Combinar correspondencia

Transcripción

1 Combinar correspondencia Word 2003 Autor: Viviana M. Lloret Prof. de Matemática e Informática Blog: aulamatic.blogspot.com

2 COMBINAR CORRESPONDENCIA COMBINAR CORRESPONDENCIA Contenido Mediante la opción Combinar correspondencia podemos crear un número importante de documentos personalizados de manera rápida. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de agregar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Combinar correspondencia: cartas modelo, sobres y etiquetas Aplicar criterios de filtro Trabajar con campos de Word Para ello debemos confeccionar dos documentos: uno de ellos es el que contiene el texto común a todos los documentos (Documento principal).

3 El otro documento es la base de datos con la información individual que debemos agregar en el primer documento (El mismo puede ser una Lista de contactos de Microsoft Outlook, una Hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access, Origen de datos u origen de registro de Microsoft Word). Podemos combinar correspondencia para crear los siguientes objetos: Un conjunto de etiquetas o sobres El remitente será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos. Un conjunto de cartas, mensajes de correo electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal. Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo. Para realizar dicha tarea disponemos de la barra de herramientas Combinar correspondencia, algunos de los botones que utilizaremos son:

4 Abrir origen de datos Destinatarios de Combinar Correspondencia Insertar campos de combinación Combinar al imprimir Combinar en Correo electrónico Configurar documento principal Insertar bloque de direcciones Insertar línea de saludo Ver datos combinados Combinar en un documento nuevo Insertar campo de combinación Nota: Si alguno de los botones mencionados no se encuentran visibles, hacemos clic en la flecha, al final de dicha barra, escogemos Agregar o quitar botones > Combinar correspondencia, y luego hacemos clic en el nombre del botón a agregar. Otra forma de realizar la combinación es por medio del menú Herramientas > Cartas y correspondencia > Combinar correspondencia.

5 Procedimiento para Combinar correspondencia Creamos el documento principal, luego el archivo en donde tendremos almacenados los datos variables. Guardamos y cerramos éste último. Teniendo el documento principal en pantalla: Hacemos clic en el botón Configurar documento principal Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en el que escogeremos el tipo de documento principal, en este caso elegiremos Carta. Podemos observar que hasta este momento muchos de los botones presentes en la barra de Combinar correspondencia se encuentran deshabilitados, los cuales cambiarán de estado apenas abramos el origen de datos con el segundo botón Abrir origen de datos Cuando pulsamos dicho botón se abre la siguiente ventana, en la deberemos buscar el archivo que contiene la base de datos con la información individual.

6 Escogemos el archivo a utilizar y hacemos clic en Abrir. Al abrir el origen de datos se habilita el botón Insertar campo de combinación. Haciendo clic en la flecha, encontramos los títulos de los campos incluidos en la tabla. Para insertar los campos de combinación seleccionamos cada uno de ellos en el documento principal, hacemos clic en el botón Insertar campos de combinación y pulsamos sobre el campo del mismo nombre:

7 La carta deberá quedar de la siguiente manera: Una vez que terminamos de insertar los campos, debemos hacer clic en el botón Combinar en un nuevo documento En el cuadro de diálogo que se abre disponemos de las siguientes opciones: Combinar todos los registros. Combinar sólo el registro actual Combinar un determinado número de registros ingresando el número del primero y del último. Al aceptar la primera opción se generarán las cartas personalizadas, en la imagen inferior se visualiza un ejemplo.

8 Procedimiento para Combinar correspondencia Sobres Básicamente para crear sobres personalizados debemos emplear la misma metodología que utilizamos para combinar cartas. Comenzaremos a trabajar con un documento en blanco y el archivo que contiene el origen de datos. Si no está visible la barra Combinar correspondencia podemos acceder a ella recurriendo al menú Ver > Barra de herramientas > Combinar Correspondencia. Como hicimos anteriormente lo primero que debemos hacer es configurar el documento principal, en este caso escogeremos Sobres.

9 Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo en el que deberemos especificar su tamaño, el tipo de fuente y las opciones de impresión. Remitente Agrega en esta área los campos de combinación Seguidamente abriremos el origen de datos. En la Vista Previa podemos observar donde agregar los datos del remitente (que es el mismo para todas los sobres) y el de los destinatarios o sea los campos de combinación. Una vez completado el remitente, posicionamos el cursor en el área propuesta para contener los datos del destinatario e insertamos los distintos campos. En la imagen inferior se visualiza como se realiza dicha tarea.

10 Una vez completos todos los campos, por medio del botón Combinar en un nuevo documento generamos todos los sobres, los mismos contienen un texto fijo (el del remitente) y el otro variable (el de los destinatarios). Remitente Destinatarios

11 Procedimiento para Combinar correspondencia Etiquetas En este caso utilizaremos la otra posibilidad que nos brinda Word que es hacerlo desde el menú Herramientas. Abrimos un documento de Word, pulsamos sobre el menú Herramientas > Cartas y correspondencia > Combinar correspondencia y trabajamos con el asistente. Paso 1: En Tipo de documento seleccionamos Etiqueta, hacemos clic en Siguiente: Inicie el documento. Paso 2: En Seleccione el documento inicial escogemos Cambiar el diseño del documento. Al hacer clic en Opciones de etiqueta se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en el que podemos escoger el tamaño de etiqueta. Dejaremos, en este caso, los valores que vienen por defecto.

