Contenido. Introducción Usando di Monitoring como un usuario normal Uso de di Monitoring como un operador de entrada de datos...

Transcripción

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2 Contenido Introducción... 3 Características principales... 3 Los niveles de usuario... 4 El aprendizaje de di Monitoring... 4 Usando di Monitoring como un usuario normal... 5 Acceso a di Monitoring... 5 Interfaz de usuario del di Monitoring... 6 Ocultar y reorganizar columnas en la vista de los datos Filtrado de la vista de datos Impresión de informes Otras funciones Uso de di Monitoring como un operador de entrada de datos Introducción de valores de datos reales Introducción de los comentarios

3 Introducción Bienvenido a di Monitoring! di Monitoring es una aplicación basada en línea para la gestión de datos destinada a facilitar el seguimiento y la evaluación de programas y de indicadores de proyecto dentro de un marco más amplio. La aplicación utiliza la tecnología de base de datos DevInfo. Características principales A continuación se presentan algunas de las características claves de di Monitoring: Permite un monitoreo fácil de programa y de los indicadores de proyecto dentro de un marco en una sola aplicación basada en web Permite a los usuarios filtrar rápidamente los registros para ver cuáles son los indicadores en ruta, casi en ruta y fuera de ruta. Proporciona un método sencillo para ver los indicadores a traves diversas dimensiones definidas por el usuario, tales como aquellos relacionados con un donante o socio especifico. Permite a los operadores de entrada de datos introducir los valores reales de forma continua en línea. Permite a los administradores crear marcos personalizados por indicador 3

4 Los niveles de usuario di Monitoring se puede acceder en cuatro diferentes niveles de usuario: Interfaz de usuario normal - Un usuario normal puede ver los datos dentro de un marco estructurado que consta de indicadores clasificados y catalogados, para facilitar el seguimiento y evaluación del programa. Operador de entrada de dato - Además de ser capaz de realizar las mismas funciones que un usuario normal, un operador de entrada de datos también puede introducir valores de datos actuales y comentarios acerca de los indicadores dentro de cada marco. Administrador - Además de ser capaz de realizar las mismas funciones que un operador de entrada de datos, un administrador también puede modificar los marcos que le asigne el administrador del sitio, este puede crear / modificar usuarios, modificar el rango utilizado para calcular los índices, y editar / traducir el idioma que aparece en el interfaz de usuario. Administrador del Sitio - Además de ser capaz de realizar las mismas funciones que un Administrador, El Administrador de sitio puede crear / editar nuevos marcos (que consta de los indicadores del programa clasificados, dimensiones, líneas de base, objetivos y valores de los datos previstos), crear / crear / modificar usuarios - ahi incluidos los usuarios de administrador- editar el rango utilizado para calcular los índices, y editar / traducir el idioma que aparece en la interfaz de usuario. El aprendizaje de di Monitoring La información detallada sobre las diversas características de di Monitoring se pueden encontrar en los siguientes capítulos de esta Guía de usuario: Capítulo 1, "Uso de di Monitoring como usuario normal", explica las características disponibles dentro de la aplicación para los usuarios normales. Capítulo 2, "Uso de di Monitoring como un operador de entrada de datos", explica las diversas funciones disponibles para los operadores de entrada de datos. Por favor, consulte la Guía de di Monitoring Administrador para aprender acerca de las funciones disponibles para el administrador o el administrador de Sitio. 4

5 CAPITULO 1 Usando di Monitoring como un usuario normal En di Monitoring un usuario normal puede ver los datos dentro de un marco estructurado que consta de indicadores clasificados y catalogados, para facilitar el seguimiento y la evaluación de programas. Este capítulo explica las características de las aplicaciones disponibles para los usuarios normales. Acceso a di Monitoring di Monitoring es una aplicación de gestión de datos en línea alojado en un servidor web. La aplicación se puede acceder mediante un navegador de Internet. Siga los siguientes pasos para acceder a la aplicación en su ordenador: Abrir el MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome o Safari de Apple Introduzca la dirección web proporcionada por su administrador local de di Monitoring y pulse ENTER 5

