BASES DE DATOS ACCESS. 1) Empezando con access

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1 BASES DE DATOS ACCESS 1) Empezando con access Vamos a comenzar haciendo una introducción que nos permita familiarizarnos con lo que es una base de datos, así como lo que son las tablas relacionales. Una base de datos es un conjunto de información relacional. Un ejemplo típico sería una agenda telefónica, en la que introducimos por cada persona su nombre, apellidos, dirección En este tema vamos a realizar una base de datos basada en vuestros datos personales y calificaciones. Toda la información puede quedar contenida en una o más tablas. Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales. Las tablas relacionales están formadas por filas, denominadas registros, cada registro está dividido en casillas las cuales reciben el nombre de campos. Un ejemplo para comprender el significado de campo y registro sería: Supongamos que queremos guardar la información de cinco alumnos, referente a sus datos personales. La información de cada alumno se guardaría en un registro y cada dato del alumno (nombre, apellidos, teléfono ) iría almacenado en un campo, de modo que un registro contendría toda la información referente a un alumno. Campos Registro Dato Para las actividades que vamos a realizar a continuación, en la carpeta de trabajo (Recuerda: Mis sitios de red/ 3º E.S.O. -.../ Ordenador nº... alumno A-Alumno B ) vas a crear una subcarpeta a la que vas a llamar ACCESS, en la que vas a guardar todos los trabajos correspondientes a esta unidad. 1

2 2)Creación de una base de datos nueva En esta actividad vamos a comenzar a crear nuestra base de datos Secretaría.mbd a la que posteriormente le iremos añadiendo las tablas necesarias. Sigue los siguientes pasos: a) Abre la aplicación Microsoft Access que se encuentra en el botón inicio/programas/ms Office b) En el inicio aparece una pantalla como la de la figura. Elige la opción Base de datos en blanco. c) A continuación se solicita un nombre para la nueva base de datos y la carpeta en la que quieres guardarla. d) Selecciona tu carpeta de trabajo y guarda la base con el nombre Secretaría. 2

3 OBJETOS DE ACCESS datos. Access llama objetos a los diversos elementos de que dispone para gestionar Los objetos de Access son: Tablas Consultas Formularios Informes 3) Creación de una tabla en nuestra base de datos Pasamos ahora a crear la tabla de registros y campos en la que guardaremos nuestros datos y la de algunos compañeros para trabajar con ellos. Al final de la actividad anterior (o al abrir la base de datos que creamos anteriormente) aparecerá una ventana como la de la figura: a) Haz doble clic sobre crear una tabla en vista diseño y aparecerá una nueva ventana. b) Aparecerá la ventana de la figura en la que podemos ver una serie de filas y columnas. Cada fila nos servirá para introducir un campo y en cada columna vamos a introducir una característica del campo según describimos a continuación. 3

4 Nombre del campo: debemos poner un nombre identificativo del tipo de dato que vamos a introducir (nombre, edad, curso, etc.) Tipo de datos: Aquí vamos a determinar cómo serán los datos que vamos a introducir (texto, número, fecha, etc.) Tipo de campos En la siguiente tabla se resumen los tipos de campo contemplados en Access, así como la utilidad de cada uno de ellos. Texto. En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y números, como por ejemplo, direcciones Memo. Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones. Numérico. Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias Fecha/Hora. Sirven para almacenar fechas y horas. Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Autonumérico. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro. Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) 4

5 Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web. Descripción: Aquí podemos introducir un comentario que nos sirva posteriormente para trabajar con la base de datos. c) Vamos a crear los siguientes campos en nuestra tabla: Nombre del campo: código; tipo de dato: autonumérico Nombre del campo: Nombre; tipo de dato: texto Nombre del campo: Primer apellido; tipo de dato: texto Nombre del campo: segundo apellido; tipo de dato: texto Nombre del campo: edad; tipo de dato: numérico Nombre del campo: curso; tipo de dato: texto La tabla quedará de la siguiente manera d) Pulsa ahora con el botón derecho del ratón sobre el campo código y selecciona clave principal verás que aparece una pequeña llave a la izquierda del campo. Esto indica que éste es el campo identificativo principal de cada dato y que será único para cada alumno. Guarda la tabla que has creado con el nombre Datos personales e) Ahora vas a crear una nueva tabla que se llamará Calificaciones, y que contendrá los siguientes campos: Nombre del campo: Código; Tipo de dato: numérico Nombre del campo: Asignatura; Tipo de dato: texto Nombre del campo: 1ª Evaluación; Tipo de dato: numérico Nombre del campo: 2ª Evaluación; Tipo de dato: numérico Nombre del campo: 3ª Evaluación; Tipo de dato: numérico Nombre del campo: Observaciones; Tipo de dato: texto 5