12 Paso 3: En este momento debemos seleccionar los destinatarios, para ello hacemos clic en el botón Examinar y abrimos el archivo que contiene los datos de los receptores. Se abrirá la siguiente ventana en la cual podemos decidir si utilizaremos todos los registros o aplicaremos algún tipo de filtro, dicho tema será tratado en el punto siguiente, así que hacemos clic en el botón Aceptar.

13 Paso 4: En este paso debemos diseñar las etiquetas, para ello hacemos clic en Más elementos en la ventana que se abre seleccionamos cada campo y hacemos clic en Insertar. El documento principal quedará de la siguiente manera:

14 Luego debemos hacer clic en será: Actualizar todas las etiquetas, el resultado Paso 5 Por último hacemos clic en Vista Previa de las etiquetas, en Complete combinación, y en Editar etiquetas individuales (Similar a Combinar en un nuevo documento) respectivamente.

15 Aplicar criterios de filtro En determinadas ocasiones necesitamos realizar el envío sólo a un determinado grupo de personas, de acuerdo a un cierto criterio, para lo cual necesitamos filtrar la lista de destinatarios. Para ello debemos recurrir al botón Destinatarios de Combinar correspondencia. Abrimos el primer Documento principal, por medio de la barra Combinar correspondencia, configuramos dicho documento como Carta (utilizando el botón Configuración del documento principal ), abrimos el origen de datos por medio del botón Abrir origen de datos. Seguidamente hacemos clic en Destinatarios de correo, con lo cual se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en donde podremos aplicar algún criterio para filtrar dicha lista. Por ejemplo, tomaremos como criterio que en el campo Cargo en la empresa figure solamente Gerente comercial. Para ello, hacemos clic en la flecha ubicada a la izquierda de la columna Cargo en la empresa y hacemos clic en Gerente Comercial. Con dicha acción sólo quedarán visibles los registros que cumplen dicho criterio.

16 Por último, insertamos los campos de combinación, y el resultado será: Trabajar con campos de Word Los Campos de Word nos permiten personalizar aún más nuestros envíos y mejoran el aspecto de los documentos combinados.

17 En el siguiente ejemplo utilizaremos un campo de Word para que en lugar de que figure Sr. /Sra. aparezca Señor o Señora según el sexo del destinatario. Para resolverlo utilizaremos el campo de Word Si..Entonces..Sino, este es un campo que nos permitirá insertar un texto u otro en función del valor ingresado en un campo. Concretamente haremos que si en el campo Sexo hay un 1 aparezca en el documento el texto "Señor", en caso contrario aparecerá "Señora". Pasos a Seguir: 1- Eliminamos el texto Sr. / Sra. en el documento principal. 2. Situamos el cursor en el sitio donde aparecía el texto eliminado. 3. Pulsamos sobre el botón Insertar campo de Word, y seleccionamos de la lista el elemento Si...Entonces...Sino. Con dicha acción aparecerá una

18 ventana que deberemos rellenar en función de lo que deseamos que aparezca. En nuestro caso: Interpretando el cuadro, si en el campo Sexo hay un 1, inserta el texto Señor, Si No, insertar el texto Señora. 4. Pulsamos sobre Aceptar. 5. Luego de efectuar dichos cambios volvemos a combinar el documento. Puede suceder que sea necesario agregar otra comparación. Por ejemplo, supongamos que queremos poner alguna de estas tres opciones: Señor, Señora y Señorita en función si en el campo sexo hay un 1, un 2 o un Hacemos exactamente lo mismo que en el caso anterior, es decir lo que hicimos para que figure "Señor" o "Señora", pero dejamos en blanco el cuadro Si no Insertar este otro 2. Luego activamos la opción siguiente, Herramientas/ Opciones, selecciona la ficha Ver y activamos la casilla Códigos de Campo, pulsa Aceptar y en el documento aparecerá:

19 {SI {CAMPOCOMBINACIÓN Sexo}=1 "Señor" ""} 3. Seleccionamos "" y pulsa SUPR para borrar este texto. No debemos mover el cursor de sitio, es decir debe quedar entre "Señor" y la llave} 4. Volvemos a pulsar sobre el botón Insertar campo de Word y seleccionamos Si..Entonces..Sino, luego completamos de la forma siguiente: Pulsamos sobre el botón Aceptar, con lo cual ahora visualizaremos lo siguiente: {SI {CAMPOCOMBINACIÓN Sexo}=1 "Señor" {SI {CAMPOCOMBINACIÓN Sexo}=2 "Señora:" "Señorita:"}} 5. Luego de efectuar dichos cambios volvemos a combinar el documento. Por supuesto es posible desactivar la visualización de campos (Herramientas/ Opciones seleccione ficha Ver y desactive la casilla Códigos de campo).