Base de Datos en Access 2007

Transcripción

1 Base de Datos en Access 2007 Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos estos objetos se almacenan físicamente en un solo fichero, el cual constituye por sí solo la base de datos. El fichero principal que identifica y almacena la base de datos de Access tiene la terminación.mdb. Al abrir el programa aparecerá un cuadro de diálogo en el cuál podremos seleccionar el tipo de tarea. Seleccionaremos Base de datos en blanco, definiremos el lugar donde guardaremos el documento y luego haremos clic en Crear.

2 Aparecerá una ventana como la que sigue: TABLAS Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Una base de datos puede estar compuesta de una o muchas tablas. Las tablas nos servirán para poder introducir la información en forma ordenada y así construir nuestra base de datos. Haremos clic en el ícono para empezar a definir la información que incorporaremos a nuestra base de datos. Al hacerlo, nos aparecerá un cuadro en donde tendremos que nombrar nuestra tabla. Como se mencionaba anteriormente, una base de datos puede tener más de una tabla por lo que es importante nombrarlas. En este caso, escribiremos Datos Alumnos y luego Aceptar.

3 Aparece el siguiente cuadro: Nombre de Campo: nombre que representa el contenido de los campos. No debe llevar espacios. Tipo de datos: tipo de información que se ingresará. Se definen tipos de datos específicos según los datos que se vayan a ingresar en la tabla para un mejor funcionamiento de la base de datos Descripción: es opcional, corresponde a una descripción del campo para proveer mayor información. Propiedades del campo: Dependiendo del tipo de dato seleccionado aparecerán propiedades del campo específicas. Algunas propiedades son: Tamaño del campo: n de caracteres permitidos. Valor Predeterminado: es un valor por defecto. Regla de validación: es una condición que debe cumplirse para que el valor sea aceptado. Texto de validación: es el mensaje de error que indicará que no cumple con la regla de validación.

4 Tipo de datos: 1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo. Puede contener hasta 255 caracteres. 2. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de Número: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaños: Entero: para el rango entre y Entero Largo: para el rango entre y Simple: para números decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales Doble: Doble para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales. 4. Fecha/Hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta. 5. Moneda: Para almacenar valores de moneda. 6. Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente. 7. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado. 9. Hipervínculo: Para crear vínculos a documentos, páginas web u correos electrónicos. 10. Datos adjuntos: Para adjuntar un archivo asociado a ese registro. 11. Asistente para Búsqueda: Permite generar una tabla para seleccionar datos desde una lista.

5 Máscara de entrada Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada. Ejemplos: Una máscara para el rut: A Teléfono: (999) Código Función 0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos # Dígito o espacio. Introducción opcional.las posiciones en blanco se convierten en espacios y se permiten los signos 9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos L Letra (A-Z). Introducción obligatoria? Letra (A-Z). Introducción opcional. A a & C Letra o dígito. Introducción obligatoria Letra o dígito. Introducción opcional Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y hora. < Convierte los caracteres en minúsculas > Convierte los caracteres en mayúsculas! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda \ Hace que el carácter que venga a continuación se presente como un carácter literal

6 Creación de la Tabla Datos Alumnos: Crea una nueva tabla con los campos que se indican a continuación: Nombre de campo nro_alumno nombre 15 apellidos 40 curso 10 direccion 30 comuna 20 ciudad 15 telefono 20 fecha_nacimiento rut 14 foto Tamaño del campo Clave principal: La clave principal suele ser un campo de la tabla, en una base de datos sencilla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. Para definirla, haz clic sobre el nombre del campo, en este caso nro_alumno y selecciona Clave principal.

7 Requisitos para definir tu tabla: nro_alumno: Autonumber nombre y apellidos: es obligatorio que siempre se rellene. (Requerido:Si) dirección y ciudad: es obligatorio que siempre se rellene. telefono: deberá tener una máscara de entrada de datos de forma que al introducir el teléfono, la máscara sea la siguiente: (999) fecha_nacimiento: este campo tendrá formato: Fecha corta. También tendrá una máscara de entrada para introducir la fecha de nacimiento de la siguiente forma: ;0;_ Además tendrá una fecha de validación, no pudiendo introducir fechas de nacimiento mayores al día en que nos encontramos hoy <Date(). El texto de validación será Fecha incorrecta rut: este campo tendrá una máscara de entrada que será la siguiente: A Ingresar información a la tabla datos alumnos Una vez definidos los tipos de datos, haz clic en la vista normal de la tabla y podrás ingresar la información. Ingresa 8 registros a la tabla creada. No modifiques el nro_alumno, el cual se genera automáticamente. Para ingresar la foto ésta debe estar guardada en tu computador previamente y ésta debe tener una medida aproximada de 120*120 pixeles. Sobre el campo foto debes hacer clic con el botón derecho del mouse y hacer clic en Insertar Objeto, Desde archivo... Cada registro que vayas ingresando se guarda automáticamente. nro_alumno nombre apellidos curso direccion comuna ciudad telefono fecha_nacimiento rut foto 1 Manuel Fernández 9 A C/Requena, Vitacura Santiago /01/ Imagen Días 10 2 Nicolás Carpio 9 A C/Vazquez, Vitacura Santiago /12/ K Imagen Bataler 57 3 Héctor Sepúlveda 9B Av. Providencia 2552 Providencia Santiago /08/ Imagen