Validación de datos y reglas de validación

Transcripción

1 Contenido 1. Métodos de validación de datos Tipos de reglas de validación Dónde usar las reglas de validación Lo que se puede incluir en una regla de validación Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla Validar los datos de un campo Validar los datos de un registro Probar las reglas de validación Probar las reglas de validación mediante una consulta Validar datos al escribirlos en un formulario Crear una regla de validación Bloquear un control Validar datos durante las operaciones de importación Referencia a las reglas de validación Ejemplos de reglas de validación Sintaxis de las reglas de validación comunes... 8 Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 1

2 Las reglas de validación restringen lo que los usuarios pueden escribir en un campo determinado y, además, ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos especifiquen el tipo o la cantidad de datos correctos. 1. Métodos de validación de datos Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2007 permite validar los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas técnicas para definir una regla de validación. Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos. Tipos de datos - En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda acepta únicamente datos monetarios, etc. Tamaños de campo - Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que sólo pueda contener un nombre. Propiedades de tabla - Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy específicos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, como resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo. Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos, y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000" o "Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han cometido un error y se indica cómo corregirlo. Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como Puedes usar algunas o todas estas técnicas para validar los datos. Algunas de estas características, como los tipos de datos, forman parte de la base de datos de forma predeterminada, pero otras técnicas, como las propiedades de campo, las reglas de validación y las máscaras de entrada, las puedes usar a tu discreción. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 2

3 En esta lección artículo se explica cómo usar las propiedades Texto de validación y Regla de validación en los campos de tabla, consultas y controles de formulario. En esta lección, no se abordan las demás herramientas de validación, como son los tipos de datos y los tamaños de campo (ya abordados en las lecciones 2 y 3) y las máscaras de entrada (abordadas en la lección 5). 2. Tipos de reglas de validación Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación: Reglas de validación de campo - Usa una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supón que tienes un campo de fecha y especificas >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de Si especificas una fecha anterior a 2007 e intentas ir a otro campo, Access evitará que salgas del campo hasta que soluciones el problema. Reglas de validación de registro (o tabla) Usa una regla de validación de registro para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro sirven para comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supón que tu compañía te obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y, si no lo haces, deberás reembolsar al cliente parte del precio de compra. Podrás definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha de envío (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana. 2.1 Dónde usar las reglas de validación Se pueden definir reglas de validación para las tablas y los controles de formularios. Cuando se definen reglas para tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos. Para agregar reglas de validación a una tabla, se abre la tabla en la vista Diseño y se configuran varias propiedades de la tabla. Para agregar reglas de validación a un formulario, se abre el formulario en la vista Diseño y se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales. 2.2 Lo que se puede incluir en una regla de validación Las reglas de validación pueden contener expresiones, es decir, funciones que devuelven un solo valor. Las expresiones se pueden usar para realizar cálculos, manipular caracteres o comprobar datos. Cuando se crean reglas de validación, se usan las expresiones principalmente para comprobar datos. Por ejemplo, una expresión puede comprobar si existe un valor de una serie de valores, como "Tokio" O "Moscú" O "París" O "Helsinki". Las expresiones también pueden realizar operaciones matemáticas. Por ejemplo, la expresión <100 obliga a los usuarios a especificar valores menores que 100. La expresión ([FechaPedido] - [FechaEnvío]) calcula el número de días transcurridos entre la fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envío. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 3

4 3. Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla Los pasos descritos en esta sección explican cómo crear reglas de validación para campos y registros, y explican cómo probar una nueva regla de validación con datos existentes. Se pueden especificar reglas de validación para todos los tipos de datos, salvo Autonumérico, Objeto OLE, Datos adjuntos y campos de tipo Número definidos como Id. de réplica. 3.1 Validar los datos de un campo 1. En el panel de exploración, haz clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que desees cambiar y, a continuación, haz clic en Vista Diseño. 2. En la columna Nombre del campo, selecciona el campo que desees cambiar. 3. En la sección inferior del diseñador de consultas, en la ficha General, selecciona el cuadro de la propiedad Regla de validación y, a continuación, escribe la regla de validación. También se puede hacer clic en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haz clic en continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión. Puedes escribir una regla de validación que se aplique únicamente al campo. Por ejemplo, puedes escribir >0 para obligar a los usuarios a especificar valores positivos. Recuerda que las reglas de validación de un campo no hacen referencia a otros campos de la tabla. Si la regla hace referencia a otros campos, se trata de una regla de validación de registro. 4. Selecciona el cuadro de propiedad Texto de validación y escribe un mensaje de validación. Este mensaje depende de la regla de validación. Escribe un mensaje breve e intenta explicar el error que ha cometido el usuario. En el ejemplo anterior, podrías usar Escribe sólo números positivos como texto de validación. 5. Guarda el trabajo. a 3.2 Validar los datos de un registro 1. Repite los pasos 1 y 2 de la anterior sección para abrir una tabla en la vista Diseño. 2. En la ficha General, escribe una regla de validación de registro en el cuadro de propiedad Regla de validación. También puedes hacer clic en crear una expresión. a continuación para iniciar el Generador de expresiones y Una regla de validación de registro hace referencia a varios campos de tabla. Por ejemplo, la regla [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 hace referencia a dos campos de tabla, FechaObligatoria y FechaPedido, y asegura que los usuarios especifiquen fechas de envío que no sean posteriores a un plazo de 30 días a partir de la fecha del pedido. 3. Guarda los cambios. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 4

