C O N T E N I D O. Histórico de Revisiones. V. Firmas de Autorización

Transcripción

1 Sistema Universitario de Gestión por Calidad Subsistema de Administración Universitaria Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: Adquisición de Bienes y Servicios C O N T E N I D O I. Objetivo II. Alcance III. Actividades IV. Histórico de Revisiones V. Firmas de Autorización 1 de 39

2 I. Objetivo Asignar el número de folio para el trámite de pago de los pedidos de compra u órdenes de servicio, derivados de los procesos de adquisiciones. II. Alcance Aplica al analista de adquisiciones responsable de asignar los folios y dar trámite de pago a los pedidos de compra u órdenes de servicio derivados de los procesos de adquisiciones. III. Actividades Este apartado de la guía tiene la finalidad de enseñar a asignar el número de folio, elaborar la Afectación Presupuestal / Orden de Pago, e imprimir los reportes necesarios para la programación de pago a proveedores en las siguientes formas: Regular Regular con sanción administrativa Regular con finiquitos Para ingresar a la forma de la factura deberá escribir dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FAAINVE Escribirá FAAINVE 2 de 39

3 En seguida podrá observar la pantalla Forma de Factura/Nota de Crédito FAAINVE Pago Regular Para asignar un número de folio a la factura deberá escribir la palabra NEXT dentro del recuadro Documento. Escribirá NEXT 3 de 39

4 Presionará la tecla TAB de su teclado para mover el cursor hasta el recuadro de la derecha donde podrá elegir el tipo de pago a realizar: Tipo de pago Seleccionará la opción Regular ya que es el tipo de pago que se va a realizar, observará como de manera automática se activan otros campos. Selecciona la opción regular Ingresará el número del pedido de compra en el recuadro Orden Compra (1) y con la tecla TAB moverá el cursor hasta el campo Facturar Todo donde ingresara una letra Y (2) (indicando la facturación de todos los artículos que se encuentran en el pedido). 1) Ingresar número de Pedido 2) Ingresar letra Y Inmediatamente observará, el nombre del Proveedor, así que únicamente verificará que sea el indicado en el número de pedido de compra u orden de servicio. 4 de 39

5 Una vez verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Dar click En seguida observará la siguiente pantalla: Donde deberá ingresar los siguientes datos: En el campo Fecha Factura ingresará la fecha del sello de recepción de la factura por la Dirección de Recursos Materiales. 5 de 39

6 El campo Fecha Transacción indicará la fecha en la que se esta realizando la operación, esta fecha el sistema Banner la dará en automático. Con la tecla TAB de su teclado, moverá el cursor hasta el campo Vencimiento Pago donde ingresará la fecha en la que se ha programado la factura para pago. En el campo Banco, ingresará el número 89. Dentro del campo Factura de Proveedor ingresará el número de la factura y/o facturas correspondientes al pedido de compra u orden de servicio. En seguida dará un click sobre el icono bloque siguiente. Dar click 6 de 39

7 Observará la pantalla Información de Bien-Regular-FAAINVE El campo Documento del sistema le proporcionará el número de Folio, el cual anotará en la esquina superior derecha de la factura. Una vez anotado el número de folio verificará el o los artículos que se encuentran en la factura. Los artículos los observará en el siguiente campo: Número total de artículos Artículo a verificar 7 de 39

8 Con la tecla TAB pasará el cursor sobre todos los campos del artículo hasta que en pantalla pueda observar el impuesto desglosado. Impuesto desglosado En la sección de Indicadores, ingresará una F dentro del campo Pago Final para indicar el pago final del artículo, deberá ingresar n número de F como artículos tenga la factura, al llegar al último artículo desactivará la celda Acceso Terminado. Para cambiar de un artículo a otro oprima la tecla de su teclado. Ingresar letra F 8 de 39

9 Una vez que se ha desglosado el IVA en todos los artículos que componen el pedido de compra u orden de servicio, dará un click al icono bloque siguiente. El sistema le mostrará la pantalla Factura de Distribución Contable FAAINVE Deberá introducir los datos de Fondo, Organización (Org), Cuenta y Programa (Prog), tomándolos del pedido de compra u orden de servicio. En caso de proyectos PIFI s deberá introducir en el campo Actvd el número de proyecto y objetivo PIFI. Verificará el número de identificación del banco. 9 de 39

