Tablas: Modificar o cambiar el tipo de datos de un campo

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1 Contenido 1. Obtener información sobre los tipos de datos Cambiar tipos de datos Cambiar tipos de datos en la vista Hoja de datos Cambiar tipos de datos en la vista Diseño Restricciones de cambio de tipos de datos... 4 Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 1

2 En esta lección se explica cómo configurar o cambiar el tipo de datos aplicado a un campo de tabla de una base de datos de Microsoft Office Access Obtener información sobre los tipos de datos Cuando se diseña y se crea una base de datos, se planea si va a haber una o varias tablas, se piensa en los campos (columnas) de cada tabla y se establece un tipo de datos para cada campo. Por ejemplo, si se van a almacenar fechas y horas, se establece el tipo de en. Si se van a almacenar nombres y direcciones, se establece el tipo de datos de uno o varios campos en Texto y así sucesivamente. Office Access 2007 proporciona 10 tipos de datos diferentes (las versiones anteriores de Access incluían nueve tipos de datos) y cada tipo tiene un propósito específico. En la tabla siguiente se recogen los tipos de datos, se muestra el tipo de datos que cada uno almacena y se describen las limitaciones que cada tipo impone. Tipo de datos Usado almacenar para Limitaciones o restricciones Texto Datos alfanuméricos (texto y números) Datos alfanuméricos (texto y números) Almacena hasta 255 caracteres.cvb Almacena hasta 2 GB de datos si el campo se rellena mediante programación. Si se proporcionan los datos manualmente, se pueden proporcionar y ver un máximo de caracteres en el campo de tabla y en todos los controles enlazados al campo. Cuando se crean bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007, los campos también admiten la edición de texto enriquecido. Datos numéricos Los campos de tipo usan un valor de Tamaño del campo que controla el tamaño del valor que el campo puede contener. El tamaño del campo se puede establecer en 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes. Fechas y horas Access almacena todas las fechas como enteros de precisión doble de 8 bytes. Datos monetarios Almacena los datos como números de 8 bytes con una precisión máxima de cuatro posiciones decimales. Usa este tipo de datos para almacenar datos financieros y cuando Access no debe redondear los valores. Valores únicos creados por Access al crearse un registro nuevo. Almacena los datos como valores de 4 bytes; suele usarse en claves principales. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 2

3 Tipo de datos Usado almacenar para Limitaciones o restricciones Sí/No Datos booleanos (verdaderos o falsos). Access usa -1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No. Objeto OLE Imágenes, documentos, gráficos y otros objetos de programas de Office y programas basados en Windows. Almacena hasta 2 GB de datos (el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access). Recuerda que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos será lento. Los campos de tipo Objeto OLE crean imágenes de mapa de bits del documento original u otro objeto y, a continuación, muestran ese mapa de bits en los campos de tabla y los controles de formulario o informe de la base de datos. Para que Access represente esas imágenes, debe haber un servidor OLE (es decir, un programa que admita ese tipo de archivo) registrado en el equipo donde se ejecuta la base de datos. Si no hay ningún servidor OLE registrado para un tipo de archivo determinado, Access muestra un icono de imagen rota. Se trata de un problema conocido para algunos tipos de imagen, sobre todo las imágenes JPEG. En general, deben usarse campos de tipo Datos adjuntos para los archivos.accdb en vez de campos de tipo Objeto OLE. Los campos de tipo Datos adjuntos usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz y no se ven limitados por la falta de servidores OLE registrados. Direcciones Web Almacena hasta 1 gigabyte de datos. Se pueden almacenar vínculos a sitios Web, sitios o archivos ubicados en una intranet o red local (LAN), y sitios o archivos ubicados en un equipo. Datos adjuntos Cualquier tipo de archivo admitido Es algo nuevo para los archivos.accdb de Office Access Se pueden adjuntar a los registros de una base de datos imágenes, archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivo compatibles, de manera muy similar a como se adjuntan archivos a los mensajes de correo electrónico. También se pueden ver y editar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos configure el campo Datos adjuntos. Los campos de tipo Datos adjuntos proporcionan mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE y usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz ya que no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Nota: En Office Access 2007, se puede establecer el tipo de datos de los campos de tabla en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. En esta lección se explica cómo se define el tipo de datos en ambas vistas. Cuando se configura el tipo de datos en la vista Diseño, aparece una undécima opción: Asistente para búsquedas. En realidad, esta opción no es un tipo de datos sino un asistente que se usa para crear campos de búsqueda, que vinculan campos de clave externa a otras tablas. De forma predeterminada, Access establece el tipo de datos de los campos de búsqueda en. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 3

