MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE CAMBIOS MÓDULO DE PATRIMONIO VERSIÓN 5.8.0

Transcripción

1 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE CAMBIOS MÓDULO DE PATRIMONIO VERSIÓN Noviembre 2011 Manual de Cambios 1

2 INDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA ADMIN... 3 III. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN... 4 IV. TABLAS PATRIMONIO - PARÁMETROS EJECUTORA... 4 V. MANTENIMIENTO... 5 V.1 INVENTARIO FISICO SOBRANTES... 5 V.2 ALTAS INSTITUCIONALES NEA DIFERENCIA DE INVENTARIO... 6 VI. SEGUIMIENTO Y CONTROL - ASIGNACION VI.1 EXTORNO MASIVO DE LA ASIGNACIÓN DE ACTIVOS: VI.2 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS DE BAJA: VI.3 BOTÓN DESPLAZAMIENTO INTERNO: VII UTILITARIO Manual de Cambios 2

3 I. INTRODUCCIÓN La versión del Módulo de Patrimonio (SIGA_MP) de fecha 09 de Noviembre del 2011, ha sido desarrollada principalmente para efectuar la regularización de las Altas de los Bienes Sobrantes del Inventario Físico, para lo cual, el Sistema permitirá visualizar en la opción Altas Institucionales NEA Diferencia de Inventario, todos los activos registrados como sobrantes en años anteriores al actual. Asimismo, en la opción Sobrantes, se ha incorporado el Reporte Sobrantes de Inventario por Usuario Final, el mismo que mostrará por Usuario Final, los bienes sobrantes que este tiene asignados. También se ha realizado un ajuste para distinguir con color verde los activos que se hayan regularizado en Altas Institucionales. En la opción Asignación de Bienes Patrimoniales, se ha incorporado la funcionalidad del extorno masivo de los activos, y en el desplazamiento de los activos se ha incorporado la ventana de consulta por Nº de Desplazamiento, Responsable, Usuario Final y por rangos de fechas, así como, se visualizará con color rojo los activos que se encuentran de baja. Además, se ha incorporado la opción Impresión de Etiquetas en el Sub Módulo Utilitario, el mismo que permitirá imprimir las etiquetas para inventariar los bienes patrimoniales. II. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA ADMIN En el Módulo ADMIN, se ha incorporado la opción Impresión de Etiquetas en la ventana Perfil de Usuario, la cual al ser seleccionada le brindará al Usuario la facilidad de consultar y/o dar mantenimiento a dicha opción en el Módulo de Patrimonio. Para ello, el Usuario deberá ingresar a la opción Perfil de Usuario, filtrar en la ventana Perfil de Acceso por Usuario la opción Menú para Patrimonio, y seguidamente en el Sub Módulo Utilitario marcar con un check la opción Impresión de Etiquetas. Manual de Cambios 3

4 III. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN Para actualizar la presente Versión, el Sistema validará que la base de datos se encuentre en la versión del Módulo de Logística, con el siguiente mensaje: Asimismo, verificará que el Módulo de Patrimonio se encuentre en la versión 5.7.0: IV. TABLAS PATRIMONIO - PARÁMETROS EJECUTORA En esta versión, se ha incorporando en la ventana Parámetros por Ejecutora, el campo Impresión de Etiquetas, el cual permitirá al Usuario definir el tamaño de la etiqueta a utilizar en el Inventario Físico. El Sistema por defecto muestra el tamaño pre determinado de la etiqueta de Inventario con las siguientes medidas: 1 - ancho: mm, altura mm, si el Usuario desea que se incluya otras medidas, deberá solicitarlo al Ministerio de Economía para su inclusión en el Sistema. Manual de Cambios 4

5 V. MANTENIMIENTO V.1. INVENTARIO FISICO SOBRANTES Al ingresar a la opción Inventario Físico Sobrantes, a partir de esta versión, el Sistema le permitirá al Usuario la facilidad de distinguir los activos que se hayan regularizado en la opción Altas Institucionales. Al ingresar a la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes, se visualizarán con color verde todos los activos que se hayan regularizado en Altas Institucionales. Asimismo, al pie de la ventana se ha adicionado la leyenda. REPORTES: Asimismo, se ha incorporado el reporte Relación de Bienes Sobrantes por Usuario Final, el mismo que permitirá al Usuario visualizar por Usuario Final, los bienes sobrantes que tiene asignados. Para ello, se debe dar clic en el icono Imprimir de la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes, el Sistema presentará la ventana Reporte, conteniendo los filtros de selección por Nº de Inventario, Bien, Código de Barras, Sede, Centro de Costo, Responsable y Usuario. Luego, marcar la opción correspondiente y dar clic en el icono Imprimir muestre el reporte respectivo., para que el Sistema Manual de Cambios 5

