalentes que están disponibles en los menús contextuales, los cuales se despliegan haciendo clic con el botón derecho del Mouse o presionando las teclas SHIFT + F10. Para hacer uso de las barras de herramientas es indispensable disponer de un Mouse. 2. CONVENCIONES 1. Si los comandos aparecen en color gris, significa que se encuentran inactivos 2. Si aparecen con una (paloma) o un recuadro, están activos 3. Si aparece una combinación de teclas después del nombre del comando, indica la forma abreviada de ejecutarlo con el teclado sin utilizar los menús 4. Si el nombre del comando termina en puntos suspensivos, al activarlo se presentará un cuadro de diálogo en el que se deben seleccionar opciones para controlar la forma en que deberá ejecutarse 3. CUADRO DE DIÁLOGO EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 101

12 Aparece cuando se elige un comando que requiere información adicional. Puede incluir áreas en las que deben escribirse textos o números, y ver o cambiar las configuraciones para las opciones relacionadas con el comando. Cada cuadro de diálogo contiene un botón de ayuda? que se puede utilizar en cualquier momento si no es clara una opción EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 102

13 Un cuadro de diálogo puede presentar: Fichas Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 103

14 Fichas Son categorías que agrupan diferentes opciones relacionadas con el comando. Casillas de verificación Recuadros que indican con una marca si una opción está activa. Se podrán seleccionar varias de ellas Cuadro de edición En el pueden escribirse textos, números o referencias de celda. Cuadro de lista Contiene una lista de opciones que podrán visualizarse con las flechas de desplazamiento, entre las que sólo se podrá elegir una. Cuadro de lista desplegable Cuadro que contiene una lista de opciones no editables, que se despliegan al hacer clic en la flecha y en el que sólo se puede seleccionar una. Botón de opción Botón que permite seleccionar sólo una opción entre un conjunto que se excluyen mutuamente. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 104

15 Cuadro de selección Permite modificar o asignar un valor, que puede aumentarse o disminuirse utilizando los botones de control de giro (par de botones con los que se incrementa o disminuye el valor presentado) o escribiendo la medida directamente Botones En algunas ocasiones permiten confirmar o anular las especificaciones dentro de los cuadros de diálogo y en otras ejecutar una acción adicional 4. SELECCIÓN DE UNA OPCIÓN DENTRO DE LOS CUADROS DE DIÁLOGO 1. Hacer clic en la ficha deseada 2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas 3. Hacer clic en el botón Aceptar 1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PÁG (ficha de la derecha) o CONTROL + RE PÁG (ficha de la izquierda) 2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para desplazarse o la tecla ALT + la letra que aparezca subrayada 3. Presionar ENTER Nota: Para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la tecla ESC. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 105

16 RESUMEN Microsoft Excel es una hoja de cálculo organizada en una estructura tabular con 16,384 filas y 256 columnas La intersección de una columna y una fila se denomina celda y consta de una dirección o referencia La celda en la que se introducen los datos al comenzar a escribir se denomina celda activa. Excel cuenta con 20 barras de herramientas. Los cuadros de diálogo pueden contener: Fichas Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable Cuadro de muestra Cuadros de selección Cuadros de edición Casillas de verificación Botones Botones de opción EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 106

17 III. LIBROS DE TRABAJO 1. QUÉ ES UN LIBRO DE TRABAJO? Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; está compuesto de hojas de cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, éste se abre con 3 hojas de cálculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja 3. Los nombres de cada hoja aparecen en la parte inferior en unas etiquetas. La etiqueta de la hoja activa siempre está en negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro deberá hacerse clic sobre la etiqueta de la hoja correspondiente. Nombre del libro de trabajo Encabezado de columna Botón Seleccionar todo Barra de división horizontal Encabezado de fila Barra de desplazamiento vertical Botones para desplazar etiquetas Etiqueta de la hoja activa Barra de desplazamiento horizontal EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 107

18 Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro Ocultando hojas Quitar salto de página 2. CREAR UN LIBRO DE TRABAJO Cuando se ingresa a Excel automáticamente se abre un nuevo libro en el cual se puede comenzar a escribir; sin embargo, podrán crearse nuevos libros en el momento que se desee 2.1 Creación de un libro de trabajo nuevo 1. Hacer clic en el botón Nuevo 1. Abrir el menú Archivo (ALT, A) 2. Elegir el comando Nuevo (ALT, A, N) 3. SELECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO 3.1 Seleccionar una hoja de cálculo 1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea seleccionar 1.Presionar las teclas CONTROL + AV PÁG o CONTROL + RE PÁG, hasta seleccionar a la hoja deseada 3.2 Seleccionar varias hojas de cálculo adyacentes 1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja a seleccionar 2. Mantener presionada la tecla SHIFT 3. Hacer clic en la etiqueta de la última hoja que se desea seleccionar EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 108

19 3.3 Seleccionar varias hojas de cálculo no adyacentes 1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja 2. Mantener presionada la tecla CONTROL 3. Hacer clic en las etiquetas de las otras hojas a seleccionar 3.4 Seleccionar todas las hojas de cálculo de un libro 1. Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja 2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse 3. Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO Un libro de trabajo nuevo contiene 3 hojas, las cuales pueden aumentarse insertando hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes. La cantidad máxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de 255, pero eso sólo dependerá de la memoria disponible de la computadora. Para cambiar el número de hojas de un libro de trabajo nuevo: 1. Abrir el menú Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Cambiar a la ficha General 4. En el cuadro de selección Número de hojas en libro nuevo, especificar el número de hojas deseado 5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 4.1 Insertar una hoja de cálculo 1. Hacer clic con el botón derecho del Mouse, sobre la etiqueta de alguna hoja de cálculo 2. Elegir el comando Insertar Se desplegará la siguiente pantalla: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 109

20 Hoja seleccionada La nueva hoja de cálculo se convierte en hoja activa 3. Elegir Hoja de cálculo y hacer clic en el botón Aceptar. La nueva hoja de cálculo aparecerá activa 1. Seleccionar una hoja de cálculo 2. Abrir el menú Insertar (ALT, I) 3. Elegir el comando Hoja de cálculo 4. La nueva hoja aparecerá en la posición seleccionada 4.2 Método rápido 1. Seleccionar una hoja de cálculo 2. Presionar las teclas SHIFT + F11 3. La nueva hoja de cálculo aparecerá en la posición seleccionada EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 110

21 4.3 Insertar varias hojas de cálculo Para agregar varias hojas de cálculo: 1. Presionar la tecla SHIFT 2. Seleccionar el número de etiquetas de hojas de cálculo que se desea agregar 3. Hacer clic con el botón derecho del Mouse 4. Elegir el comando Insertar 5. Cuando se despliegue el cuadro de diálogo, presionar ENTER 1. Seleccionar el número de etiquetas de hojas de cálculo que se desea agregar 2. Abrir el menú Insertar 3. Elegir el comando Hoja de cálculo 4.4 Eliminar una hoja de cálculo 1. Seleccionar la hoja de cálculo que se desea eliminar 2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse 3. Elegir el comando Eliminar Se desplegará el siguiente cuadro: 4. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar la eliminación 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO 1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre Se desplegará el siguiente cuadro: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 111

22 Escribir el nuevo nombre 2. En la etiqueta de la hoja escribir el nuevo nombre de la hoja 3. Presionar ENTER O bien 1. Hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta deseada 2. Elegir el comando Cambiar nombre del menú contextual 3. Escribir el nuevo nombre para la hoja 4. Hacer clic en cualquier parte del área de trabajo. 1. Abrir el menú Formato 2. Elegir la opción Hojaelegir Cambiar nombre, presionar ENTER 3. En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja 4. Presionar ENTER 6. MOVER DE COPIAR HOJAS DE CÁLCULO Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo. 6.1 Mover hojas dentro de un libro 1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 2. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecerá un marcador de posición que indicará el lugar en donde será(n) colocada(s) la(s) hoja(s) 3. Una vez que el marcador de posición esté en el lugar deseado, soltar el botón del Mouse. 1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 112

