MANUAL DE USUARIO MODULOS DE USO COMÚN

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1 MANUAL DE USUARIO MODULOS DE USO COMÚN Versión 3.1 Actualización: Agosto

2 INDICE Como accesar al módulo de Requisición... 3 Requisición de Bienes y Servicios Como realizar una Requisición de Tipo Articulos Como realizar una Requisición de Tipo Servicios Como realizar una Requisición de Tipo Servicios Directos Como actualizar una Requisición (Articulos, Servicios y Servicios Directos) Cómo confirmar una Requisición (Articulos, Servicios y Servicios Directos) Cómo generar el reporte de una Requisición (Articulos, Servicios y Servicios Directos) Cómo Cancelar una Requisicion (Articulos, Servicios y Servicios Directos) Como accesar al módulo de Solicitud de Abastecimiento Seleccione en el menú Administración\Adquisiciones\Requisición\Solicitud de Abastecimiento Solicitud de Abastecimiento Como elaborar una Solicitud de Abastecimiento Cómo Actualizar Solicitud de Abastecimiento Cómo confirmar una Socilicitud de Abastecimiento Cómo generar el reporte de una Socilicitud de Abastecimiento Cómo Cancelar una Socilicitud de Abastecimiento Como accesar al módulo de Oficios de Comisión Oficio de Comisión Como elaborar un Oficio de Comisión Cómo actualizar un Oficio de Comisión Cómo confirmar un Oficio de Comisión Cómo cancelar un Oficio de Comision Cómo generar el reporte Oficio de Comision

3 Como accesar al módulo de Requisición Seleccione en el menú Administración\Adquisiciones\Requisición\Requisición de Bienes y Servicios Requisición de Bienes y Servicios. En este módulo se capturan las requisiciones para la adquisición de bienes o contratación de servicios en función al presupuesto Aprobado para la Unidad administrativa al que está registrado el Usuario que opera el sistema y que será enviada para su aprobación. Como realizar una Requisición de Tipo Articulos. 1. De clic en el botón. 2. Si NO conoce la partida presupuestal de los artículos previamente registrados en el sistema, de clic en la opción Búsqueda de Artículos por Partidas, y se muestra la siguiente ventana (Opción solo de consulta): 3

4 3. Capture parte del nombre del artículo que desea consultar y de clic en el botón ; se visualiza en la lista de artículos las coincidencias encontradas. Si no se muestra ningún registro, intente nuevamente con otra descripción. En caso de no aparecer ningún registro, comuníquese al área de recursos materiales. 4. Elija el tipo de requisición. 5. Para capturar la Clave Presupuestal, de clic en el botón y se muestra la siguiente pantalla: 6. De clic icono de búsqueda y seleccione el valor de cada componente de la Clave Presupuestal; al seleccionar el último componente, la clave presupuestal se agrega automáticamente a la Requisición. 7. O bien de clic en el icono de búsqueda de claves Presupuestales y se muestra la siguiente ventana: 8. Seleccione la partida presupuestal y se visualizan los detalles de las claves Presupuestal y la disponibilidad presupuestal de la partida que seleccione. 4

5 9. De clic sobre la clave presupuestal, y se agrega automáticamente en la requisición con los detalles que la integran dicha clave. 10. Verifique el presupuesto disponible para la solicitud. 11. Capture la siguiente información (Los campos marcados con * son requeridos): Campo Autorizado En proceso Comprometido Devengado Ejercido Pagado Disponible Disp. Requisición Descripción Es la cantidad de presupuesto que se tiene autorizado en el año para la clave presupuestal seleccionada. Cuando el usuario confirma la requisición, el importe de la requisición se aparta administrativamente, para que el presupuesto disponible del mes se vea disminuido con ese apartado. Cuando se confirma la orden de compra, se libera el importe en Proceso y pasa a Presupuesto Comprometido. En caso de que no proceda la compra, debe cancelar la requisición para que se libere el presupuesto. Es la cantidad de presupuesto que se ha comprometido con el proveedor cuando se elabora la orden de compra o servicio. Es la cantidad de presupuesto que se tiene la obligación de pagar cuando ya se recibió de conformidad el artículo en el almacén o ya se aceptó de conformidad el servicio requerido (Vea la sección Servicio Terminado en este manual). Indica que ya se afectó el presupuesto mediante una orden de pago a favor del proveedor. Indica que ya se expidió y entregó el cheque o se realizó la transferencia electrónica a favor del proveedor Es el presupuesto que queda disponible después de restar lo comprometido, devengado y ejercido. Para poder realizar una requisición debe haber presupuesto disponible, de lo contrario al momento de guardar la requisición el sistema le mandará un mensaje notificándole que no hay dinero disponible para esa clave presupuestal. Indica la cantidad de presupuesto que va quedando disponible en la requisición durante el proceso de elaboración Tabla 1.0 Disponibilidad de Presupuesto para Requisición. Los valores se modifican de manera automática, dependiendo de los procesos que se realicen en el sistema. 5

