Una fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de

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1 1. QUÉ SON LAS FÓRMULAS Una fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias, funciones, textos, valores y nombres para realizar diferentes tareas. Por ejemplo, aquí te muestro un ejemplo de fórmula. Puedes ver cómo relaciona los valores (los números 8, 2 y 1) a través de los operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicación y la suma) y obtiene un nuevo valor como resultado. Para introducir una fórmula en una celda de Excel, lo primero que debes escribir es el signo igual =. Luego escribiríamos los valores, referencias y operadores de la fórmula. Para acabar, se haría lo mismo que al introducir datos: pulsar la tecla o el botón Introducir de la barra de fórmulas. Por defecto, en las celdas que tienen fórmulas, se ve el resultado de las fórmulas en la hoja de cálculo, mientras que la fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas. El resultado de una fórmula puede ser un valor numérico, un valor lógico (un valor lógico es un tipo de datos de Excel que sólo puede tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto. Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que se tiene que hacer en la fórmula. Los operadores que puedes usar para crear tus fórmulas son: Operadores aritméticos: sirven para hacer operaciones matemáticas, dando como resultado un número. Suma + Resta - 1

2 Multiplicación * División / Porcentaje % Función exponencial ^ Operadores comparativos o de comparación: se utilizan para comparar dos valores entre sí (por ejemplo, podrían comparar si un valor es igual a otro valor), y devuelven un valor lógico; es decir, devuelven VERDADERO o FALSO, dependiendo de si la comparación es verdad o no. Igual = Distinto <> Mayor > Mayor o igual >= Menor < Menor o igual <= Operador de texto: el operador de texto (&) une dos valores de texto para producir un nuevo valor, que será el resultado de añadir un texto a continuación del otro. Este operador se llama concatenación. Recuerda que dijimos que, para introducir un número negativo en una celda, podías poner un signo menos (-) delante del número o poner el número entre paréntesis ( ). Pues bien, para indicar números negativos en una fórmula, no debes utilizar los paréntesis, sino que tienes que poner el signo - delante del número. Por ejemplo, si en una fórmula pones =2*-3, el resultado será el valor negativo -6. Aquí tienes algunos ejemplos de fórmulas: Fórmula Resultado = =3^ =5% 0,05 =50*10% (el 10% de 50) 5 =10*(2+20) 220 =20>=40 FALSO =10>3 VERDADERO ="Una" & " prueba" Una prueba Todos los operadores, menos % y -, actúan sobre dos valores. Esto quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor como resultado. El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un número de otro) o sobre uno sólo. Cuando actúa sobre un único valor, significa valor negativo. Cuando introduces una fórmula que tiene varios operadores, ten en cuenta que los operadores tienen una prioridad u orden de cálculo, es decir, el orden en que se ejecutan los distintos operadores. El orden de evaluación de operadores, ordenados de mayor a menor prioridad es el siguiente: 2

3 Si una fórmula tiene operadores que tienen la misma prioridad, se ejecutarán de izquierda a derecha. Si quieres cambiar el orden en el que se ejecutarán los operadores, utiliza los paréntesis. Por ejemplo, la fórmula =2*2+6 produce un resultado de 10 (primero hace la multiplicación, que da como resultado 4, y luego hace la suma), mientras que si pones los paréntesis =2*(2+6) obtienes el valor 16 (primero se suman 2 más 6, y luego se multiplica el resultado por 2). Otro ejemplo podría ser =1+2*5, que da como resultado 11, y =(1+2)*5, que da 15. Además, cada operador actúa sobre unos tipos de datos determinados. Si, al escribir las fórmulas, introduces un tipo de dato distinto del esperado, Excel intentará convertir el valor al tipo esperado. Por ejemplo, en la fórmula ="20"+"30" ponemos los números como si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("). Pero esta fórmula da como resultado 50, porque Excel convierte los valores de texto a números. Otro ejemplo sería ="1/4/2007"-"1/3/2007", que daría como resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como un número, la fórmula con el operador de resta es correcta. La conversión de datos también se realiza cuando el operador espera un valor lógico, tomándose el valor 0 como el valor lógico FALSO y el resto de números como VERDADERO. Si la fórmula que has escrito no se puede calcular correctamente, se indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error comienzan con el signo #. Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribes las fórmulas. Por ejemplo, si falta algún paréntesis (es decir, que no hay el mismo número de paréntesis de abertura que de cierre), Excel te avisará de esto y te propondrá una posible solución. Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al introducir fórmulas son: # DIV/0!: error de división por cero, en la fórmula se ha puesto una división que divide un número por cero. #N/A: se produce cuando un valor no está disponible para una fórmula. # NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce. # NULO!: se ha indicado una intersección no válida de dos áreas. 3