23 Se desplegará el siguiente cuadro : Marcador de posición 3. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicación a la que se desea mover la(s) hoja(s) 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 6.2 Copiar hojas dentro de un libro 1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar 2. Presionar y mantener así la tecla CONTROL 3. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecerá un marcador de posición que indicará el lugar en donde se copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de más (+) se desplazará con el puntero 4. Soltar el botón del Mouse y, a continuación la tecla CONTROL 1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desea copiar 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegará el siguiente cuadro: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 113

24 3. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicación a la que se desea copiar la(s) hoja(s) 4. Activar la casilla de verificación Crear una copia 5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 6.3 Mover hojas en otro libro 1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas 2. Abrir el menú Ventana y elegir el comando Organizar, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo: 3. Elegir la opción Horizontal 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 5. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover 6. Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 114

25 1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas 2. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 3. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegará el siguiente cuadro 4. En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s) hoja(s) 5. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicación deseada 6. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 6.4 Copiar hojas en otro libro 1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee copiar, y el libro al que se desea copiar las hojas 2. Abrir el menú Ventana y elegir el comando Organizar, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo: 3. Elegir la opción Horizontal 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 115

26 5. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee copiar 6. Presionar y mantener así la tecla CONTROL 7. Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino 8. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre la hojas. 9. Soltar el botón del Mouse y, a continuación, la tecla CONTROL 1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar, y el libro al que se desea copiar las hojas 2. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar 3. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegará el siguiente cuadro: 4. En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s) hoja(s) 5. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicación deseada 6. Activar la casilla Crear una copia 7. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 6.5 Mover o copiar hojas en un libro nuevo 1. Seleccionar las hojas que se desee mover o copiar 2. En el menú Edición, elegir el comando Mover o copiar hoja, se desplegará el siguiente cuadro. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 116

27 3. En el cuadro Al libro, seleccionar la opción nuevo libro Para copiar las hojas, activar la casilla de verificación Crear una copia Nota: Debe tenerse cuidado al mover o copiar hojas. Los cálculos o los gráficos basados en datos de una hoja de cálculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar. 7. OCULTAR HOJAS DE CÁLCULO 1. Seleccionar la(s) hoja(s) de cálculo que se desea ocultar 2. Abrir el menú Formato 3. Elegir la opción Ocultar del comando Hoja. Las hojas desaparecerán de la fila de etiquetas 8. MOSTRAR HOJAS DE CÁLCULO OCULTAS Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de cálculo que fueron ocultadas: 1. Abrir el menú Formato 2. Elegir la opción Mostrar del comando Hoja. Se desplegará el cuadro Mostrar EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 117

28 3. Seleccionar en el cuadro Mostrar página la hoja de cálculo que se desea volver a mostrar 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 118

29 RESUMEN Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos, se compone de hojas de cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo se abre con 3 hojas de cálculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja3. Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro, en otro distinto o en uno nuevo Ocultando hojas EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 119

30 IV. SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS Antes de introducir cualquier información en la hoja de cálculo, deberá seleccionarse la celda que se desea usar. Cuando se selecciona una celda, ésta se convierte en la celda activa 1. SELECCIÓN DE CELDAS 1.1 Selección de una celda 1. Hacer clic en la celda deseada 1. Con las flechas de dirección mover la celda activa al lugar deseado 1.2 Selección de un rango de celdas Las celdas deberán seleccionarse siempre en bloques rectangulares. 1. Ubicar el puntero del Mouse sobre la primera celda a seleccionar 2. Presionar el botón izquierdo y arrastrar el Mouse hasta que se iluminen todas las celdas deseadas 1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la selección con las flechas de dirección hasta la posición deseada 3. Soltar la tecla SHIFT O bien 1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla F8 3. Con las flechas de dirección extender la selección hasta la posición deseada 1.3 Selección de celdas no adyacentes 1. Hacer clic en la celda inicial 2. Presionar y mantener así la tecla CONTROL 3. Hacer clic en las celdas adicionales 4. Soltar la tecla CONTROL 1. Abrir el menú Edición (ALT, E) 2. Elegir el comando Ir a EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 120

31 Se desplegará la siguiente pantalla: 3. En el cuadro Referencia, escribir la dirección completa de las celdas que se desea seleccionar (A1:B5,D1:E5) 4. Presionar ENTER 1.4 Selección de celdas especiales 1. Abrir el menú Edición (ALT, E) 2. Activar el comando Ir a 3. Elegir el botón Especial Se desplegará la siguiente pantalla: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 121

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33 2. SELECCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS 2.1 Selección de una fila completa 1. Hacer clic en el encabezado de la fila a seleccionar 1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar 2. Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA 2.2 Selección de una columna completa 1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar 1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar 2. Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA 2.3 Selección de filas adyacentes 1. Colocar el puntero del Mouse sobre el encabezado de la primera fila a seleccionar 2. Presionar el botón izquierdo del Mouse 3. Arrastrar el Mouse hasta el encabezado de la última fila a seleccionar 1. Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar 2. Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA 3. Oprimir la tecla F8 4. Extender la selección con las flechas de dirección hasta la última fila deseada 2.4 Selección de columnas adyacentes 1. Colocar el puntero del Mouse sobre el encabezado de la primera columna a seleccionar 2. Presionar en botón izquierdo del Mouse 3. Arrastrar el Mouse hasta el encabezado de la última columna a seleccionar 1. Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar 2. Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA 3. Oprimir la tecla F8 4. Con las flechas de dirección extender la selección a las columnas deseadas EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 123

34 2.5 Selección de filas o columnas no adyacentes 1. Presionar la tecla CONTROL 2. Hacer clic en los encabezados de las filas o columnas a seleccionar 1. Presionar la tecla F5 2. Se desplegará el cuadro de diálogo Ir a 3. En el cuadro Referencia, escribir la dirección de las filas o columnas a seleccionar (A:B,D:E ó 1:3,5:7) 4. Presionar ENTER 2.6 Selección de todas las filas y columnas de la hoja 1. Hacer clic en el botón Seleccionar todo 1. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT + T o CONTROL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 124

35 3. INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS En una hoja de cálculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Tipo Números Fórmulas Texto Fechas/Horas Descripción Se considera como un número cualquier secuencia de caracteres numéricos del 0 al 9, que no podrá contener espacios. Un número puede aceptar los siguientes signos: más, menos, paréntesis, coma, diagonal, pesos, porcentaje y punto decimal. Se utilizan para realizar operaciones aritméticas y lógicas, con los datos de la hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con un signo igual. Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinación de números y caracteres que se introduzcan en una celda y que Excel no interprete como un número, fórmula, fecha u hora. Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe utilizarse la diagonal (/) o el guión (-) para separar el día, mes y año. Así mismo, pueden escribirse nombres de meses abreviados o completos, siendo éste el único texto que se acepta dentro de una celda con formato de fecha. Al introducir una hora deberán separarse con dos puntos (:) las horas de los minutos. 3.1 Introducción de datos 1. Colocar la celda activa en la posición deseada 2. Escribir la información 3. Presionar ENTER. Automáticamente la celda se desplazará hacia abajo Nota: Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso en una celda, éste invadirá la(s) celda(s) vacía(s) de la derecha, pero se cortará cuando se escriba algo en ellas. Cuando se escribe información en las celdas, Excel asigna automáticamente una alineación para los datos, de la siguiente forma: Celda Alineación Reportes Texto a la izquierda 125 Números a la derecha 26/06/97 Fechas a la derecha 18:40 Horas a la derecha EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 125

