Unidad 8: Edición. 8.0 Introducción. 8.1 Copiar. Básico

Transcripción

1 Unidad 8: Edición 8.0 Introducción Gran parte de la edición en Excel es similar a editar en otras aplicaciones de Microsoft Office. Así que si usted sabe cómo copiar y pegar texto en Word, sabrá cómo hacerlo en Excel. Esta unidad cubre lo básico, pero también le da una serie de consejos y trucos sencillos para copiar/pegar de forma más efectiva en Excel. 8.1 Copiar Básico Copiar en Microsoft Excel duplica el contenido de todas las celdas que están seleccionadas (estas son recogidas temporalmente hasta que se "pegan" en otro lugar). Las celdas seleccionadas aparecen en gris con un borde negro en negrita. Al igual que en otras aplicaciones de Microsoft Office, hay muchas formas de realizar la copia. En aras de la sencillez, recomendamos usar solo dos, una utilizando el teclado y la otra usando el ratón: Manteniendo pulsada la tecla "Ctrl", pulsar "C" (Ctrl-C); o bien 2010 Excel with Business 1 Unidad 8: Edición

2 Hacer clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas para crear este menú y seleccionar Copiar. Seleccionar celdas para copiar Al situarse encima de una celda, el puntero del ratón asumirá la forma de una cruz gruesa: Hacer clic con el botón izquierdo del ratón selecciona la celda que se encuentra debajo de esta cruz. Mantener pulsado el botón del ratón mientras mueve el puntero a otra celda selecciona todas las celdas formando un rectángulo entre las dos celdas. Con el teclado, las teclas de dirección mueven por la hoja de cálculo la celda seleccionada. Copiar hojas de cálculo completas Hacer clic en el cuadro de la esquina superior izquierda de una hoja de cálculo selecciona todas las celdas de esa hoja, y esta (luego pulsar Ctrl-C y pegar en la celda A1 de una nueva hoja) es una forma de copiar una hoja de cálculo entera. Más sencillo, y más seguro en términos de preservar el formato y los vínculos, es copiar toda la hoja entera usando su pestaña. Manteniendo pulsado Ctrl, haga clic con el botón izquierdo en la pestaña de la hoja, y manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastre el puntero a la derecha de la pestaña: un triángulo negro debería apuntar al espacio donde se insertará la pestaña de la nueva hoja Excel with Business 2 Unidad 8: Edición

3 Cortar Cortar elimina los contenidos de las células seleccionadas en lugar de simplemente copiarlas. Si quiere borrar los contenidos de las células seleccionadas tras haberlos pegado en otro lugar, hágalo en lugar de cortarlos. La razón por la que no aconsejamos usar la opción de corte es que, mientras corta, usted pierde la celda original como referencia, por lo que no puede ver ninguna diferencia que suceda en la celda como resultado de la copia. Por ejemplo, la celda podría contener una fórmula cuyo resultado usted espera que no cambie con el movimiento, mientras que Copiar > Pegar > Borrar le da la oportunidad de comprobarlo con seguridad. Ciertamente, use esta función con precaución con los datos importantes. 8.2 Pegar Básico Pegar transfiere los contenidos de una celda o celdas (que fueron copiadas previamente) a la celda seleccionada. Cuando se ha copiado más de una celda, la celda seleccionada para pegar será donde se copie la esquina superior izquierda de la selección, y el resto de la selección tendrá la misma ubicación relativa que en los datos originales. Ejemplo La tabla de números mostrada arriba ha sido seleccionada, copiada usando Ctrl-C y ahora se ha seleccionado la celda D7. Pulsar Ctrl-V ahora pega la tabla completa, preservando sus posiciones relativas: 2010 Excel with Business 3 Unidad 8: Edición

4 Al igual que con la copia, y para mantener las cosas sencillas, recomendamos usar solo dos de las muchas maneras de pegar, una utilizando el teclado y la otra usando el ratón: Manteniendo pulsada la tecla "Ctrl", pulsar "V" (Ctrl-V); o bien Hacer clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas para crear el menú y seleccionar Pegar. Qué es lo que se pega? Ctrl-V, o simplemente Pegar, reproduce los contenidos y el formato de la celda copiada. Si se seleccionaron filas o columnas completas, también se copiará su altura/anchura. De forma similar, si la celda tiene un comentario insertado, ese comentario también se copiará. El contenido de la celda es todo lo que aparezca en la barra de fórmulas cuando se selecciona la celda. Estos contenidos pueden ser una fórmula (en cuyo caso está precedida de un signo =) o datos (en cuyo caso, no lo está). El resultado de la celda (es decir, los números o texto que aparecen en la celda de la hoja de cálculo) pueden cambiar cuando se copia/pega una celda en otro lugar si ese resultado depende de una fórmula. Las celdas de datos siempre se mantendrán fijas al ser copiadas, su contenido y resultado son idénticos. El formato de la celda incluye: o La apariencia de la celda (color de relleno, borde, tipo y tamaño de fuente, orientación del texto dentro de ella, etc.) o El tipo de celda. Si la celda es un número, texto o fecha (ver Unidad 28: Formato de número). Ejemplo El siguiente ejemplo ilustra estas propiedades para la celda A4: 2010 Excel with Business 4 Unidad 8: Edición

