Recordatorio: Es muy importante que para el funcionamiento del sistema se

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA CAPTURA DE UN NUEVO ASUNTO. Objetivo: Registrar un Asunto que llega al Área para darle el seguimiento correspondiente. Recordatorio: Es muy importante que para el funcionamiento del sistema se tenga la versión de Internet Explorer 6. 0 o posterior. Al realizar la captura de un nuevo registro debe dar clic al botón para que una vez capturados todos los campos se guarde la información. La forma de desplazarse entre los campos y de refrescar la información es con la tecla del tabulador ó el mouse. En los únicos campos que deberá ingresar datos el son en los de color blanco, una vez capturada la información del campo pasa a color amarillo. Los campos en color azul los asigna el sistema y los de color gris los recupera automáticamente. Los campos con las letras en color azul y/o * rojo son de captura obligatoria y tienen un catálogo con una lista desplegable para seleccionar la opción deseada o bien al darle doble clic dentro del campo chico para entrar a la pantalla de criterio de búsqueda. Para regresar nuevamente a la pantalla donde se selecciono el criterio de búsqueda es dando doble clic en la descripción del campo en color azul. El botón es de acceso rápido para regresar a la página del menú principal, si desea salir de la aplicación seleccione el botón Salir X. ENERO 2009 Página 1/33

2 Para Registra un Asunto nuevo, realice el procedimiento que se describe a continuación: Pantalla 4 Principal (SIGA@NET). Una vez proporcionado el usuario y la contraseña de entrada al sistema, le aparecerá la Pantalla Principal Sistema de Gestión Administrativa (SIGANET). ENERO 2009 Página 2/33

3 Pantalla 4 Principal (SIGA@NET) Mueva el puntero del ratón sobre el Registro de Asuntos, seleccione la opción Nuevo Asunto. ENERO 2009 Página 3/33

4 1 1. Dar clic en el botón Agregar, de la barra de navegación ubicada en la parte superior de la pantalla para ingresar un registro. En el campo inferior, el sistema recupera la acción que se esta realizado. ENERO 2009 Página 4/33

5 2 3 Capture los datos en el apartado Datos de Identificación del Asunto. 2. Folio UA: Capture el número de control interno de la Unidad Administrativa correspondiente (en caso de que en Preferencias tenga seleccionada la Asignación del número de control interno automáticamente, no es necesario capturarlo ya que el sistema lo asignara). 3. Tipo de Documento: Despliegue la lista para seleccionar la clasificación del documento o dar doble clic dentro del campo chico para que nos envié al criterio de búsqueda. Nota: Para todos los campos con Descripción en Azul, es el mismo procedimiento de búsqueda. ENERO 2009 Página 5/33

6 Número Asunto: Capture el número de control que trae el documento del asunto (# de oficio, # de tarjeta, etc.). 5. Fecha de Asunto: Capture la fecha que trae el documento del asunto con formato dd/mm/aaaa (o dar clic en el botón para seleccionar la correspondiente. Nota: Dar un clic en el día correspondiente para que se cierre el calendario y recupere el sistema automáticamente la fecha seleccionada. ENERO 2009 Página 6/33

7 Fecha de Recepción: Capture la fecha en la que se recibió el documento del asunto (o dar clic en el botón para seleccionar la correspondiente). 7. Medio Recepción: Despliegue la lista y seleccione la opción correspondiente (medio por el cual se recibió el documento). ENERO 2009 Página 7/33

8 Asunto: Despliegue la lista y seleccione la opción correspondiente (clasificación del contenido del documento del asunto). 9. Serie Documental: Despliegue la lista y seleccione la opción correspondiente (clave que identificara donde se encuentra físicamente el documento, campo no obligatorio). ENERO 2009 Página 8/33

9 Confidencial. Despliegue la lista y seleccione la opción correspondiente (permite identificar los asuntos de tipo confidencial que recibe la Unidad Administrativa). 11. Copia Marcada: Despliegue la lista y seleccione la opción correspondiente (identifica cuando un asunto lo va a atender el área o es únicamente informativo. Nota: No es copia marcada cuando un documento llega en original. ENERO 2009 Página 9/33