6 Campo Descripción Folio Fecha Estatus Este campo NO es editable, se genera de manera automática al momento de guardar la requisición de bienes y servicios. El sistema genera los folios independientes para los tipos de requisiciones. Este campo NO es editable, el sistema por default muestra la fecha de sesión en la que el usuario realizara el proceso. Este campo NO es editable y se actualiza de manera automática en base a las etapas que obtiene una requisición; se clasifica en: NO DEFINIDO: Indica que la Solicitud está siendo capturada y no ha sido guardada. CAPTURA: Indica que la Solicitud ya fue guardada pero no ha sido confirmada. CONFIRMADA. Indica que la Solicitud ya se envió al área correspondiente para Confirmación. AUTORIZADA: La requisición ya fue autorizada por las áreas correspondientes. RECHAZADA: Indica que la requisición fue rechazada por alguna de las áreas correspondientes a las etapas de Autorización. COTIZADA: Indica que los Artículos o bienes solicitados ya se encuentran en proceso de cotización. PEDIDO: Indica que los Artículos o servicios solicitados ya fueron pedidos al proveedor a través de una orden de compra o servicio CONSOLIDADA: Se refiere a que la requisición se ha consolidado con otras que tienen la misma partida presupuestal, para conformar una requisición consolidada ENTRADA: Indica que los artículos que se solicitaron ya entraron al almacén SALIDA: Indica que los Artículos que se solicitaron ya fueron entregados al área que hizo el requerimiento. ORDEN DE PAGO: indica que la requisición ya tiene orden de pago CANCELADA: Indica que la solicitud fue cancelada por el usuario Tabla 1.1 Campos contenidos en el Módulo de Requisición de Bienes y Servicios. 12. Capture de manera detallada el motivo o justificación de la Requisición de bienes y servicios (Objeto del Gasto). 6

7 13. Agregue los Artículos que serán parte de la requisición, de clic en el botón se muestra la siguiente ventana: 14. Marque los artículos que serán parte de la requisición. 15. De clic en el botón, se agregan los artículos marcados en el módulo de requisición de Bienes y Servicios. 16. Los campos siguientes son de carácter Informativo: Campo Descripción Descripción Unidad Cantidad Precio Estimado Precio Total Importe Total Este campo NO es editable e indica la descripción del Artículo seleccionado previamente. Este campo NO es editable e indica la unidad de medida del Artículo seleccionado. Especifique el número de Artículos que desea solicitar. Este campo NO es editable, es el precio estimado del artículo que incluye el IVA. El precio es capturado previamente en el catálogo de Artículos por el Departamento de Recursos Materiales. Es responsabilidad del área de Recursos Materiales su actualización. Este campo NO es editable, es resultado de multiplicar la cantidad de artículos por el precio estimado. Este campo NO es editable, es resultado de sumar el precio total de los artículos que forman parte de la requisición. Tabla 1.2 Detalle de Articulos. 7

8 17. Si requiere quitar un artículo de la lista, marque el o los artículos y de clic en el botón. 18. Una vez verificada la captura de la requisición de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada, generándose automáticamente el Folio consecutivo independiente de requisiciones de Artículos en estatus de CAPTURA. 19. Si la partida presupuestal requiere de una "Relación de Beneficiarios. Para configurar la partida presupuestal que requiera una Lista de Beneficiarios consulte el Manual de Presupuesto en el Módulo de Partidas Específicas. 20. Al guardar se activa el botón, de clic en él y se muestra la siguiente ventana: 21. Capture la observación para la lista de Beneficiarios. 22. De clic en el botón, se visualiza un renglon vacío para capturar la lista de beneficiarios, importe e iva: 23. De clic en el boton ; el sistema notifica la accion realizada. 24. Para generar el reporte de la Lista de beneficarios, de clic en el boton, el sistema genera en reporte en formato PDF. 8