36 3.2 Auto completar (Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna) Auto completar permite introducir texto rápidamente y con precisión en la hoja de cálculo. Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con los de una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente el resto del texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas no se rellenarán. Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el apropiado. El texto sugerido aparecerá en negrita. 1. Para aceptar la entrada propuesta presionar ENTER 2. La entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas existentes 3. Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente, continuar escribiendo 4. Para eliminar los caracteres introducidos automáticamente, presionar la tecla RETROCESO Si el Autocompletar no funciona: 1. Abrir el menú Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Seleccionar la ficha Modificar 4. Activar la casilla Habilitar Auto completar para valores de celda 5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 3.3 Elegir de la lista Además del Autocompletar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna. 1. Hacer clic con el botón derecho del Mouse sobre la celda en la que se desea ingresar un nuevo valor EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 126

37 2. Se desplegará un menú contextual EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 127

38 3. Hacer clic en el comando Elegir de la lista 4. Se desplegará un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual 5. Hacer clic en la entrada deseada 1. Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO 2. Se desplegará un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual 3. Desplazar la sombra con las flechas de dirección hasta la opción deseada 4. Presionar ENTER 3.4 Cambiar Información Existen dos formas posibles de cambiar información. 1. Antes de terminar de ingresarla en la celda activa 2. Cambiar la información una vez ingresada en la celda Cambiar información antes de terminar de introducirla 1. Hacer clic en el Cuadro de cancelación 1. Presionar la tecla ESC Cambiar información después de haberla introducido Existen dos métodos para cambiar la información después de haberla ingresado en una celda: 1. Sobre escribir introduciendo nueva información 2. Editar la información existente Sobre escribir 1. Ubicar la celda activa en la celda a editar 2. Escribir la nueva información 3. Presionar ENTER Editar 1. Ubicar la celda activa en la celda a modificar 2. Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2 3. Desplazarse a la posición deseada con las flechas de dirección 4. Realizar los cambios con el teclado 5. Presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 128

39 Deshacer escritura Cuando se introduce, edita o se da formato a la información de la hoja de cálculo, puede cambiarse de idea o cometerse algún error. En ese caso, Excel permite deshacer la última acción que se llevó a cabo. Para deshacer la acción más reciente: 1. Hacer clic en el botón Deshacer 1. Abrir el menú Edición 2. Elegir el comando Deshacer entrada EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 129

40 RESUMEN Antes de introducir información en la hoja de cálculo deberá seleccionarse la celda que se desea usar. Es posible seleccionar sólo una celda o un rango de ellas Excel permite seleccionar celdas con contenido especial, tales como: Notas, Constantes, Fórmulas, Números, Texto, Valores lógicos, Valores de error, Celdas en blanco, Región actual, Matriz actual, etc. Es posible seleccionar sólo una fila, una columna o un rango de ellas En una hoja de cálculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Números Fórmulas Texto Fechas/Horas El Auto completar es una herramienta de Microsoft Excel que permite rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna, y que funciona únicamente al introducir texto. Además del Auto completar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna. Existen dos formas posibles de cambiar información: Antes de terminar de ingresarla en la celda activa Cambiar la información una vez ingresada en la celda. Existen dos métodos para cambiar la información después de haberla ingresado en una celda: Sobre escribiendo introduciendo nueva información Editar la información existente EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 130

41 V. ADMINISTRAR HOJAS DE CALCULO Y LIBROS DE TRABAJO 1. GUARDAR LIBROS DE TRABAJO Una vez escrita la información dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco, esto permitirá utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo como un archivo en el disco, se le asigna un nombre único. Para asignarle nombre a los documentos de Excel, utilizar las siguientes reglas: Pueden utilizarse nombres largos para hacer más fácil la localización posterior del documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo espacios. Los nombres de los archivos no podrán contener ninguno de los siguientes caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación (?), comillas dobles ( ), barra vertical ( ), dos puntos (:), punto y coma (;). Excel automáticamente asigna la extensión.xls al nombre del archivo, pero la ocultará por omisión. La restricción de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud máxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres. 1.1 Guardar el Libro de trabajo nuevo (primera vez) 1. Hacer clic en el botón Guardar 1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Guardar (ALT, A, G) Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 131

42 2. Elegir en el cuadro Guardar en la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo 3. En el cuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que se desea asignar al archivo 4. Hacer clic en el botón Guardar o presionar ENTER 1.2 Guardar cambios (Libro de trabajo existente) Una vez guardado el documento puede volver a modificarse. Para guardar los cambios hechos en un documento, conservando el nombre y la ubicación con la cual se guardó originalmente: 1. Hacer clic en el botón Guardar 1. Abrir el menú Archivo 2. Elegir el comando Guardar (ALT, A, G) 1.3 Guardar como (Guardar un archivo existente con otro nombre o en unidad de disco diferente) En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo manteniendo una copia previa sin esos cambios. Cuando se usa el comando Guardar como los cambios efectuados en el documento se guardan con un nuevo nombre, y el libro de trabajo anterior se queda con el nombre original. El comando Guardar como se utiliza para: Guardar un archivo con un nombre distinto Guardar un archivo en una unidad de disco o carpeta diferente Si se desea guardar el archivo en una unidad de disco diferente o cambiarle el nombre: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 132

43 1. Abrir el menú Archivo 2. Elegir el comando Guardar como 3. Repetir los pasos 2, 3, y 4 del procedimiento Guardar el Libro de trabajo nuevo 1.4 Guardar cambios automáticamente En Excel es posible guardar automáticamente el archivo con el que se está trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario, lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad. Para guardar los cambios automáticamente 1. Abrir el menú Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Seleccionar la ficha Guardar: 4. Activar la casilla de verificación y especificar la frecuencia con que se desea guardar el libro. 5. Hacer clic en el botón Aceptar o Presionar ENTER 1.5 Cerrar un libro de trabajo 1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Cerrar 1.6 Cerrar todos los libros de trabajo abiertos 1. Presionar y mantener así la tecla SHIFT 2. Abrir el menú Archivo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 133

44 3. Soltar la tecla SHIFT 4. Elegir el comando Cerrar todo 1.7 Salir de Microsoft Excel 1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Salir 1.8 Desplazarse a una ubicación específica Para desplazarse a una ubicación específica, se utiliza el cuadro de nombres 1. Hacer clic en el cuadro de nombres 2. Introducir la dirección de la celda a la cual se desea desplazar 3. Presionar ENTER 1.9 Métodos abreviados del teclado para desplazarse por la Hoja de cálculo TECLA Inicio Fin + ENTER CONTROL + Inicio CONTROL + Fin Re Pág Av Pág Alt + Re Pág Alt + Av Pág CONTROL + Flecha hacia arriba CONTROL + Flecha hacia abajo CONTROL + Flecha derecha CONTROL + Flecha izquierda ACCIÓN Desplaza a la primera celda de la fila actual Desplaza al borde derecho más lejano de la porción ocupada de la hoja de cálculo, pero de la misma fila Desplaza a la primera celda de la hoja de cálculo (A1) Desplaza a la celda inferior derecha de la porción ocupada de la hoja de cálculo Desplaza una pantalla hacia arriba Desplaza una pantalla hacia abajo Desplaza una pantalla hacia la izquierda Desplaza una pantalla hacia la derecha Desplaza a la próxima celda ocupada hacia arriba en la columna o a la fila 1 Desplaza a la próxima celda ocupada hacia abajo en la columna o a la fila Desplaza a la próxima celda ocupada hacia la derecha, o a la columna IV Desplaza a la próxima celda ocupada hacia la izquierda, o a la columna A 1.10 Cambiarse a otra Hoja de Cálculo Un libro de trabajo en Excel contiene diferentes hojas de cálculo, las cuales se manejan e identifican por unas etiquetas. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 134

