GUIA PARA NAVEGAR EN EL PORTAL DE CLIENTES

Transcripción

1 GUIA PARA NAVEGAR EN EL PORTAL DE CLIENTES 1

2 Contenido Introducción 3 Inventario Disponible 6 Backorder 11 Embarques 11 Pedido de Refacciones 14 Pedido de Calentadores 16 Cobranza 18 Reclamaciones 25 Sugerencias 26 Contáctenos 27 Perfiles de Acceso 28 Usuarios 32 Cambio de Password 37 Salir 37 2

3 Introducción Para entrar a la página deberá escribir la siguiente dirección mostrará la siguiente pantalla en la cual deberá de llenar los campos que se indican: Usuario: Dar click en el campo y escribir el nombre que le fue asignado. Contraseña: Dar click en el campo y escribir la contraseña que le fue asignada. Una vez escrito los datos correspondientes dar un click en Entrar al Sistema. Una vez realizado este proceso le mostrará la siguiente pantalla: 3

4 Esta es la pantalla principal donde se encuentra el menú con las opciones (ver recuadro azul), para la búsqueda de sus consultas: Inventario Dispónible al dar click mostrará la pantalla con el nombre de Inventario Disponible. Backorder al dar click mostrará la pantalla con el nombre de Backorder. Embarques al dar click mostrará la pantalla con el nombre de Embarques. Pedido de Refacciones esta pantalla le permitirá ingresar los pedidos de Calentadores que desee colocar al gocio. Pedido de Calentadores esta pantalla le permitirá ingresar los pedidos de Calentadores que desee colocar al gocio. Cobranza al dar click despliega un submenú con los nombres de: Estado de cuenta. Al dar un click en esta opción despliega el estado de cuenta. Facturación. Al dar click en esta opción despliega la pantalla donde podrá buscar lo que se ha facturado. Facturación Electrónica Al dar clic le abrirá una página WEB en la cual usted podrá consultar su facturación electrónica. La información que muestre es del 01-Sep-2009 a la fecha de la consulta. Reclamaciones: Al dar clic en esta opción muestra la pantalla donde podrá expresar su Reclamación. 4

5 Sugerencias: Al dar click en esta opción muestra la pantalla donde podrá expresar su Sugerencia. Contáctenos: Al dar click en esta opción muestra la pantalla donde podrá ver los nombres del personal de acuerdo al servicio que requiere. Perfiles de Acceso: Al dar click despliega un submenú con los nombres de: Agregar Perfil: Al dar click muestra la pantalla donde podrá dar de alta los perfiles que requiera. Actualizar Perfil: Al dar click muestra la pantalla donde podrá modificar sus perfiles. Eliminar Perfil: Al dar click muestra la pantalla donde podrá eliminar el perfil. Usuarios: Al dar click despliega un submenú con los nombres de: Lista de Usuarios: Al dar click muestra la pantalla donde podrá ver el listado de sus usuarios. Agregar Usuario: Al dar click muestra la pantalla donde dar de alta sus usuarios. Actualizar Usuario: Al dar click muestra la pantalla donde podrá modificar sus usuarios. Eliminar Usuario: Al dar click muestra la pantalla donde podrá eliminar sus usuarios. Cambio de Password: al dar click mostrará la pantalla para cambiar su contraseña. Salir : al dar click está eligiendo salir de la página. 5

6 Inventario Disponible: al dar clic en esta opción despliega la pantalla que muestra los parámetros para la consulta del Inventario Disponible. o Artículo: En este campo se puede hacer una búsqueda específica capturando el dato preciso. No es necesario capturar el nombre completo del producto, el sistema utiliza filtros. Ej. Si usted ingresa CALENTADOR, el sistema busca todos los productos que contengan esa palabra y que también haya existencia, de esa manera lo muestra. o Marca: Este campo muestra un listado de TODAS las marcas de productos que se manejan en el negocio, seleccione la deseada. o Línea: Este campo muestra un listado de TODAS las Lineas de productos que se manejan en el negocio, seleccione la deseada. Las líneas que se muestren están ligadas a la Marca que seleccione, es decir si selecciona la marca CALOREX, el listado de lineas le mostrará solamente aquellas que pertenezcan a esta marca. o Bodega: Este campo muestra 2 valores, Inventario DF e Inventario Saltillo. Seleccione el deseado Ya seleccionados los parámetros, se da clic en Consultar y el sistema mostrará los datos de acuerdo a los requerimientos especificados 6

