Manual de Cargos Automáticos

Transcripción

1 Manual de Cargos Automáticos

2 CONTENIDO. INTRODUCCION Ingreso a la Sucursal Electrónica 4 Subir Archivo de Cargos Automáticos 5-9 Mantenimiento cargos Automáticos 10 Cómo incluir un nuevo cargo automático? 10 Cómo borrar o modificar un cargo automático? 12 Cómo modificar un cargo automático? 14 Proceso de Cargos Automáticos 17 Histórico de Cargos Automáticos

3 INTRODUCCION Credomatic ha diseñado un sistema ágil, basado en Internet para el manejo de Cargos Automáticos de las empresas afiliadas. Para realizar el proceso de cargos automáticos, existen dos pasos sencillos: 1) Subir el archivo de cargos a la Sucursal Electrónica 2) Ejecutar el proceso de cobro. Además, el sistema da la flexibilidad al afiliado de: procesar transacciones la cantidad de veces que quiere durante el mes, re-procesar transacciones que fueron denegadas en su primer procesamiento, modificar los montos y referencias de transacciones que están en el sistema que aún no han sido procesadas. crear nuevos cargos automáticos borrar cargos automáticos generar reportes históricos por número de referencia, tarjeta, y entre fechas

4 Manual de Cargos Automáticos a través de la Sucursal Electrónica. Todas las operaciones explicadas en este manual se realizan dentro de la Sucursal Electrónica de CREDOMATIC. Las personas para ejecutar los procesos explicados deberán contar con un Usuario y Clave para dicha Sucursal. Para mayor información acerca de la Sucursal Electrónica, favor visitar nuestra página web en seleccionando la opción. ó clic en.. Para mayor información acerca del ingreso a la Sucursal, favor usar como referencia el manual. Una vez dentro de la Sucursal, haga clic en la opción Consulta Consolidada, y luego... Opciones de Menú

5 Escoger el número de Afiliado con lo cual usted quiere trabajar. Una vez que escogemos el afiliado nos desplegara el siguiente cuadro, ahí le damos clic a las opciones y escogeremos la opción de cargos automáticos. Una vez que escogemos la opción de cargos automáticos nos desplegara el menú de Cargos automáticos: El primer paso será subir los archivos a la Sucursal Electrónica : Subir Archivo de Cargos Automáticos. Con esta opción el afiliado tiene la posibilidad de subir la información necesaria referente a todos los cargos automáticos a una base de datos. El archivo lo puede procesar desde Microsoft Excel. con las siguientes características: - 4-4

6 El archivo debe tener extensión.csv de Excel. A B C D E F G H I 1 N de lo que desee hacer con el cargo automático. N Referencia del cargo automático. N del Documento del cargo automático. N de Tarjeta a cargar Fecha de expiración de la tarjeta Monto del cargo automático Fech a de cobro del cliente Nombre del cliente Ejemplo 1. Ene-01 doc xxxxxxxx rdelaplata@credomatic.com Ricardo de la Plata A1 : El afiliado puede actualizar el archivo de cargos automáticos mediante las siguientes opciones: Insertar: Los números que se utilizan para ingresar un nuevo cargo automático son el N 1 y N 3, Borrar: Los números que se utilizan para eliminar un cargo son el N 2 y N 4, si se elimina el archivo no se podrá ejecutar en el proceso de cobro. Modificar: El número que se utiliza para actualizar cualquier dato de algún cargo automático es el N 5. No se podrán recuperar los antiguos datos. B1 : La referencia puede ser alfanumérica. El afiliado la asigna a cada usuario. C1 : El campo para el documento puede ser alfanumérico. Es asignado por el afiliado. D1 : Número de tarjeta de crédito o débito. Se digita todo el número sin signo de separación alguno. Ejemplo: E1 : Fecha de expiración o vencimiento de la tarjeta de crédito o débito. El formato debe ser mes y luego año (mmaaaa). Ejemplo: F1 : Monto por cobrar del cargo automático. Este se debe digitar sin puntos ni comas

7 Ejemplo: Monto con decimales: La separación de decimales debe hacerse por medio de un punto. Ejemplo. (Mil dólares con cincuenta y dos centavos) $ , (veinticinco dólares con setenta y cinco centavos) $25.75, (tres mil quinientos sesenta y nueve dólares con quince centavos) $ (Mil dólares) $ , ( Veinticinco mil dólares) $ G1 : Fecha del día de cobro del cargo automático. El formato debe ser (ddmmaaaa). Ejemplo: El archivo debe cumplir con el formato establecido, por lo cual antes de subirlo a la base de datos pasa por un proceso de revisión del formato. Una vez que el formato este listo y desee subir el archivo, debe seleccionar la opción de Subir Archivo de Cargos Automáticos. Una vez que escogemos la opción de subir archivos nos desplegara la siguiente información: - 6-6

