SECRETARIA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO: SISTEMA DE GESTIÓN, CONTROL DE PETICIONES CIUDADANAS

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1 Página 1 de 31 SECRETARIA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO: SISTEMA DE GESTIÓN, CONTROL DE PETICIONES CIUDADANAS

2 Página 2 de 31 Para acceder al sitio tendrá que seguir la siguiente liga: en la que se le mostrará la pantalla principal de Acceso al Sitio, posteriormente deberá ingresar la Clave de Usuario y la Contraseña que se le asignó anteriormente.

3 Página 3 de 31 Le mostrará la siguiente pantalla donde deberá elegir la opción SISTEMA DE GESTIÓN, CONTROL DE PETICIONES CIUDADANAS.

4 Página 4 de 31 Automáticamente, le abrirá la pantalla principal del Sistema de Gestión, Control de Peticiones Ciudadanas. Aparecerá el siguiente menú (ES IMPORTANTE ACLARAR QUE EL MENÚ CAMBIARÁ DEACUERDO AL PERFIL DEL CADA USUARIO), al dar clic en la barra que dice: OCULTAR MENÚ que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla, se ocultará el menú.

5 Página 5 de 31 Para volver a ver el menú, deberá dar clic en la flecha que aparece de lado izquierdo, como se muestra a continuación.

6 Página 6 de 31 GENERACIÓN DE FOLIO, al seleccionar esta opción usted podrá generar folios, al dar clic en el botón. Le mostrará un nuevo número de folio como se muestra a continuación. Esta opción se emplea para ventanilla para acusar un documento de recibido y asignar el siguiente consecutivo.

7 Página 7 de 31 ALTAS DE PETICIONES, en esta opción podrá dar de alta los folios que se han generado y asignado a una petición en ventanilla o de igual manera podrá generar nuevos folios dando clic en el botón GENERAR FOLIO. Si le aparece el mensaje:, tendrá que generar un nuevo folio dando clic en el botón. Deberá llenar los campos que son obligatorios, los cuales están marcados con un (*); Es importante mencionarle que al activar la casilla de DATOS PETICIONARIO Ud. deberá llenar los datos del peticionario si es que cuenta con ellos, si conoce la CURP, al anotarla automáticamante le mostrará los datos del peticionario. Si no cuenta con los datos completos del Peticionario, NO ACTIVAR la casilla de Datos Peticionario, y usted podrá continuar con la captura del resto de datos como son Remitente, Asunto, Nivel a quien turnará el asunto, Tipo de seguimiento y Observaciones, como se muestra en la siguiente pantalla.

8 Página 8 de 31 Enseguida deberá seleccionar si el documento lo entregan en original o copia, la fecha, Trámite (Normal, urgente o Extra Urgente), al seleccionar la FECHA LIMITE esta le servirá de referencia para que el sistema le envié un mensaje de alerta con semáforos, donde le notificará la fecha de vencimiento para dar respuesta a la petición u oficio y notificará dicho vencimiento a quien halla indicado en el campo notificar a (Todos o solo turnados). Al seleccionar ALTA PARA o TURNAR A, automáticamente aparecerá el nombre del Titular de la unidad Administrativa, deberá seleccionar el Tipo de Instrucción este campo va ligado con la agenda al seleccionar AGENDAR EVENTO también tendrá que indicar la FECHA DE LA REUNIÓN y esta se registrara automáticamente en la AGENDA. Si ya cuenta con el documento digitalizado podrá adjuntarlo desde esta pantalla dando click en Seleccionar archivo (El archivo puede ser en formato PDF, Word y XLS no mayor a 3MB y podrá adjuntar hasta cinco archivos), en caso de no contar con el archivo, lo podrá adjuntar posteriormente desde el seguimiento de la Petición. En la parte inferior de la pantalla se activará la opción para poder seleccionar a las Unidades Administrativas para seguimiento y/o conocimiento, es decir a quien se desee marcar copia del asunto. Deberá seleccionar la Unidad Administrativa y enseguida dar clic en el botón AGREGAR. Le mostrará la Unidades Administrativas que se hayan agregado. Si desea quitar alguna sólo se deberá dar clic en el icono pantalla., como se muestra en la siguiente

9 Página 9 de 31 Por último dar clic en el botón. El sistema enviará mensaje indicando que la petición fue registrada correctamente.

