Informática I ACI-191. Taller de Informática

Transcripción

1 ACI-983 Informática I ACI-191 Taller de Informática Escuela de Ingeniería Unidad IV : Software de Planilla de Cálculo

2 TEMA 1: Referencias Descarga el archivo Cifras.xls que se encuentra en la página web y ábrelo con Excel. Como ya viste, en una fórmula es posible introducir argumentos basados en valores constantes, esto es, cifras tales como 20, 1000, 60, etc. No obstante, este tipo de argumentos tiene una evidente limitación: una fórmula que los utilice no será aplicable a todos los datos escritos en una hoja. Por ejemplo, en la celda C3 de la hoja que observas podrías introducir la fórmula =1000*20, pero esa fórmula no sería válida para los datos de la fila siguiente. Por esta sencilla y simple razón los argumentos más usados en las fórmulas son las REFERENCIAS. En la celda C3 digita la fórmula =1000*20 y presiona ENTER. Obtendrás como resultado. La fórmula es válida para esos datos. Ahora selecciona la celda C3 y relleno, hasta la celda C12 para copiar la fórmula. Observarás que el resultado para todas las filas es siempre 20000, lo que evidentemente es un error. Si los datos están incorporados en la hoja de cálculo, la fórmula no debe construirse usando datos constantes. a. Referencias Relativas Ya mencionamos en la clase 1 que las referencias en Excel corresponden a una dirección. Microsoft Excel por defecto utiliza referencias relativas. Ello significa que no debes hacer nada especial para utilizarlas. Simplemente debes escribir la fórmula. Una referencia relativa es una dirección que se ajustará automáticamente cuando copies la fórmula en una nueva posición. Por ejemplo, si en la celda D3 ingresas la fórmula =A3*B3 y luego copias la fórmula a la celda inmediatamente inferior, la fórmula ajustará las referencias a la nueva posición. Lo anterior quiere decir que cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En la celda D3 ingresa la fórmula =A3*B3 y presiona ENTER. Tal como en el caso anterior, apreciarás que el resultado de este cálculo es La fórmula es válida. Ahora selecciona la celda D3 y relleno, hasta la celda D12. Observarás que los resultados son ahora los que corresponden. Excel razona así: Al escribir en la celda D3 la fórmula =A3*B3, Excel interpretó que deseabas multiplicar los valores de las celdas que están a la izquierda de la celda que contiene la fórmula. Siguiendo esta lógica, al copiar la fórmula a las filas siguientes, Excel ha seguido multiplicando las celdas que están a la izquierda de la celda que contiene la nueva fórmula. Esas son y así actúan las referencias relativas Universidad de Las Américas Página 2 de 5

3 Entonces, cuándo usar datos constantes en una formula? Cuando esos datos no estén escritos en la hoja. Supón que deseas determinar el 75% del total obtenido en la columna D. El valor 75% no está en ninguna parte de la hoja, razón por la cual podrías incorporarlo directamente en la fórmula. Ejecútalo: En la celda E3 escribe la fórmula = D3*75% y presiona ENTER. Ahora relleno hasta la celda E12. Verás que la fórmula funciona perfectamente. En esta caso, la fórmula está constituida por una referencia relativa =D3*75% y un dato constante. Al copiar la fórmula a las celdas siguientes, la primera parte de la misma se adaptará a la posición relativa a la nueva celda y el dato constante no variará, razón por la cual todas las celdas de las filas siguientes serán multiplicadas por ese valor. b. Referencias absolutas No todas las fórmulas, sin embargo, se pueden construir usando referencias relativas. Trataremos de obtener el total resultante del precio promedio, que está en la celda A17, por las unidades. En la celda F3 digita la fórmula =A17*B3 y presiona ENTER. Observarás que el resultado es 38000, lo que sin duda es correcto. Ahora selecciona la celda F3 y relleno hasta la celda F12. Verás que Excel te entrega 0 (cero) como resultado, lo que a simple vista es un error. Razonamiento: Al escribir la fórmula, Excel interpretó que deseabas multiplicar el valor de la celda A17 por el celda B3. Al copiar la fórmula a las celdas siguientes, dado que la fórmula está construida con referencias relativas, Excel interpretó que los valores para la nuevas fórmulas estaban una celda inmediatamente debajo de las posiciones indicadas en la fórmula inicial y, por tanto, ajustó las fórmulas a la nueva posición. Si seleccionas, por ejemplo, la celda F4, en la barra de fórmulas verás esto: Cuando un valor constante esté escrito en la hoja de cálculo, como es el caso del valor incorporado en la celda A17, debes usar referencias absolutas. En palabras muy simples, una referencia absoluta se utiliza si no deseas que Excel ajuste alguna referencia cuando copies una fórmula en una celda diferente. En el caso que nos ocupa, se desea que las unidades siempre sean multiplicadas por el valor de la celda A17. Para incorporar en la fórmula esa referencia como referencia absoluta debes digitar un signo $ delante de la columna y de fila involucradas en dicha referencia, así: $A$17 Una referencia de este tipo también puede crearse, inmediatamente después de digitar la referencia, presionando la tecla F4. En la celda G3 digita la fórmula =A17 y presiona la tecla F4. Verás que la referencia cambia a $A$17. Digita ahora el resto de la fórmula: * B3 y presiona ENTER. Ahora selecciona la celda G3 y relleno hasta la celda G12. Obtendrás lo que deseas. Si seleccionas cualquiera de las celdas bajo la celda de la fórmula inicial, verás en la barra de fórmula que la referencia a la celda A17 jamás cambia. Se está multiplicando el valor que contiene la celda A18 por el que contiene la celda B4. Sólo la c. Referencias mixtas referencia B4 está correcta; A18 en cambio hace referencia a una celda que no contiene ningún valor, por ello el resultado es cero. Además de las referencias anteriores, existen referencias denominadas mixtas. En este tipo de referencia sólo un elemento de la misma (la fila o la columna) está fijo: Está fija la columna =$A17 =A$17 Está fija la fila Estas referencias se ocupan menos frecuentemente. Las necesitarás cuando desees, por ejemplo, construir una tabla de doble entrada en que todos los datos deben interactuar con todos. Cuando digites una referencia, puedes accionar la tecla F4 para cambiar alternativamente entre los distintos tipos de referencia Universidad de Las Américas Página 3 de 5