10 12 Capture los datos en el apartado Recepción del Asunto. 12. Remitente: Es la persona que envía el documento del asunto, despliegue la lista o dar doble clic dentro del campo pequeño para que muestre la pantalla de criterio de búsqueda y seleccionar los datos de la persona (Puesto y Área el sistema los recupera automáticamente cuando se haya guardado el asunto). Nota: El botón Insertar, sirve para dar de alta organismos o contactos externas que no están cargadas en el catálogo (no es personal de la Sedesol), solo pueden dar de alta las personas que tengan los permisos correspondientes, los cambios de los contactos internos (personal de la Sedesol) deberán solicitarlos al área de Asesoría. ENERO 2009 Página 10/33

11 Destinatario: Es la persona que recibe el documento del asunto, despliegue la lista o dar doble clic dentro del campo pequeño para que muestre la pantalla de criterio de búsqueda y permita seleccionar los datos de la persona (Puesto y Área el sistema los recupera automáticamente cuando se haya guardado el asunto). ENERO 2009 Página 11/33

12 Observaciones Recepción: Capture las observaciones del Asunto remitido, puede capturar en mayúsculas, minúsculas, acentos, signos, únicamente NO acepta la comilla sencilla ( ), campo acotado a 4000 caracteres. Nota: Dependiendo de las Preferencias en la opción Registro de la Recepción, si esta seleccionada la opción Recepción/ Revisión, deberá continuar el paso 15, 16, 17 dando clic en el botón Aceptar y remitirse al apartado Recepción de Asuntos/ para Turnar. Si esta activada la opción Único, continuar del paso 15 a 23 donde capturara la de Revisión del Asunto en la misma pantalla. ENERO 2009 Página 12/33

13 15 2. Dar clic en el botón Aceptar, de la barra de navegación ubicada en la parte superior de la pantalla para guardar el asunto. Enseguida muestra una ventana que dice Proceso satisfactorio que indica que se ha guardado el asunto ENERO 2009 Página 13/33

14 En automático el sistema genera el Folio Sistema, No es Modificable. 17. También habilita los botones: Dependiendo de las Preferencias, si esta seleccionada la opción Registro de la Recepción (Recepción y Revisión). Adjuntar: Permite anexar archivos que contienen información adicional al Asunto (documentos de texto, hojas de texto, etc.) (Ver manual Uso Común Adjuntar). Archivar: Permite guardar los asuntos en un archivero con su gaveta y fólder correspondiente en donde se encuentre ubicado físicamente el documento (Ver manual Uso Común Archivar). Seguimiento: Muestra un reporte con la información concentrada y la etapa en que se encuentra el Asunto (Ver manual Uso Común Seguimiento). Nota: En Situación del Asunto, el sistema lo recupera automáticamente en el Estado 14 Asunto para Turnar. Para continuar con el proceso pasar al apartado Recepción de Asuntos/ para Turnar (realizar la revisión del asunto y turnarlo). ENERO 2009 Página 14/33

15 En caso de que en el apartado Preferencias en la opción Registro de la Recepción, tenga seleccionada Único, continué realizando el siguiente procedimiento. Pantalla 5 Registrar Asuntos. 15 Capture los datos en el apartado Revisión del Asunto. 15. Resumen: Capture un resumen del Asunto remitido, puede capturar en mayúsculas, minúsculas, acentos, signos, únicamente NO acepta la comilla sencilla ( ), campo acotado a 4000 caracteres. ENERO 2009 Página 15/33

16 Finalidad: Desplegar el menú y seleccionar si es normativo, trámite, informativo, etc. 17. Prioridad: Despliegue la lista y seleccione si es normal o urgente. ENERO 2009 Página 16/33

17 Fecha de Revisión: Capture la fecha en la que esta revisando el documento del asunto (o dar clic en el botón para seleccionar la correspondiente). 19. Fecha Límite Atención: Capture la fecha correspondiente (si no la registra, el sistema la asigna automáticamente contando 30 días naturales a partir de la Fecha de Recepción). ENERO 2009 Página 17/33

18 Observaciones Revisión: Capture las observaciones detectadas en la revisión al Asunto. 21. Dar clic en el botón Aceptar. ENERO 2009 Página 18/33

19 Muestra mensaje Proceso Satisfactorio... Dar clic en el botón Aceptar. ENERO 2009 Página 19/33

20 En automático el sistema genera el Folio del Sistema, No es Modificable y es único. También Folio U. A. en caso de que en Preferencias tenga seleccionada la Asignación del número de control interno automáticamente, no es necesario capturarlo ya que el sistema lo asignara). ENERO 2009 Página 20/33

