ACCESS I V LECCIÓN N 3

Transcripción

1 Crear un informe utilizando el Asistente para informes Comparado con Autoinforme, al Asistente para informes es más flexible en el proceso de creación y personalización de un informe. El Asistente para informes hace preguntas sobre el informe que desea crear y lo diseña basándose en las respuestas. Con el Asistente para informes, puede seleccionar los campos que desea en el informe, el diseño que mejor se adapte a sus necesidades y el estilo que prefiera. Aunque vaya a modificar el informe después de crearlo, este asistente es una buena opción para crear un informe porque automatiza muchos procesos lentos, como la colocación de controles, durante la creación de un informe en la vista Diseño. Para mantener los registros juntos y facilitar la lectura del informe, puede usar el Asistente para informes con el fin de ordenar y agrupar los datos del informe. Puede designar niveles de agrupamiento para organizar los datos según el campo que seleccione. Por ejemplo, si designa NombreProveedor como nivel de agrupamiento para un informe basado en la tabla tblvendors, el informe coloca todos los registros de un nombre de proveedor en la primera parte del informe, los registros del siguiente nombre de proveedor en la siguiente parte del informe y así sucesivamente. El Asistente para informes tiene muchas opciones de diseño que puede utilizar para resaltar niveles de agrupamiento. Si especifica un orden además de los niveles de agrupamiento, se organizan los datos del informe aún más cambiando el orden de los registros dentro de un grupo. Por ejemplo, si crea un informe de los pedidos de todos los proveedores de Adventure Works, puede agrupar los datos del informe por nombre de proveedor y ordenar los pedidos de cada proveedor por fecha en orden ascendente o descendente. De forma predeterminada, Access ordena los registros en orden ascendente a menos que haga clic en el botón Orden situado junto al cuadro en el que especifica el campo por el que ordenar. Puede recuperar el orden ascendente volviendo a hacer clic en el botón. El título del botón cambia para indicar la forma en la que se ordenan los registros.

2 El Asistente para informes también le pide que elija si las páginas del informe van a tener orientación vertical u horizontal. En orientación vertical, la parte más corta del papel está situada en la parte superior de la página, por lo que caben más registros en la página verticalmente. Las orientaciones vertical y horizontal también se describen en la lección 2, Creación de tablas. En este ejemplo de orientación vertical, hay demasiados campos en todos los registros para que ocupen una página. Los dos últimos campos de cada registro están en la segunda página. En orientación horizontal, la parte más larga del papel está situada en la parte superior de la página, por lo que caben más registros en la página horizontalmente. Si el informe contiene muchos campos y es importante rellenarlos todos en una sola página, piense en la orientación horizontal.

3 En este ejercicio, va a utilizar el Asistente para informes con el fin de crear un informe a partir de la tabla tblallorders. Va a agrupar los datos del informe por NombreProveedor, para que toda la información de cada vendedor esté junta, y a ordenar los datos en orden descendente por FechaPedido, para que todos los pedidos de cada proveedor aparezcan ordenados por fecha con el pedido más reciente primero. Después de crear un informe, puede cambiar la orientación del papel haciendo clic en el comando Configurar página del menú Archivo, en la ficha Página y en la orientación que desee. 1 Haga doble clic en Crear un informe utilizando el asistente. Aparece el primer cuadro de diálogo del Asistente para informes, con la opción tblallorders seleccionada en el cuadro Tablas/ Consultas y el campo NombreProveedor en la lista Campos disponibles. También puede abrir el Asistente para informes mostrando la lista de informes en la ventana Base de datos, haciendo clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos, en Asistente para informes en el cuadro de diálogo Nuevo informe, seleccionando una tabla o una consulta en la que basar el informe y, finalmente, haciendo clic en Aceptar.

4 2 Haga clic en el botón > (Agregar). El campo NombreProveedor pasa a la lista Campos seleccionados. 3 Repita el paso 2 para el resto de los campos de la tabla tblallorders, con la excepción de los campos IdEmpleado e IdProveedor. Los campos NúmPedido, FechaPedido, CódigoProducto, Descripción, NúmUnidades, Precio y ModoEnvío pasan a la lista Campos seleccionados. Puede hacer clic en Cancelar, en cualquier momento, para cerrar el Asistente para informes sin crear el informe. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes, con NombreProveedor seleccionado en la lista de campos de la izquierda del cuadro de diálogo.

5 Si selecciona varios niveles de agrupamiento, puede cambiar su prioridad mediante los botones de flecha Prioridad. 5 Haga clic en el botón > (Agregar) y en Siguiente El campo NombreProveedor está seleccionado como nivel de agrupamiento. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

6 6 En el primer cuadro, haga clic en la flecha abajo, en FechaPedido, en el botón Ascendente y, a continuación, en Siguiente. Se selecciona el campo FechaPedido como el campo por el que Access ordenará los datos de cada grupo en orden descendente. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

7 Cuando selecciona una opción, el cuadro situado a la izquierda de la lista de opciones muestra un ejemplo del aspecto de la opción. 7 Compruebe que está seleccionada la distribución En pasos, haga clic en la opción Horizontal de la sección Orientación, compruebe que está activada la casilla de verificación Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página y, a continuación, haga clic en Siguiente. El informe aparecerá en la distribución En pasos; es decir, los datos aparecen en columnas que corresponden a los niveles de agrupamiento. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

8 Puede utilizar estos estilos con cualquier informe, aunque no se haya creado con el asistente. Para dar formato a un informe con uno de estos estilo, abra el informe en la vista Diseño y haga clic en el botón Autoformato de la barra de herramientas Diseño de informe. 8 Haga clic en Formal, si es necesario, y en Siguiente. El informe utilizará el estilo Formal. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes. Recuerde que, de forma predeterminada, Access asignará el nombre al informe basándose en el de la tabla en la que se basa. Si hace clic en la opción Modificar el diseño del informe, éste se abre en la vista Diseño. Si activa la casilla de verificación Mostrar ayuda mientras trabaja con el informe?, se iniciará la Ayuda de Access después de que haga clic en Finalizar.

9 9 En el cuadro Qué título desea aplicar al informe?, escriba rpttodospedidos, compruebe que está seleccionada la opción Vista previa del informe y, a continuación, haga clic en Finalizar. Se cierra el Asistente para informes y rpttodospedidos aparece en la Vista preliminar, con los campos de la tabla tblallorders agrupados por nombre de proveedor y ordenados por fecha de pedido. Cuando utilice al Asistente para informes, Access guarda el informe después de haber hecho clic en Finalizar. En su PC, puede que los años del informe aparezcan expresados en formato de cuatro dígitos (2004), en vez de hacerlo en formato de dos (04) como se muestra aquí. 10 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del informe rpttodospedidos. El informe se cierra.