9 Como realizar una Requisición de Tipo Servicios. 1. De clic en el botón. 2. Elija el tipo de requisición. 3. Para capturar la Clave Presupuestal, de clic en el botón y se muestra la siguiente pantalla: 4. De clic icono de búsqueda y seleccione el valor de cada componente de la Clave Presupuestal; al seleccionar el último componente, la clave presupuestal se agrega automáticamente a la Requisición. 5. O bien de clic en el icono de búsqueda de claves Presupuestales y se muestra la siguiente ventana: 6. Seleccione la partida presupuestal y se visualizan los detalles de las claves Presupuestal y la disponibilidad presupuestal de la partida que seleccione. 7. De clic sobre la clave presupuestal, y se agrega automáticamente en la requisición con los detalles que la integran dicha clave. 8. Verifique el presupuesto disponible para la solicitud. 9

10 Campo Autorizado En proceso Comprometido Devengado Ejercido Pagado Disponible Disp. Requisición Descripción Es la cantidad de presupuesto que se tiene autorizado en el año para la clave presupuestal seleccionada. Cuando el usuario confirma la requisición, el importe de la requisición se aparta administrativamente, para que el presupuesto disponible del mes se vea disminuido con ese apartado. Cuando se confirma la orden de compra, el importe en Proceso pasa a Presupuesto Comprometido. En caso de que no proceda la compra, debe cancelar la requisición para que se libere el Pre-comprometido. Es la cantidad de presupuesto que se ha comprometido con el proveedor cuando se elabora la orden de compra o servicio. Es la cantidad de presupuesto que se tiene la obligación de pagar cuando ya se recibió de conformidad el artículo en el almacén o ya se aceptó de conformidad el servicio requerido (Vea la sección Servicio Terminado en este manual). Indica que ya se afectó el presupuesto mediante una orden de pago a favor del proveedor. Indica que ya se expidió y entregó el cheque o se realizó la transferencia electrónica a favor del proveedor Es el presupuesto que queda disponible después de restar lo comprometido, devengado y ejercido. Para poder realizar una requisición debe haber presupuesto disponible, de lo contrario al momento de guardar la requisición el sistema le mandará un mensaje notificándole que no hay dinero disponible para esa clave presupuestal. Indica la cantidad de presupuesto que va quedando disponible en la requisición durante el proceso de elaboración Tabla 1.3 Disponibilidad de Presupuesto para Requisición. Los valores especificados en la tabla anterior modificarán de manera automática, dependiendo de los procesos que se realicen en el sistema. 9. Los campos siguientes son de carácter Informativo: Campo Folio Fecha Estatus Descripción Este campo NO es editable, se genera de manera automática al momento de guardar la requisición. El sistema genera los folios independientes para los tipos de requisiciones. Este campo NO es editable, el sistema por default muestra la fecha de sesión en la que el usuario realizara el proceso. Este campo NO es editable, se actualiza de manera automática en base a las etapas que obtiene una requisición; se clasifica en: NO DEFINIDO: Indica que la Solicitud está siendo capturada y no ha sido guardada. 10

11 CAPTURA: Indica que la Solicitud ya fue guardada pero no ha sido confirmada. CONFIRMADA. Indica que la Solicitud ya se envió al área correspondiente para Confirmación. AUTORIZADA: La requisición ya fue autorizada por las áreas correspondientes. RECHAZADA: Indica que la requisición fue rechazada por alguna de las áreas correspondientes a las etapas de Autorización. COTIZADA: Indica que los Artículos o bienes solicitados ya se encuentran en proceso de cotización. PEDIDO: Indica que los Artículos o servicios solicitados ya fueron pedidos al proveedor a través de una orden de compra o servicio CONSOLIDADA: Se refiere a que la requisición se ha consolidado con otras que tienen la misma partida presupuestal, para conformar una requisición consolidada. ALMECEN/SERVICIOS TERMINADOS: Indica que la requisición ya fue finalizado ORDEN DE PAGO: indica que la requisición ya tiene orden de pago CANCELADA: Indica que la solicitud fue cancelada por el usuario Tabla 1.4 Campos Informativos. 10. Capture de manera detallada el motivo o justificación de la Requisición (Objeto del Gasto). 11. Capture los servicios que serán parte de la requisición. De clic en el botón ; se visualiza un renglon vacío para capturar la descripción de los servicios que se realizan de forma manual (No existe un catálogo de Servicios). 12. Capture la cantidad y precio estimado para el servicio. 13. Si requiere quitar un servicio de la lista, marque el o los servicios y de clic en el botón. 14. Una vez verificada la captura de la requisición de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada, generándose automáticamente el Folio consecutivo independiente para requisiciones de servicios en estatus de CAPTURA. 15. Si la partida presupuestal requiere de una "Relación de Beneficiarios. Para configurar la partida presupuestal que requiera una Lista de Beneficiarios, consulte el Manual de Presupuesto en el Módulo de Partidas Específicas. 11

