MANUAL PARA EL SISTEMA DE GENERACION DE REQUISICIONES DE POA 2013

Transcripción

1 MANUAL PARA EL SISTEMA DE GENERACION DE REQUISICIONES DE POA 2013 INTRODUCCION: El Sistema de Generación de Requisiciones, se encarga de automatizar las diferentes tareas de la misma dirección; como son la generación, modificación y envió de las requisiciones que elabora cada área, a su vez el informe y consulta a la información generada. PANTALLA INICIAL DE ACCESO AL SISTEMA Para que el Usuario pueda accesar al Sistema de Generación de Requisiciones, se requiere que tenga instalado Mozilla Firefox así como para poder generar informes de requisición se requiere Acrobat siendo la versión 8.0 o 9.0. Teniendo dicho software instalado se tiene dos modalidades para accesar: Si es por la dirección URL intranet se da la ruta Si es vía internet se dará la siguiente dirección Cualquiera de las dos modalidades desplegara la siguiente pantalla. En esta pantalla se seleccionara la opción de USUARIOS y les desplegara la siguiente pantalla. Página 1 de 16

2 En esta pantalla se seleccionara la pestaña POA y desplegara la siguiente pantalla: En esta pantalla se seleccionara la opción de Requisiciones 2013 y les visualiza la siguiente pantalla: Página 2 de 16

3 PANTALLA DE ACCESO AL SISTEMA En esta pantalla se dará la clave de usuario por proyecto para su ingreso al sistema, los pasos para este ingreso son los siguientes: En donde dice Identificador se introducirá la contraseña del proyecto, que es la misma que utilizaron en la captura de su POA. Se da un click en el botón que dice entrar. Nota: En caso de que algún usuario ajeno al área quisiera tener acceso le negara el acceso puesto que cada responsable administrativo autorizado del proyecto tiene su clave secreta. Página 3 de 16

4 PANTALLA DE MENU PRINCIPAL En esta pantalla tendremos acceso a todas las opciones que el sistema contiene el cual se compone de un menú de ventana, el cual contiene los siguientes submenús y sus opciones: Generar 1. Requisición 2. Impresión 3. Requisición manual 4. Modificar requisiciones 5. Capítulo Responsables de Área 7. Modificar requisiciones rechazadas Enviar 1. Requisiciones Consultas 1. Proyecto 2. Capitulo 5000 Página 4 de 16

5 1. PANTALLA PARA GENERAR REQUISICIONES MENU GENERAR En esta pantalla se da de alta las requisiciones en forma automática por mes de acuerdo a lo capturado en el POA, cabe mencionar que las partidas en el sistema se utiliza de 4 dígitos, los ceros intermedios (posición 4,5) no se consideran. Así mismo puede el usuario agregar las observaciones, leyenda alusiva y periodo, para que una vez que genere la requisición se guardaran con los datos registrados y se le dará click en enviar datos y el sistema les dará un folio de requisición o compra menor según sea su caso. NOTA: ESTA OPCIÓN LES GENERA LOS ARTÍCULOS DE ACUERDO A LO CAPTURADO EN SU POA, EN CASO DE QUE SEAN VARIAS ÁREAS AGRUPADAS EN UN SOLO PROYECTO Y LOS ARTÍCULOS QUE LES DESPLIEGUE NO SEAN LOS QUE VAN A REQUERIR, CAPTURAR LA REQUISICIÓN EN FORMA MANUAL. Página 5 de 16

6 2. PANTALLA PARA IMPRIMIR REQUISICIONES En esta pantalla se imprimen los informes de las requisiciones generadas y las partidas aparecen con los 6 dígitos establecidos. Notas: Se hace mención que para generar informes se necesita tener instalado el software de Acrobat 8.0 o 9.0 Se les recomienda revisar bien su requisición en la impresión como es el área Solicitante, departamento solicitante, los cargos de sus titulares, etc., ya que al haber proyectos que contienen varias áreas los datos que capturaron inicialmente en su POA son los que aparecerán y por lo tanto tendrán que corregir antes de entregarlas a la Dirección de Adquisiciones porque si viene con los datos erróneos se les regresará para su modificación. Página 6 de 16

7 3. PANTALLA PARA REQUISICION MANUAL En esta pantalla se tiene la opción generar la requisición de forma manual de la manera siguiente: Agregar la partida presupuestal, cabe mencionar que las partidas en el sistema se utiliza de 4 dígitos, los ceros intermedios (posición 4,5) no se consideran Seleccionar el mes de la requisición con previa autorización por la Dirección de Adquisiciones. Agregar las observaciones correspondientes Agregar la Leyenda alusiva correspondiente Agregar el periodo de utilización Página 7 de 16

