C O N T E N I D O. Histórico de Revisiones. V. Firmas de Autorización

Transcripción

1 Sistema Universitario de Gestión por Calidad Subsistema de Administración Universitaria Proceso: Administración de Bienes y s Subproceso: Adquisición de Bienes y s Guía: Elaboración del Pedido de Compra u Orden de C O N T E N I D O I. Objetivo II. Alcance III. Actividades IV. Histórico de Revisiones V. Firmas de Autorización 1 de 45

2 I. Objetivo Contar con un documento que describa las actividades necesarias para elaborar un pedido de compra u orden de servicio, derivado de cualquiera de las modalidades de adjudicación realizadas en la Dirección de Recursos Materiales. II. Alcance Aplica a los analistas de adquisiciones que elaboren pedidos de compra u ordenes de servicio en la Dirección de Recursos Materiales. III. Actividades Acceso a Banner Para poder accesar al sistema Banner, deberá dar 2 click sobre el icono que aparece en el escritorio de su PC. Icono de acceso a Banner 2 de 45

3 Inmediatamente el sistema le mostrará la ventana Oracle Developer Forms Runtime- Web: En donde deberá ingresar su nombre de usuario, contraseña y la base de datos pprd. 3 de 45

4 Una vez introducidos los datos, dará un click en la opción conectar. Observara la pantalla principal del sistema banner. Barra de herramientas Barra menú Panel Derecho Entrada a Banner El primer paso para elaborar un pedido de compra u orden de servicio es el alta de artículos en el catálogo de bienes. Alta de artículos en el catálogo de bienes Dará de alta los bienes dentro del catálogo de artículos del Sistema Banner en la Forma de Mantenimiento de Bienes, escribiendo dentro del cuadro de acceso directo la palabra FTMCOMM. Acceso directo 4 de 45

5 Presionará la tecla ENTER e inmediatamente observará la pantalla Forma de Mantenimiento de Bienes FTMCOMM. Pantalla Principal Dará un click sobre el icono de búsqueda (triangulo invertido). Dará un click sobre el icono 5 de 45

6 El sistema le mostrará la Forma de Validación de Código de Bien FTVCOMM, donde consultará si el bien ya se encuentra registrado en el sistema. Listado de bienes Presionara la tecla F7 para limpiar la pantalla. La pantalla esta limpia Escribirá dentro del campo descripción o código de bien, el código del bien general o el nombre del artículo que desee consultar respectivamente, seguido de un signo de porcentaje (%) y presionara la tecla F8, observará la Forma de Validación de Código de Bien FTVCOMM. 6 de 45

7 Si el bien no se encuentra registrado, deberá a darlo de alta en el sistema. Para ello es necesario crear la clave del bien predecesor, el cual está formado por 7 dígitos, este servirá de referencia para considerar a un grupo de bienes en común. Ejemplo: Gel (bien predecesor) Gel antibacterial Nota: Para crear el bien predecesor deberá continuar con la numeración que el sistema muestre. Ingresar el código del bien predecesor que desea dar de alta Presionará el icono bloque siguiente, se activará el campo Descripción del Bien, en el ingresará el nombre del bien predecesor. Nombre del bien predecesor 7 de 45

8 Dará doble click sobre el campo Cod. Unidad de Medida, observará la Lista Medida Unidad (FTVUOMS), en ella seleccionará la unidad de medida correspondiente al bien que desea dar de alta, una vez seleccionado, dará un click sobre el icono ACEPTAR. Dará doble click Seleccione la unidad de medida Dará un click Dará un click sobre el recuadro del Bien Predecesor, en el ingresará el número del tipo de bien al cual pertenece el predecesor del bien a registrar. Ingresará el código de la cuenta del bien En seguida dará un click sobre el icono bloque siguiente, activándose el campo Cuenta de Bienes. 8 de 45

9 En ella ingresará en el campo Catálogo de Cuentas, la letra V, en la Cuenta la correspondiente al tipo de bien. 2 Dará un click 1 Ingresará Datos Una vez ingresados los datos, dará un click sobre la opción Guardar. Así es como se termina el registro del bien predecesor. El siguiente paso es dar de alta el artículo Ejemplo: Toner laser negro. Dentro de la forma FTMCOMM ingresará el código del artículo en el campo código del bien, presionará el icono bloque siguiente, activándose el campo Descripción del Bien, en el ingresará el nombre del artículo. Tecla bloque siguiente Escribirá el nombre del bien a dar de alta 9 de 45

10 Dará doble click sobre el campo Cod. de Medida de Unidad, observará la Lista Medida Unidad (FTVUOMS), en ella seleccionará la unidad de medida correspondiente al bien que desea dar de alta, una vez seleccionado, dará un click sobre el icono ACEPTAR. Dará doble click Seleccione la unidad de medida Dará un click Observará dentro del campo Cod de Unidad de Media la clave así como la descripción que corresponda a la unidad de medida seleccionada. Aparece la unidad de medida seleccionada. 10 de 45

11 Dará un click sobre el recuadro del Bien Predecesor, en el ingresará el número que identifica al bien predecesor del bien a registrar.. Ingresará el código del bien predecesor Dará doble click sobre el icono Grupo de Impuestos, observará que en pantalla aparece la Lista Gpo. Impto., en ella seleccionara la opción Impuesto al Valor Agregado 2. Una vez que seleccionada, dará un click sobre el icono Aceptar para aplicar la tasa del IVA al 16%. Dará click en triángulo invertido Seleccionará la opción Impuesto al Valor Agregado 2 Dará un click 11 de 45

12 En pantalla observará que ya aparece la clave y la descripción del grupo de impuestos. Procederá a activar la celda Sob Impuestos y activar la celda Activo fijo cuando el bien a adquirir sea equipo. Marcar con un click solo cuando se trate de un equipo Marcar con un click siempre que se cree un nuevo artículo Inmediatamente presionará el icono bloque siguiente, activándose el campo Cuenta de Bienes. En ella ingresará en el campo Catálogo de Cuentas, la letra V ; en la Cuenta, la correspondiente al artículo a adquirir. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre la opción Guardar 2 Dará un click 1 Ingresará Datos 12 de 45

13 Un mensaje en la parte inferior de la pantalla le indicará que la transacción se ha completado y los registros se han guardado. Para agregar toda la descripción del bien, dará un click en el menú Opciones en la opción Texto de Bien, ubicada en la parte superior de la pantalla. Dará un click 13 de 45

14 Inmediatamente observará la pantalla Forma de Entrada de Texto General FOATEXT, en ella ingresará el texto correspondiente a la descripción del bien. Ingresará la descripción del bien. Una vez ingresada la descripción dará un click sobre el icono Guardar, un mensaje en la parte inferior de la pantalla, le indicará que los registros se han guardado. Mensaje 14 de 45

15 Dará un click sobre el icono Salir, regresando a la pantalla Forma de Mantenimiento de Bienes FTMCOMM 7.0. Nuevamente dará un click sobre el icono Salir, regresando así a la pantalla principal del sistema Banner. NOTA: En una orden de servicio deberá anotar el número de artículos, número de inventario, a los que se les proporcionara el mantenimiento. Por el contrario,si el bien ya está registrado en el sistema, simplemente anotará el código del bien en su requisición impresa. Asignación del Código del Artículo al Comprador Una vez registrado un artículo en el sistema, este deberá asignarse al comprador, para ello empleará la forma FTMBUYR. Escribirá dentro del cuadro de acceso directo. 15 de 45

16 Dará un click sobre el icono buscar, del campo Compr. Inmediatamente la Lista de Cod. de Comprador (FTVBUYR) aparecerá en pantalla, en ella seleccionará la clave del comprador al que se le asignará el bien, una vez seleccionado, dará un click sobre el icono aceptar. Dará un click Seleccionará el comprador Dará un click Seleccionado el comprador, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Dará un click Observará el código del comprador 16 de 45

17 Se activa la parte de en medio de la pantalla con la Fecha inicio, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Dará un click Se activa la parte inferior de la pantalla con la forma Asignación de Comprador Automática por Bien FTMBUYR. Nueva Forma 17 de 45

18 Dará un click sobre la opción Insertar del menú Registro. Dará un click Observará que una celda se abre en la parte inferior de la pantalla, en ella ingresará el código del bien a asignar al comprador. Ingresará el código del bien 18 de 45

19 Presionará la tecla TAB, en automático se desplegará la descripción del artículo. Descripción del artículo. Dará un click sobre el icono Guardar, un mensaje aparecerá en la parte inferior de la pantalla, indicándole que se ha completado la transacción. Dará un click Mensaje 19 de 45

20 Si usted desea verificar que el bien ya se encuentra dentro de la lista de bienes del comprador, únicamente deberá dar un click sobre el listado y buscará el código bien ingresado. El bien ha sido ordenado de acuerdo al número Así comprueba que la asignación se ha efectuado de manera correcta, ahora dará un click sobre el icono Salir, regresando así a la pantalla principal del sistema Banner. Captura de la Requisición Para ingresar a la forma de Requisición deberá escribir dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FPAREQN Acceso Directo 20 de 45

21 Presionará la tecla Enter e inmediatamente observará la pantalla Forma de Requisición FPARENQ 7.1. Forma de Requisición FPAREQN 7.1 Escribirá dentro del cuadro Requisición el número de la requisición a capturar. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Automáticamente se activará la parte inferior de la pantalla, en donde deberá validar los siguientes datos: Pantalla Entrada de Requisición: Información de Solicitante/Entrega 21 de 45

22 En el campo Fecha Orden validará que la fecha sea la indicada en la requisición con el sello de recibido de la Dirección de Recursos Materiales. En el campo Fecha Trans, ingresará la fecha en la que esta capturando la requisición. En el campo Fecha Entrega, ingresará la fecha probable en la que será entregado el bien. En el campo solicitante, validará que sea el nombre de la persona que esta requiriendo el bien. En el campo Organización, validará que sea el número de la dependencia que solicita el bien. En el campo Envío, validará el número dependencia en donde será entregado el el bien. Observará que de manera automática se despliega la dirección, número telefónico así como la persona contacto, validará la descripción con la indicada en la requisición. 22 de 45

23 En el campo Atención a validará que este el nombre del usuario final o contacto. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. El sistema le mostrará la pantalla Entrada de Requisición: Información de Proveedor FPAREQN 7.1. En ella no deberá ingresar ningún dato. Número de Requisición Dará un Pantalla Dará un click sobre el icono bloque siguiente. De manera inmediata el Sistema le mostrará la pantalla Ingresar Requisición: Bien/Contabilidad FPAREQN 7.1, donde podrá ver el número que el sistema le ha asignado a la Requisición. Requisición 23 de 45

24 Pantalla Ingresar Requisición: Bien/Contabilidad FPAREQN 7.1. Pondrá el cursor en el campo Bien, eliminará el número que representa al tipo de bien (211) e ingresará el número del bien a capturar en la requisición. Con la tecla TAB moverá el cursor hasta el campo Cantidad, donde deberá ingresar el número de bienes a adquirir. Dentro del campo Precio Unitario, deberá ingresar el precio sin IVA del bien a adquirir. Desplazará el cursor hasta ver desplegado el monto del IVA. Monto IVA 24 de 45

25 Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Se activara la parte inferior de la pantalla. Se ha activado la parte inferior de la pantalla. En este apartado ingresará los datos de Fondo, Organización, Cuenta y Programa indicados en la requisición, en caso de proyectos PIFI S deberá ingresar en el campo Actvd el proyecto y el objetivo que corresponda. Desplazará el cursor con la tecla TAB hasta ver desglosado el importe del IVA en la columna de la derecha. IVA desglosado 25 de 45

26 Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Observará la pantalla Ingresar Requisición: Saldar/Completar FPAREQN 7.1, en ella verificará que las cuentas se encuentren balanceadas. Pantalla Ingresar Requisición: Saldar/Completar FPAREQN 7.1 Verificará que las cuentas estén balanceadas. Una vez verificado el balance en las cuentas, dará un click sobre el icono completar. Dar click Aparecerá el siguiente mensaje, dará un click en la opción Sí. Una vez que se ha completado la requisición, observará en la parte inferior de la pantalla el siguiente mensaje: 26 de 45

27 Finalmente dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas para regresar a la pantalla principal del Sistema Banner. Asignación del Pedido de Compra Una vez capturada la requisición procederá a asignar el numero del pedido de compra que le corresponda, para ello empleará la Forma de Asignación de Orden de Compra escribiendo dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FPAPOAS. Escribirá FPAPOAS Presionará la tecla enter e inmediatamente observará la siguiente pantalla: Pantalla Dará click sobre el recuadro Cod. Compradores click 27 de 45