7 Esta pantalla muestra el resultado de la búsqueda de Inventario Disponible 7

8 Backorder: al dar clic en esta opción despliega la pantalla que se muestra, Ud. Podrá buscar los pedidos pendientes por entregar realizando lo siguiente: Dirección: Dar click en este campo y mostrará las direcciones, seleccionar la requerida para su búsqueda. Continúa proceso en la siguiente página... 8

9 Fecha de Pedido: Dar click en este campo y desplegará un calendario como se muestra. Para seleccionar dar click en el día requerido insertará la fecha para su búsqueda. Los signos << si da un click atrasa el año. Los signos >> si da un clic avanza el año. El signo < si da un clic atrasa el mes. El signo > si da un clic adelanta el mes. Dar un clic en el día requerido para que inserte la fecha. Orden de Compra: Dar click en este campo y mostrará los pedidos que haya solicitado y que no estén facturados, seleccionar el requerido para su búsqueda. Pedidos: Dar click en este campo y mostrará los pedidos de nuesto sistema Oracle y que no estén facturados, seleccionar el requerido para su búsqueda. Artículo: Dar click en este campo y despliega todos los nombres de los productos que tenga pendientes de enviar, seleccionar el requerido para su búsqueda. Una vez seleccionadas las opciones de búsqueda deberá de dar click en Consultar y mostrará lo que está pedido pendiente de enviar de acuerdo a los datos especificados. Ver el resultado de la consulta en la siguiente página... 9

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11 Embarques : al dar clic en esta opción despliega la pantalla que se muestra el cual deberá realizar lo siguiente para la búsqueda de lo que está armado pendiente por embarcar y facturar: Pedido: Dar click en este campo y mostrará los pedidos, seleccionar el requerido para su búsqueda. Status: Dar click en este campo y mostrará el status, seleccionar el requerido para su búsqueda. Orden de Compra: Dar click en este campo y mostrará los pedidos que haya solicitado y que no estén facturados, seleccionar el requerido para su búsqueda. Dirección: Dar click en este campo y mostrará las Direcciones de entrega, seleccionar la requerida para su búsqueda. Artículo: Dar click en este campo y despliega todos los nombres de los productos que tenga pendientes de enviar, seleccionar el requerido para su búsqueda. Una vez seleccionadas las opciones de búsqueda deberá de dar click en Consultar y mostrará los productos que están armados por embarcar. 11

12 Esta pantalla muestra la información de la consulta de embarques Si damos un click en el icono que se muestra al lado izquierde del Número de Viaje, nos despliega una pantalla informativa del transportista que lleva el producto como se ilustra en la siguiente pantalla 12

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14 Pedido de Refacciones : Esta opción le permitirá ingresar los pedidos de refacciones que automáticamente se colocarán en nuestro sistema. Como se muestra en la pantalla los campos son: Cliente: Despliega el nombre del cliente tal y como está dado de alta en nuestro sistema Facturar a: Despliega la Dirección Fiscal del Cliente. Enviar a: Despliega la Dirección de Entrega del Cliente que nuestro sistema tiene dado de alta como primaria, para seleccionar otra dirección basta con dar un clic en el campo y le despliega todas las direcciones de entrega que tenga dadas de alta. En caso de que sea una dirección de entrega nueva, deberá enviarla al departamento de Administración de Ventas y/o con su vendedor antes de ingresar el pedido. Una vez que la dirección esté dada de alta, se le notificará para que proceda con la captura de su pedido Contacto: Despliega la lista de contactos que se tienen dados de alta en nuestro sistema. En caso de que se tenga más de uno, seleccionar el deseado Pedido Cliente: En este campo usted capturará su Orden de Compra Fecha de Entrega Solicitada: En este campo se ingresa la fecha que usted requiere su producto. Deberá de ser mayor a la fecha de captura del pedido. Observaciones: Es un campo abierto para que nos indique alguna observación referente al pedido que está colocando básicamente indicar fechas de entrega programadas. Posteriormente muestra un listado de TODAS las refacciones que están disponibles para venta, usted debe buscar la que requiera, indicar la cantidad en el espacio designado para ello, al final de la página indica un campo de Enviar. Al presionarlo el portal le enviará una notificación del # de pedido que ha colocado. 14

