Base de Datos. Formularios. Consultas

Transcripción

1 Base de Datos y programa de Microsoft Access Definición Tablas Formularios Consultas Informes 1

2 BASE DE DATOS. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN Qué es una base de datos? Una base de datos es una serie de datos relacionados que forman una estructura lógica, es decir una estructura reconocible desde un programa informático. Además los datos forman una estructura física y funcional que es lo que se conoce como base de datos. Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular. 2

3 BASE DE DATOS. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN Planificación y gestión de las bases de datos? A la hora de planificar una base de datos podemos decidir si queremos que sea una base da datos simple o una base de datos relacional; dependiendo del servicio a que se dedique, para una oficina con socios y datos personales, sería simple (de una sola tabla), o para una biblioteca con usuarios registrados, libros y préstamos, sería relacional (con más de una tabla). 3

4 BASE DE DATOS. PROGRAMA Ventana inicial del programa de Microsoft Access Barra de título con el nombre del programa y del archivo una vez guardado. Panel de tareas con muchas opciones Barra de menú con acceso a todos las opciones del Programa. Barra de herramientas con los botones para facilitar las acciones que podemos realizar. 4

5 BASE DE DATOS. PROGRAMA La mejor Ayuda de Microsoft Access la encontramos en el mismo programa Access no es una base de datos es un sistema gestor de bases de datos. Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales. Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Lo primero que hay que hacer es crear un archivo para la base de datos. Dicho archivo contiene todo lo que se cree para la base de datos, no sólo los datos sino también los formularios personalizados y los índices. 5

6 BASE DE DATOS. TABLAS TABLAS Planifica bien las Tablas. Son los cimientos de toda B. de D. Deben estar bien estructuradas. 6

7 BASE DE DATOS. TABLAS Una base de datos simple, como una lista de Socios, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las Tablas. 7

8 BASE DE DATOS. TABLAS Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Vamos a crear una tabla de base de datos para almacenar una lista de Socios, con Nombres y Apellidos, DNI, Direcciones, Localidad, DP y números de teléfono y demás datos personales necesarios según los Estatutos de la Asociación. Siempre se debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos. (Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.) 8

9 BASE DE DATOS. TABLAS 1. Access 2000, Archivo, Nuevo, Base de datos en blanco, Guardar en como nombre.mbd 2. Crear una tabla en vista Diseño, Entrar 9

10 BASE DE DATOS. TABLAS Esta es la Ventana de la Tabla, dispuesta a recibir todos los datos 10

11 BASE DE DATOS. TABLAS Esta es la Ventana de la Tabla, al introducir el nombre del primer CAMPO SOCIO, clic en tabulador para pasar a Tipo de datos y clic en el menú desplazable Texto: Este tipo de dato se usa cuando el campo va a contener caracteres de una extensión más o menos fijas (apellidos, nombre, direcciones, poblaciones, cualquier tipo de descripción ) y también se utilizan cuando se mezclan letras y números tal que en NIF, CIF, Su longitud predeterminada es de 50 caracteres. Almacena cualquier carácter pudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la propiedad Tamaño del Campo.. 11

12 BASE DE DATOS. TABLAS. TIPOS DE DATOS Definiciones para Tipos de Datos Memo: Este tipo se utiliza cuando no se sabe la longitud que tendrá el campo, es decir, notas al efecto, comentarios, observaciones, Tendrá una longitud máxima de caracteres. Las propiedades inherentes a este tipo de dato son Formato, Titulo, Valor Predeterminado, Regla de Validación, Texto de Validación, Requerido y Permitir Longitud cero, y la explicación de éstas coincide con las explicadas para el campo Texto. 12

13 BASE DE DATOS. TABLAS. TIPOS DE DATOS Definiciones para Tipos de Datos Numérico: Este tipo está pensado para incluir aquellos números con los que se vayan a efectuar cálculos (cantidades). Por ejemplo el Código Postal se suele especificar como Texto ya que sobre él no se efectúan cálculos. Permite la representación de dígitos del 0 al 9 y combinación de ellos. Con él podríamos representar información tal que ingresos, gastos, sueldos, edades, 13

14 BASE DE DATOS. TABLAS. FORMATO Definiciones para Tipos de Datos Formato: Establece forma en que los datos serán presentados. No se cambia la manera en que se almacenan los datos, pero sí se influye en la manera de visualizarlos. Configuración Descripción Numérico General Es el valor predeterminado (sin puntos ni símbolos de monedas; los lugares decimales mostrados dependen de la precisión de los datos. Presenta el número tal y como se introdujo. Moneda Usa el separador de millares y la moneda (el tipo de moneda depende de la configuración de Windows/Configuración 14