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11 Página 11 de 31 ALTA OFICIO, en esta opción podrá dar de alta los oficios que se emitan en la Unidad Administrativa, es importante llenar y seleccionar los campos obligatorios, que están marcados con un (*), primero deberá seleccionar el tipo de oficio (Estos oficios tendrán que ser definidos por la Unidad Administrativa para que se den de alta en el Sistema, indicando la nomenclatura que deberá cumplir el número de oficio); También deberá anotar como datos obligatorios, al Solicitante, Unidad Administrativa, Destinatario y Asunto. En el campo de Texto, es posible que Ud. Ingrese el cuerpo del Oficio, si es que desea generarlo desde el sistema, de no ser así tendrá que colocar una descripción detallada del asunto del oficio y generar su Oficio por un medio externo al Sistema. Por default el sistema indica que el documento está en Original, como la del día, y Tipo de trámite Normal. Si Ud. Ingresa una fecha límite el sistema enviará alertas con semáforos cuando el oficio esté por vencer y notificará dicho vencimiento a quien halla indicado en el campo notificar a (Todos o solo turnados). Si el Oficio lo genera con alguna herramienta externa al sistema, por ejemplo en archivo Word, es posible adjuntarlo desde el campo Adjuntar Archivo en el botón Seleccionar Archivo. En la parte inferior de la pantalla podrá agregar a quién desee mandarle copia del oficio, anotando el puesto, titular referencia/folio y por último dar clic en el botón AGREGAR, tendrá la opción de poder eliminar las copias que haya agregado dando clic en el icono Como se muestra en la siguiente pantalla.

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13 Página 13 de 31 En seguida deberá dar clic en GUARDAR, le enviará un mensaje indicándole el folio y número de oficio.

14 Página 14 de 31 También le mostrará dos iconos donde podrá ver el oficio en formato PDF O WORD, al activar las casilla con logo o sin logos Ud. Podrá ver los oficios con logos o sin logos, como se muestra a continuación.

15 Página 15 de 31 MODIFICACIÓN DE PETICONES, esta opción podrás consultar las peticiones u oficios existentes, la consulta la podrá hacer ingresando cualquiera de los siguientes criterios: Folio Sistema, Folio Gubernatura, Número de oficio y Asunto. En seguida dar clic en el icono BUSCAR. Tendrá la opción de MODIFICAR cualquiera de los datos activos, así como Eliminar o Agregar Unidades Administrativas como copia. Al terminar de hacer las modificaciones se deberá dar clic en el botón, se enviará mensaje de éxito como el siguiente

16 Página 16 de 31 CONSULTA PETICIONES, en esta opción podrá consultar las peticiones existentes, anotando, cualquiera de los siguientes criterios: Folio Sistema, Folio Gubernatura, Número de Oficio, Asunto Y Capturado por. En seguida dar clic en el icono BÚSCAR.

17 Página 17 de 31 Le mostrará la pantalla con el detalle de la petición solicitada.

18 Página 18 de 31 SEGUIMIENTO PETICIONES TURNADAS (UNIDAD ADMINISTRATIVA), Esta opción es una de las más importantes, ya que al ingresar a ella se le mostrará su bandeja de pendientes es decir, la lista de peticiones que le fueron turnadas para su atención, se tiene un paginado en caso de tener varias Peticiones. Es posible realizar diferentes búsquedas eligiendo alguno de los siguientes criterios: Folio del Sistema, Folio de la Gubernatura, Número de Oficio, Tipo de trámite (Normal o Urgente) y/o Capturado por (Desde donde se nos fue turnada la petición Secretaria, Subsecretaria, Dirección, etc.). Una vez seleccionados los criterios de búsqueda deberá dar clic en el botón BÚSCAR. Para ingresar a una petición en específico, deberá dar clic en la liga del Folio de Sistema.

19 Página 19 de 31 Le mostrará el SEGUIMIENTO A PETICIONES con el detalle de la petición y la sección de RE TURNAR si es que su estructura tiene niveles inferiores, en caso de ser posible deberá seleccionar alguna opción de TURNADO A NIVEL y seleccionar alguna opción de INSTRUCCIÓN, enseguida dar clic en TURNAR. Desde esta misma pantalla podrá AGREGAR SEGUIMIENTO, seleccionando el Estatus y anotando el Seguimiento y/o Instrucción, como evidencia en ADJUNTAR ARCHIVO, podrá subir un archivo dando clic en el botón SELECCIONAR ARCHIVO (El archivo puede ser en formato PDF, Word, XLS o cualquier tipo de imagen, no debiendo exceder 3MB). Y por último dar clic en GUARDAR. En la parte inferior de la pantalla podrá ver los SEGUIMIENTOS Y/O INSTRUCCIONES anteriores que se hallan echo a la petición. En caso de equivocación podrá eliminar únicamente el último seguimiento que se halla echo de su unidad administrativa.