6 La Relación de Bienes Sobrantes por Usuario Final muestra la siguiente información de los activos a nivel de Usuario: Sede, Centro de Costo, Código de Barras, Descripción, Fecha de Asignación, Marca, Modelo, Número de Serie y Medidas. V.2. ALTAS INSTITUCIONALES NEA DIFERENCIA DE INVENTARIO En la opción Altas Institucionales se han efectuado ajustes para brindarle al Usuario la facilidad de registrar los activos sobrantes de los Inventarios Físicos como parte del patrimonio de la Entidad. Para ello, se deberá realizar el siguiente procedimiento: 1. En la ventana Registro de Altas Institucionales ingresar a la opción NEA Diferencia de Inventario. Manual de Cambios 6

7 2. En el campo Lista de Ingresos, activar el menú contextual y seleccionar la opción campos:, el Sistema activará para su registro, los siguientes Nº de Movimiento: Al grabar el registro el Sistema indicará automáticamente el Número de Movimiento al grabar el registro. Fecha de Movimiento: Permite indicar la fecha de registro de la NEA. Con Tasación: Marcando este campo con un check se activarán los campos Nº y Fecha de Tasación. Tipo Documento: Por defecto indica Nota de Entrada al Almacén, el cual no puede ser modificado. Nº NEA: Permite registrar el Número de la Nota de Entrada al Almacén. Nº y Fecha de Acta: Permite registrar el número y fecha del Acta. Nº y Fecha de Resolución: Permite registrar el número y fecha de la Resolución. Nº y Fecha de Tasación: Permite registrar el número y fecha de la Tasación. Observaciones: Permite registrar datos adicionales. 3. Dar clic en el icono Grabar. El Sistema mostrará los datos registrados y se activará el botón, como se muestra en la siguiente imagen: 4. Seleccionar el botón para ingresar a la ventana Regularización de Activos Sobrantes. En esta ventana, el Usuario podrá efectuar la selección de los activos y registrar los datos necesarios para su inserción al patrimonio de la Entidad, para lo cual el Usuario deberá seguir los siguientes pasos: a. Marcar con un check en el campo Familia. El Sistema mostrará en la parte superior de la ventana, la relación de bienes sobrantes registrados hasta un año anterior al año de Ejecución. Manual de Cambios 7

8 Asimismo, el Usuario podrá seleccionar el activo por Código o Descripción de la Familia. Dando clic en el icono Buscar de este campo se activará la ventana Búsqueda de Datos, en la cual podrá efectuar la búsqueda, seleccionar y luego dar Aceptar. El Sistema mostrará la Familia seleccionada en el campo superior de la ventana. Además, cuenta con el campo Búsqueda, el mismo que contiene los siguientes filtros: Nº de Secuencia, Código de Barras, Descripción, Modelo, Número de Serie y Marca. Manual de Cambios 8

9 b. Seleccionar los activos a regularizar. El Sistema le permite seleccionar los activos masivamente, indicando en los campos Del Al ubicados en la parte superior derecha, los números de orden de los registros: c. Dar clic en el icono Enviar, para transferir los activos a la parte inferior de la ventana. d. Registrar los datos en los campos, ubicados en la parte superior de la ventana: Nº de PECOSA: Fecha de Alta: Almacén:. Por defecto muestra el Almacén Principal. e. Asignar la Cuenta Contable dando clic en el botón. El Sistema presentará la ventana Asignación de Cuentas Contables - Activos Sobrantes, la misma que muestra en el lado superior izquierdo las Familias seleccionadas, en el lado superior derecho la relación de Cuentas Contables asociadas a cada Familia, y en la parte inferior el Código de Barras y la descripción del ítem. El Usuario deberá marcar con un check en el icono Grabar. la Cuenta Contable que corresponda y dar clic Manual de Cambios 9