4 Por último, los tipos de datos proporcionan una forma básica de validación de datos porque ayudan a asegurar que los usuarios proporcionan el tipo de datos correcto en los campos de tabla. Por ejemplo, no se puede escribir texto en un campo configurado de modo que acepte únicamente números. 2. Cambiar tipos de datos Antes de seguir estos pasos, recuerda que al cambiar un tipo de datos, puede que se trunquen (se recorten) algunos o todos los y, en algunos casos, puede que se quiten todos los datos. 2.1 Cambiar tipos de datos en la vista Hoja de datos 1. En el panel de exploración, busca la tabla que desees cambiar y haz doble clic en ella. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos. 2. Selecciona el campo (la columna) que desees cambiar. 3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haz clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, selecciona un tipo de datos. 4. Guarda los cambios. 2.2 Cambiar tipos de datos en la vista Diseño 1. Si la tabla está abierta en la vista Hoja de datos, haz clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos de la tabla y haz clic en Vista Diseño. Si no está abierta la tabla, en el panel de exploración, haz clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desees cambiar y, a continuación, haz clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Busca el campo que desees cambiar y selecciona otro tipo de datos en la lista de la columna Tipo de datos. 3. Guarda los cambios. 3. Restricciones de cambio de tipos de datos En general, se puede cambiar el tipo de datos de todos los campos, salvo en el caso de: Campos de tipo con la propiedad Id. de réplica habilitada. Campos de tipo Objeto OLE. Campos de tipo Datos adjuntos. Además, se puede cambiar la mayoría de los tipos de datos cuando un campo contiene datos. Sin embargo, dependiendo del tipo de datos original y del nuevo tipo de datos que se desee usar, puede que Access trunque o elimine algunos de los datos o que no permita en absoluto la conversión. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 4

5 En la siguiente tabla se reflejan las conversiones de tipos de datos que se pueden llevar a cabo en Office Access 2007 y se describen las restricciones que Access puede imponerle a la conversión. Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones Texto Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255. Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un campo Sí/No) se convierte en No. Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres. Texto Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un campo Sí/No) se convierte en No. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 5

6 Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones Texto El texto debe componerse de números así como de separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo de tipo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo., pero con otro tamaño de campo u otra precisión El campo debe contener únicamente texto así como separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo. El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión, puede que Access redondee algunos valores. Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo numérico. Recuerda que Access almacena todas las fechas como fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de punto flotante y de precisión doble. Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de septiembre de 1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 16 de septiembre de 1989 superan el tamaño de un campo de tipo Entero. Para poder alojar todas las posibles fechas, establece la propiedad Tamaño del campo del campo de tipo en Largo entero o mayor. Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir un campo de tipo en un campo de tipo Entero sólo cuando esos valores son mayores que 255 y no superan Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño configurado para el campo. Sí/No Los valores "Sí" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en 0. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 6

7 Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones Texto El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18 de enero de El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18 de enero de El valor debe estar comprendido entre y , El valor debe estar comprendido entre $ y ,9999 $. El valor debe ser mayor que y menor que Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de El valor 0 (No) se convierte en medianoche (12:00:00 a.m.). Texto El texto debe constar de números y separadores válidos. El texto debe constar de números y separadores válidos. Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor. Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 1 $. El valor 0 (No) se convierte en 0 $. Texto No se permite si el campo de tipo sirve como clave principal. Sí/No No se permite si el campo de tipo sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo sirve como clave principal. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 7

8 Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones Sí/No Texto El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado. El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado. Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí. Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí. Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se convierten en Sí. Access convierte todos los valores en Sí. Texto Si el texto original contiene una dirección Web válida, como adatum.com, o Access convierte el texto en un hipervínculo. Access intenta convertir otros valores, por lo que se ve texto subrayado, y el cursor del mouse cambia cuando se elige el vínculo, pero los vínculos no funcionan. El texto puede contener cualquier protocolo Web válido: gopher://, telnet://, ftp://, wais://, etc. Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones. No se permite cuando un campo de tipo forma parte de una relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP válida (cuatro números de tres dígitos separados por un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección Web, la conversión genera un vínculo válido. En caso contrario, Access agrega al comienzo de cada valor y los vínculos resultantes no son válidos. Access agrega al comienzo de cada dirección, pero los vínculos resultantes casi nunca funcionan. Access agrega al comienzo de cada valor pero, al igual que en el caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan. No se permite cuando un campo de tipo forma parte de una relación. Access agrega al comienzo de cada valor, pero los vínculos resultantes casi nunca funcionan. Sí/No Access convierte todos los valores Sí en -1 y todos los valores No en 0, además de agregar al comienzo de cada valor. Los vínculos resultantes no funcionan. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 4 / Página 8