10 Deberá balancear las siguientes cuentas; anotando el monto del impuesto que corresponda. Sin balancear Balanceada Ya balanceadas las cuentas, dará un click en el icono bloque siguiente. Observará la pantalla Completar Saldo FAAINVE de 39

11 Verificará que las cuentas se encuentren balanceadas, una vez validadas, dará un click en el icono Completar. Cuentas Balanceadas Dará un click En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje indicándole que el documento se ha completado y enviado al proceso de aplicación. Con este mensaje el proceso de asignación de folio se ha terminado, ahora dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas, regresando a la pantalla principal del Sistema Banner. Dar click 11 de 39

12 Regular con Sanción Administrativa Para asignar un número de folio a la factura deberá de escribir la palabra NEXT dentro del recuadro Documento. Escribirá NEXT Presionará la tecla TAB de su teclado para mover el cursor hasta el recuadro superior derecho donde podrá elegir el tipo de pago a realizar: Tipo de pago Seleccionará la opción Regular en este tipo de pago se va a realizar el cálculo de la Sanción Administrativa; observará que de manera automática se despliegan otros campos. Selecciona la opción regular 12 de 39

13 Deberá ingresar el número de pedido de compra u orden de servicio en el recuadro Orden Compra (1) y con la tecla TAB moverá el cursor hasta el campo Facturar Todo donde ingresará una letra Y (2) (indicando que facturará todos los artículos que se encuentran en el pedido de compra u orden de servicio). 1) Ingresar número de Pedido 2) Ingresar letra Y Observará, el nombre del Proveedor, verificando que sea el indicado en el número de pedido de compra u orden de servicio. Ya verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Dar click 13 de 39

14 Observará la siguiente pantalla. Donde deberá ingresar los siguientes datos: En el campo Fecha Factura ingresará la fecha del sello de recepción de la factura por la Dirección de Recursos Materiales. El campo Transacción indicará la fecha en la que se esta realizando la operación, esta fecha el sistema la dará en automático. Con la tecla TAB de su teclado, moverá el cursor hasta el campo Vencim Pago donde ingresará la fecha en la que se ha programado la factura para pago. 14 de 39

15 En el campo Banco, ingresará el número 89. Dentro del campo Factura Prov. ingresará el número de la factura y/o facturas que respaldan el pedido de compra u orden de servicio. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Inmediatamente podrá observar la pantalla Información de Bien-Regular-FAAINVE de 39

16 El campo Documento del sistema le proporcionará el número de Folio, el cual anotará en la esquina superior derecha de la factura. Una vez anotado el número de folio verificará el o los artículos que se encuentran en la factura. Los artículos los observará en el siguiente campo: Número total de artículos Artículo a verificar Con la tecla TAB pasará el cursor sobre todos los campos del artículo, hasta observar el impuesto desglosado. Impuesto desglosado 16 de 39

17 Una vez desglosado el IVA en el artículo o artículos que componen al pedido de compra u orden de servicio, dará un click sobre la tecla flecha hacia abajo en su teclado. El sistema le mostrará la siguiente pantalla, donde procederá a realizar el ingreso de la sanción administrativa. Deberá escribir la palabra SANCION ADMINISTRATIVA dentro del recuadro de Bien: En el recuadro U/M deberá dar dos espacios con la barra espaciadora y anotar un número 1. Dar 2 espacios y escribir el número 1 17 de 39

18 En el campo Aprobado ingresará un 1 y un.01 de la siguiente manera: Lo ingresará Lo ingresará El sistema lo da en automático. En el campo adicional ingresará el monto de la sanción administrativa (sin IVA) más 1 centavo pero con número negativo, de la siguiente manera, Ejemplo: Sanción IVA correspondiente 3.52 Con signo negativo / 1.16 = Ingresará al sistema, el importe de la siguiente manera; no olvide agregar un centavo más Con la tecla TAB pasará el cursor hasta el campo Impto: observará el importe del IVA, mientras en el campo Neto: aparecerá el importe correspondiente a la sanción administrativa. 18 de 39