6 La aplicación abre la ventana de acceso di Monitoring (Fig. 1.1) Fig Ventana de acceso de di Monitoring Introduzca el Nombre de Usuario y contraseña proporcionada por el Administrador de di Monitoring para Acceder a la aplicación de di Monitoring. Interfaz de usuario del di Monitoring El interfaz de usuario de di Monitoring consiste en una vista de datos que muestra un marco desplegable debajo de una sola barra de menú (Fig. 1.2). Fig Interfaz de usuario de di Monitoring Primero, seleccione el marco deseado en la lista desplegable del cuadro de marco a la izquierda de la barra de menús. Los usuarios sólo pueden ver los marcos que les asigne el administrador o administrador del sitio. Nótese que un marco se refiere a un plan estructurado para organizar las metas y objetivos de programa. Un marco, se compone de varios niveles (por ejemplo, metas, resultados, productos, etc), con indicadores asignados a los diferentes niveles para ayudar a monitorear las metas y objetivos del marco. Si un marco ha sido traducido a varios idiomas, los usuarios pueden seleccionar el idioma deseado de la lista desplegable del cuadro de idioma a la derecha de la barra de menú. 6

7 A continuación, seleccione el período de tiempo deseado de la lista desplegable del cuadro de período de tiempo en la barra de menú, para ver los índices de color aplicados. Los índices de color le permite, rápidamente, ver cuáles son los indicadores están en la ruta y cuales no, para el período de tiempo seleccionado. Haga clic a la derecha de cualquier fila para ver más detalles sobre ese determinado elemento (Fig. 1.3). Figura Visualización de los detalles de los elementos del marco 7

8 Haga clic en el signo + a la izquierda de cualquier fila para que se expanda, y muestre el siguiente nivel del marco. Siga expandiendo los niveles hasta llegar a los indicadores (Fig. 1.4). Figura Visualización de datos de los indicadores La vista de datos muestra los datos de cada indicador en el marco en las siguientes columnas: Índice de color No. Indicador Indicador Dimensiones Pantallas de estado Línea de base Muestra el color verde si el valor del indicador está en ruta para el año seleccionado, amarillo si está casi ruta y rojo si esta fuera de la ruta. Los diferentes colores son asignados basados en un índice, cuya fórmula es fijada por el Administrador. Tenga en cuenta que si bien el valor de los datos previsto o real falta para un período de tiempo determinado, el índice no se calcula y se mostrará un color gris. Los colores de los índices permiten al usuario determinar rápidamente cuáles son los indicadores que están funcionando bien y cuáles son los de bajo rendimiento. Muestra el número de serie del indicador Muestra el nombre del indicador, junto con su unidad y en el subgrupo Muestra información de los diversos atributos de los indicadores definidos por el usuario, tales como los supuestos y los riesgos, los donantes, los socios, etc. Notese que las dimensiones son personalizables y son diferentes de marco a marco. Muestra si los valores de los datos en las columnas a la derecha son previstos o reales. Muestra el valor base para el indicador. 8

9 Períodos de tiempo Meta Muestra los valores previstos y reales para el indicador, cuando disponible, para todos los períodos del marco de tiempo (por ejemplo, años, trimestres, etc) Muestra el valor esperado para el indicador Muestra el gráfico de tendencia para los valores previstos y reales para el indicador seleccionado (Fig. 1.5) Fig Gráfico de tendencia que muestra los valores previstos y reales La línea verde representa los valores de datos previstos, mientras que la línea roja representa los valores actuales de los datos. De esta manera, se puede observar, analizar y monitorear fácilmente el desempeño del indicador. seleccionado Muestra los comentarios, si hay alguno, para el indicador 9

10 Ocultar y reorganizar columnas en la vista de los datos Para ocultar o reorganizar las columnas en la vista de datos, haga clic en Ver en la barra de menú. Ver abre la ventana, lo que le permite gestionar la visualización de las columnas en el punto vista de datos (Fig. 1.6). Fig Gestión de la presentación de la columna en la vista de los datos Para ocultar una columna en la vista de datos, desactive la casilla a la izquiera. Para hacerla visible de nuevo, selecciónela de nuevo. Para modificar el orden de las columnas en la vista de datos, seleccione una columna y utilice las flechas para mover la columna a la posición deseada. Cuando esté satisfecho con los cambios, haga clic en Aceptar. 10

11 Filtrado de la vista de datos Para filtrar la vista de datos por valores de la dimensión o por color de índice, haga clic en Filtro en la barra de menú. La ventana de filtro se abre y le permite seleccionar los parámetros que desea filtrar (Fig. 1.7) Fig Filtrado de la vista de datos El panel izquierdo muestra las dimensiones disponibles y sus valores en la vista de datos. De manera predeterminada, todos los valores de la dimensión están deseleccionados. Para mostrar sólo los indicadores asociados con un valor de dimensión en particular, seleccione la casilla. Esta característica es útil cuando se desea filtrar determinados valores de la dimensión para el control rápido (por ejemplo, el filtrado de un donante en particular con el fin de mostrar sólo los indicadores relacionados con el donante). El panel derecho muestra todos los "semáforos" de los índices utilizados en la vista de datos. Predeterminadamente, todos los índices están seleccionados. Para mostrar sólo los indicadores asociados a un índice determinado, deseleccione los otros índices. Esta característica es útil cuando se desea aislar un índice determinado (por ejemplo, seleccionar el índice de color rojo con el fin de mostrar sólo aquellos indicadores que están fuera de la ruta correcta). Para borrar todos los filtros aplicados anteriormente, haga clic en Restablecer. Cuando haya terminado con sus selecciones de filtro, haga clic en Aceptar. 11

