ELABORACIÓN DE REQUISICIONES

Transcripción

1 ELABORACIÓN DE 1. Ingresar a la aplicación de, Módulo de Compras (SOC) con los datos de compañía, usuario y contraseña. 2. En el menú de Procesos Diarios seleccionar la sección de Requisiciones. 1 / 12

2 3. Se muestra la ventana Captura de Requisiciones, y procedemos al registro de datos Ingresar el número del centro de costos para el cual se hará la requisición, en caso de desconocer el dato, utilizar el botón de búsqueda o F En automático se genera el número de la requisición. 3.3 Se actualiza la fecha de elaboración de la requisición de forma automática. 2 / 12

3 3.4 Seleccionar el libre a bordo de los insumos, de acuerdo al menú desplegable. 3.5 Elegir el grado de urgencia que se tiene para la requisición. 3.6 Seleccionar del menú desplegable la opción que corresponda. (Sin descripción, en obra, en ofi. operativas, en ofi. corporativas). 3 / 12

4 3.7 Introducir el número que identifica al empleado que está solicitando los insumos, aparecerá otra ventana donde se deberá ingresar su contraseña confirmando que él realiza la solicitud. 3.8 Se introduce el número de empleado que autorizará y dará Vo.Bo de la requisición, siguiendo para Corporativo Líder y Director de Área, y para Obra Superintendente y Líder de Proyecto. 3.9 Este campo es opcional y puede ser utilizado para introducir algún texto general respecto a la requisición, este campo acepta hasta 50 caracteres. 4 / 12

5 4. Dar clic en el botón de insertar renglón para insertar los insumos que se están solicitando, el cual se mostrará en la parte inferior de la pantalla y procedemos a la captura de insumos. 4.1 Este campo indica el número individual de la partida dentro de la requisición. 4.2 Solo deberá ser llenado si es una requisición de Obra. 4.3 Capturar el número de insumo requerido; en caso de desconocer el dato, utilizar el botón de búsqueda o F1, automáticamente el sistema indica en el campo descripción, el insumo del que se trata. 5 / 12

6 4.4 Es un campo informativo en él que se puede colocar números de control interno. No se requiere llenar este campo. 4.5 Seleccionar del menú el área-cuenta a la que va destinada el Insumo requisitado. 4.6 Indicar la fecha que se requiere el insumo en el almacén o disponible. 4.7 Introducir la cantidad total requerida. 4.8 En este campo el usuario puede registrar comentarios o especificaciones del insumo de la partida en cuestión. NOTA: Es importante revisar las cantidades en el presupuesto para solicitar un insumo de lo contrario está no podrá guardarse. 6 / 12

7 Para incluir más insumos en la requisición presionar enter o el botón para agregar más renglones, si se desea eliminar algún renglón presionar. 5. Oprimir el botón de Grabar para guardar la Requisición, posteriormente el sistema da la opción de imprimir. 5.1 Oprimir SI, para generar la impresión física. 7 / 12

8 CONSULTAS Y CANCELACIÓN DE LA REQUISICIÓN 6. Para consultar una Requisición solo será necesario ingresar al menú Procesos Diarios/ Requisiciones y colocar el Centro de Costos y el número consecutivo de la requisición. Las cancelaciones pueden ser por partidas o la requisición completa, de igual forma puede darse la cancelación en la solicitud o una vez autorizado. 6.1 Presionar el botón en caso de cancelar toda la requisición y aceptar el mensaje que envía el sistema. 8 / 12

9 Al consultar la requisición se puede observar que el estatus ha cambiado. Cancelar partida de la requisición. 6.2 Marcar la casilla de cancelado en la partida que se desea cancelar y grabar. NOTA: Es importante generar una depuración de requisiciones no procesadas cada quince días, esto con el fin de no dejar saldos e importes que posteriormente al cierre del mes afecten al presupuesto. Si la cancelación de una requisición es de un mes anterior, se tiene que solicitar la apertura del periodo en el módulo de compras para poder cancelar, la apertura se solicita al área de Contabilidad. 9 / 12

10 7. Consultar la requisición, ingresar al menú Procesos Diarios/ Requisiciones y colocar el Centro de Costos y el número consecutivo de la requisición y proceder a autorizar con el botón. 10 / 12

11 7.1 Introducir el número que identifica al empleado que autoriza la requisición de insumos e ingresar contraseña, el sistema enviará un mensaje de autorización. 11 / 12

12 8. Se cambia el estatus de la requisición a Autorizada. 12 / 12