19 En la sección de Indicadores ingresará una letra F en la opción Pago Final la cual indicará el pago final del artículo. En seguida moverá el cursor a la opción Acceso Terminado, donde dará un click para desactivarla. Ingresar una letra F Dará un Click Así quedará cuando lo desactive: Dará un click al icono bloque siguiente. 19 de 39

20 El Sistema desplegará la pantalla Factura de Distribución Contable FAAINVE Donde deberá verificar que sean correctos los datos de Fondo, Organización (Org), Cuenta y Programa (Prog) conforme al pedido de compra u orden de servicio, así como la clave del Banco. En caso de ser Proyectos PIFI, deberá ingresar la clave Actvd. 20 de 39

21 Una vez verificados los datos, con la tecla Tab se moverá hasta la columna Contabilidad, donde deberá de introducir un cero en el espacio Adicional de la columna Contabilidad. Pondrá un cero. En la siguiente imagen el cero ya esta introducido, como puede observar ha cambiado la cantidad del impuesto, ahora verificará que el importe Neto, sea el mismo al importe del pedido de compra u orden de servicio. Ya esta introducido el cero. Importe igual al del pedido Dará un click sobre la tecla que tiene una flecha indicando hacia abajo, en su teclado. 21 de 39

22 En seguida observará la misma pantalla pero ahora no tiene datos, usted deberá ingresarlos para realizar el registro contable de la sanción administrativa. Los datos a ingresar son: Fondo, Organización (Org), Cuenta y Programa (Prog), Actvd (en caso de proyectos PIFI s), los copiará del pedido de compra u orden de servicio. Ingresará un.01 dentro de la columna de Contabilidad en el campo Aprobado. 22 de 39

23 Tecleará el monto Adicional igual al señalado en la columna del Bien, de manera automática observará el IVA desglosado correspondiente a la sanción administrativa, verificará que el importe Neto sea igual al monto total de la Sanción Administrativa. Ingresará monto igual al de la columna Bien Verificará el monto Repasará con la tecla TAB todos los campos nuevamente e inmediatamente dará un click al icono bloque siguiente. Observará la pantalla Completar Saldo FAAINVE , ahí verificará que las cuentas se encuentren balanceadas. Verificará que las cuentas estén balanceadas 23 de 39

24 Una vez, dará un click sobre el icono Completar. Click El sistema le enviará un mensaje indicando que el documento se ha completado. Con este mensaje el proceso ha terminado ahora dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas, regresando a la pantalla principal Sistema Banner. Dar click Pago Regular con Finiquitos En esta forma de pago, seguirá los pasos indicados en las páginas de la 12 a la 24 de esta guía, únicamente deberá cambiar el concepto sanción administrativa por anticipo a proveedores, utilizando la descripción y cuenta siguientes Anticipo a Proveedores Deberá escribir la palabra FINIQUITO DEL (% de anticipo) ANTICIPO dentro del siguiente recuadro: Al afectar el registro contable, la cuenta será la 1251 correspondiente a Anticipo a Proveedores. Cuenta 1251 Anticipo a proveedores 24 de 39

25 Cancelación de Folios Escribirá dentro del cuadro de Acceso Directo, la palabra FAAINVD. Escribirá FAAINVD Presionará la tecla Enter. Automáticamente observará la pantalla Anulación de Factura/Nota de Crd. FAAINVD de 39

26 Ingresará el número de folio a cancelar. Ingresa número de folio Dará un click en la opción bloque siguiente, observará que se activan los datos del proveedor. Deberá verificar los datos de la factura a cancelar. Verificará Num. factura Verificará monto factura Dará un click sobre el icono Bloque Siguiente, se activará la parte inferior. 26 de 39

27 Dará un click sobre la opción Hacer Anulación Permanente Dará un click Inmediatamente aparecerá el mensaje La Regla Derivada está inactiva, dará click en Aceptar: Después de haber dado click en Aceptar, en la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje: El mensaje anterior indica que el folio ha sido cancelado. Con este mensaje el proceso ha terminado ahora dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas, regresando a la pantalla principal Sistema Banner. Dar click 27 de 39

