Manejo de la hoja de cálculo Calc. 1. Cómo abrir y guardar un archivo de Calc?

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1 Manejo de la hoja de cálculo Calc 1. Cómo abrir y guardar un archivo de Calc? 1. ABRIR UN ARCHIVO NUEVO DE CALC 1.1. Podemos pulsar Aplicaciones Oficina Open Office Calc. Al abrir el programa, se nos abre directamente un documento en blanco que se llama Sin título 1. Ilustración 1: icono de Calc El archivo es una tabla con múltiples filas y columnas. Las filas se enumeran por números (1, 2, 3, 4, ) y las columnas por letras (A, B, C, D, ). La intersección de una fila con una columna se denomina celda La forma de referirnos a una celda es dando tanto su columna como su fila. Es decir, la celda A1 es la intersección de la columna A con la fila 1; la celda D6 es la intersección de la columna D y la fila Haz el siguiente ejemplo 1: Vamos a escribir en la celda A1 la palabra hola. Coloca el ratón sobre la celda A1, hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón y escribimos en el interior de la celda con el teclado. Al terminar de escribir se pulsa el botón Enter del teclado. Ilustración 2:resultado de escribir hola en la celda A1. 2. GUARDAR UN LIBRO 2.1. Haz el siguiente ejemplo 2: Pulsa Archivo Guardar Debemos elegir una carpeta donde guardar nuestro documento de Calc. Guarda la información correctamente, dando el nombre que desees al archivo Al guardar debemos usar un nombre para identificar el archivo. Podemos poner, por ejemplo, grupo1_calc, El nombre debe servir para que podamos identificar rápidamente el archivo. Tras poner el nombre pulsamos el botón Guardar. 1

2 Ilustración 3:debemos elegir un nombre de archivo que nos permita reconocerlo rápidamente. 3. ABRIR UN ARCHIVO YA CREADO 3.1. Vamos a cerrar nuestro archivo. Haz el siguiente ejemplo 3: Pulsa Archivo Cerrar. Si hemos guardado todos los cambios, el archivo se cerrará automáticamente; en caso contrario nos preguntará si queremos guardar las últimas modificaciones Al cerrar el archivo el programa Calc sigue abierto, aunque nuestro archivo haya desaparecido. Para volver a abrirlo pulsamos en Archivo Abrir y buscamos la ubicación donde hemos guardado el archivo. 4. BOTONES DE ACCESO RÁPIDO PARA CREAR UN NUEVO ARCHIVO, ABRIR Y GUARDAR. En lo alto del interfaz del programa vemos una serie de botones que permiten acceder rápidamente a las funciones más usuales. Los tres primeros suelen ser el de un folio en blanco, el de una carpeta amarilla y el de un disco azul. Sirven para crear un archivo nuevo, para abrir y para guardar respectivamente. Ilustración 4: botones para crear archivo, para abrir y para guardar. 5. COPIAR, PEGAR Y CORTAR Al escribir en una celda podemos coger su contenido y pegarlo en otra celda cualesquiera. Haz el siguiente ejemplo 4: Escribe la palabra adiós en la celda D3; pulsa Enter ; selecciona la celda D3 haciendo un sólo clic con el botón izquierdo del ratón; pulsa la secuencia ctrl. + C; selecciona la celda E3 y pulsa ctrl. + V, verás como se copia el contenido. 2

3 Ilustración 5: para copiar y pegar de forma rápida usamos ctrl. + C seguido de ctrl. + V. Al copiar y pegar, el contenido se mantiene en las dos celdas seleccionadas. Si lo que deseamos es borrar la información de una celda para pegarla en otra tendremos que usar ctrl. + X en vez de ctrl. + C. 6. BARRA DE ETIQUETAS En la base de la tabla encontramos la barra de etiquetas, que nos informa del número de hojas de nuestro libro de trabajo. Si pulsamos sobre una etiqueta con el botón derecho del ratón podemos cambiar el nombre y el color de fondo. Haz el siguiente ejemplo 5: Cambiar el nombre de Hoja1 por la palabra o frase que desees, y poner un color de fondo. Ilustración 6: las pestañas inferiores nos informan de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando. 3