5 3.3 Probar las reglas de validación 1. Abre la tabla que contiene la regla de validación en la vista Diseño. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haz clic en Probar reglas de validación. 3. Haz clic en Sí para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba. 4. Puede que aparezcan varios mensajes de alerta. Lee las instrucciones de cada mensaje y, a continuación, haz clic en Sí o No, según proceda, para realizar o detener la prueba. 3.4 Probar las reglas de validación mediante una consulta Puede probar las reglas de validación escribiendo una consulta que compruebe si hay registros que no cumplen la regla de validación. Los resultados de esa consulta muestran exactamente los registros que no cumplen los requisitos de validación. Por ejemplo, si estableces la propiedad Requerido en Sí o en No es Nulo, comprobará los campos cuyo valor no sea nulo. 1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haz clic en Diseño de consulta. Access abre una nueva consulta en la vista Diseño y muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, selecciona las tablas que desees usar en la consulta, haz clic en Agregar para agregarlas a la consulta y, a continuación, haz clic en Cerrar. Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas. 3. En cada tabla, haz doble clic en los campos que desees incluir en la consulta. También puedes arrastrar los campos de la tabla y colocarlos en una celda en blanco de la fila Campo situada en la parte inferior de la cuadrícula de diseño. Asegúrate de agregar el campo que contiene la regla de validación. 4. En la celda Criterios del campo que contiene la regla de validación, escribe lo contrario de esa regla. Por ejemplo, si usas ENTRE 100 Y 1000, escribe <100 O > En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haz clic en Ejecutar. 4. Validar datos al escribirlos en un formulario La manera más fácil y más rápida de aplicar una regla de validación a un formulario es agregar primero la regla al campo de la tabla y, a continuación, usar las herramientas de creación de formulario automatizada incluidas en Access para crear un formulario. Por ejemplo, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, puedes optar por la creación de un formulario simple, un formulario dividido, un formulario de varios elementos, etc. Cuando usas una de estas herramientas, los controles del formulario heredan las propiedades de la tabla, incluidas las reglas de validación y el texto de validación. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 5

6 Asimismo, puedes aplicar una regla de validación a un control de formulario abriendo el formulario en la vista Diseño y agregando una regla a la propiedad Regla de validación y el texto del mensaje a la propiedad Texto de validación del control. Se pueden agregar reglas de validación a algunos controles de formulario, no a todos. La manera más fácil de determinar si se puede agregar una regla de validación a un control es abrir el formulario en la vista Diseño y seguir los pasos descritos en esta sección. Recuerda que un control puede tener otra regla de validación que el campo de tabla al que está enlazado. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validación, la regla definida para el campo de tabla tiene prioridad. Asimismo, recuerda que las reglas de controles y campos de tabla pueden cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que se introduzcan datos. Por ejemplo, supón que aplicas la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla: <#01/01/2007# Y, a continuación, aplicas esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla: >=#01/01/2007# El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al año 2007, pero el control de formulario te obliga a especificar fechas posteriores a ese año, por lo que no puedes especificar ningún dato. Si lo intentas en estas condiciones, Access te indicará que especifiques fechas anteriores y posteriores a las definidas por las reglas de validación en conflicto, por lo que no podrás introducir ningún dato. En los siguientes pasos se explica cómo agregar reglas de validación a los controles, cómo bloquear los controles y, por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos. 4.1 Crear una regla de validación 1. En el panel de exploración, haz clic con el botón secundario del mouse en el formulario que desees cambiar y, a continuación, haz clic en Vista Diseño. 2. Haz clic con el botón secundario en el control que desees cambiar y, a continuación, haz clic en Propiedades para abrir la hoja de propiedades del control. 3. Haz clic en la ficha Todas y, a continuación, escribe la regla de validación en el cuadro de propiedad Regla de validación. También puedes hacer clic en crear una expresión. a continuación para iniciar el Generador de expresiones y 4. Escribe un mensaje en el cuadro de propiedad Texto de validación. 5. Guarda los cambios. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 6

