COMBINAR CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 COMBINAR CORRESPONDENCIA INTRODUCCION Mediante la opción correspondencia word 2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. 1. Abra Microsoft Word 1.1 Cree la siguiente carta insértele encabezado y Nota de pie de pagina y guárdela con el nombre de PASEO.

2 Santiago de cali, 2 de marzo de 2011 TRATO NOMBRE CARGO L.C. Cordial Saludo, La presente es con el fin de informarles que el día 20 de abril del año en curso se llevara a cabo una integración para el personal que labora en la empresa Atlas de Occidente, con el fin de contribuir con el mejoramiento en las relaciones intermunicipales. Valor cuota : Salida: Plaza principal del parquet caicedo Hora: 8:00 am Lugar destino: Las Termales en Pereira Agradezco de antemano la atención prestada Atentamente, JAIRO BASTIDAS Jefe de seguridad Atlas de Occidente

3 1.2 Hacemos los siguientes procedimientos para empezar a combinar correspondencia. Dar clic en el botón luego clic en iniciar combinación de correspondencia y por ultimo clic en paso a paso por el asistente para combinar correspondencia Paso 4 paso 5 Dejamos la opcion en carta, y hacemos clic en siguiente inicie el documento Hacemos clic en utilizar document actual,y hacemos clic en siguiente

4 Paso 6 Hacemos clic en escribir una lista nueva y luego clic en crear. Luego hacemos clic en siguiente. 7. Nueva lista de direcciones Hacemos clic en el botón personalizar columnas, y creamos los campos que necesitamos manejar en la lista. Los campos que no se necesiten se pueden eliminar.

5 En esta zona encontramos los campos existents, eliminamos lo que no necesitamos y creamos los nuevos campos Con esta opcion organizamos el orden Una vez terminemos hacemos clic en boton aceptar 8. INGRESO DE INFORMACION A LA LISTA

6 Una vez tenemos los campos ya listos procedemos a ingresar la informacion C uando termines de digitar el primer registro haz clic en NUEVA ENTRADA Una vez termine, haz clic en aceptar 9. GUARDE LA LISTA Asígnale un nombre a la lista de datos, la cual cuando se crea desde Word, queda guardada la información en una base de datos de Microsoft Access 10. cerrar la lista de la correspondencia

7 Informacion digitada U na vez se tenga la lista, haz clic en el boton aceptar 11.LA BARRA DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA Ubicamos en la barra el siguiente botón para agregar los campos combinados al documento. Insertar campos combinados. Una vez terminamos de insertar los campos el documento debe quedar asi.

8 Santiago de cali, 02 de marzo de 2011 «trato» «Nombre» «cargo» Con el botón ver resultados combinados podemos observar que los datos combinados aparecen. Esta opción nos permite ir al primer registro, retroceder registro, avanzar registro, ir al ultimo. Esta opción editar documentos individuales nos permite combinar el documento en un archivo nuevo, el cual aparece con el nombre del archivo con el cual ha sido guardada y el numero 1 al final.

9 Con estas opciones podemos decider sobre que queremos que aparezca en el Nuevo documento