8 Hacer clic en el botón de comando Examinar para buscar la ubicación desde su PC del archivo de cargos automáticos que desee subir. Una vez que le dimos Examinar debemos buscar donde tenemos grabado el archivo y darle abrir. Una vez que tenga la ubicación lista, debe hacer clic en el botón de comando Aceptar, para subir el archivo a la base de datos de cargos automáticos. En el momento de darle clic en aceptar, comenzara el proceso de subir el archivo de cargos automáticos a la Sucursal Electrónica y desplegara el siguiente mensaje

9 Si el archivo tuviera algún error el sistema no permitirá subir el archivo y nos indicara el error a corregir. Este es otro caso de error en el formato del archivo de cargos automáticos: Si el archivo no tiene la extensión csv ó txt no permitirá subir el archivo y desplegará el siguiente mensaje. Una vez que el proceso de subir el archivo a la Sucursal Electrónica ha terminado el siguiente paso es ir a Mantenimiento de cargos automáticos dentro de esta opción podemos realizar lo siguiente: - crear nuevos cargos automáticos - modificar cargos automáticos - borrar cargos automáticos

10 Mantenimiento de Cargos Automáticos Además de la opción que tiene el Afiliado de dar mantenimiento de los cargos automáticos por medio de un archivo formateado, también existe la posibilidad de que lo haga directamente en línea. Debe seleccionar la opción correspondiente. En esta opción el Afiliado puede hacer consultas de sus cargos (filtradas por referencia, descripción y/o monto). Además se pueden incluir un nuevo cargo automático. Como Incluir un nuevo cargo automático en la Sucursal Electrónica.? - Como primer paso debemos ir a mantenimiento de cargos automáticos - Al darle clic a mantenimiento nos llevara al siguiente cuadro

11 Una vez que le damos clic a Crear nuevo cargo automático nos desplegará la siguiente información : Ingresar los datos que se le solicitan. Por último debe hacer clic en el botón de comando Aceptar

12 Cómo borrar un cargo automático manualmente? Ir a la opción de Mantenimiento de Cargos Automáticos. Una vez que le dimos clic a Mantenimiento de cargos automáticos nos llevara al siguiente cuadro: Aquí podremos filtrar la información por medio de la referencia o el documento si no tenemos estos datos le damos clic a aceptar: Nos desplegara todos los cargos que subimos a la Sucursal Electrónica

13 Para borrar el cargo automático deseado nada más lo escogemos y le damos clic: Nos desplegara la información del cargo automático a borrar. Le damos clic a borrar y nos dará una confirmación del cargo a borrar

14 Como Modificar un cargo automático? Para modificar un cargo automático debemos ir a mantenimiento de cargos automáticos, darle clic: Al darle clic a mantenimiento cargos automáticos nos desplegará el siguiente cuadro: En este cuadro podremos filtrar el cargo automático que vamos a modificar ya sea por la referencia o por el documento si no tenemos esa información le damos clic a Aceptar y nos desplegará todos los cargos que se subieron a la Sucursal Electrónica

15 Una vez que nos despliega los cargos podremos escoger el que vamos a modificar, le damos clic y nos desplegará la información del cargo: En esta opción podremos modificar el correo electrónico, el monto, la fecha de cobro, la tarjeta o la fecha de vencimiento. Una vez que tenemos hechos los cambios le damos clic a Aceptar:

16 Y nos desplegará la confirmación de que el cargo a sido editado para confirmar ese cambio nos vamos de nuevo a mantenimiento de cargos y vemos la modificación: El monto fue cambiado: Una vez que borramos, modificamos y creamos nuevos cargos automáticos en la Sucursal Electrónica el siguiente paso es Procesar esos cargos automáticos:

17 Proceso de Cargos Automáticos. El afiliado puede procesar el cobro del archivo de cargos automáticos que subió a la base de datos cuando lo desee. Seleccione la opción de Proceso Cargos Automáticos Le desplegará el siguiente cuadro: Esta pantalla le muestra la última fecha en que se proceso un archivo y los cargos pendientes de procesar. Para empezar con el proceso de cargos automáticos, debe hacer clic en el botón de comando Ejecutar proceso

18 Le desplegará un mensaje cuando inicie el proceso. Una vez que empiece el proceso no podrá ejecutar otro, sino hasta que termine. Solo puede correr un proceso a la vez por afiliado. Cuando se procesen cada uno de los cargos, a los clientes se les enviará un correo de notificación, y el afiliado recibirá en su correo electrónico un reporte del proceso de cargos automáticos. Una vez que procesamos los cargos automáticos la información del resultado de ese proceso la podemos ver en el Histórico de Cargos:

19 Histórico de Cargos Automáticos Permite al Afiliado hacer una consulta de cargos automáticos y pagos ocasionales realizados, se incluyen las transacciones exitosas así como las que fallaron. Se debe seleccionar la opción de Histórico de Cargos Automáticos. Una vez que le damos clic a Histórico de Cargos Automáticos, nos desplegara el siguiente menú: Dentro de este menú podremos filtrar la información por referencia, documento, resultado, por un rango de fechas y a la vez podremos ordenar la información por referencia o fecha

20 Una vez que escogemos la opción y le damos clic a Consultar nos desplegará el Histórico de Cargos: