MANUAL DE CAPACITACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE CAPACITACIÓN Autor: ERP Soluciones Fecha de Creación: Sep, 2006 Versión: 1 1

2 Contenido Presentación... 3 Acceso al Sistema Oracle Applications... 4 Consulta de Información General ORDENES DE COMPRA RECEPCIONES

3 Presentación Al terminar el curso, el usuario será capaz de: Entender el concepto de compras (PO) en el ambiente de las aplicaciones de Oracle. Identificar los pasos requeridos para completar el ciclo contable utilizando compras Oracle. Conocerá los procesos de captura de información de Oracle. 3

4 Acceso al Sistema Oracle Applications 1. Abra una sesión de Internet. Ingrese la dirección de Internet del sitio de Oracle. 2. Haga clic en E-Business Home Page. 3. Regístrese en la aplicación de Oracle. a. Seleccione el idioma (español o inglés) en que desea ver la aplicación. b. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos correspondientes. Nota: como regla general el nombre de usuario es determinado por la primera letra del nombre del usuario, seguida del apellido. Ejemplo: Edgar Acuña tendrá el nombre del usuario: Eacuña. b. Ingrese su contraseña c. Presione el botón Conexión para registrarse. 4

5 4. Seleccione el la responsabilidad que de compras que necesite realizar la función de comprar. a. Haga doble clic en la opción Ordenes de Compra en el menú Ordenes de Compra. 5

6 O bien, si ya se encuentra dentro del Navegador de la Responsabilidad que le corresponde de Compras, haga doble clic sobre la opción Órdenes de Compra 6

7 Se desplegará el menú de Compras con sus sub Menús, de doble clic sobre la opción Ordenes de Compra o bien de un clic en el botón Abrir 5. El navegador de Oracle muestra las opciones del menú de Funciones para el módulo Compras. El navegador muestra el nombre de las tareas para las que el usuario tiene acceso. a. Usted puede hacer una lista personal de sus tareas más frecuentes, este se realiza en la parte Derecha de la Pantalla en Lista Pantallas Frecuentes a 7

8 Si desea personalizar sus Pantallas Frecuentes, seleccione la opción que desea personalizar y de un clic en la flecha que marca hacia de la Derecha. Seleccione en la lista general, la tarea que desea agregar a la lista de tareas frecuentes y presione la flecha en azul. Abrir pantallas de tareas 8

9 En la barra de herramientas usted encuentra estos iconos. a. Nuevo Elemento: Le permitirá agregar nuevos registros. b. Búsqueda: Le permitirá realizar búsquedas respecto de datos o parámetros que podrá ingresar al sistema. c. Navegador: Al dar clic en el icono del Navegador, podrá ir directamente a este, sin necesidad de cerrar las ventanas que este utilizando d. Grabar Información: Le permitirá guardar la información que este generando o ingresando en el sistema, recuerde que la información no forma parte de la Base de Datos, hasta que esta este Guardada. e. Imprimir Pantalla: Le permitirá Imprimir el contenido visible de la Pantalla. f. Cerrar Pantalla: g. Borrar Registro h. Copiar Registro 9

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11 Consulta de Información General Consulta de Fondos Navegación: Consulta Fondos En ésta pantalla se consulta la disponibilidad de fondos a nivel congelado, comprometido y ejercido para cada presupuesto por periodo y rango de cuentas, bajo los siguientes criterios: Tipo de Importe 1. Acumulado Anual Extendido. 2. Acumulado de Periodo. 3. Acumulado Trimestral Extendido. 1.-Elegir la Organización de Presupuesto 2.-Elegir la fecha que se necesita verificar el disponible 11

12 3.- Ingresar la Combinación Contable de la cual desea Consultar los Fondos Disponibles ORDENES DE COMPRA Generación de Órdenes de Compra En el Navegador, selecciones la Opción Ordenes de Compra y de doble Clic sobre él. Una vez que ha ingresado a la pantalla de la Orden de Compra, ingrese los datos necesarios del Encabezado. 12