5 Apariencia: Celda de color amarillo, fuente negrita y cursiva, alineación derecha Tipo: Número Contenido: Fórmula SUMA(A1:A3) Resultado: 9 Copiar una celda siempre copia toda esta información. Pegar, sin embargo puede ser selectiva. Usted puede elegir pegar solo los contenidos o solo el formato, por ejemplo. Pegado parcial Copiar solo los resultados Una vez que una celda o celdas han sido copiadas y se ha seleccionado un destino para esas celdas, entonces se pueden pegar solo sus resultados seleccionando el menú Pegar desde la Cinta de opciones: Inicio > Portapapeles > Menú Pegar > Pegar valores Copiar solo formatos Una vez que una celda o celdas han sido copiadas y se ha seleccionado un destino para esas celdas, entonces se pueden pegar solo sus formatos seleccionando el menú Pegar desde la Cinta de opciones: Inicio > Portapapeles > Menú Pegar > Pegado especial (y luego seleccionando la opción Formatos ). Problemas Hay un par de posibles problemas que vale la pena tener en cuenta cuando se trata de pegar. El área de copiado y pegado no tienen el mismo tamaño y forma Este error tiene un aspecto similar a este: 2010 Excel with Business 5 Unidad 8: Edición

6 Este error ocurre si las celdas que ha copiado no caben en el espacio en el que quiere pegarlas. Sucede muy comúnmente cuando usted selecciona una hoja completa 1 para copiarla y luego intenta pegarla en cualquier celda que no sea A1. La hoja copiada, excede entonces el borde de la hoja en la que está intentando pegarla. También tiene que tener cuidado si está copiando y pegando en una hoja con celdas combinadas, usted no puede cambiar parte de una celda combinada, por lo que si su pegado invade parcialmente esa celda, no se le permitirá. Números con formato de texto Un escollo que puede encontrar con los datos importados o copiados a una hoja de cálculo (en oposición a introducidos manualmente) es que Excel puede interpretar los números como texto. Si esto sucede, esas celdas no serán incluidas en una SUMA cuando las seleccione, serían tratadas como letras. En las últimas versiones de Excel (desde el 2003), aparecerá un aviso para advertirle de esto, un triángulo verde ubicado en la esquina superior izquierda de la celda y si pasa sobre él, le dirá que este es un número con formato de texto. Ver Unidad 28: Formato de número, para más información sobre esto. 8.3 Insertar Diferencia con Copiar y Pegar Insertar una celda mueve las celdas a su derecha o debajo para hacer sitio. La característica inteligente de Insertar es que cualquier fórmula en esas celdas desplazadas se ajusta para que siga refiriéndose a las mismas fuentes. Así que si una fórmula de cualquier lugar de una hoja de cálculo se refiere a la celda A4, yo inserto una celda y A4 se mueve hacia abajo una celda, la fórmula se actualizará automáticamente para referirse a A5. 1 O una fila completa, o una columna completa de celdas Excel with Business 6 Unidad 8: Edición

7 Ejemplo En el ejemplo de arriba, las celdas amarillas tienen vínculos con las celdas A7 y B7 respectivamente (para aprender sobre las referencias a otras celdas, ver Unidad 11: Referencias de celda). Hacer clic en Insertar celdas en la Cinta de opciones: crea el siguiente menú Elegir Desplazar las celdas hacia abajo significa que Argentina y Australia son movidas hacia abajo en la tabla, pero las celdas amarillas continúan estando 2010 Excel with Business 7 Unidad 8: Edición

8 vinculadas a Argentina (la fórmula de las celdas amarillas se actualiza automáticamente para tener en cuenta las celdas insertadas): Mover celdas a huecos Mantener pulsada la tecla Mayúsculas y luego hacer clic y arrastrar una celda, da como resultado que cuando usted suelta el botón del ratón la celda es insertada (no copiada sobre una celda). Vale la pena dominar esto. Ejemplo En este ejemplo, hacer clic sobre Essex al mismo tiempo que manteniendo pulsada Mayúsculas y arrastrarla a la derecha, significa que cuando suelte el botón del ratón la celda será insertada entre Surrey y Hampshire. El cursor adopta la forma que rodeamos en rojo, indicando dónde se insertará la celda. Las otras celdas se desplazan alrededor de la celda que se ha movido, es decir, Sussex se ha movido a la izquierda a la columna B para llenar el espacio dejado por Essex Excel with Business 8 Unidad 8: Edición