45 Por omisión, un Libro de Trabajo de Excel contiene 16 hojas de cálculo y se le pueden agregar hasta 255. Para desplazarse a otra hoja: 1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea desplazar 1. Presionar las teclas CONTROL + Re Pág para desplazarse a la hoja anterior o CONTROL + Av. Pág para desplazarse a la hoja posterior en el libro de trabajo 1.11 Abrir un libro de trabajo existente 1. Hacer clic en el botón Abrir 1. Abrir el menú Archivo, elegir el comando Abrir (ALT, A, A) Aparecerá la siguiente pantalla: 1. En el cuadro Buscar en, seleccionar el disco o la carpeta donde se guardó el archivo 2. Seleccionar el directorio donde se guardó el archivo 3. Con las flechas de dirección, ubicarse en el directorio donde se guardó el archivo 4. Presionar ENTER 5. Activar el cuadro Nombre de archivo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 135

46 6. Dar doble clic en el nombre del archivo deseado 7. Presionar la tecla TAB 8. Seleccionar el archivo deseado utilizando las flechas de dirección 9. Presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 136

47 RESUMEN Una vez escrita la información dentro del libro de trabajo, deberá guardarse en un disco. Un nombre de archivo en Excel puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo todos los caracteres de la ruta de acceso, letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo. La primera vez que se guarda el archivo se específica unidad de disco, carpeta y nombre del archivo, posteriormente podrán salvarse los cambios realizados en el mismo sin necesidad de especificar nuevamente ubicación o nombre. Excel permite salvar un archivo existente con otro nombre o en una unidad de disco diferente, mediante el comando Guardar como Excel tiene incluida una opción denominada Guardado automático, que permite guardar automáticamente el archivo con el que se está trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario. Es posible cerrar sólo el libro de trabajo en el que se está trabajando o todos los libros de trabajo abiertos simultáneamente Existen métodos abreviados para desplazarse por la hoja de cálculo En Excel pueden tenerse varios libros de trabajo abiertos al mismo tiempo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 137

48 VI. FÓRMULAS Y REFERENCIAS 1. FÓRMULAS Una fórmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicación, comparación, etc., con los datos escritos en la hoja de cálculo. Una fórmula empieza siempre con el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarán automáticamente, sólo si están referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numéricos. Una fórmula está compuesta por: Elemento Referencias de celda Valores Funciones Nombres Operadores Descripción Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican a MS-Excel en dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en la fórmula. Las referencias pueden ser: Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula, no importando la posición de la celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1,...) Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que contiene la fórmula (A1, B1, C1,...) Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de una fórmula ($A1 o A$1) Cualquier número ingresado dentro de una fórmula que aparecerá como constante Son herramientas de cálculo que ejecutan operaciones que devuelven valores automáticamente. Las funciones en MS-Excel están agrupadas en las siguientes categorías: Financieras Fecha y hora Matemáticas y trigonométricas Estadísticas Búsqueda y referencia Base de datos Texto Lógicas Información Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda, un grupo de ellas, un valor o una fórmula Se utilizan para especificar qué tipo de operación se va a realizar EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 138

49 EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 139

50 Existen operadores Aritméticos + Suma - Resta / División * Multiplicación % Porcentaje De comparación = Igual > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual <= Menor o igual <> Diferente & De texto Concatenar dos valores de texto Rango (dos puntos) Unión (coma) De referencia Sirve para delimitar un rango entre las referencias Produce una referencia que incluye las dos referencias Un rango se especifica con dos puntos, por ejemplo B2:D2 Una unión se especifica con una coma, por ejemplo B4,D4 EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 140

51 EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 141

52 A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los elementos mencionados. Operador de suma Signo igual Operador de división =(A1+B5) / 2 Referencias de celda Constante numéric Cuando se usan paréntesis dentro de una fórmula, Excel calcula primero las expresiones dentro de ellos y luego usa esos resultados para calcular el resto de la fórmula, como se muestra a continuación. Fórmula Resultado =2+5*8 42 =(2+5)*8 56 Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de cálculo aparecerán desplegados en la barra de fórmulas, dentro de la cual podrán editarse, si así se desea. Cuadro de cancelación Cuadro de introducción Barra de fórmulas Asistente para funciones Cuadro de nombres Celda activa EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 142

53 1.1 Introducción de fórmulas 1. Ubicar el cursor en la celda deseada 2. Escribir el signo igual (=) 3. Ingresar la referencia de la celda o un valor 4. Ingresar el operador deseado 5. Ingresar el siguiente valor o referencia 6. Presionar ENTER La celda en la que se introduce la fórmula, muestra el valor resultante y no la fórmula. Cuando se seleccione una celda que contenga una fórmula, ésta siempre se mostrará en la barra de fórmulas. La siguiente pantalla muestra una fórmula escrita en la hoja de cálculo: Fórmula Valor resultante 2. REFERENCIAS Cuando se van a introducir referencias dentro de una fórmula es posible escribirlas o seleccionar la celda o el rango directamente en la hoja de cálculo. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 143

54 2.1 Introducción de referencias 1. Ubicar el cursor en la celda deseada 2. Escribir el signo igual (=) 3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el Mouse por el rango de celdas que se desean introducir en la referencia. La selección quedará rodeada por una línea punteada denominada borde móvil, y la referencia a la celda o rango de ellas aparecerá en la fórmula 4. Terminar de escribir la fórmula 5. Presionar ENTER 3. LLENADO AUTOMÁTICO El llenado automático se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de cálculo. Las series son útiles para crear encabezados de filas de tablas y de columnas de una hoja de cálculo o cuando se requiera introducir una serie creciente de números, fechas u horas. 3.1 Llenar un rango de celdas adyacentes 1. Copiar mientras se arrastra el cuadro de llenado 1. Escribir el valor en la celda deseada 2. Presionar ENTER 3. Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar 4. Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar 5. Soltar el botón del Mouse EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 144

55 Series con llenado automático Celda seleccionada Cuadro de llenado Copiar utilizando los comandos Hacia la derecha y Hacia abajo 1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que se desean llenar 2. Abrir el menú Edición 3. Elegir la opción Hacia la derecha del comando Rellenar (CONTROL + D) Para copiar la selección en las celdas adyacentes inferiores 1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que se desean llenar 2. Abrir el menú Edición 3. Elegir la opción Hacia abajo del comando Rellenar (CONTROL + J) EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 145

56 Aumentar una serie de números o de fechas 1. Seleccionar la primera celda que se desea en la serie 2. Introducir el valor inicial y presionar ENTER 3. Seleccionar nuevamente la celda inicial 4. Mantener presionada la tecla CONTROL 5. Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido deseado Aumentar una serie en dos o más celdas 1. Introducir como mínimo los primeros dos valores iniciales para la serie 2. Seleccionar las dos primeras celdas 3. Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido que se desee llenar 4. Microsoft Excel adivinará el tipo de serie que se desea crear al analizar la clase de datos y los cambios de incremento entre las celdas y llenará el resto de la selección Aumentar una serie de números utilizando el comando Series 1. Introducir el valor inicial de la serie 2. Seleccionar la celda que contiene el valor inicial 3. Abrir el menú Edición 4. Seleccionar la opción Series del comando Rellenar Se desplegará el siguiente cuadro: 5. En el cuadro Series en seleccionar la opción Filas o Columnas para especificar si el llenado se va a realizar a través de las filas o de las columnas 6. En el cuadro Incremento especificar la cantidad por la que debe aumentar o disminuir una serie, debe escribirse un número positivo o negativo. Un número positivo aumentará la serie, uno negativo la disminuirá 7. En el cuadro Límite especificar el valor en el que se desea que termine la serie. El valor puede ser un número positivo o negativo 8. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 146

57 Aumentar una serie de fechas utilizando el comando Series 1. Introducir la fecha inicial de la serie 2. Seleccionar la celda que contiene la fecha inicial y las celdas en las que se desea llenar la serie 3. Abrir el menú Edición 4. Seleccionar la opción Series del comando Rellenar Se desplegará el siguiente cuadro: 5. En el cuadro Series en seleccionar la opción Filas o Columnas para especificar si el llenado se va a realizar a través de las filas o de las columnas 6. En el cuadro Tipo, elegir la opción Cronológica, se activará el cuadro Unidad de tiempo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 147