12 16. Al guardar se activa el botón, de clic en él y se muestra la siguiente ventana: 17. Capture la observación para la lista de Beneficiarios. 18. De clic en el botón, se visualiza un renglon vacío para capturar la lista de beneficiarios, importe e iva: 19. De clic en el boton ; el sistema notica la accion realizada. 20. Para generar el reporte de lista de beneficarios, de clic en el boton, el sistema genera en reporte en formato PDF. Como realizar una Requisición de Tipo Servicios Directos. Se da en los casos, en donde solo un proveedor prorciona el servicio (Servicios Especializados, Servicios Basicos como Luz, Agua, Telefono, etc), o bien cuando existe un convenio entre la institucion y el proveedor (Agencias de Viajes, Consultorias, etc.). 1. De clic en el botón 2. Elija el tipo de requisición. 3. Para capturar la Clave Presupuestal, de clic en el botón y se muestra la siguiente pantalla: 4. De clic icono de búsqueda y seleccione el valor de cada componente de la Clave Presupuestal; al seleccionar el último componente, la clave presupuestal se agrega automáticamente a la Requisición. 12

13 5. O bien de clic en el icono de búsqueda de claves Presupuestales y se muestra la siguiente ventana: 6. Seleccione la partida presupuestal y se visualizan los detalles de las claves Presupuestal y la disponibilidad presupuestal de la partida que seleccione. 7. De clic sobre la clave presupuestal, y se agrega automáticamente en la requisición con los detalles que la integran dicha clave. 8. Verifique el presupuesto disponible para la solicitud. Campo Autorizado En proceso Comprometido Devengado Descripción Es la cantidad de presupuesto que se tiene autorizado en el año para la clave presupuestal seleccionada. Cuando el usuario confirma la requisición, el importe de la requisición se aparta administrativamente, para que el presupuesto disponible del mes se vea disminuido con ese apartado. Cuando se confirma la orden de compra, se libera el importe en Proceso y pasa a Presupuesto Comprometido. En caso de que no proceda la compra, debe cancelar la requisición para que se libere el presupuesto. Es la cantidad de presupuesto que se ha comprometido con el proveedor cuando se elabora la orden de compra o servicio. Es la cantidad de presupuesto que se tiene la obligación de pagar cuando ya se recibió de conformidad el artículo en el almacén o ya se aceptó de conformidad el servicio requerido (Vea la sección Servicio Terminado en 13

14 Ejercido Pagado Disponible Disp. Requisición este manual). Indica que ya se afectó el presupuesto mediante una orden de pago a favor del proveedor. Indica que ya se expidió y entregó el cheque o se realizó la transferencia electrónica a favor del proveedor Es el presupuesto que queda disponible después de restar lo comprometido, devengado y ejercido. Para poder realizar una requisición debe haber presupuesto disponible, de lo contrario al momento de guardar la requisición el sistema le mandará un mensaje notificándole que no hay dinero disponible para esa clave presupuestal. Indica la cantidad de presupuesto que va quedando disponible en la requisición durante el proceso de elaboración Tabla 1.5 Disponibilidad de Presupuesto para Requisición. Los valores especificados en la tabla anterior modificarán de manera automática, dependiendo de los procesos que se realicen en el sistema. 9. Los campos siguientes son de carácter Informativo: Campo Descripción Este campo NO es editable, se genera de manera automática al momento de guardar la Folio requisición. El sistema genera los folios independientes para los tipos de requisiciones. Este campo NO es editable, el sistema por default muestra la fecha de sesión en la que Fecha el usuario realizara el proceso. Este campo NO es editable, se actualiza de manera automática en base a las etapas que obtiene una requisición; se clasifica en: NO DEFINIDO: Indica que la Solicitud está siendo capturada y no ha sido guardada. CAPTURA: Indica que la Solicitud ya fue guardada pero no ha sido confirmada. CONFIRMADA. Indica que la Solicitud ya se envió al área correspondiente para Confirmación. AUTORIZADA: La requisición ya fue autorizada por las áreas correspondientes. RECHAZADA: Indica que la requisición fue rechazada por alguna de las áreas correspondientes a las etapas de Autorización. COTIZADA: Indica que los Artículos o bienes solicitados ya se encuentran en proceso de cotización. PEDIDO: Indica que los Artículos o servicios solicitados ya fueron pedidos al proveedor Estatus a través de una orden de compra o servicio CONSOLIDADA: Se refiere a que la requisición se ha consolidado con otras que tienen la misma partida presupuestal, para conformar una requisición consolidada. ALMECEN/SERVICIOS TERMINADOS: Indica que la requisición ya fue finalizado ORDEN DE PAGO: indica que la requisición ya tiene orden de pago CANCELADA: Indica que la solicitud fue cancelada por el usuario Tabla 1.6 Campos Informativos. 14