28 El sistema le mostrara la lista de los compradores, deberá seleccionar el código del comprador al que fue asignado el bien. Seleccione la clave del comprador De un click en la opción ACEPTAR Una vez seleccionada la opción Aceptar, aparecerá la clave y nombre del comprador en el recuadro Cód Compradores. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Se activara la parte inferior de la pantalla, dará un click sobre la opción Elem: Seleccionará con 1 click la opción Elemento 28 de 45

29 Observara que la pantalla ha cambiado. Observará que ha cambiado la pantalla Presionará la tecla F7 para limpiar la pantalla. Ingresará dentro del campo requisición, el número de requisición a la cual le asignará el número del pedido de compra. Número Requisición 29 de 45

30 Presione la tecla F8 e inmediatamente se desplegarán los datos del bien. Datos del bien Dentro del recuadro Orden de Compra escribirá la palabra Next. Escribirá NEXT Dará un click sobre el icono guardar de la barra de herramientas, para que el sistema le proporcione el numero de pedido de compra que corresponda. Observará el numero de pedido de compra que el sistema le ha asignado, el cual deberá de anotar en la requisición impresa. Número Pedido En el caso de una orden de servicio. Dentro del recuadro Orden de Compra escribirá el número consecutivo correspondiente a la orden de servicio o mantenimiento. 30 de 45

31 Empezará con una letra S seguida de 7 dígitos, por ser una orden de servicio. Ingresará el número consecutivo Dará un click sobre el icono guardar de la barra de herramientas. El sistema mostrará un mensaje indicando que se ha completado la transacción. Presionará el icono Salir de la barra de herramientas, regresando así a la pantalla principal del Sistema Banner. Captura del pedido de compra u orden de servicio En el siguiente apartado realizará la captura del pedido de compra u orden de servicio. Ingresará a la Forma Orden de Compra escribiendo dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FPAPURR. FPAPURR 31 de 45

32 Presionará la tecla Enter e inmediatamente observará la pantalla Orden de Compra FPAPURR 7. Dentro del campo Orden de Compra ingresará el número del pedido de compra u orden de servicio a capturar. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Observará que se activa la parte inferior de la pantalla Entrada de Orden de Compra: Información de Documento FPAPURR 7.1 Pantalla 32 de 45

33 Dentro del campo Fecha Orden, y Fecha transacción ingresará la fecha en la que está realizando el pedido de compra u orden de servicio en el sistema. En el campo Fecha Entrega, ingresará el plazo máximo de entrega del proveedor. En el campo Cód. Comprador, ingresará la clave del comprador responsable de adquirir el bien. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Observará la pantalla Entrada de Orden de Compra: Solicitante/Entrega FPAPURR 7.1 Pantalla 33 de 45

34 Verificará los datos de Solicitante, Organización, Envío, dirección así como Atención a: Una vez verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Se activará la pantalla Información de Proveedor. 34 de 45

35 Dentro del campo Proveedor ingresará la clave del proveedor al que se le va a asignar el pedido de compra u orden de servicio. Presionara la tecla TAB del teclado, los datos del proveedor se desplegaran de manera automática. En el campo Descuento, indicará la condición de pago. En le campo Gpo de Imptos; deberá seleccionar la opción IVA2. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente. 35 de 45

36 Observará la pantalla Entrada de Orden de Compra: Bien Contable FPAPURR 7.1. En ella el código del bien, descripción, unidad de medida, impuesto, cantidad, precio unitario, los importes adicionales y/o IVA sean correctos Una vez verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Se activara la parte inferior de la pantalla, en donde ingresará y verificará los datos de fondo, organización, cuenta, clave programática, validando que los importes sean los correctos conforme a la requisición. 36 de 45

37 En caso de proyectos PIFI s deberá verificar en el campo Actvd el número del proyecto y el objetivo PIFI Verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente. Observará la pantalla Entrada de Orden de Compra: Saldar/Terminar FPAPURR 7.1. Dará un click sobre la opción Acceso Directo, del menú Archivo. Menú Archivo Dará un click 37 de 45