58 7. En el cuadro Unidad de tiempo elegir la opción que corresponda a la serie deseada Opción Fecha Día laborable Mes Año Descripción Incrementa la serie en días naturales Incrementa la serie en días laborables, considerando como tales de lunes a viernes Incrementa la serie modificando sólo el mes, el día se conservará, ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc. Incrementa la serie modificando sólo el año, el día y el mes se conservarán, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98, etc. 8. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER Activar o desactivar el llenado automático 1. Abrir el menú Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Seleccionar la ficha Modificar 4. Activar la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar 5. Elegir el botón Aceptar o presionar ENTER El activar o desactivar la opción Permitir arrastrar y colocar activa o desactiva también el llenado automático. Opción Permitir arrastrar y colocar activa Opción Permitir arrastrar y colocar inactiva EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 148

59 4. FUNCIONES Una función es una fórmula especial que ya está escrita dentro de Excel y realiza una operación que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas. Los valores sobre los cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos. A continuación se presenta un ejemplo de una función y cómo debe escribirse. Separador de argumento Signo igual Nombre de la función =Nombre de la función(arg1;arg2) Argumentos MS-Excel contiene más de 220 funciones diferentes. Las más usuales son: Todos los argumentos deben ir encerrados entre paréntesis 4.1 Función SUMA Es la función que se utiliza con mayor frecuencia, porque resume fórmulas complejas en una forma concisa. Se emplea para sumar todas las referencias que se especifiquen. La función SUMA puede introducirse directamente en una celda o a través del botón Autosuma en la barra de herramientas. La función SUMA se introduce de la siguiente forma: =SUMA(dirección de celda: dirección de celda) Para totalizar un rango de números usando la función SUMA: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la función SUMA 2. Introducir la siguiente fórmula: =SUMA( 3. Introducir la primera referencia de celda 4. Escribir el operador de referencia deseado 5. Introducir la segunda referencia de celda 6. Presionar ENTER Excel agrega el paréntesis del final, totaliza los valores y muestra el resultado en la celda en la que se introdujo la fórmula. Si se introducen referencias aisladas, éstas deberán separarse por el separador de unión coma (,) EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 149

60 Si se introduce un rango deberá ir separado por dos puntos (:) A continuación se muestra un ejemplo de la función SUMA: Función SUMA Resultado de la función 4.2 Función PROMEDIO Calculará la media aritmética de los argumentos que se especifiquen. La función PROMEDIO se introduce de la siguiente forma: =PROMEDIO(dirección de celda:dirección de celda) Para promediar un rango de números usando la función PROMEDIO: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la función PROMEDIO 2. Introducir la siguiente fórmula: =PROMEDIO( 3. Introducir la primera referencia de celda 7. Escribir el operador de referencia deseado 8. Introducir la segunda referencia de celda 4. Presionar ENTER Excel agrega el paréntesis del final, hace un promedio de los y muestra el resultado en la celda en la que se introdujo la fórmula. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 150

61 Si se introducen referencias aisladas, éstas deberán separarse por el operador de referencia coma (,) Si se introduce un rango deberá ir separado por dos puntos (:) Función PROMEDIO Resultado de la función EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 151

62 RESUMEN Una fórmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones y operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Las fórmulas se componen de: Referencias de celda Valores Funciones Nombres Operadores Excel cuenta con una herramienta denominada llenado automático que se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de cálculo. Excel cuenta también con más de 220 fórmulas especiales denominadas funciones, que ya están programadas y realizan una operación que devuelve un valor. Las funciones más comunes son: SUMA PROMEDIO EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 152

63 VII. FORMATO DE UNA HOJA DE CALCULO En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de cálculo antes o después de escribir los datos. Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la barra de herramientas Formato o el menú Formato. 1. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS 1.1 Realce a texto 1. Seleccionar la celda o celdas a las cuales se desea dar formato 2. Hacer clic en alguno de los botones (Negrita, Cursiva o Subrayar) Pueden aplicarse los tres formatos si así se desea 1.2 Cambiar fuente y modificar su tamaño 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se va a cambiar la fuente 2. Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Fuente de la barra de herramientas Formato, y seleccionar la fuente deseada 3. En el cuadro Tamaño de fuente de la barra de herramientas Formato, elegir el tamaño deseado Los formatos que se asignen a una celda son independientes de los datos contenidos en la misma. 1.3 Cambiar Alineación 1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineación 2. Hacer clic en alguno de los botones de alineación de la barra de herramientas (Alinear a la izquierda, Centrar en la celda, Alinear a la derecha, Centrar en varias columnas) EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 153

64 1.4 Formato a Números La siguiente tabla describe los botones para dar formato a los números: Botón Nombre del botón Descripción Estilo Moneda Agrega el estilo de moneda que está configurado a las celdas seleccionadas Estilo Porcentual Multiplica el valor escrito en la celda seleccionada por 100 y le agrega el símbolo de porcentaje (%) Estilo Millares Agrega separador de miles (,) y asigna por omisión dos decimales Aumentar decimales Agrega un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre el Disminuir decimales Remueve un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre él Euro Agrega el estilo de moneda Euro que esta configurado a las celdas seleccionadas 1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea aplicar algún formato de número 2. Hacer clic en alguno de los botones de formato de número 1.5 Agregar Bordes 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea agregar bordes 2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botón Paleta portátil Bordes 3. Se desplegará la paleta de estilo de los bordes 4. Hacer clic en el tipo de borde deseado El último estilo de borde seleccionado aparecerá como imagen en el botón 1.6 Agregar diseño (relleno) 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea aplicar un diseño 2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botón Paleta portátil Color de relleno 3. Se desplegará la paleta de colores de fondo 4. Hacer clic en el color deseado El último color seleccionado aparecerá como muestra en el botón EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 154

65 1.7 Cambiar color de la fuente 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea cambiar el color de la fuente 2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botón Paleta portátil Color de fuente 3. Se desplegará la paleta de colores de texto 4. Hacer clic en el color deseado El último color seleccionado aparecerá como muestra en el botón 1.8 Copiar Formato En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se aplicó en otro rango. El botón Copiar formato copia los formatos de número y carácter, la alineación, los bordes y los colores. Para copiar un formato desde un rango hacia otro: 1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea copiar 2. Hacer clic en el botón Copiar formato 3. El puntero del Mouse tendrá adjunta una brocha 4. Arrastrar el Mouse en la celda o rango de celdas en que se desee copiar el formato Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones : 1. Hacer doble clic en el botón Copiar formato 2. El puntero del Mouse tendrá adjunta una brocha 3. Arrastrar el Mouse en cada una de las celdas o rango de celdas en las que se desee copiar el formato 4. El puntero del Mouse seguirá conservando la brocha, para desactivar el modo de copiar, hacer nuevamente clic en el botón o presionar la tecla ESC 2. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE MENÚS 2.1 Formato de Fuentes 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar el formato 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Celdas, se desplegará un cuadro de diálogo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 155

66 3. Seleccionar la ficha Fuente 4. En los cuadros de lista Fuente, Estilo y Tamaño elegir el tipo, estilo y tamaño de letra deseados 5. En los cuadros de lista desplegable Subrayado y Color seleccionar el realce deseado 6. En el cuadro Efectos, elegir el efecto de texto deseado (Tachado, Superíndice y Subíndice) 7. Presionar ENTER 2.2 Cambiar Alineación 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar la alineación 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Celdas, se desplegará un cuadro de diálogo 3. Seleccionar la ficha Alineación EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 156