4 2. Formato de celdas 1. UNA HERRAMIENTA MUY ÚTIL 1.1. Existe una opción muy útil en Calc llamada formato de celdas, y que vamos a utilizar con mucha frecuencia. Haz el siguiente ejemplo 6: Escribe en la celda B5 el número decimal 17,3467, pulsa Enter, selecciona la celda y pulsa el ratón derecho del ratón. Se abrirá un diálogo con múltiples opciones, donde vamos a seleccionar Formato de celdas. Inmediatamente se abre una ventana con opciones que vamos a ir explicando poco a poco. Debes recordar siempre que para abrir esta opción de Formato de celdas tienes que seleccionar primeramente la celda o celdas sobre las que quieres actuar. Ilustración 7: tras escribir el número en la celda B5 se debe pulsar Enter, seleccionar la celda y luego hacer clic con el botón derecho Opción número: si donde aparece Categoría elegimos Número le estamos diciendo al ordenador que considere el contenido de la celda como un número y no como un texto. Al elegir número, podemos modificar el número de decimales que queremos que aparezcan en la celda. Haz el siguiente ejemplo 7: Consigue que el número de la celda B5 aparezca sólo con dos cifras decimales. 4

5 Ilustración 8: pasos a seguir para mostrar un número con 2 decimales Con Alineación podemos ajustar el tamaño y posición contenido del interior de la celda. Haz el siguiente ejemplo 8: Debes conseguir que el número de la celda B5 aparezca en vertical sin más que ajustar los grados de la orientación. Ilustración 9: las opciones Horizontal y Vertical permiten ajustar la forma del texto en esas dimensiones. En Control del texto podemos conseguir que la celda tome siempre el tamaño del texto que estamos escribiendo si seleccionamos la pestaña Ajustar texto Con Fuente podemos hacer cambios sobre el texto: tamaño, color, etc. Haz el siguiente ejemplo 9: Cambia el tipo de letra y el tamaño de la celda B5 según te guste más; coloca también el número en negrita. 5

6 Ilustración 10: en Formato de celdas actuamos sobre el formato del contenido de la celda Con Bordes podemos pintar el contorno de la celda. Haz el siguiente ejemplo 10: Elije un estilo de línea y un color de línea para la celda B5, y luego pinta los bordes con los botones correspondientes Con Fondo se puede elegir un color de relleno para la celda. Haz el siguiente ejemplo 11: Elije el color de fondo que más te guste para la celda B5. Ilustración 11: con Bordes se varían las líneas de contorno de la celda y con Tramas el color de fondo La opción Proteger no la vamos a estudiar. A estas alturas de explicación todos deberíamos tener en pantalla una hoja de cálculo parecida a la que muestra la Imagen 12. 6

7 Ilustración 12: muestra de la hoja de cálculo que hemos ido construyendo con los ejemplos. 7

8 3. Combinar celdas 1. EL BOTÓN DE COMBINAR CELDAS 1.1. Abrimos el archivo de Calc con el que estamos trabajando desde el principio. Seleccionamos la pestaña de la Hoja 2, que inicialmente debe estar completamente en blanco En esta hoja en blanco vamos a hacer una tabla con las calificaciones de un alumno imaginario. Haz el siguiente ejemplo 12: Escribe en la celda A2 el nombre José Antonio Rodríguez López. Verás que el texto excede de las dimensiones de la celda. Podemos conseguir que el texto quede englobado en varias celdas consecutivas con el botón Combinar y centrar. Por ejemplo, podemos combinar las celdas A2, B2 y C2. Ilustración 13: la flecha azul está señalando al botón Combinar y centrar, que unifica el contenido de varias celdas Vamos a escribir, por ejemplo, el nombre de cuatro asignaturas. Haz el siguiente ejemplo 13: Escribe las asignaturas en las celdas correspondientes, tal y como muestra la imagen 14. Ilustración 14: fíjate que hemos combinado las celdas A1, B1 y C1 por una lado, y por otro lado las celdas A2, B2 y C Vamos a rellenar las celdas D2, E2, F2 y G2 con las calificaciones de las distintas asignaturas. Haz el siguiente ejemplo 14: Completa tu tabla de tal forma que 8