12 Impresión de informes Para imprimir un informe de base de datos, haga clic en Imprimir en la barra de menú. La ventana de impresión se abre, lo que le permite seleccionar el informe que desea imprimir (Fig. 1.8). Fig Impresión de informes En Tipo de informe, seleccione Informe estándar para imprimir un documento de MS- Excel que contiene el contenido de la vista de datos actual. Tenga en cuenta que algunos filtros han sido aplicados o si las columnas han sido ocultadas, el informe estándar replicará la vista de datos actual. Seleccione informe detallado para imprimir un documento de MS-Excel que contiene el contenido de la base de datos, independientemente de si los filtros se han aplicado o se ocultan las columnas. Bajo la estructura del informe, seleccione Informe de tabla dinámica para mostrar datos en una base, sin el formato de la tabla MS-Excel la que se puede ser editada a su gusto. Seleccione Imprimir informe listo para exportar el marco de MS-Excel en la pantalla con el mismo formato tal y como aparece en el di Monitoring, incluidos los colores de índice y el ordenamiento de los elementos del marco. 12

13 Otras funciones Utilice los siguientes comandos de menú para realizar varias funciones adicionales en el di Monitoring: Actualizar Exportar datos Documentos Actualiza la vista actual, o refleja las ediciones y los cambios a la base de datos subyacente a través del panel de administración (por ejemplo, nuevos valores de datos o indicadores). Exporta toda la estructura como una base de datos de formato DevInfo (. mdb), que puede ser posteriormente abierto usando el software de base de datos DevInfo (usuario y módulos de datos de administrador). Le permite ver varios documentos relacionados con el marco seleccionado. 13

14 CAPITULO 2 Uso de di Monitoring como un operador de entrada de datos di Monitoring le ofrece a los usuarios que están asignados los privilegios de operador de entrada de datos (incluido el administrador) la capacidad para introducir valores actuales y comentarios a los diversos indicadores del marco. Este capítulo explica cómo un operador de entrada de datos pueden realizar estas funciones en di Monitoring. Introducción de valores de datos reales Después de entrar en di Monitoring, amplié los niveles de marco en la vista de datos y visualizar el indicador para el cual desea introducir valores de datos (Fig. 2.1). Fig La generación de la vista de datos para introducir datos 14

15 Haga clic en la celda deseada de la vista de datos en la que desea introducir un valor de datos. Tenga en cuenta que sólo puede introducir los datos a los valores actuales ya que los valores previstos sólo pueden ser introducidos por el administrador. Supongamos que se desea introducir un valor para el año 2010 para un indicador en particular. Al hacer clic en la celda 2010 se abre la ventana de entrada de datos que se puede ver a continuación (Fig. 2.2) Fig. 2.2 Ventana de entrada de datos. Introduzca el valor de los datos que desee en el cuadro actual. Luego, seleccione la fuente deseada de la lista desplegable en el cuadro Origen. 15

16 Para crear una nueva fuente, seleccione Nuevo en la lista desplegable en el cuadro Origen e introduzca los datos solicitados (editor, título y año) en la ventana de Fuente Nueva (Fig. 2.3). Fig Ventana de entrada de Fuente Nueva Continué introduciendo las notas a pie de página, si lo desea, en la ventana de entrada de datos. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar para guardar la entrada a la base de datos. Para ingresar los datos para el período siguiente para el mismo indicador, haga clic en Siguiente. Del mismo modo, para introducir los datos para el período de tiempo anterior para el mismo indicador, haga clic en Atrás. Cuando haya terminado de ingresar los datos de ese indicador en particular, cierre la ventana de entrada de datos o haga clic en Cancelar. Siga introduciendo los datos de los indicadores que se desee, siguiendo el mismo procedimiento descrito anteriormente. 16

17 Introducción de los comentarios Para ingresar comentarios a cualquiera de los indicadores del marco, haga clic en la última columna de la fila del indicador deseado para abrir la ventana de comentario (Fig. 2.4). Fig Ventana de comentarios del indicador Introduzca el texto que desee en el cuadro de comentarios, utilizando las opciones de formato si las desea. Haga clic en Aceptar para guardar el comentario 17