7 4.2 Bloquear un control 1. Sigue los pasos 1 y 2 descritos en la sección anterior para abrir la hoja de propiedades del control que desees bloquear. 2. Haz clic en la ficha Todas, busca los cuadros de propiedad Activado y Bloqueado y, a continuación, sigue uno de estos procedimientos: Para deshabilitar el control (de modo que aparezca atenuado y no esté disponible para tener el foco), establece el valor de la propiedad Activado en No. Para que se puedan leer los datos del control pero los usuarios no puedan cambiarlos, establece la propiedad Bloqueado en Sí. Si estableces la propiedad Activado en No y la propiedad Bloqueado en Sí, el control no aparecerá atenuado pero no podrás tener el foco. 5. Validar datos durante las operaciones de importación Cuando se agregan reglas de validación a una tabla y, a continuación, se importan datos a esa tabla, Access aplica las reglas de validación a los datos importados. La misma regla se aplica cuando se vincula a datos. 6. Referencia a las reglas de validación En las siguientes tablas se muestra información de referencia sobre las reglas de validación, incluida la sintaxis usada por las reglas más comunes, vínculos a información sobre el uso de los caracteres comodín en las reglas y ejemplos que se pueden adaptar para usarlos con datos propios. 6.1 Ejemplos de reglas de validación La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validación de campo y de registro, además de texto de validación explicativo. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios. Regla de validación Texto de validación <>0 Especifica un valor que no sea cero. >=0 El valor debe ser igual o mayor que cero o especifica un número positivo. 0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100. ENTRE 0 Y 1 Especifica un valor con un signo de porcentaje. (Se usa con los campos que almacenan los valores numéricos como porcentajes). <#01/01/2007# Especifica una fecha anterior a Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 7

8 Regla de validación Texto de validación >=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# La fecha debe ser del año <Fecha() CompCadena(Mayús([Apellidos]), [Apellidos],0) = 0 >=Int(Ahora()) H O M COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A- Z]*@[A-Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org" [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 [FechaFin]>=[FechaInicio] La fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura. Los datos del campo Apellidos deben escribirse en mayúsculas. Especifica la fecha de hoy. Escribe H para hombre o M para mujer. Escribe una dirección de correo electrónico válida que termine en.com,.net u.org. Escribe una fecha obligatoria que no sea posterior a un plazo de 30 días a partir de la fecha de pedido. Escribe una fecha de finalización que sea igual o posterior a la fecha de inicio. 6.2 Sintaxis de las reglas de validación comunes Las expresiones en las reglas de validación no tienen ninguna sintaxis especial. En este apartado se explica la sintaxis de algunos de los tipos más comunes de reglas de validación. Ten en cuenta estas reglas cuando crees expresiones: 1. Escribe los nombres de los campos de tabla entre corchetes; por ejemplo: [FechaObligatoria]<=[FechaPedido] Escribe las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo: <#01/01/2007#. 3. Escribe los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN ("Tokio","París","Moscú"). Además, observa que los elementos van separados con una coma y las listas aparecen entre paréntesis. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 8

9 Además de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritméticos comunes y ejemplos de cómo usarlos. Operador Función Ejemplo NO Comprueba si hay valores opuestos. Se puede usar delante de cualquier operador de comparación, salvo NO ES NULO. NO > 10 (es lo mismo que <=10). EN Comprueba si hay valores iguales a los elementos de una lista. El valor de comparación debe ser una lista de valores separados por comas que aparece entre paréntesis. EN ("Tokio","París","Moscú") ENTRE Comprueba si hay un intervalo de valores. Deben haber dos valores de comparación (un valor alto y un valor bajo) y esos valores deben ir separados por el separador Y. ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que >=100 Y <=1000) COMO Busca cadenas modelo coincidentes en los campos de tipo Texto y Memo. COMO "Geo*" NO NULO ES Obliga a los usuarios a escribir valores en el campo. Equivale a establecer el valor de la propiedad de campo Requerido en Sí. Sin embargo, cuando se habilita la propiedad Requerido y un usuario no especifica un valor, Access muestra un mensaje de error poco descriptivo. En general, el uso de las bases de datos resulta más fácil si se utiliza NO ES NULO y se escribe un mensaje descriptivo en la propiedad Texto de validación. NO ES NULO Y Especifica que todos los datos que se especifiquen deben ser verdaderos o estar dentro de los límites especificados. >= #01/01/2007# Y <=#06/03/2008# Nota Se puede usar Y también para combinar reglas de validación. Por ejemplo: NO "Reino Unido" Y COMO "R*". O Especifica que uno o varios datos pueden ser verdaderos. enero O febrero < Menor que. <= Menor o igual que. > Mayor que. >= Mayor o igual que. = Igual que. <> Distinto de. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 5 / Página 9