15 10. De clic en la opcion, se habilitan las siguientes opciones: IVA: Permite indicar SI el importe del servicio directo incluye IVA o NO en el expediente de procedimiento de contratacion generado de manera automatica para este proceso. Proveedor: Permite elegir el proveedor que es utilizado en el expediente de procedimiento de contratacion generado de manera automatica para este proceso. Tipo de servicio: Permite elegir el tipo de Servicio Directo que es utilizado en el expediente de procedimiento de contratacion generado de manera automatica para este proceso. 11. De clic en la opcion, SI el importe del servicio directo incluye IVA, por default se encuentra marcada dicha opcion. 12. De clic en la icono de busqueda de Proveedores, se muestra la siguiente ventana: 13. Seleccione el tipo de Persona, capture el RFC si lo conoce o parte del nombre del proveerdor y de clic en el botón. 14. Se muestra una lista, marque el proveedor, de clic en el boton y se agrega automáticamente en la requisición. 15. Seleccione el tipo se servicio. 16. Capture de manera detallada el motivo o justificación de la Requisición (Objeto del Gasto). 17. Capture los servicios que serán parte de la requisición. De clic en el botón ; se visualiza un renglon vacío para capturar la descripción de los servicios que se realizan de forma manual (No existe un catálogo de Servicios). 15

16 18. Capture la cantidad y precio estimado para el servicio. Manual de Usuario 19. Si requiere quitar un servicio de la lista de clic en el icono para seleccionar el servicio y de clic en el botón. 20. Una vez verificada la captura de la requisición de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada, generándose automáticamente el Folio consecutivo independiente para requisiciones de servicios en estatus de CAPTURA. 21. Si la partida presupuestal requiere de una "Relación de Beneficiarios. Para configurar la partida presupuestal que requiera una Lista de Beneficiarios, consulte el Manual de Presupuesto en el Módulo de Partidas Específicas. 22. Al guardar se activa el botón, de clic en el botón y se muestra la siguiente ventana: 23. Capture la observación para la lista de Beneficiarios. 24. De clic en el botón, se visualiza un renglon vacío para capturar la lista de beneficiarios, importe e iva: 25. De clic en el boton ; el sistema notifica la accion realizada. 26. Para generar el reporte de lista de beneficarios, de clic en el boton, el sistema genera en reporte en formato PDF. 16

17 Como actualizar una Requisición (Articulos, Servicios y Servicios Directos).. 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio de la requisición si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la requisición. 4. De clic en el botón, se muestra una lista requisiciones. 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. Una vez verificado registros de la requisición de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada. Solo se puede actualizar una requisición si está en estatus de CAPTURA. Cualquier otro caso es necesario rechazar. No puede actualizar una requisición si ya tenía registros de un proceso de compras, deberá cancelar la requisición. Cómo confirmar una Requisición (Articulos, Servicios y Servicios Directos). 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio de la requisición si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la requisición. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de requisiciones. 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada modificando el estatus de la requisición a CONFIRMADO. Para una Requisición de SERVICIOS DIRECTOS, al confirmar el último nivel de Autorización se genera automáticamente un Expediente de Procedimiento de Contratación, adjudicado de manera directa al proveedor seleccionado en la requisición, por lo que ya no se podrá hacer alguna modificación a la requisición. Cómo generar el reporte de una Requisición (Articulos, Servicios y Servicios Directos). 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio de la requisición si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la requisición. 17