38 El sistema le mostrará la pantalla, Forma de Acceso Directo GUAPARM 7.0, en ella deberá escribir el nombre de la forma FWAPOHA, una vez ingresado el nombre, dará un click sobre la opción Inicio. En esta forma indicarár la modalidad de compra. Ingresará el nombre de la forma Observará la Forma de Actualización de Tipo de Licitación en Pedidos FWAPOHA, en ella deberá indicar dentro del campo Orden de Compra el número de pedido de compra u orden de servicio al que desea asignarle el identificador de la licitación. Una vez ingresado dará un click sobre el icono bloque siguiente 1 Número pedido 2 Dará un click Dará un click En automático el sistema desplegará el nombre del proveedor. A continuación dará un click sobre la opción Tipo de Licitación, observará el listado de las modalidades de adjudicación, ahí seleccionará la que corresponda al pedido de compra u orden de servicio. Dará un click 38 de 45

39 Una vez seleccionada la modalidad de adjudicación. Indicador de tipo de compra Presionará la tecla TAB, en pantalla se activaran cuatro renglones para observaciones, en ellos deberá anotar la partida de la LP o ITP, el proyecto PIFI, proyecto PROMEP cuando aplique, nombre del usuario, teléfono, correo electrónico y/o teléfono del proveedor. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre la opción Guardar. Un mensaje en la parte inferior de la pantalla le indicará que la transacción esta completa. En seguida dará un click sobre el icono Salir, regresando así a la pantalla Entrada de Orden de Compra: Saldar/completar FPAPURR de 45

40 Inmediatamente observará la pantalla Saldar/Completar FPAPURR 7.0, verificará que las cuentas se encuentren balanceadas. en ella MTRO. OCTAVIO OCHOA CONTRERAS Verificará el balance de las cuentas. Si la cuenta no se encuentra balanceada, dará un click sobre el icono En Proceso, el pedido de compra u orden de servicio quedará en proceso, deberá verificar los datos nuevamente desde el principio. 1 click Si la cuenta se encuentra balanceada, dará un click sobre el icono Completar. 1 click En la parte inferior de la pantalla observará un mensaje, el cual le indicará que el pedido de compra u orden de servicio se ha completado. Dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas, regresando a la pantalla principal Sistema Banner. 40 de 45

41 Impresión de la Orden de Compra Escribirá dentro del cuadro de Acceso Directo, la palabra FWAPORD. Escribirá FWAPORD Ingresará a la Forma de Control de Envío de Procesos GJAPCTL 7.2, dará un click sobre el campo Imprsr para activar la pantalla. Forma de Control de Envío de Procesos 41 de 45

42 Escribirá dentro del campo Impresora el nombre de la impresora PRNCOMP2, en seguida se activará la sección Valores de Parámetros. Escribirá PRNCOMP2 Se activarán las celdas Dentro del campo Número de Orden de Compra, ingresará el número del pedido de compra que desea imprimir, dará un click sobre la opción Enviar, otro en la opción Grd conj Párams como y uno mas sobre el icono Guardar. 4 Dará un click 1 Ingresará el número de pedido 3 Dará un click 2 Dará un click 42 de 45

43 Una ventana mostrará el mensaje guardando valores actuales de parámetros como predefinido a nivel de usuario. Dará un click en aceptar y el pedido de compra se imprimirá. Impresión de la Orden de Escribirá dentro del cuadro de Acceso Directo, la palabra FWRORSE. Escribirá FWRORSE Ingresará a la Forma de Control de Envío de Procesos GJAPCTL 7.2 Forma de Control de Envío de Procesos 43 de 45

44 Dará un click sobre el campo valores. Se activarán las celdas Ingresará los siguientes datos: Orden de servicio inicial: El número de la orden de servicio inicial que desea imprimir. Orden de servicio final: El número de la orden de servicio final que desea Imprimir. Fecha de Trans inicial: Fecha en que fue capturada la orden de servicio inicial. Fecha de Trans final: Fecha en que fue capturada la orden de servicio final. En el caso de los equipos que cuentan con número de inventario deberá ingresar el primer número de inventario con el que cuente. Dará un click sobre la opción Enviar, otro en la opción Grd conj párams como y uno mas sobre el icono Guardar. 44 de 45

45 3 Dará un click 2 Dará un click 1 Dará un click Se desplegará la ventana con el mensaje enviar consulta, en seguida dará un click sobre el icono de la impresora y luego un click en aceptar. La orden de servicio se imprimirá de manera automática. IV. Histórico de Revisiones No. de Fecha de revisión Revisión y/o modificación 0 10 de Septiembre de 2010 Sección o Página que se modifica Todo el documento Descripción de la revisión y/o modificación Creación de la Guía V. Firmas de Autorización Autoriza Fecha de Autorización Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales 14 de Septiembre de de 45