15 BASE DE DATOS. TABLAS. FORMATO Definiciones para Tipos de Datos Formato: Regional. Por defecto los Lugares Decimales son 2, y podrá ser modificado. Fijo Presenta por lo menos un dígito. La configuración de la propiedad lugares decimales es 2, siendo posible alterarla. Estándar Utiliza el separador de miles, siendo los lugares decimales predeterminados, 2. Porcentaje Multiplica el valor por 100 agregando un signo de porcentaje. Los lugares decimales por defecto son 2. 15

16 BASE DE DATOS. TABLAS Esta es la Ventana de la Tabla, al introducirles los nombres de CAMPOS o COLUMNAS, y los Tipos de datos de cada campo. 16

17 BASE DE DATOS. TABLAS Al cerrar la Tabla, requiere primero gurdar la Tabla. 17

18 BASE DE DATOS. TABLAS Modificar la Tabla, en columnas (CAMPOS) si la tabla ya está guardada, seleccionada la Tabla hacemos clic en Diseño. 18

19 BASE DE DATOS. TABLAS Y aparece la ventana de la tabla en diseño para modificar CAMPOS. 19

20 BASE DE DATOS. FORMULARIOS FORMULARIOS Para introducir datos en las tablas de una forma simple, visual y cómoda. Los formularios tambien se usan para IMPRIMIR datos 20

21 BASE DE DATOS. FORMULARIOS Formularios: Para facilitar su almacenamiento, todos los datos que se introducen en una base de datos acaban estando en una tabla. Es posible introducir información directamente en una tabla, aunque ello resulte un poco incómodo. Lo normal es crear un formulario especial en pantalla mediante el que se introducen los datos de una manera sencilla y cómoda. La apariencia física de un formulario es parecido a una hoja en la que se rellenan a mano los espacios en blanco, como por ejemplo una solicitud de empleo. Access vincula los formularios a las tablas y almacena en estas últimas la información que introduzca en los primeros. 21

22 BASE DE DATOS. FORMULARIOS Formularios: Abrimos el asistente para formulario y desde una Tabla o una Consulta, vamos pasando los campos requeridos. 22

23 BASE DE DATOS. FORMULARIOS Formularios: Y guardamos los datos introducidos en el Formulario con el nombre de Tabla 1 del Formulario. 23

24 BASE DE DATOS. CONSULTAS CONSULTAS Para hacer diferentes operaciones, como búsqueda de datos, agrupaciones de datos, cálculos de datos y consultar todos los datos almacenados en la B. de D., es su principal función. 24

25 BASE DE DATOS. CONSULTAS Crear una CONSULTA de la base da datos 25

26 BASE DE DATOS. CONSULTAS Crear una CONSULTA de la base da datos, después de entrar aparece esta ventana y hacemos clic en ACEPTAR : 26

27 BASE DE DATOS. CONSULTAS Vemos el contenido de los CAMPOS de la tabla 1 y cerramos mostrar tabla damos doble clic en los campos que deseamos consultar y se van añadiendo a la consulta: 27

28 BASE DE DATOS. CONSULTAS Y vemos abajo, los campos elegidos para la consulta, en este caso de una sola Tabla 1 28

29 BASE DE DATOS. CONSULTAS Guardamos la Consulta1 29

30 BASE DE DATOS. CONSULTAS Guardamos la Consulta1 y vemos esta ventana: Consultas: Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversa índole con los datos almacenados en las tablas. 30

31 BASE DE DATOS. CONSULTAS Creamos una Consulta 31

32 BASE DE DATOS. CONSULTAS Creamos una Consulta, se insertan y con doble clic en los campos deseados, se van señalando abajo, indicando la Tabla a que pertenece 32

33 BASE DE DATOS. INFORMES INFORMES Visualiza una Tabla o Consulta de una forma más elegante y sencilla. Los Informes también nos facilitan la tarea de IMPRIMIR los datos de la B. de D. 33

34 BASE DE DATOS. INFORMES Informes: Mientras que los formularios están pensados para su utilización en pantalla, los informes se han diseñado para IMPRIMIRSE. Son colecciones de datos con un formato específico organizadas siguiendo sus especificaciones. Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales. Los informes pueden crearse en cualquier momento, no es necesario planificarlos antes de crear la base de datos. 34

35 BASE DE DATOS. INFORMES Crear un Informe utilizando el Asistente 35

36 BASE DE DATOS. INFORMES Crear un Informe utilizando el Asistente, Siguiente 36

37 BASE DE DATOS. INFORMES Crear un Informe utilizando el Asistente, Siguiente 37

38 BASE DE DATOS. INFORMES Crear un Informe utilizando el Asistente, Finalizar 38

39 BASE DE DATOS. INFORMES Resultado de la Impresión del Informe o Consulta 39

40 Base de Datos Seguir estudiando Para iniciados Tablas Formularios Consultas Informes 40