15 Nuestro sistema interno ejecuta un proceso de colocación automática de pedidos cada 30 minutos, es decir el tiempo máximo de espera para que su pedido sea colocado con nosotros es de 30 minutos. En caso de recibir algún tipo de error le agradecemos comunicarlo de manera inmediata a su ejecutivo de atención a clientes para darle el seguimiento y respuesta adecuada. 15

16 Pedido de Calentadores : Esta opción le permitirá ingresar los pedidos de refacciones que automáticamente se colocarán en nuestro sistema. Como se muestra en la pantalla los campos son: Cliente: Despliega el nombre del cliente tal y como está dado de alta en nuestro sistema Facturar a: Despliega la Dirección Fiscal del Cliente. Enviar a: Despliega la Dirección de Entrega del Cliente que nuestro sistema tiene dado de alta como primaria, para seleccionar otra dirección basta con dar un clic en el campo y le despliega todas las direcciones de entrega que tenga dadas de alta. En caso de que sea una dirección de entrega nueva, deberá enviarla al departamento de Administración de Ventas y/o con su vendedor antes de ingresar el pedido. Una vez que la dirección esté dada de alta, se le notificará para que proceda con la captura de su pedido Contacto: Despliega la lista de contactos que se tienen dados de alta en nuestro sistema. En caso de que se tenga más de uno, seleccionar el deseado Pedido Cliente: En este campo usted capturará su Orden de Compra Fecha de Entrega Solicitada: En este campo se ingresa la fecha que usted requiere su producto. Deberá de ser mayor a la fecha de captura del pedido. Observaciones: Es un campo abierto para que nos indique alguna observación referente al pedido que está colocando básicamente indicar fechas de entrega programadas. Posteriormente muestra un listado de TODAS las refacciones que están disponibles para venta, usted debe buscar la que requiera, indicar la cantidad en el espacio designado para ello, al final de la página indica un campo de Enviar. Al presionarlo el portal le enviará una notificación del # de pedido que ha colocado. 16

17 Nuestro sistema interno ejecuta un proceso de colocación automática de pedidos cada 30 minutos, es decir el tiempo máximo de espera para que su pedido sea colocado con nosotros es de 30 minutos. En caso de recibir algún tipo de error le agradecemos comunicarlo de manera inmediata a su ejecutivo de atención a clientes para darle el seguimiento y respuesta adecuada. 17

18 Cobranza al dar click en esta opción muestra el contenido que está en el recuadro azul. Estado de Cuenta: Al dar un click en esta opción despliega su estado de cuenta como se muestra en la pantalla así como la proyección de sus vencimientos. NOTA: Sí desea ver el contenido de la factura dar un click en la requerida que se encuentran en color azul y le mostrará el detalle de la factura. VER PANTALLA DETALLE DE FACTURA Pág.11. Para regresar a la pantalla anterior deberá dar un clic en Regresar. Facturación al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá ver la facturación de acuerdo a la última fecha en que fue generada. 18

19 Fecha de Pedido: Dar click en este campo y desplegará un calendario como se muestra. Para seleccionar dar click en el día requerido insertará la fecha para su búsqueda. Los signos << si da un click atrasa el año. Los signos >> si da un clic avanza el año. El signo < si da un clic atrasa el mes. El signo > si da un clic adelanta el mes. Dar un clic en el día requerido para que inserte la fecha. 19