67 EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 157

68 4. En los cuadros de lista desplegable Horizontal y Vertical, elegir el botón que corresponda a la opción deseada 5. En el cuadro Orientación, seleccionar con las flechas de dirección la orientación del texto deseada 6. En los cuadros de selección Sangría y Grados, seleccionar dando clic en los botones de incremento o decremento la cantidad deseada 7. Si se desean ajustar varias líneas en la celda, activar la casilla de verificación Ajusta el texto 8. Si se requiere reducir el tamaño de los caracteres de la fuente y se ajuste en la columna, activar la casilla de verificación Reduce el tamaño 9. En el caso de que se requiera de combinar dos o más celdas seleccionadas en una sola, activar la casilla de verificación Combinar celdas 10. En el cuadro de lista desplegable Dirección del texto elegir el botón que corresponda a la opción deseada. 11. Presionar ENTER 2.3 Agregar Bordes 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea agregar bordes 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Celdas, se desplegará un cuadro de diálogo 3. Seleccionar la ficha Bordes EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 158

69 4. Seleccionar el cuadro Estilo (ALT + E) y elegir con las flechas de dirección el tipo de borde deseado 5. En el cuadro Preestablecidos, con la tecla de tabulación activar el cuadro de la posición en la que se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno, e Interior) 6. En el cuadro Borde, con la tecla de tabulación activar el cuadro de la posición en la que se desea que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, etc.) 7. En el cuadro de lista desplegable Color (ALT + C), elegir con las flechas de dirección el color que se desee asignar al borde 8. Presionar ENTER 2.4 Agregar Tramas 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un diseño 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Celdas, se desplegará un cuadro de diálogo 3. Seleccionar la ficha Tramas 4. En el cuadro Color (ALT + C), seleccionar con las flechas de dirección, el color de fondo deseado 5. Desplegar el cuadro de lista Trama (ALT + T) y elegir con las flechas de dirección el diseño deseado 6. Presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 159

70 2.5 Formatos de número 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de número 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Celdas, se desplegará un cuadro de diálogo 3. Seleccionar la ficha Número Cuadro de lista, que despliega las opciones disponibles para la categoría seleccionada 4. Elegir con las flechas de dirección el tipo de formato deseado, en el cuadro Categoría (ALT + C) 5. Especificar las opciones requeridas para la categoría seleccionada 6. En el caso de haber seleccionado la categoría Personalizada, en el cuadro de lista, seleccionar con las flechas de dirección el código deseado. Observar que en el área de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se verá con el formato seleccionado 7. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista, éste se podrá escribir directamente en el cuadro de texto Tipo (ALT + I) 8. Presionar ENTER 2.6 Borrar Formatos En ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las celdas. Para borrar un formato: 1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 160

71 2. Abrir el menú Edición EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 161

72 3. Elegir el comando Borrar. Se desplegará un Submenú 4. Elegir el comando Formatos 3. CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS Cuando se abre una hoja de cálculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas se establecen conforme a medidas estándar (10.71 y respectivamente). En muchas ocasiones en las celdas hay números o fórmulas cuyo resultado se extiende más allá del borde de la celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#). En ese caso deberá incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar el resultado. Las medidas de anchura y altura pueden ajustarse al tamaño deseado. 3.1 Ajustar el ancho de las columnas 1. Seleccionar la columna a la cual se desea modificar el ancho 2. Arrastrar el borde derecho del encabezado de la columna hasta que ésta se ajuste al tamaño deseado O bien 1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que se ajuste automáticamente 1. Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Columna (ALT, F, C) 3. En el submenú, escoger el comando Ancho 4. En el cuadro Ancho de columna escribir el tamaño deseado 5. Presionar ENTER Es posible ajustar el tamaño de varias columnas a la vez, seleccionando primero las columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de ellas. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 162

73 3.2 Ajustar la altura de las filas 1. Seleccionar la fila a la cual se desea modificar la altura 2. Arrastrar el borde inferior del encabezado de la fila hasta que ésta se ajuste a la altura deseada O bien 1. Hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste automáticamente 1. Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura 2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Fila (ALT, F, F) 3. En el submenú, escoger el comando Alto 4. En el cuadro Alto de fila escribir el tamaño deseado 5. Presionar ENTER Es posible ajustar el tamaño de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego ajustando el alto de cualquiera de ellas. 3.3 Auto formato Microsoft Excel cuenta con formatos de rango incorporados, llamados autoformatos, que pueden aplicarse automáticamente a los rangos de celda seleccionados. Dichos formatos ayudan a darle a la hoja una apariencia más profesional y hacen la presentación de datos más clara y legible. Los autoformatos incluyen: formato de número, alineación, fuentes, bordes, diseños, colores, anchos de columnas y altos de filas. Para utilizar la característica de Autoformato: 1. Seleccionar el rango de datos al que se desea dar formato 2. Abrir el menú Formato 3. Elegir el comando Auto formato EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 163

74 Aparecerá el cuadro de diálogo Autoformato Botón de desplazamiento 4. Seleccionar el formato deseado por medio del botón de desplazamiento. 5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER Si se desea que el auto formato se aplique sólo con alguna de sus características: 1. Elegir el botón Opciones 2. Se desplegará el cuadro Efectos a aplicar 3. Desactivar las casillas que correspondan a los efectos no deseados EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 164

75 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 165

76 RESUMEN En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de cálculo antes o después de escribir los datos. En Excel pueden agregarse los siguientes formatos: Realce a texto Alineación Formato a números Bordes Diseño Cuando se abre una hoja de cálculo nueva, el ancho de las columnas es de y el alto de las filas es de 12.75, pero dichas medidas podrán ajustarse en cualquier momento. Excel cuenta con formatos de rango incorporados, denominados Autoformatos, que pueden aplicarse automáticamente a los rangos de celda seleccionados y ayudan a darle una apariencia más profesional, y hacen la presentación de los datos más clara y legible. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 166

77 VIII. EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO 1. EDICIÓN DE CELDAS 1.1 Edición de una celda Una vez que se ha escrito un valor dentro de una celda, es posible modificarlo editando la celda o sobrescribiendo un nuevo valor dentro de ella. 1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar 1. Con las flechas de dirección, seleccionar la celda que se desea editar 2. Presionar la tecla F2 Para editar el contenido de una celda, se utilizan los comandos del menú Edición o del menú contextual. Pueden editarse datos en un rango de celdas sucesivas o adyacentes previamente seleccionadas, utilizando las teclas que se mencionan a continuación. Para desplazarse Hacia abajo Hacia la derecha Hacia arriba Hacia la izquierda Presionar ENTER TAB SHIFT + ENTER SHIFT + TAB 1.2 Copiar celdas Excel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una nueva posición. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Hacer clic en el botón Copiar 3. Cuando aparezca el borde móvil, hacer clic en la celda destino 4. Hacer clic en el botón Pegar 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Desplegar el menú contextual 3. Hacer clic en el comando Copiar 4. Cuando aparezca el borde móvil, hacer clic en la celda destino EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 167

78 5. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Copiar (ALT, E, C) 3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda destino 4. Activar el menú Edición y seleccionar el comando Pegar (ALT, E, P) 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Presionar las teclas CONTROL + C 3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda destino 4. Presionar las teclas CONTROL + V Nota El borde móvil continuará activo después de haber pegado las celdas en el lugar de destino, lo cual indica que éstas se pueden volver a pegar. Si se desea eliminar el borde, deberá presionarse la tecla ESC 1.3 Mover celdas Cuando se mueven celdas, éstas se cortan y se desplazan a otra posición. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Hacer clic en el botón Cortar 3. Hacer clic en la celda destino 4. Hacer clic en el botón Pegar 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Desplegar el menú contextual 3. Hacer clic en el comando Cortar 4. Cuando aparezca el borde móvil, seleccionar la celda de destino 5. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Cortar (ALT, E, T) 3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda destino 4. Activar el menú Edición y seleccionar el comando Pegar, automáticamente se eliminará el área cortada (ALT, E, P) EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 168