28 Emisión e Impresión de Reportes En esta sección podrá emitir e imprimir lo siguiente: Afectación Presupuestal / Orden de Pago Reporte de Validación de Órdenes de Pago Relación de Folios de Compra Afectación Presupuestal / Orden de Pago Escribirá dentro del cuadro de Acceso Directo la palabra FWRORDP Escribirá FWRORDP Presionará la tecla Enter, ingresando a la ventana de Control de Envío de Procesos GJAPCTL de 39

29 Pantalla de Control de Envío de Procesos GJAPCTL 7.2. Dará un click sobre el primer renglón de la columna de Valores, se activarán los parámetros: nombre del Usuario, folio, fecha inicial y final, tipo de archivo en el que se desplegará la afectación, etc. 29 de 39

30 Ingresará los siguientes datos: Usuarios: El login del analista que ha capturado la afectación presupuestal. Observaciones: Clave que identifique al comprador, nombre del proyecto, el número de licitación, etc. Folio inicial: Número de folio inicial que desea imprimir. Folio final: Número de folio final que desea imprimir. Una vez que ha ingresado los datos, marcará la casilla de Enviar (1) y Gdr Conj Paráms como (2) y dará click en el icono de Guardar (3) de la barra de herramientas para que el reporte sea generado. (2) (3) (1) 30 de 39

31 Inmediatamente visualizará la siguiente pantalla, donde podrá corroborar los datos capturados, y dará click en el botón Enviar consulta para que sea generada la afectación, la cual se encuentra en formato pdf. Pantalla con afectación generada, donde validará los datos capturados. 31 de 39

32 Para imprimir la afectación dará click en el ícono imprimir de la barra de herramientas: Dar click Aparecerá el cuadro Imprimir en el que seleccionará la impresora (1) y dará un click en el botón Aceptar (2) de 39

33 Reporte de Validación de Órdenes de Pago Escribirá dentro del cuadro de acceso directo la palabra FWRVAOP, Reporte Validación de Órdenes de Pago (FWRVAOP). Seleccionará el reporte. Dentro del espacio Nombre aparece el Reporte de Validación de Ordenes de Pago. 33 de 39

34 Ingresará los siguientes datos: Fecha de transc. Inicial, fecha de captura de los folios. Fecha de trans. Final, fecha de captura de los folios. Status, seleccionará la opción TODOS. Posteriormente dará un click en enviar. Dará un click 34 de 39

35 En seguida observará el Reporte de Validación de Órdenes de Pago que ha generado el sistema Banner. El reporte se imprime para la respectiva validación de los datos. Relación de Folios de Compra Ingresará a la forma FWRFCOM. 35 de 39

36 Dentro del espacio Nombre aparece la Relación de Folios de Compra, dará un click sobre la opción Enviar. Observará la pantalla FWRFCOM, donde deberá ingresar los siguientes datos. Fecha inicial, fecha de fecha de captura de los folios. Fecha final, fecha de fecha de captura de los folios. Usuario, seleccionará el nombre del usuario autorizado para asignar folios. Status, seleccionará la opción NO CANCELADOS. 3 Dará un click 2 Dará un click 1 Dará un click Dará un click sobre la opción enviar, Grd Conj Params como y Guardar. 36 de 39

37 En seguida observará la Relación de Folios que ha generado el sistema Banner. Visualizará el reporte en pantalla y lo imprimirá. Impresión Para imprimir los reportes deberá seguir los siguientes pasos: Ya validados los datos, dará un click sobre la opción Imprimir del menú Archivo. Dará un click 37 de 39

38 Observará la pantalla imprimir, donde deberá seleccionar la impresora, una vez seleccionada, dará un click sobre la opción Aceptar. Seleccione impresora Dará un click Los formatos se imprimirán inmediatamente. 38 de 39

39 IV. Histórico de Revisiones No. de Fecha de revisión Revisión y/o modificación 0 10 Septiembre de 2010 Sección o Página que se modifica Todo el documento Descripción de la revisión y/o modificación Creación de la Guía V. Firmas de Autorización Autoriza Fecha de Autorización Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales 14 de Septiembre de de 39