20 Dirección: Dar click en este campo y mostrará todas las direcciones de enviado producto, seleccionar la requerida para su búsqueda. Una vez seleccionadas las opciones de búsqueda deberá de dar click en Consultar y mostrará la facturación requerida. Ver pantalla en la siguiente pagina 20

21 NOTA: Sí desea ver el contenido de la factura dará un click en la requerida y le mostrará el detalle de la factura. VER PANTALLA DETALLE DE FACTURA Pág

22 Facturación al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá ver la facturación de acuerdo a la última fecha en que fue generada. PANTALLA DETALLE DE FACTURA: Para regresar a la pantalla anterior dar un click en Regresar. Facturación Electrónica: En esta opción se podrán visualizar TODAS las facturas electrónicas generadas por Calorex desde el 1 de Septiembre de 2008 a la fecha de la consulta. Al dar clic en esta opción se abriraá automáticamente una página web que muestra los parámetros de búsqueda de las facturas Continúa proceso en la siguiente página... 22

23 Los parámetros para búsqueda de facturas son: Serie: Indica la Serie Fiscal de la Factura. Folio: Indica el rango de folios Fiscales que se deseen consultar Folio Interno: Indica el número de folio interno (sistema de Calorex) Importe: Indica una cantidad aproximada en las facturas, muestra las facturas cuya cantidad sea aproximada o igual a la indicada. Importe IVA: Indica una cantidad aproximada en las facturas, muestra las facturas cuya cantidad sea aproximada o igual a la indicada. Fecha Factura: Indica el rango de fechas que desee consultar 23

24 Muestra el resultado de la búsqueda. Para visualizar la factura en formato PDF dar clic en el botón Descargar PDF 24

25 Reclamaciónes : Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá llenar su reporte de Reclamación realizando lo siguiente: Fecha: campo que automáticamente se despliega. Atención : dar clic en este campo y seleccionar a la persona que se enviará. Cliente: campos que automáticamente se despliegan. Asunto : Dar clic en este campo y seleccionar el asunto de su reclamación. Nombre: dar click en este campo y escribir el nombre de la persona que está realizando. Ciudad y Estado: dar click en estos campos escribir la ciudad y estado donde se realiza. Teléfono: dar click en este campo y escribir su número de teléfono. Descripción de la Queja: dar clic en este campo y escribir los comentarios con respecto a este requerimiento. Para poder enviar su requerimiento dar un click en el recuadro de Enviar automáticamente enviará su queja al departamento correspondiente. y 25

26 Sugerencias: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá llenar su sugerencia realizando lo siguiente: Fecha: campo que automáticamente se despliega. Atención : dar clic en este campo y seleccionar a la persona que se enviará. Cliente: campos que automáticamente se despliegan. Nombre: dar click en este campo y escribir el nombre de la persona que está realizando. Ciudad y Estado: dar click en estos campos escribir la ciudad y estado donde se realiza. Teléfono: dar click en este campo y escribir su número de teléfono. Comentario y/o Sugerencia: dar clic en este campo y escribir los comentarios con respecto a este requerimiento. Para poder enviar su requerimiento dar un click en el recuadro de Enviar y automáticamente enviará su queja al departamento correspondiente, le enviara un mensaje y el folio con el que fue registrada su reclamación. 26

27 Contáctenos: Al dar click en esta opción despliega la pantalla donde podrá ver al personal que lo puede atender según el servicio que desea. Para regresar al menú dar un clic en Regresar. 27

28 Perfiles de Acceso: Al dar un click en esta opción despliega un submenú con los siguientes nombres Agregar Perfil, Actualizar Perfil y Eliminar Perfil seleccionar alguna opción y realizar lo indicado en cada una de estas. Agregar Perfil: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá llenar su perfil realizando lo siguiente: Nombre : Al dar un click en este campo deberá asignar el nombre que usted requiera de acuerdo al perfil que será asignado al usuario. En esta pantalla muestra las opciones y deberá dar un clic en el recuadro que requiera asignar, para ver todas las opciones deberá deslizar la barra de desplazamiento hacia abajo o arriba. Una vez seleccionado las opciones dar click en el botón de Grabar y le enviara un mensaje que dice: El perfil ha sido registrado. Dar un click en el botón de regresar. 28