4 # NUM!: número usado de forma incorrecta o no válida. # REF!: referencia a una celda no válida. # VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece si los valores que acompañan a los operadores de una fórmula no se pueden convertir al tipo correcto. ######: es un marcador de columna, que indica que el tamaño de la columna es demasiado pequeño para que quepan los datos que hay. También aparece cuando se utiliza una fecha o una hora negativas. 2. REFERENCIAS A CELDAS Cuando un dato se debe utilizar varias veces para realizar cálculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una celda y después hacer referencia a él en varias fórmulas. Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cómo se hace referencias a las celdas A3 y A5 en las fórmulas que hay en la columna C. Al escribir fórmulas que hacen referencia a estas celdas, estas fórmulas harán las operaciones que indiques con los valores que tengan estas celdas. Así, en el primer caso tenemos que la fórmula indica que se tiene que sumar el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda A5. Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la fórmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda. Si cambiaras el valor que hay en la celda A3 o el de la celda A5, los resultados de las fórmulas en las que aparecen estas celdas cambiarían. Las referencias indican la posición de las celdas en las que se deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el nombre de la columna y la fila que definen la celda. 4

5 En Excel hay tres tipos de referencias: Las referencias pueden identificar celdas o grupos de celdas en una hoja de cálculo. Algunos ejemplos de referencias a una celda pueden ser A1, D7 o F5, mientras que algunos ejemplos de referencias de grupos (rangos de celdas) son B4:C8 o A2:D6. Relativas: en este tipo de referencias, la posición de la celda se basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la fórmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posición, las referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situación. Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna y de la fila: A1, E5, B2:C4... Absolutas: se indica la posición exacta donde se encuentra la celda en la hoja de cálculo. Para indicar que una referencia es absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del número de fila. Por ejemplo: $B$1, $D$5... Estas referencias indicarán siempre estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda Mixtas: este tipo es una combinación de las dos de antes. Indica a Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa. Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $ antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3... Cuando hayas escrito una fórmula, podrás cambiar entre los distintos tipos de referencias que hay poniendo el cursor de texto en la referencia que quieras cambiar y pulsando la tecla. Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias veces, esta referencia irá cambiando de esta forma: D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta) Al escribir una fórmula o editar una celda que tiene una fórmula, Excel recuadra las celdas a las que se hace referencia en la fórmula con un color, que es el mismo color con el que aparece la referencia a la celda en la fórmula. Esto te puede ayudar a la hora de trabajar con las referencias. 5

6 Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir referencias: Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es la esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha. Unión (, ): crea una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemplo, C3,C5. Intersección ( ): este operador es un espacio, y crea una referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por ejemplo, A3:C3 B2:B4. Para hacer referencia a filas o columnas completas, puedes usar también las siguientes formas de referenciar: Todas las celdas de la columna: A:A. Todas las celdas de la fila: 2:2. Todas las celdas de las columnas B a D: B:D. Todas las celdas de las filas 1 a 4: 1:4. Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es mediante la selección de las celdas con el ratón. Una vez has escrito el signo = en la celda, sólo tienes que hacer clic en la celda a la que quieras hacer referencia o arrastrar sobre el rango de celdas para la referencia; estas celdas pasan automáticamente a formar parte de la fórmula. En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado F1C1 (el estilo de referencia predeterminado, que hemos visto hasta ahora, se llama estilo A1). En este estilo de referencia F1C1, la posición de la celda se indica mediante una F seguida de un número de fila y una C seguida del número de columna. Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que está 2 filas más abajo y una columna más hacia la derecha, o F[-2]C[-3], que indica la celda que está dos filas más hacia arriba y tres columnas más hacia la izquierda. Una referencia absoluta podría ser F3C5, que indica la celda que está en la tercera fila y la quinta columna, mientras que una referencia mixta podría ser F2C[1] o F[1]C4. Para poner este estilo de referencia, accede a Opciones de Excel, en el menú del Botón de Office, ponte en la categoría Fórmulas y activa la casilla Estilo de referencia F1C1. Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en Excel; sólo se utiliza a veces cuando se crean macros. 6