9 el alumno tenga un 8 en Matemáticas, un 6 en Lengua, un 5 en Sociales y un 6 en Religión. Tienes libertad para cambiar el formato de la tabla, el color de fondo, el tipo de letra, etc. Un ejemplo lo tienes en la Imagen 15. Ilustración 15: calificaciones de cada asignatura. 9

10 4. Uso de fórmulas 1. LAS FÓRMULAS DE Calc 1.1. El programa Calc incluye una herramienta muy útil para aplicar fórmulas a los números de nuestra tabla. Las fórmulas también son llamadas funciones. Ilustración 16: la flecha verde indica el botón de acceso rápido a las fórmulas (también llamadas funciones) En la columna H vamos a sumar las notas de las cuatro asignaturas, en la columna I el producto de las notas, y en la columna J la media de las cuatro notas. Haz el siguiente ejemplo 15: Realiza modificaciones en tu tabla para conseguir un modelo lo más parecido posible a la Imagen 17 (recuerda que tienes libertad para elegir el color, el formato, el tamaño o el tipo de letra que desees) Ilustración 17: en H2 vamos a emplear una fórmula para obtener la suma de las medias, en I2 el producto y en J2 la media Al hacer clic con el ratón sobre el botón de fórmulas (fx), aparece un diálogo donde debemos elegir la categoría Todas para visualizar una lista con todas las fórmulas en orden alfabético. Haz el siguiente ejemplo 16: Selecciona la celda H2 y pulsa posteriormente el botón de funciones. De la lista de funciones, elige la función SUMA. 1

11 Ilustración 18: al elegir la categoría de Todas, podemos buscar las funciones por orden alfabético Al elegir la función SUMA se abre un recuadro como el que muestra la Imagen 19. Ilustración 19: en las celdas en blanco tituladas Número1, Número2, debemos ir seleccionando las celdas que forman la suma. Cuando hayamos terminado, pulsamos en Aceptar 1

12 1.5. Haz el siguiente ejemplo 17: Con ayuda de la función SUMA, consigue que finalmente, en la celda H2, aparezca la suma de las cuatro notas. Ilustración 20: resultado final de calcular en H2 la suma de las cuatro notas Haz el siguiente ejemplo 18: De forma semejante a como has realizado la suma en H2, ahora debes calcular el producto en I2 con ayuda de la función PRODUCTO. En J2 debes calcular la media con ayuda de la función PROMEDIO. En la Imagen 21 tienes una muestra del resultado final de las operaciones. Ilustración 21: resultado final de aplicar las fórmulas para la suma, el producto y el promedio. 1

13 5. La opción de autorrelleno 1. AMPLIAR UNA TABLA 1.1. Vamos a extender nuestra tabla introduciendo un segundo alumno. Haz el siguiente ejemplo 19: Completa tu tabla tal y como muestra la Imagen 22. Ilustración 22: ampliación de nuestra tabla Para poder aplicar las fórmulas de SUMA, PRODUCTO y PROMEDIO al siguiente alumno, no es necesario volver a introducir todas las fórmulas. Podemos hacer uso de la opción de autorrelleno Esta opción de autorelleno se realiza pinchando, con el botón izquierdo del ratón, en la esquina inferior derecha de la celda donde tenemos insertada la fórmula. Con el botón izquierdo pulsado, arrastramos hacia abajo. Fíjate el resultado final de arrastrar la función SUMA tal y como muestra la Imagen 23. Ilustración 23: con el autorrelleno extendemos las fórmulas Haz el siguiente ejemplo 20: Utiliza la opción de autorrelleno para extender todas las fórmulas, y obtén un resultado parecido al de la Imagen 24. Ilustración 24: resultado final de la tabla. 1