6 MODIFICACIÓN DE UNA TABLA. Para modificar una tabla, basta con seleccionarla y hacer clic sobre la opción Vista Diseño. Entonces aparecerá de nuevo la ventana de esta opción con la que se ha creado para modificar o ampliar los campos. f) A continuación vamos a establecer relaciones entre las dos tablas, de esta forma estamos indicando a Acces cómo los registros de una tabla (Datos personales) se relacionan con los registros de la otra (Calificaciones). En nuestro caso esto es posible ya que tenemos dos campos que son comunes a ambas tablas. Se trataría de los campos CÓDIGO. f.1) Abre el menú Herramientas y selecciona la opción Relaciones. f.2) Surge la ventana Mostrar tabla. Aquí seleccionaremos nuestras dos tablas y haremos click en los botones agregar y cerrar sucesivamente. f.3) Observa que acabas de insertar las dos tablas en la ventana relaciones. f.4) Arrastra el campo código de la tabla Datos Personales 6

7 hasta el campo código de la tabla Calificaciones. f.5) Aparecerá la ventana Modificar relaciones. f.6) Marca las opciones: Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada los campos relaciones y eliminar en cascada los registros relacionados. f.7) Haz clic en el botón Tipo de combinación. f.8) En la ventana Propiedades de la combinación selecciona el tipo de relación, que en este caso, sería la opción segunda. f.9) Haz clic en el botón Aceptar f.10) Haz clic en el botón Crear de la ventana Modificar relaciones. f.11) Observa a continuación cómo Access ha relacionado la tabla Datos personales con la tabla Calificaciones, mediante una flecha uniendo los campos Código. 7

8 g) A continuación tendríamos que introducir datos en cada una de las tablas. Para ello haz doble clic sobre la tabla Datos Personales y se abrirá una ventana donde podremos introducir datos rellenando cada una de las celdas que nos van a ir apareciendo. Esta misma operación habrá que repetirla con la tabla calificaciones. h) El resultado final sería como se muestra a continuación. 8

9 4) Creación de una consulta Una consulta es una objeto de la base de datos que permite elaborar preguntas sobre la información almacenada en las tablas. Esta información se podrá presentar posteriormente en formularios e informes. Este nuevo objeto, llamado Consultas nos permitirá interrogar sobre los datos de las tablas. Si al hacer una consulta no queremos que aparezcan todos los registros de una tabla, sino solo los que cumplen ciertos requisitos debemos utilizar los criterios. Los más importantes: De comparación Aritméticos (<) Menor que (+) Suma (=) Igual que (-) Resta (>) Mayor que (*) Multiplicación () Menor o igual que (/) División () Mayor o igual que (^) Potenciación Descripción de la ventana Consulta. Tablas incluidas en la consulta Campos seleccionados Criterios de selección Creación de una consulta: Hacer clic en la ventana base de datos en Crear una consulta en vista de Diseño 9

10 A continuación aparece una ventana de nombre Mostrar tabla que nos permite seleccionar todas las tablas que queremos que intervengan en la consulta. Selecciona las dos tablas y haz clic sobre Agregar y cerrar Te aparecerá una ventana de nombre Consulta1 en la que puedes ver en la parte superior tus dos tablas que has seleccionado, y en la parte inferior una cuadrícula donde iremos rellenando los campos que queremos que intervengan en la consulta así como los criterios de búsqueda que vamos a utilizar. En nuestro caso queremos mostrar los alumnos que hayan aprobado la tercera evaluación de Tecnología. 10

11 En la fila campo hemos introducido el nombre y primer apellido del alumno de la tabla Datos personales y los campos 3ª Evaluación y Asignatura de la tabla Calificaciones. No hemos seleccionado Mostrar en el campo Asignatura para que no nos aparezca en la consulta, y como criterios de la búsqueda hemos establecido notas mayores de 5 (>5) en el campo 3ª Evaluación y Tecnología en el campo Asignatura. Cambiando los criterios de búsqueda podemos realizar una consulta que nos mostrase alumnos suspensos en otra asignatura. Guarda la consulta realizada con el nombre de Aprobados en la 3ª Evaluación en Tecnología. Observa los resultados obtenidos visualizando la consulta en modo Hoja de datos. A continuación vamos a realizar una consulta sobre la tabla Calificaciones 11