21 24.También habilita los botones: Dependiendo de las Preferencias, si esta seleccionada la opción Registro de la Recepción (Único). Turnado: Para asignar el asunto a un persona y darle la instrucción a realizar. Adjuntar: Permite anexar archivos que contienen información adicional al Asunto (documentos de texto, hojas de texto, etc.) (Ver manual Uso Común Adjuntar). Archivar: Permite guardar los asuntos en un archivero con su gaveta y fólder correspondiente en donde se encuentre ubicado físicamente el documento (Ver manual Uso Común Archivar). Seguimiento: Muestra un reporte con la información concentrada y la etapa en que se encuentra el Asunto (Ver manual Uso Común Seguimiento). Turnar a Grupos: Permite delegar un asunto a un Grupo de trabajo un asunto. Turnar al Área: Permite delegar un asunto a personas que estén en la misma Unidad Administrativa. Visto Bueno de Turnados: Permite dar por concluido un Asunto que delegue y fue concluido. Finiquitar Asunto: Sirve para dar por concluido el asunto. Nota: Revisión por, es recuperado automáticamente, con los datos del usuario que ingreso al sistema y Situación del Asunto, el sistema lo recupera automáticamente en el Estado 1 4 Asunto por Turnar. Para continuar con el proceso seleccione el botón deseado o pasar al apartado Recepción de Asuntos/ para Turnar (ver manual Recepción de Asunto/ para Turnar). ENERO 2009 Página 21/33

22 En caso de que no le haya dado el botón Agregar al inicio de la captura de un asunto y al Aceptar el sistema le manda este mensaje, realice el siguiente procedimiento. Pantalla 5 Registrar Asuntos Dar clic en el botón Aceptar que se encuentra dentro del Mensaje. ENERO 2009 Página 22/33

23 2 2. Dar clic en el botón Duplicar y luego en el botón Aceptar. Nota: Si le da clic al botón Agregar, el sistema borrara automáticamente la información capturada y tendrá que volver a registrarla. ENERO 2009 Página 23/33

24 3 3. Muestra mensaje Proceso Satisfactorio... Dar clic en el botón Aceptar. ENERO 2009 Página 24/33

25 4 4. En automático el sistema genera el Folio del Sistema, No es Modificable y es único. ENERO 2009 Página 25/33

26 Para Finiquitar un asunto que llega al área y nada mas es informativo, realice el siguiente procedimiento. Pantalla 5 Registrar Asuntos Dar clic en el botón Finiquitar Asunto. ENERO 2009 Página 26/33

27 Pantalla 8 Consulta de Asuntos. El sistema recupera automáticamente los Datos de Identificación del Asunto y Contenido del Asunto (no son modificables). También habilita los botones: Adjuntar: Permite anexar archivos que contienen información adicional al Asunto (documentos de texto, hojas de texto, etc.). Seguimiento: Muestra un reporte con la información concentrada y la etapa en que se encuentra el Asunto. ENERO 2009 Página 27/33

28 Pantalla 8 Consulta de Asuntos. 2 1 Capture los datos en el apartado Situación del Asunto. 1. Estado: Despliegue la lista y seleccione la opción correspondiente (Concluido por Sistema, Conocimiento, etc.). 2. Numero Referencia: En caso de existir algún documento de referencia. Nota: Si selecciona la opción Concluido por sistema (finiquitados), el asunto lo recuperara en la Bandeja Recepción de Asuntos/para Visto Bueno y si selecciona cualquiera de las otras opciones lo recuperara en la Bandeja Recepción de Asuntos/Finiquitados. ENERO 2009 Página 28/33

29 Pantalla 8 Consulta de Asuntos Visto Bueno: Capture el Vo.Bo. al asunto. 4. Fecha Finiquito: Capture la fecha de conclusión del asunto. ENERO 2009 Página 29/33

30 Pantalla 8 Consulta de Asuntos Conclusión: Capture un resumen de las conclusiones del asunto. 6. Dar clic en el botón Finiquitar Asunto. ENERO 2009 Página 30/33

31 Pantalla 8 Consulta de Asuntos Muestra mensaje... Proceso satisfactorio. Dar clic en el botón Aceptar. ENERO 2009 Página 31/33

32 Pantalla 8 Consulta de Asuntos Dar clic en el botón Salir. ENERO 2009 Página 32/33

33 El sistema regresa a la página Registrar Asuntos. Para refrescar la información, dar clic en el botón Limpiar, capture el Folio de Sistema y luego dar clic en el botón Buscar El sistema recupera la información asignándole un número al Finiquitar asunto, se puede visualizar en la Bandeja Recepción de Asuntos/ Finiquitados. ENERO 2009 Página 33/33