18 4. De clic en el botón, se muestra una lista de requisiciones. 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón reporte, el sistema genera un documento en formato PDF. Cómo Cancelar una Requisicion (Articulos, Servicios y Servicios Directos). 1. De clic en botón 2. Capture el Folio de la requisición si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la requisición. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de requisiciones. 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada modificando el estatus de la requisición a CANCELADA. Solo podrá cancelar una requisición si está en estatus de CAPTURA, RECHAZADA o CONFIRMADO, si ya envío el trámite para Autorización y requiere hacer una modificación, póngase en contacto con el área correspondiente para que rechace el trámite y pueda cancelar la requisición. 18

19 Como accesar al módulo de Solicitud de Abastecimiento Seleccione en el menú Administración\Adquisiciones\Requisición\Solicitud de Abastecimiento Solicitud de Abastecimiento. Una solicitud de abastecimiento es el documento para solicitar materiales y/o bienes que cuenten con existencia en el almacén por Saldos Iniciales y/o adquisición de las unidades administrativas que ejercen presupuesto. Como elaborar una Solicitud de Abastecimiento. 1. Se muestra la una Unidad Administrativa a la que se encuentra adscrita el usuario. 2. De clic en el botón. 3. Capture la observación para la solicitud de Abastecimiento. 4. Se muestra una lista de artículos con existencia en Almacén de saldos Iniciales y/o por adquisición de las unidades administrativas que ejercieron presupuesto para la adquisición de materiales y/o bien. NOTA: Puede utilizar los filtros de búsqueda para localizar de forma rápida capturando la descripción del artículo en el campo Artículos Con Existencia. 19

20 5. De doble clic en la descripción del artículo para que este se agregue el Detalle de artículos requeridos; si la existencia en el almacén corresponde a saldos iniciales, el detalle se mostrará en la pestaña, en caso contrario se mostrará en la pestaña. Nota: podrá agregar los artículos requeridos a una misma solicitud de abastecimiento, repitiendo el paso No Capture la cantidad de artículos a requerir de acuerdo al origen del artículo (Requisición o Almacén). No se puede solicitar más de la existencia en el almacén. 7. Una vez verificada la captura de la Solicitud de Abastecimiento de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada, generándose automáticamente el Folio consecutivo para la Solicitud de Abastecimiento en estatus de CAPTURA. 8. Los estatus que puede obtener una Solicitud de Abastecimiento: Este campo NO es editable y se actualiza de manera automática en base a las etapas que obtiene una Solicitud de Abastecimiento: INDEFINIDO: Indica que la Solicitud está siendo capturada y no ha sido guardada. CAPTURA: Indica que la Solicitud ya fue guardada pero no ha sido confirmada. CONFIRMADA. Indica que la Solicitud ya se envió al área correspondiente para Confirmación. Estatus AUTORIZADA: La Solicitud ya fue autorizada por las áreas correspondientes. RECHAZADA: Indica que la requisición fue rechazada por alguna de las áreas correspondientes a las etapas de Autorización. SURTIDA COMPLETAMENTE: Indica que los Artículos que se solicitaron ya fueron entregados al área que hizo el requerimiento. SURTIDA PARCIALMENTE: Indica que los Artículos se están solicitado por partes. CANCELADA: Indica que la solicitud fue cancelada por el usuario. Tabla 2.1 Estatus que puede tener una Solicitud de Abastecimiento. 20

21 Cómo Actualizar Solicitud de Abastecimiento. 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio de la Solicitud de Abastecimiento si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la Solicitud. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Solicitudes. 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. Si el estatus de la solicitud es CAPTURA, realice las modificaciones correspondientes. 7. Si el estatus de la solicitud es CONFIRMADO, de clic en el botón ; el sistema modifica el estatus a CAPTURA. Realice las modificaciones correspondientes. 8. Una vez actualizado los registros de la Solicitud de Abastecimiento de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada. Solo puede actualizar una solicitud de abastecimiento si está en estatus de CAPTURA, CONFIRMADO O RECHAZADA. Cómo confirmar una Socilicitud de Abastecimiento. 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio de la Solicitud de Abastecimiento si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la Solicitud. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Solicitudes. 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón ; el sistema le notifica la acción realizada, modificando el estatus de la Solicitud de Abastecimiento a CONFIRMADA. Cómo generar el reporte de una Socilicitud de Abastecimiento. 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio de la Solicitud de Abastecimiento si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar la Solicitud. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Solicitudes. 21