7 Si el nombre de la hoja tiene algún espacio en blanco o algún carácter no alfabético (es decir, que no sea letra ni número: el signo -, coma (,), punto (.), punto y coma (;), mayor (>), menor (<), igual (=)...), tendrás que poner comillas sencillas al principio y al final del nombre de la hoja. Por ejemplo: ='Libros comprados'!b3. 3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS De la misma manera que hemos hecho referencia a celdas que están en la misma hoja de cálculo, también podemos referenciar celdas que estén en otras hojas. Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un signo de exclamación (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la celda A2 de la hoja llamada Hoja4. En estos casos, y para que no te equivoques al poner las referencias, suele ser más cómodo que señales las celdas directamente con el ratón. Para esto, mientras estés escribiendo una fórmula y quieras hacer referencia a celdas de otra hoja, sólo tienes que hacer clic en la hoja con el ratón y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondrá la referencia automáticamente, poniendo el símbolo de admiración y las comillas simples (si son necesarias). Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas como referencias relativas, absolutas o mixtas... También es posible hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y Hoja3 de tu libro. Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar con funciones de Excel (más adelante explicaremos lo que son y cómo se utilizan las funciones). Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una o varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar el rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los nombres de la primera y de la última hoja. A continuación pondremos el signo! y la celda o el rango de celdas. Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5 de las hojas que estén entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro, incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5 incluye las celdas del rango B2:D5 que estén entre las hojas Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas. 7

8 4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS Cuando las celdas que tienen fórmulas se mueven a otra zona de la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian. Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otro lado, la fórmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3. Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, Excel actualiza las fórmulas para que se ajusten a las nuevas posiciones. Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar, Excel cambiará la fórmula de la celda B4 de forma que siga apuntando al sitio donde hemos movido la celda o celdas. Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las que se hace referencia en alguna fórmula. En este caso, como la fórmula haría referencia a unas celdas que ya no están, porque has puesto sobre ellas otras celdas, la fórmula dará como resultado el valor de error # REF!. Cuando copiamos celdas que tienen fórmulas, el comportamiento es diferente según sean las referencias de estas fórmulas relativas o absolutas. Si las referencias de una fórmulas son relativas, al copiar la celda de la fórmula, Excel las actualiza automáticamente (también ajusta las partes relativas de las referencias mixtas). 8

9 Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque este tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja de trabajo. Si eliminas una celda, una fila o una columna que pertenece a un determinado rango en una referencia (por ejemplo, si tienes el rango A2:A7 en una fórmula y eliminas la celda A4), Excel ajustará automáticamente el rango de la fórmula y no dará error de referencia. Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda con la fórmula, esta fórmula sigue haciendo referencia a las mismas celdas que antes: no se actualizan las referencias. Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de las fórmulas se ajustarán (tanto si son referencias absolutas, relativas o mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya que, en este caso, la fórmula mostrará el mensaje de error # REF!. Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel también cambia las referencias de las fórmulas para que sigan apuntando a las mismas celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas). Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover, insertar y eliminar hojas: Al eliminar una hoja que esté dentro del rango de una referencia 3D, los valores de la hoja eliminada se quitarán de la fórmula que utilice esta referencia a la hora de realizar el cálculo. Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel incluirá los valores de la nueva hoja en los cálculos de la fórmula. Se añadirán a los cálculos el mismo rango de celdas que estuviera seleccionado en las otras hojas de la referencia 3D. Si mueves hojas que están dentro del rango hasta ponerlas fuera del rango, los valores de estas hojas se eliminarán del cálculo. Si mueves la primera o la última hoja del rango, el cálculo se ajusta para poner el nuevo rango de hojas entre ellas. 9

10 5. NOMBRES EN LAS FÓRMULAS En lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de celdas en las fórmulas, puedes asignarles nombres, para que sea más sencillo el crear o entender lo que hacen las fórmulas. La forma más sencilla de asignar un nombre en la celda en la que te encuentras es ponerte en el cuadro de nombres e introducir el nombre. Para poner un nombre a un rango de celdas se haría de la misma forma, pero seleccionando primero el rango de celdas a nombrar. Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir nombres: El primer carácter del nombre tiene que ser una letra, un signo de subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. No puedes usar espacios (puedes usar el carácter de subrayado (_) o un punto para separar las palabras). El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo. No puedes poner nombres que sean iguales a una referencia de celdas (por ejemplo, no puedes poner el nombre C2 o B$4). Además, puedes usar letras mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, ten en cuenta que no se diferencian entre mayúsculas y minúsculas en los nombres (no puede existir un nombre llamado Libros_comprados y otro nombre Libros_COMPRADOS). Para utilizar un nombre en una fórmula, simplemente escribe este nombre en el lugar adecuado de la fórmula. Excel reconocerá el nombre y utilizará la celdas o rango de celdas representado por ese nombre. 10