79 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Presionar las teclas CONTROL + X 3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda destino 4. Presionar las teclas CONTROL + V 1.4 Copiar y mover celdas utilizando el método abreviado Copiar celdas 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección, hasta que éste se convierta en una flecha 3. Presionar la tecla CONTROL 4. Arrastrar el borde hasta la posición destino 5. Soltar el botón del mouse y después la tecla CONTROL Mover celdas 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección, hasta que éste se convierta en una flecha 3. Arrastrar el borde a la posición de destino 4. Soltar el botón del mouse Nota Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, éstas reemplazan a las celdas antiguas 1.5 Insertar celdas entre celdas existentes Pueden insertarse celdas copiadas o cortadas entre celdas existentes, de la siguiente forma. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover 2. Elegir el comando Copiar o Cortar, en el menú Edición 3. Seleccionar la celda destino 4. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 169

80 5. Elegir el botón de opción deseado 6. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover 2. Elegir el comando Copiar o Cortar, en el menú Edición 3. Seleccionar la celda destino 4. Activar el menú contextual y elegir el comando Insertar celdas cortadas o Insertar celdas copiadas. 5. En el cuadro de diálogo elegir el botón de opción deseado 6. Hacer clic en el botón Aceptar 1.6 Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes Cuando ya se han escrito datos en un rango de celdas, en ocasiones será necesario desplazarlas y colocarlas entre otras que ya contengan información. Mover e insertar celdas arrastrando 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección 3. Presionar la tecla SHIFT 4. Arrastrar el borde a la nueva posición 5. Soltar el botón del mouse y luego la tecla SHIFT Las celdas se desplazarán y se insertarán entre las ya existentes Copiar e insertar celdas arrastrando 1. Seleccionar la celda o rango de celdas deseado 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección 3. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT 4. Arrastrar el borde a la nueva posición EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 170

81 5. Soltar el botón del mouse y luego las teclas Las celdas se copiarán y se insertarán entre las ya existentes Mover e insertar celdas utilizando el menú contextual 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección 3. Presionar el botón derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva posición 4. Soltar el botón del mouse Se mostrará un menú contextual. 5. Seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y mover o Desplazar celdas hacia la derecha y mover. Las celdas se desplazan y se insertan entre las ya existentes Copiar e insertar celdas utilizando el menú Contextual 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a copiar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección 3. Presionar el botón derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva posición 4. Soltar el botón del mouse, se mostrará un menú contextual, seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y copiar o Desplazar celdas hacia la derecha y copiar. Las celdas se copian y se insertan entre las ya existentes 2. PEGADO ESPECIAL EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 171

82 Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles, como se desean pegar. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar 2. Hacer clic en el botón Copiar 3. Hacer clic en la celda destino 4. Abrir el menú Edición y elegir el comando Pegado especial o desplegar el menú contextual y elegir el comando Pegado especial. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. En el menú Edición, elegir el comando Copiar 3. Seleccionar la celda de destino 4. Abrir el menú Edición y elegir el comando Pegado especial. 5. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 172

83 6. Elegir la opción deseada Todo Fórmulas Valores Formatos Comentarios Validación Todo excepto bordes Ancho de las columnas Formatos de números y fórmulas Formatos de números y valores Operación Saltar blancos Transponer Pegar vínculos Pega el contenido y el formato de todas las celdas. Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas. Pega únicamente los valores como se presentan en las celdas. Pega únicamente el formato de la celda. Pega únicamente los comentarios adjuntos a la celda Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas en el área de copiado Pega el contenido y el formato de una celda en las celdas copiadas, excepto los bordes. Pega el ancho de una columna o rango de columnas en otra columna o rango de columnas Pega únicamente las fórmulas y todas las opciones de formato de número de las celdas seleccionadas. Pega únicamente los valores y todas las opciones de formato de número de las celdas seleccionadas. Especifica la operación matemática que desea aplicar a los datos copiados. (Ninguna, Sumar, Restar, Multiplicar o Dividir) Evita reemplazar los valores en el área de trabajo cuando haya celdas en blanco en el área de copiado. Cambia las columnas de los datos copiados a filas i viceversa. Vincula los datos pegados a la hoja de cálculo activa. 3. INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Cuando se insertan celdas, las demás celdas se desplazan para permitir la entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o columna y automáticamente desplaza las existentes. Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referencias dentro de las fórmulas. 3.1 Insertar Filas 1. Ubicar el cursor en la posición que se deseen insertar las filas nuevas EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 173

84 2. Seleccionar el número de filas que se requiera añadir 3. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Filas, automáticamente se insertarán las filas nuevas 3.2 Insertar Columnas 1. Ubicar el cursor en la posición que se deseen insertar las columnas nuevas 2. Seleccionar el número de columnas a insertar 3. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Columnas, automáticamente se insertarán las nuevas columnas 4. INSERCIÓN DE CELDAS EN BLANCO 1. Seleccionar el rango de celdas que se desee insertar 2. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Celdas, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo 3. Elegir la opción deseada 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER Nota: Si se desea insertar toda una fila o una columna, activar el botón de opción correspondiente 5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS En MS-Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de cálculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío. Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 174

85 Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de cálculo se obtendrán diferentes resultados en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de una celda, su valor se convertirá en cero y cualquier fórmula que se refiera a esa celda obtendrá su resultado sobre ese valor cero. Si se elimina una celda, ésta se habrá suprimido de la hoja de cálculo y una fórmula que haga referencia a ella no podrá encontrarla y devolverá un valor de error. Eliminar Celdas 1. Seleccionar el rango de celdas que serán eliminadas 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Eliminar aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 3. Elegir la opción que contenga la dirección en la cual se desea que se desplacen las celdas que rodean la selección 4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER Borrar Celdas 1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Presionar la tecla SUPR Nota: Este método abreviado sólo suprimirá el contenido de la celda, pero no las celdas ni los formatos definidos. 1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Borrar EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 175

86 Aparecerá el siguiente submenú: 3. Elegir el comando deseado: Todo Formatos Contenido Supr Comentarios Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas Suprime sólo los formatos; el contenido de las celdas y las notas quedarán intactas Elimina el contenido de las celdas seleccionadas sin alterar el formato o las notas Suprime el comentario de las celdas seleccionadas, pero deja el contenido y formato intactos 4. La información desaparecerá de la pantalla de acuerdo a la opción seleccionada EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 176

87 RESUMEN Es posible modificar el valor escrito dentro de una celda editándolo o sobrescribiéndolo. En Excel puede copiarse o moverse una celda o un bloque de ellas. Existen también métodos abreviados para copiar y mover celdas. Es posible Insertar celdas cortadas o copiadas entre celdas ya existentes Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles cómo se desean pegar. Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco el cualquier lugar de la hoja de cálculo. Cuando se insertan celdas, las demás celdas se desplazan para permitir la entrada de las nuevas. En Excel cuando se eliminan celdas se suprimen definitivamente de la hoja de cálculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío. Cuando se borran celdas se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 177

88 IX. VERIFICAR E IMPRIMIR LA INFORMACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO 1. VERIFICAR ORTOGRAFÍA MS-Excel permite corregir la ortografía en las hojas de cálculo y los gráficos. Cuando se revisa la ortografía de toda una hoja de cálculo, se verifican todos sus elementos, incluyendo el texto en los gráficos, cuadros de texto, botones, encabezados y pies de página, así como las notas de celda. Para revisar ortografía de Una celda Un rango de celdas Una hoja de cálculo entera Seleccionar El contenido de la celda Un rango de celdas Una sola celda 1. Seleccionar el área a la que se desee verificar la ortografía 2. Hacer clic en el botón Revisar Ortografía 1. Seleccionar el área a verificar 2. Abrir el menú Herramientas y elegir el comando Ortografía ( F7 ) 3. En caso de encontrar alguna palabra desconocida para la computadora, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 178