22 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón reporte, el sistema genera un documento en formato PDF. Si desea generar el reporte en formato en Excel (.xls) seleccione el botón aparece el siguiente mensaje, seleccione la opción deseada., si le Cómo Cancelar una Socilicitud de Abastecimiento. 7. De clic en botón 8. Capture el Folio de la Solicitud de Abastecimiento si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 9. Especifique el rango de fechas para buscar la Solicitud. 10. De clic en el botón, se muestra una lista de Solicitudes. 11. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 12. De clic en el botón ; el sistema le notifica la acción realizada, modificando el estatus de la Solicitud de Abastecimiento a CANCELADA. Solo puede cancelar una solicitud de abastecimiento si está en estatus de CAPTURA, CONFIRMADO o RECHAZADA. 22

23 Como accesar al módulo de Oficios de Comisión Seleccione en el menú Administración\Adquisiciones\Requisición\Oficio de Comisión. Manual de Usuario Oficio de Comisión En este módulo se capturan los oficios de comisión o actividades de carácter extraordinarios conferidos a los servidores públicos, para que realicen acciones en un lugar distinto al de su adscripción y sean estrictamente necesarias para la consecución de los objetivos de la Institución. Como elaborar un Oficio de Comisión. 1. De clic en el botón 2. Seleccione el tipo de oficio (Viatico y/o Pasaje en caso de que comprenda ambos tipos de conceptos, en caso contrario seleccione solo la Opcion requerida) 3. Capture la siguiente información (Los campos marcados con * son requeridos): Campo Descripción * Comisionado Empleado/comisionado que llevará acabo actividades de carácter extraordinarias *Clave del trabajador Es la clave que identifica el registro del empleado. *Puesto /categoría Es el puesto/cargo que tiene el comisionado dentro de la Institución 23

24 Domicilio Clave presupuestal Zona Manual de Usuario Es la dirección del comisionado Es la clave presupuestal que afectara el gasto para el oficio de comisión Zona o lugar de Comisión. Tabla 3.1 Oficio de comisión. 4. De clic el icono de búsqueda para agregar al comisionado, aparece la siguiente ventana: 5. Capture el RFC o nombre del empleado o beneficiario si lo conoce y de clic en el botón, el sistema muestra una lista de empleados registrados que cumplan con los criterios de búsqueda y que estén adscritos a la Unidad Administrativa a la que pertenece el usuario que captura el oficio de comisión. NOTA: En caso de que el empleado/comisionado no se muestra en la lista, comuníquese al área correspondiente para su registro. 6. De clic sobre el nombre del comisionado y se agrega los datos en el módulo de oficio de comisión: 7. Capture el puesto o categoría 8. Seleccione el tipo de 9. El tipo de comisión por default muestra Anticipado. Si el oficio de comisión comprende Viaticos. Seleccione el tipo de Viatico Seleccione una Clave Presupuestal para el oficio de comisión, de clic en el icono de búsqueda y se muestra la siguiente pantalla: 24

25 De clic icono de búsqueda y seleccione el valor de cada componente de la Clave Presupuestal; al seleccionar el último componente, la clave presupuestal se agrega automáticamente en el Oficio de Comisión. O bien de clic en el icono de búsqueda y se mostrará la siguiente ventana: Seleccione la partida presupuestal y se visualizan los detalles de las claves presupuestales con la disponibilidad presupuestal de la partidas disponibles. De clic sobre la clave presupuestal, y se agrega automáticamente en el Oficio de Comisión con los detalles que la integran dicha clave. Verifique el presupuesto disponible para la solicitud. Capture la siguiente informacion Campo Descripción Zona Seleccione de la lista, la Zona económica en dónde será la comisión Lugar Cuota diaria En función a la zona seleccionada, el sistema lista los lugares que pertenecen a la zona (se puede configurar un lugar a una zona en el catálogo Finanzas\Oficio de Comisión\Administración de Oficio de Comisión). Es la cuota diaria asignada para la Comisión, el importe será en función al lugar de la comisión seleccionada y al grupo jerárquico al que pertenece el comisionado. 25