20 Página 20 de 31 Si la petición no le corresponde a su Unidad Administrativa, deberá seleccionar en Estatus Turnado Incorrecto y documentar con algún comentario (Tarjeta Informativa). SEGUIMIENTO ADMINISTRADOR, al seleccionar esta opción podrá búscar peticiones por cualquiera de las siguientes opciones: Folio de Sistema, Folio de la Gubernatura Número de Oficio y Capturado por. Una vez seleccionados los criterios de búsqueda deberá dar clic en el botón CONSULTAR.

21 Página 21 de 31 Le mostrará el listado de peticiones o alguna en particular en la pantalla SEGUIMIENTO DE PETICIONES, descrita anteriormente:

22 Página 22 de 31 REPORTEADOR PETICIONES ADIMINISTRADOR, esta opción del menú podrá hacer diferentes tipos de búsqueda por todos los criterios posibles: Año, Petición u Oficio, Folio del Sistema, Folio de la Gubernatura, Origen (oficio, Atención ciudadana, Red Social Correo electrónico y Giras), Estatus, etc En la parte inferior de la pantalla encontrará los campos de consulta, pudiendo seleccionar uno o TODOS los campos posibles, enseguida de clic en el botón BÚSCAR.

23 Página 23 de 31 Se le mostrará en la parte inferior de la pantalla el Reporte de Peticiones, dándole la opción de enviarlos a un archivo con formato XLS dando clic en icono que se muestra en la pantalla. Desde el Folio del Sistema es posible ingresar al módulo SEGUIMIENTO DE PETICIONES.

24 Página 24 de 31 ESTADISTICAS GENERALES, esta opción del menú le mostrará las estadísticas generales, teniendo varios criterios de búsqueda: Año, Estatus, Petición u Oficio y por Origen. Enseguida le mostrará las gráfica PETICIONES CERRADAS POR DEPENDENCIA QUE HIZO REGISTRO, las cuales podrá ver dando clic en la peticiones CERRADAS O SIN CERARR las cuales están con letra azul y subrayadas. También podrá ver la gráfica del número de peticiones por estatus.

25 Página 25 de 31 ESTADISTICAS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA, en esta opción podrá ver Estadísticas, utilizando los siguientes criterios: Año, DEPENDENCIA, Petición /Oficio, Origen, Turnado y Capturado por. Después de seleccionar los criterios de búsqueda deberá dar clic en el botón VER ESTADÍSTICA.

26 Página 26 de 31 Se mostrarán las gráficas del número de petición por tipo, las cuales podrá ver dando clic en el tipo de petición que se encuentra debajo de la gráfica marcada con letra azul y subrayada. También podrá ver la gráfica del número de peticiones por estatus.

27 Página 27 de 31 Enseguida le mostrará la lista de peticiones; Para este ejemplo seleccionamos SIN ESTATUS le abrirá la pantalla, donde podrá ver la lista de las peticiones SIN ESTATUS, también tendrá la opción de enviar a archivo Excel.

28 Página 28 de 31 ESTADISTICA GENERALES (UNIDAD ADMINISTRATIVA), en esta opción podrá ver las Estadísticas, utilizando los siguientes criterios: Año de consulta, Origen, Turnado y Capturado por. Después de seleccionar los criterios de búsqueda deberá dar clic en el botón VER ESTADÍSTICA. Enseguida le mostrará las gráficas del número de petición por tipo, las cuales podrá ver dando clic en el tipo de petición que se encuentra debajo de la gráfica marcada con letra azul y subrayada. También podrá ver la gráfica del número de peticiones por estatus.

29 Página 29 de 31 VER AGENDA PETICIONES (UNIDAD ADMINISTRATIVA), en esta opción podrá ver la agenda de actividades, de todas la Peticiones que se hayan capturado con tipo de petición Agendar Evento, Asistir en representación del C. Secretario o Asistir en representación del C. Subsecretario, para lo cual se le solicitará ingresar fecha del Evento:

30 Página 30 de 31 Al consultar la agenda le mostrará la actividad por mes, como se muestra a continuación.

31 Página 31 de 31 Al consultar la agenda por semana, le mostrará la actividad como se muestra a continuación. Es posible ingresar al detalle de la petición dando clic en algún asunto de los que se muestran en la agenda, para continuar con el seguimiento y documentación del Evento.