29 Actualizar Perfil: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá asignar el perfil realizando lo siguiente: Perfil : En perfil deberá dar un click para que despliegue los perfiles que dio de alta, seleccionar el que desea actualizar y dar un click en el botón de Continuar y le mostrara la siguiente pantalla: Continúa proceso en la siguiente página... 29

30 En esta pantalla muestra las opciones y deberá dar un clic en el recuadro que requiera asignar o quitar, para ver todas las opciones deberá deslizar la barra de desplazamiento hacia abajo o arriba. Una vez realizado la modificación dar click en el botón de Grabar y le enviara un mensaje que dice: El perfil ha sido modificado. Dar un click en el botón de regresar. 30

31 Eliminar Perfil: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá eliminar el perfil realizando lo siguiente: Eliminar Perfil: En perfil deberá dar un click para que despliegue los perfiles que dio de alta, seleccionar el que desea eliminar y dar un click en el botón de Eliminar y le enviara un mensaje que dice: El perfil ha sido eliminado. Dar un click en el botón de regresar. 31

32 Usuarios : Al dar un click en esta opción despliega un submenú con los siguientes nombres Lista de Usuarios, Agregar usuarios, Actualizar Usuarios y Eliminar Usuario seleccionar alguna opción y realizar lo indicado en cada una de estas. Lista de Usuarios: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá ver el listado de usuarios que están dados de alta, activos o inactivos. Dar un click en el botón de regresar. 32

33 Crear Usuario: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá dar de alta un usuario realizando lo siguiente: Usuario : En este campo escribir el nombre de cómo se llamara el usuario que dará de alta. Contraseña : En este campo escribir una contraseña que no sea menor a 8 dígitos. Confirmación : En este campo confirmar la contraseña para que sea validado. Nombre : El nombre de la persona que será responsable de utilizar este usuario. Perfil : Al dar click en este campo despliega los perfiles que fueron creados y asignara el que le corresponde a este usuario. Una vez llenado los dar click en Grabar le enviara un mensaje: su solicitud a sido procesada correctamente. 33

34 Actualizar Usuario: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá modificar el usuario si así lo requiere deberá realizar lo siguiente: Usuario : En este campo deberá dar un click para que despliegue los Usuarios que dio de alta, seleccionar el que desea actualizar y dar un click en el botón de Continuar y le mostrara la siguiente pantalla: Continúa proceso en la siguiente página... 34

35 Usuario : en este campo muestra el usuario que va a modificar, no se puede modificar. Nombre : en este campo le muestra e nombre de la persona que lo tiene asignado, no modificable. Perfil : en este campo dará un click para que le muestre el listado y selecciona el perfil al que ahora va a utilizar este usuario una vez realizado esto dar un click en Grabar y le enviará un mensaje: su solicitud a sido procesada correctamente. 35

36 Eliminar Usuario: Al dar un click en esta opción despliega la pantalla donde podrá eliminar el usuario realizando lo siguiente: Usuario : En este campo dar click para que le despliegue el listado de usuarios que están registrados y seleccionar el que requiere dar un click en Eliminar le enviara un mensaje: su Usuario a sido Eliminado. 36

37 Cambio de Password: al dar click en esta opción muestra la pantalla para cambiar su contraseña y deberá realizar lo siguiente: Contraseña Anterior: Dar clic en este campo escribir la Contraseña que cambiará. Contraseña Nueva: dar un click en este campo y escriba su Contraseña Nueva. Confirmar Contraseña: dar un click en este campo escribir nuevamente la contraseña nueva. Para que se ejecute este cambio dar click en el recuadro de Cambiar le enviara un mensaje que dice: su solicitud a sido procesada correctamente. Salir: al dar click en está opción eligió salir del portal y le muestra la pantalla inicial. 37