11 En el primer ejemplo anterior, el nombre Solic_Virus hace referencia a la celda B5, mientras que, en el segundo ejemplo, el nombre Pendientes hace referencia al rango de celdas C3:C6 (SUMA es una función de cálculo de Excel; más adelante veremos las funciones). Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rótulos o títulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan las categorías de la información que aparece en la hoja. Por ejemplo, en este caso tenemos la información clasificada en cada uno de los tres primeros meses del año y para cada tipo de libro (novelas, libros técnicos, libros de historia, infantiles y otros). Excel permite convertir estos rótulos o títulos en nombres, de forma que se puedan utilizar directamente en las fórmulas. Para esto, tras seleccionar las celdas que forman la tabla (incluyendo los rótulos de fila y de columna), pulsa el botón del grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones. Como el primer carácter de un nombre no puede ser un número, si un rótulo o título empieza por un número, Excel añade un símbolo de subrayado (_) delante. Además, también sustituye los espacios por este símbolo de subrayado (_). En el cuadro de diálogo que se mostrará puedes indicar dónde están los rótulos o títulos. Tras aceptar el cuadro se crearán los nombres, con lo que ya los podrás utilizar el las fórmulas que insertes en las celdas (por ejemplo, podrías poner en una celda la fórmula =SUMA(Novelas), para obtener el total de novelas vendidas). Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que la celda es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella, podrás utilizar el rótulo o nombre de fila y de columna (por ejemplo, =Marzo Técnicos). 11

12 En el grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas tienes otras opciones relativas a la creación y administración de nombres. Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro (modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...), utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar pulsando el botón. Puedes ordenar la lista de nombres ascendente o descendentemente haciendo clic en el título de la columna adecuada. Además, desde el botón Filtro puedes filtrar los nombres para ver sólo un subconjunto de ellos (por ejemplo, los nombres locales a una hoja de cálculo o globales a todo el libro, o los nombres con valores que tengan algún tipo de error). En las distintas filas de este cuadro aparecen los nombres definidos, su valor actual, la referencia de celdas, su ámbito (es decir, si está a nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de cálculo en particular) y un comentario o información adicional. Con el botón Editar podrás cambiar el nombre, la referencia de celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que Eliminar lo borrará. Si pulsas el botón Nuevo aparecerá el cuadro Nombre nuevo. Este cuadro es el que proporciona una mayor flexibilidad a la hora de crear nuevos nombres, porque puedes elegir el ámbito (el libro o una determinada hoja) o incluir un comentario. 12

13 Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda o celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botón de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones. De esta forma también aparecerá el cuadro Nombre nuevo, mostrándose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo Hacer referencia a. Excel pone en principio referencias absolutas para definir nombres porque, de esta manera, no cambian si se mueve o copia la celda que tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias relativas, tendrás que modificar las referencias que aparecen en este campo. Otra de las cosas que podemos hacer con los nombres es, en lugar de hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas, poner un nombre a una fórmula o a un valor sin tener que ponerlo en una celda de la hoja de cálculo. Para esto tienes que escribir el signo = seguido del valor o de la fórmula como referencia del nombre, en el cuadro Nombre nuevo. Por ejemplo, es más cómodo y se entiende mejor trabajar con una fórmula del tipo =SUMA(Libros VendidosEnero) que hacerlo con otra del estilo =SUMA(B5:F5), aunque el resultado sea el mismo. Al crear una fórmula, en lugar de escribir los nombres que quieras usar, también puedes pulsar el botón y elegir el nombre que quieres insertar. El uso de nombres puede hacer que las fórmulas sean más sencillas de entender y que sea más fácil el cambiar o modificar las fórmulas de las hojas de cálculo. Una vez que has introducido nombres en la hoja de cálculo, puedes actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opción Aplicar nombres del menú del botón. 13