4 TEMA 2: Valores de error Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Los valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto donde una fórmula espera un valor numérico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una fórmula o bien, de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado. Debes ser muy cuidadoso porque los valores de error no necesariamente pueden estar originados por la fórmula propiamente dicha. Por ejemplo, si una fórmula muestra #N/A o # VALOR!, una celda a la que haga referencia la fórmula puede contener el error. a. El error ######## El error ##### se produce cuando la celda contiene un número, una fecha o una hora cuyo ancho es superior al de la celda o cuando la celda contiene una fórmula de fecha u hora que genera un resultado negativo. Soluciones posibles Incrementa el ancho de la columna Puedes cambiar el tamaño de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de columna. Aplicar otro formato de número En algunos casos, podrás cambiar el formato de número de la celda para que quepa dentro del ancho existente de la celda. obligatoriamente valores positivos, por tanto, siempre resta la fecha u hora menor a la mayor. b. El error # VALOR! El valor de error # VALOR! Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto. Las causas son múltiples, no obstante, la más frecuente es que se haya introducido texto en alguna celda contenida en la fórmula y que la fórmula sólo requiere números o un valor lógico, como VERDADERO o FALSO. Microsoft Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Solución Debes corregir el argumento que no corresponde a lo solicitado por la fórmula. c. El error # DIV/0! El valor de error # DIV/0! se produce cuando se divide una fórmula o un argumento de una fórmula por 0 (cero). Generalmente se produce cuando se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor (si un operando es una celda en blanco, Microsoft Excel interpretará el blanco como cero). También cuando se ha introducido una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0. Asegúrate de que las fórmulas de fecha y hora sean correctas Si Soluciones posibles restas fechas y horas, asegúrate de crear la fórmula en forma correcta. Si Excel está utilizando el sistema de fechas 1900, los resultados de cálculos que involucren fechas y horas deben ser Cambiar la referencia de celda o introducir un valor que no sea cero en la celda que se utiliza como divisor. d. El error # REF! El valor de error # REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. Generalmente se producirá cuando se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas. Solución posible Cambiar las fórmulas o restablecer las celdas eliminadas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer en el menú Edición inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas. Además de estos valores de error existen otros que se tratarán con detalle en la clase correspondiente a funciones de Excel. Ejecuta esta actividades: En la celda H3 digita la fórmula =B3*C3. Verás el error ######. Ensancha la columna para corregir el error. En la celda I3 digita la fórmula =A3/C15. Verás el error # VALOR!. Se ha producido porque dividiste el precio de la celda A3 por el texto contenido en la celda A15. Corrige la fórmula. En la celda J3 ingresa la fórmula =A3/C18. Verás el error # DIV/0!. Se ha producido porque dividiste el precio de la celda A3 por 0 (cero). Corrige. En la celda K3 digita la fórmula =A3+A3*$E$17.. Luego arrastra el controlador de relleno hasta la celda K12. Ahora con el método que prefieras elimina la celda E17 y desplaza las celdas a la izquierda. No sirve borrar el contenido. Verás el error # REF!. Presiona el botón Deshacer para corregir el error Universidad de Las Américas Página 4 de 5

5 TEMA 3: Uso de nombres en las fórmulas También es posible utilizar nombres en las fórmulas. En Excel es posible crear nombres para representar una celda o a un rango. Cuando el nombre esté creado será visible en todas las hojas del libro. Las reglas para crear un nombre son las siguientes. Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como A1. Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre. Número máximo de caracteres Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo. Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero. Para crear un nombre ejecuta esta actividad: Selecciona la celda o el rango al cual deseas asignar el nombre. En este caso elige la celda E17 Ejecuta el comando Insertar Nombre Definir. Verás este cuadro de diálogo. En el recuadro Nombres en el libro digita Factor y presiona el botón Agregar. El nombre aparecerá en el recuadro inferior. Luego presiona Aceptar. Se ha creado el nombre Factor que hará referencia a la celda E17 de la Hoja1. Para usar un nombre ya creado., ejecuta esta actividad: Selecciona la celda en la que deseas incorpora la fórmula que usará el nombre. En este caso, selecciona L3. Ingresa la fórmula A3+A3*Factor. Verás 1045 como resultado que corresponde al precio incrementado en el porcentaje asignado al nombre Factor Universidad de Las Américas Página 5 de 5