8 Para iniciar la captura de los artículos ahí dos modalidades: 1. Si se conoce la clave del artículo se teclea y se da un click en el combo buscar y les aparecerá la descripción del articulo. 2. Si no se conoce la clave del artículo se busca por descripción, en ese recuadro se teclea la descripción que se requiere y les despliega una lista de artículos en el combo seleccionar un articulo, haciendo referencia a la descripción buscada, se selecciona la que necesitemos. Una vez tecleado o buscado el artículo, se pone la cantidad que se requiere y da un click en agregar a las lista de artículos y se repite el mismo proceso dependiendo de los artículos que se van a solicitar en la requisición o compra menor. (Mientras tengan presupuesto el semáforo estará en verde, en caso de que no tengan presupuesto se pondrá en rojo y ya no podrán agregar artículos, esto es con la finalidad de antes de que acaben de generar su lista de artículos les marque si cuentan o no con presupuesto) En caso de no querer algún artículo agregado se da un click en icono con una X y lo elimina de la lista de artículos. Una vez agregado los artículos solicitados se da un click en enviar datos y desplegara una pantalla dándole el número de requisición o compra menor si es su caso. En caso de que quieran quitar todos los artículos de su lista de dan un click en el botón limpiar lista. NOTAS: Si no tiene presupuesto suficiente el semáforo se pondrá en rojo y no les permitirá generar la requisición o compra menor. Si es menor de $ 200 el sistema les marcara un error y no les permitirá generar la requisición o compra menor. Si es capitulo 5000 y el importe es menor a 2000, el sistema les generara automáticamente un folio de requisición y no de compra menor y estas no se envían automáticamente así que las tienen que enviar manualmente. Si su área esta agrupada con otras áreas dentro de un mismo proyecto solo capture lo que solicito y programo, aunque el semáforo siga en verde, ya que puede incurrir en tomar dinero de otra área y por lo tanto esta no tendrá presupuesto cuando capture sus artículos. Una vez generada la requisición o compra menor de las partidas centralizadas, el sistema automáticamente las envía a la Dirección de Adquisiciones por lo cual no se las visualiza para enviar, excepto capítulo 5000 el cual tendrán que enviar manualmente. Página 8 de 16

9 4. PANTALLA PARA MODIFICAR REQUISICIONES. En esta pantalla se tiene la opción modificar la requisición o compra menor una vez ya generada de la manera siguiente: Seleccionar la requisición a modificar dando un click en mostrar detalle, en caso de que no visualice la información la despliega en la parte inferior de la pantalla. Una vez visualizada se podrá modificar la leyenda, las observaciones, el periodo, el departamento solicitante así como su área solicitante y se da un click en guardar cambios. Si desea modificar la fecha tendrá que ir a la Dirección de Adquisiciones en el Área de Recepción de Requisiciones. Página 9 de 16

10 5. PANTALLA CAPITULO 5000 En esta pantalla se tiene la opción en el caso de que la requisición sea capítulo 5000 los artículos se distribuyan de acuerdo al área e incluya el número de inventario pero por el momento sigue en proceso de diseño y se le hará saber cómo y cuándo se podrá utilizar. Página 10 de 16

11 6. PANTALLA RESPONSABLES DE PROYECTO. En esta pantalla se pueden modificar los datos de los responsables del Área, se le da un click en Agregar responsable y les visualizara la siguiente pantalla: Página 11 de 16

12 En esta pantalla se debe capturar o modificar correctamente los datos del Área ya que son los que aparecerán en las requisiciones cuando se generen e impriman, es importante poner en la opción imprime que si, ya que de no hacerlo no imprimirá los reportes de sus requisiciones. Una vez terminado de hacer los cambios se da Guardar cambios y se actualizaran automáticamente. NOTA: SI SU ÁREA ESTA AGRUPADA CON OTRAS ÁREAS EN SU PROYECTO, DEBERÁ DE ACTUALIZAR LOS DATOS DE ACUERDO A SU ÁREA PARA QUE LOS TOME CUANDO GENERE SU REQUISICIÓN O COMPRA MENOR. Página 12 de 16

13 7. MODIFICAR REQUISICIONES RECHAZADAS En esta pantalla se modifican las requisiciones rechazadas por el responsable de las requisiciones de la Dirección de Adquisiciones para su corrección. Seleccionar el tipo ya sea requisición o compra menor. Seleccionar el No. de requisición o compra menor. Les despliega una lista de artículos de los cuales se podrán eliminar dándole un click en el botón donde aparece una X. Si se quiere agregar un artículo se le da click en botón Agregar Artículo, el cual les desplegara una pantallita donde se captura la clave de artículo apareciéndoles su descripción en el recuadro y se captura la cantidad requerida. En caso de que se pasen de su presupuesto le marcara insuficiencia. Página 13 de 16

14 NOTAS: Si su área esta agrupada con otras áreas dentro de un mismo proyecto solo capture lo que va a modificar y programo, ya que puede incurrir en tomar dinero de otra área y por lo tanto esta no tendrá presupuesto cuando capture sus artículos. Una vez generada la requisición o compra menor las tendrán que enviar manualmente a la Dirección de Adquisiciones. Página 14 de 16

15 MENU ENVIAR 1. PANTALLA PARA ENVIAR REQUISICIONES. En esta pantalla se envía la requisición a la Dirección de Adquisiciones dando un click en ENVIAR para su compra correspondiente. Una vez generada la requisición o compra menor de las partidas centralizadas, el sistema automáticamente las envía a la Dirección de Adquisiciones por lo cual no se las visualiza para enviar. Las requisiciones generadas del capitulo 5000 no las turna automáticamente el sistema por lo tanto el usuario del sistema tendrá que enviarlas. Nota: Se recomienda que antes de ser turnada se hagan las correcciones correspondientes ya que una vez turnada no se podrá hacer ninguna corrección. Página 15 de 16

16 MENU CONSULTAS 1. PANTALLA PARA CONSULTAR DATOS DEL PROYECTO. En esta pantalla se tiene la opción de consultar las requisiciones generadas por el proyecto así mismo se puede consultar lo adquirido por requisición dando un click en tipo de requisición o partida, una vez seleccionada la requisición despliega la siguiente pantalla en la cual visualiza los siguientes datos. Página 16 de 16