12 5) Creación de un Formulario Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma práctica y elegante. Hasta ahora, a la hora de introducir datos o de verlos hemos empleado tablas, parecidas a las hojas de cálculo, con la consiguiente poca vistosidad de la presentación. Además, si tenemos muchos registros con varios campos, nos perdemos con bastante facilidad. Los formularios se caracterizan por emplear una única ventana para presentar los campos de un único registro. Son los objetos que se utilizan normalmente para introducir o modificar datos en las tablas, es posible imprimirlos. El formato utilizado en los formularios hace muy fácil el tratamiento de los datos, ya que es muy similar a rellenar un impreso de papel, con sus correspondientes casillas, líneas y cuadros para escribir los datos. Para crearlos: Nos situamos en la ventana Base de datos, pulsamos el botón Formulario. Nos aparece una ventana en la que observamos las posibles formas de crear formularios: Crear formulario en vista Diseño (manualmente) o con Crear un formulario utilizando el asistente (con ayuda), valiéndonos de un asistente, que nos indica paso a paso cómo crearlos. Nos aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana tendremos que seleccionar la tabla que queremos que aparezca en el formulario. Seleccionamos la tabla Datos Personales. Especificamos a continuación los campos de dicha tabla que queremos mostrar ( no tienen por qué estar todos los campos) para ello emplearemos los botones (> y >>) para seleccionar de uno en uno o todos a la vez. Seleccionamos todos los campos (Código, Nombre, 1º Apellido, 2º Apellido, Edad y Curso). 12

13 En el siguiente paso, el asistente solicita el tipo de distribución que deseamos para nuestro formulario. Nosotros seleccionaremos la opción Justificado y volveremos a pulsar el botón siguiente. Haz clic en el botón siguiente. En el penúltimo paso podemos establecer un estilo de presentación de los datos. Selecciona la opción Expedición y vuelve a hacer clic en el botón siguiente. 13

14 Y por último asignaremos un nombre al formulario. Escribe el nombre Formulario Datos Personales justo debajo del apartado Qué título desea aplicar al formulario? Haz clic en el botón finalizar, y el formulario que has creado quedaría según la figura. Vemos que en este formulario aparecen los nombres de los campos que hemos seleccionado así como los datos correspondientes al primer registro y unos botones en la parte inferior que nos permiten movernos por los diferentes registros. Vamos a visualizar a continuación los formularios con otros autoformatos, otros estilos de presentación (arenisca, guía, industrial ). Para ello: Selecciona todo el formulario (Edición / Seleccionar todo). Pincha en Formato / Autoformato. Selecciona el Autoformato Pintura Sumi y acepta. Pincha sobre el botón Vista. Observa el nuevo aspecto que presenta el Formulario. Haz lo mismo con otros autoformatos (Estándar, Mezcla, Piedra). Al final el autoformato que debes dejar es Expedición. 14

15 6) Creación de un Informe Los informes sirven para presentar los datos de una base de datos de forma impresa. Tenemos el control sobre tamaño, aspecto y característica de todos los elementos que van a ser impresos. Los informes son análogos a los formularios a la hora de su creación, y están dirigidos a la presentación en papel impreso de los datos de las tablas. Al igual que los formularios, pueden crearse en Vista Diseño ( Crear un informe en vista Diseño ) o utilizando un asistente ( Crear un informe utilizando el asistente ). Lo vamos a realizar a partir de la tabla datos personales En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Informes. Y seguidamente doble clic en crear un informe utilizando el asistente. 15

16 Nos aparecerá una ventana donde podremos seleccionar la tabla o consulta que queremos que aparezca en nuestro informe (en nuestro caso será la tabla Datos personales ) así como los campos que queremos mostrar (no tienen por que ser todos los de la tabla). Realizamos la selección de los campos disponibles empleando el botón (>) y, según los vayamos seleccionando, aparecerán en la ventana Campos seleccionados. 16

17 A continuación haz clic en el botón siguiente. En esta ventana podemos, si queremos, agregar un nivel de agrupamiento, para ello hemos seleccionado en la ventana de la izquierda el campo Edad y hemos pulsado el botón (>) apareciendo dicho campo en la parte superior de la ventana derecha. Esto significa que los datos que aparecerán en nuestro informe estarán agrupados por edad. Pulsamos el botón Siguiente y aparecerá una nueva ventana en la que podemos ordenar los registros hasta por cuatro campos. En nuestro caso los hemos ordenado por el primer apellido y, en caso de coincidencia de apellidos, por nombre. 17

18 Pulsamos el botón siguiente y en la ventana que nos aparece tendremos que seleccionar dentro de las opciones de distribución Alinear a la izquierda 1, dentro de las opciones orientación Horizontal y activar el botón de verificación Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página Haz clic en el botón siguiente, y en la ventana que nos aparece podremos seleccionar el estilo que vamos aplicar, en nuestro caso seleccionaremos casual y volveremos a hacer clic en el botón siguiente. El último paso es dar un nombre al informe, por ejemplo Listado de alumnos por edad y hacer clic en el botón finalizar y el resultado será el siguiente. 18

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