26 Periodo Inicio/ Periodo Fin Días Pernocta Es la fecha inicial y fecha final de la Comisión. Es el total de días que pernoctará el comisionado. El sistema calcula los días de pernocta en función a los días transcurridos entre la fecha inicial y la final, menos 1 día, si requiere conservar el total de los días de pernocta sin la resta de 1 día, puede modificar directamente el valor poniendo el total de días. Ejemplo Fecha inicial= 31/05/2014 Fecha Final =15/06/2014 Tabla 1.6 Viáticos. De clic en el boton, y cargarán los detalles del Oficio de Comision Si requiere Agregar otro destino dentro del mismo Oficio de comision, repita el paso No. 10 de la opcion Si el oficio de comisión comprende Viaticos Si el oficio de comisión comprende Pasajes Seleccione el tipo. Seleccione el tipo de Pasajes Seleccione una Clave Presupuestal para el oficio de comisión, de clic en el icono de búsqueda de Claves Ptal. y se mostrará la siguiente pantalla: De clic icono de búsqueda y seleccione el valor de cada componente de la Clave Presupuestal; al seleccionar el último componente, la clave presupuestal se agrega automáticamente en el Oficio de Comisión. 26

27 O bien de clic en el icono de búsqueda de claves Presupuestales y se muestra la siguiente ventana: Seleccione la partida presupuestal y se visualizan los detalles de las claves Presupuestal y la disponibilidad presupuestal de la partida que seleccione. De clic sobre la clave presupuestal, y se agrega automáticamente en el Oficio de Comisión con los detalles que la integran dicha clave. Verifique el presupuesto disponible para la solicitud. Para pasaje terrestre y aéreo, capture la siguiente información: Campo Descripción Punto de Partida* Especifique la localidad donde inicia la comisión Punto de Llegada* Especifique la localidad donde finaliza la comisión Otro destino Especifique si en la comisión hay otro destino Clase servicio* Especifique la clase de servicio terrestre Observación En caso de ser necesario, especifique una observación Importe* Especifique el Importe del pasaje terrestre o aéreo Tabla 1.7 Pasajes. 10. Capture el motivo de la Comision y en su caso si existe alguna Obervacion Adicional para la comision. 27

28 11. Una vez verificada la captura del Oficio de comisión de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada, generándose automáticamente el Folio consecutivo del Oficio de Comisión en estatus de CAPTURA. Cómo actualizar un Oficio de Comisión. 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio del Oficio de Comisión si lo conoce y pulse la tecla ENTER, o de clic en icono de búsqueda y se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar las comisiones. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Oficios de Comisión y 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. Haga las modificaciones correspondientes. 7. Una vez actualizado los registros del Oficio de Comisión de clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada. Solo puede actualizar un Oficio de Comisión en estatus de CAPTURA. Cualquier otro caso es necesario rechazar. Cómo confirmar un Oficio de Comisión. 1. De clic en botón. 2. Capture el Folio del Oficio de Comisión si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar el Oficio de Comisión. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Oficios de Comisión y 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada modificando el estatus del Oficio de comisión a CONFIRMADO Una vez confirmado el Oficio de Comisión ya no podrá ser modificado. Cualquier otro caso es necesario rechazar. Cómo cancelar un Oficio de Comision. 1. De clic en botón 2. Capture el Folio del Oficio de Comisión si lo conoce y pulse la tecla ENTER, o de clic en icono de búsqueda y se muestra la siguiente ventana: 28

29 3. Especifique el rango de fechas para buscar las comisiones. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Oficios de Comisión y 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. De clic en el botón ; el sistema notifica la acción realizada modificando el estatus a del Oficio de Comisión a CANCELADO. Solo podrá cancelar un oficio de comisión si tiene el estatus de CAPTURA o CONFIRMADO, si ya envío el trámite para Autorización y requiere hacer una modificación, póngase en contacto con el área correspondiente para que rechace el trámite. Cómo generar el reporte Oficio de Comision. 1. De clic en botón 2. Capture el Folio del Oficio de Comisión si lo conoce y pulse la tecla ENTER o de clic en icono de búsqueda ; se muestra la siguiente ventana: 3. Especifique el rango de fechas para buscar el Oficio de Comisión. 4. De clic en el botón, se muestra una lista de Oficios de Comisión y 5. De clic sobre el folio para seleccionarlo. 6. Dependiendo del tipo de comisión, se habilitan los botones para generar los reportes que integran el oficio de comisión, el sistema generará un documento en formato PDF. 29