89 4. Seleccionar alguna de las siguientes opciones: Si la palabra sugerida en el cuadro Cambiar es correcta 1. Hacer clic en el botón Cambiar 1. Elegir el botón Cambiar (ALT + C) Si la palabra correcta está desplegada en el cuadro Sugerencias 1. Hacer clic en la palabra correcta. 2. Cuando ésta aparezca en el cuadro Cambiar, hacer clic en el botón Cambiar 1. Desplazar el cursor al cuadro Sugerencias:, presionando las teclas ALT + N 2. Con las flechas de dirección desplazar el cursor hasta la palabra correcta de la lista. Cuando ésta aparezca en el cuadro Cambiar por: 3. Elegir el botón Cambiar (ALT + C) Si la palabra correcta no aparece en el cuadro Sugerencias: Ubicar el cursor en el cuadro Cambiar por: 1. Escribir la palabra correcta 2. Elegir el botón Cambiar o presionar ENTER Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la verificación sin cambiarla 1. Hacer clic en el botón Omitir o presionar las teclas ALT + I Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la verificación sin que vuelva a marcarse como desconocida más adelante 1. Hacer clic en el botón Omitir todas o presionar las teclas ALT + T Si la palabra correcta aparece en el cuadro Cambiar por: y se desea que ésta se corrija automáticamente en todo el documento (en el caso de que vuelva a aparecer) EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 179

90 1. Hacer clic en el botón Cambiar todas o presionar las teclas ALT + D Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea agregar al diccionario de la computadora para que en ocasiones posteriores no la marque como errónea 1. Hacer clic en el botón Agregar o presionar las teclas ALT + A Si la palabra no es correcta y se desea desplegar la lista de sugerencias 1. Hacer clic en el botón Sugerir Si se desea que siempre aparezcan propuestas en el cuadro Sugerencias: 1. Activar la casilla Sugerir siempre (ALT + E) Si no se desea verificar las palabras en mayúsculas 1. Activar la casilla Omitir MAYÚSCULAS (ALT + M) Si se quiere deshacer la última acción realizada 1. Elegir el botón Deshacer (ALT + H) Nota: Si se seleccionó una celda que no está al principio de la hoja de cálculo, Excel muestra el siguiente cuadro de diálogo cuando llega al final de la hoja de cálculo: Realizar uno de los dos pasos siguientes: Hacer clic en el botón Sí o presionar ENTER Hacer clic en el botón No o presionar las teclas ALT + N EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 180

91 Cuando Excel termina de verificar la ortografía de la hoja de cálculo, despliega el siguiente cuadro: Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 2. PREPARAR PÁGINA 2.1 Configurar tamaño y orientación de la página 1. Abrir el menú Archivo 2. Elegir el comando Configurar página 3. En el cuadro de diálogo, seleccionar la ficha Página Se desplegará la siguiente pantalla: EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 181

92 La siguiente tabla describe las opciones la ficha Página: Opción Orientación Escala Tamaño del papel: Calidad de impresión: Primer número de página: Descripción Permite especificar si se quiere que Excel imprima los datos a lo ancho de la página (Vertical) o a lo largo de la página (Horizontal) Permite aumentar o reducir el tamaño de la hoja impresa, o indicarle a Excel que imprima los datos en determinada cantidad de páginas a lo ancho o a lo largo Permite seleccionar el tamaño de papel que se desea usar Permite seleccionar la resolución para la hoja de cálculo impresa, a mayor resolución, mejor calidad de impresión Permite especificar el número de la primera página a imprimir. Para comenzar a numerar desde la página 1, introducir Auto si no está seleccionado 4. Hacer clic en la opción deseada 5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER 2.2 Configurar página 1. Hacer clic en el botón Vista preliminar 2. Mostrar los marcadores de márgenes y ancho de columna haciendo clic en el botón Márgenes 3. Apuntar a los marcadores de márgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar deseado 1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Configurar página 2. Seleccionar la ficha Márgenes EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 182

93 3. En los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho escribir o seleccionar con los botones de control de giro la medida deseada 4. Para los márgenes del Encabezado: y del Pie de página: escribir o seleccionar con los botones de control de giro la medida deseada 5. Si se desea que la información se centre automáticamente en la hoja en el momento de imprimir, activar la casilla Horizontalmente o Verticalmente del cuadro Centrar en la página 6. Presionar ENTER 2.3 Encabezados Y Pies De Página 1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Configurar página 2. Seleccionar la ficha Encabezado y Pie de página EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 183

94 3. En los cuadros de lista desplegable Encabezado o Pie de página, seleccionar alguno de los formatos incorporados de Excel 4. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 184

95 5. Seleccionar la sección en la cual se desea que aparezca el encabezado o el pie de página (izquierda, central o derecha) 6. Escribir el texto deseado 7. Si se desea cambiar el tipo de letra 1. Hacer clic en el botón Fuentes 1. Con la tecla TABULADOR, desplazar el cursor hasta el botón Fuentes y presionar ENTER Insertar número de página 1. Hacer clic en el botón Número de página 1. Desplazar el cursor hasta el botón Número de página y presionar ENTER Insertar el número total de páginas 1. Hacer clic en el botón Total de páginas. Se insertará el número total de páginas de la hoja activa 1. Desplazar el cursor hasta el botón Total de páginas y presionar ENTER Insertar fecha 1. Hacer clic en el botón Fecha. Se insertará la fecha actual 1. Desplazar el cursor hasta el botón Fecha y presionar ENTER EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 185

96 Insertar hora 1. Para insertar la hora, hacer clic en el botón Hora 1. Desplazar el cursor hasta el botón Hora y presionar ENTER Insertar nombre del archivo 1. Hacer clic en el botón Nombre de archivo. Se insertará el nombre del Libro de trabajo 1. Desplazar el cursor hasta el botón Nombre de archivo y presionar ENTER Insertar nombre de la hoja 1. Hacer clic en el botón Nombre de hoja. Se insertará el nombre de la hoja de cálculo activa 1. Desplazar el cursor hasta el botón Nombre de hoja y presionar ENTER 2. Elegir el botón Aceptar Insertar imagen 2. Hacer clic en el botón Insertar imagen. Se insertará la imagen en la hoja de cálculo activa EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 186

97 3. Desplazar el cursor hasta el botón Insertar imagen y presionar ENTER 4. Elegir el botón Aceptar Formato De Imagen 1. Hacer clic en el botón formato de imagen. Aparecerá el siguiente cuadro 2. Se elige el formato que se le quiera dar a la imagen. 3. Hacer clic en el botón Aceptar y presionar ENTER. 1. Desplazar el cursor hasta el botón formato de imagen y presionar ENTER 2. Elegir el botón Aceptar 3. VISTA PRELIMINAR La presentación preliminar mostrará cada página exactamente como será impresa, con los márgenes, saltos de página y encabezados. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 187

98 1. Hacer clic en el botón Vista preliminar 1. Abrir el menú Archivo, y elegir el comando Vista preliminar Se desplegará la siguiente pantalla 2. Utilizar los botones Siguiente o Anterior para visualizar la página posterior o anterior del documento 3. Si la distribución del documento es correcta y se desea imprimir el documento en el momento, utilizar el botón Imprimir 4. En caso de requerir aumentar o disminuir el tamaño de presentación de la página, activar el botón Zoom 5. Si se desea cambiar la configuración de la página elegir el botón Configurar para desplegar el cuadro de diálogo Preparar página 6. Para mostrar u ocultar los marcadores de márgenes y ancho de columna elegir el botón Márgenes 7. Activar el botón Cerrar para regresar a la hoja activa 8. En acaso de requerir ayuda adicional, activar el botón Ayuda 9. Si se desea que cierta información permanezca en una hoja determinada, se podrá insertar un Salto de página horizontal o vertical. EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 188

99 4. IMPRESIÓN En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección de hojas o todo el libro de trabajo completo. 1. Hacer clic en el botón Imprimir para imprimir todas las páginas de la hoja activa 1. Abrir el menú Archivo y seleccionar el comando Imprimir 2. Verificar que en el cuadro Impresora, aparezca el nombre de la impresora en la cual se desea imprimir. Si la impresora seleccionada no es la correcta: 3. Activar el cuadro de lista desplegable Nombre, y seleccionar la impresora deseada 4.1 En el cuadro Imprimir, elegir la opción deseada EXCEL XP BÁSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 189