13 a b c d a. OC, Rev: este campo se Ingresará de manera Automática, dependiendo de la responsabilidad con la que Ingrese para la Generación de la Orden de Compra. b. Proveedor: El Proveedor deberá estar previamente Ingresado por el área correspondiente, selecciónelo de la lista de Valores o lo puede teclear directamente. c. Sucursal: Deberá elegir la Sucursal del Proveedor hacia la cual va a direccional su Compra, si el Proveedor solo tiene una Sucursal el Sistema la seleccionará por defecto. d. Contacto: Si el Proveedor tiene dado de alta un Contacto, el sistema presentará la lista de valores de los contactos que estén dados de alta, si solo tiene un contacto, el sistema lo seleccionará por defecto. e. Envío: Seleccione la Dirección de envío de la Orden de Compra, en este caso seleccione de la lista de Valores la Librería a la que irá dirigido el Pedido. f. Comprador: Este dato aparece por defecto, ya que el sistema lee el nombre de la persona que esta Ingresando al Sistema. g. Tipo de Orden de Compra: El valor que aparece por defecto es Orden de Compra Estándar. h. Facturación: Ka dirección de Facturación que el sistema asignará por Default, será la de Corporativo i. Estado: Este campo presenta el Estado de la Orden de Compra j. Creado: El sistema asigna la fecha en que se crea la Orden de Compra, misma que será la fecha del Sistema k. Divisa: El sistema por defecto asignará la Divisa Funcional del Juego de Libros, si selecco9ona una Divisa distinta, deberá ingresar el Tipo de Cambio desde Contabilidad General l. Total: Muestra el Total de las líneas Ingresadas en la Orden de Compra, este total es sin IVA. 13

14 Una vez que ingreso la información de la cabecera, deberá ingresar la información de Tipos de Compra y fechas del Pedido Información Adicional Ingrese la Información de: Tipo de Procedimiento Fundamento Legal Contador Número de Procedimiento Vigencia del Al 14

15 Diríjase al Manual para la Generación del Reporte de Discoverer y la Carga con Data Load. 15

16 Una vez que este generada y cargada la OC, es necesario mandarla a Aprobar. De un clic en el Botón aprobar de la OC y aparecerá la siguiente Pantalla: DE un clic en el Botón Aceptar. Automáticamente se le envia la notificación a Javier Fuentes, quien es la persona que tiene las facultades para poder Aprobar OC en Librerias, mismo que podrá proceder a la Aprobación o rechazo de las OC. 16

17 Una vez enviada la Notificación de Aprobación, el Aprobador podrá consultar el compendio de Documentos que tenga pendientes de Aprobación. Al dar un click a la Orden de compra que necesita aprobar. 17

18 Puede elegir entre las siguientes Opciones: Aprobar Aprobar y Reenviar Rechazar Reenviar Reasignar (para su Aprobación) Solicitar Información. 18

19 También podrá consultar en esta Pantalla, el Historial de Generación y Aprobación que guarda el Documento. Se da un clic en aprobar. De esta manera si usted consulta Nuevamente la OC, esta aparecerá como Aprobada Reservada. 19

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21 RECEPCIONES Recepciones de los Pedidos ó contratos Navegación: Recepciones Recepciones Se debe seleccionar la Orden de Compra o Pedido ó Contrato para darle recepción al artículo ya sea gasto o inventario. 21

22 Al haber seleccionado el numero de la Orden de Compra se debe dar un clic en el Botón encontrar. 22

23 El Sistema encuentra la o las líneas que estan disponibles para Decepcionarse de la OC señalada. Se dará un clic en el check box como a continuación se señala 23

24 Deberá guardar la Recepción en el Sistema dando un clic en el Icono Guardar Si desea ver el Número de la Recepción deberá dar un clic en el Botón Cabecera. 24