10 El sistema presentará el siguiente mensaje: Dar SI, para continuar con el proceso. Se visualizará la Cuenta Contable seleccionada en la columna Cta. Ctble. del campo inferior de la ventana y simultáneamente el siguiente mensaje: Proceso terminó con éxito. f. Dar Aceptar para continuar con el proceso y posteriormente dar clic en el icono Grabar. El Sistema regresará a la ventana Registro de Altas Institucionales, mostrando el registro de los activos en el campo Detalle de Activos. 5. Ingresar a la carpeta amarilla de cada activo. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual deberá registrar obligatoriamente los siguientes campos: Fecha NEA y Valor NEA. Manual de Cambios 10

11 Asimismo, ingresar al botón Valores Iniciales del Periodo. y registrar el valor del activo en el campo 6. Dar clic en el icono Salir para finalizar el proceso. VI. SEGUIMIENTO Y CONTROL - ASIGNACION En esta versión, al ingresar al Sub Módulo Seguimiento y Control, opción Asignación, en la ventana Listado de las asignaciones de Activos Fijos se ha incorporado lo siguiente: La funcionalidad de extorno masivo de la asignación de los activos. La identificación en la ventana de los activos dados de baja. En el botón Desplazamiento Interno, al ingresar se han incorporado el filtro de búsqueda, campos de datos de Usuario Final y la nueva ventana de Consulta de Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales. Manual de Cambios 11

12 VI.1 Extorno masivo de la Asignación de Activos: Para realizar el Extorno masivo de la Asignación de los Activos, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento: 1. En la ventana Listado de las Asignaciones de Activos Fijos, ejecutar la función F5 del teclado. El Sistema mostrará simultáneamente la columna Ex a la derecha de la ventana y el siguiente mensaje: Seleccionar los activos a extornar. 2. Dar Aceptar y proceder a marcar con un check los activos a extornar. 3. Ejecutar la función F5 del teclado. El Sistema mostrará la siguiente pregunta: 4. Dar Si, el Sistema mostrará la ventana Extorno de la Asignación, y solicitará el registro de la clave respectiva. Manual de Cambios 12

13 5. Registrar la clave y dar Aceptar. La columna Ex se ocultará y simultáneamente el Sistema mostrará el siguiente mensaje: 6. Dar Aceptar para finalizar el proceso. VI.2 Identificación de Activos de Baja: Se incorporado en la ventana Listado de las Asignaciones de Activos Fijos la facilidad al Usuario de visualizar en color rojo los activos que se encuentran de Baja, asimismo, se ha incorporado la leyenda respectiva. VI.3 Botón Desplazamiento Interno: Las incorporaciones realizadas al ingresar a la ventana Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales son las siguientes: 1. Se ha incorporado el filtro Búsqueda, con los siguientes conceptos: Margesí, Código de Barra, Descripción y Estado. Para ubicar el activo, seleccionar el filtro correspondiente, registrar el dato en el campo en blanco y ejecutar la tecla Enter. Además se visualizará el código y nombre del Usuario final. Manual de Cambios 13

14 2. Al dar clic en el icono Imprimir, el Sistema presentará la nueva ventana Consulta de Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales. En la parte superior izquierda de la ventana, el Sistema permitirá seleccionar los filtros correspondientes para visualizar los desplazamientos internos realizados de los bienes patrimoniales. Se cuenta con los siguientes filtros: a. Búsqueda: Permite filtrar la información de acuerdo a lo siguiente: NRO. DESPLAZ : Número del Desplazamiento. DE PARA : Usuarios que entregan el activo. : Usuarios que reciben el activo. b. Por Usuario: Permite visualizar la relación de personal que cuenta con asignación de activos (Usuario Final). c. Por Responsable: Permite visualizar la relación de personal responsable de los activos asignados al Centro de Costo al que pertenecen. d. Rango de fechas: Permiten seleccionar un período de asignación de activos. -. Luego de seleccionar los filtros de búsqueda, el Sistema presentará la información de los Desplazamientos en las siguientes columnas: Manual de Cambios 14

15 a. Nro. Desplaz.: Indica el número de desplazamiento correspondiente. Cabe señalar, que si se muestra el dígito 1) éste indica que es la primera asignación de los activos, los dígitos siguientes indican el número correlativo de los desplazamiento que se realicen. b. De: Indica los nombres de los Usuarios finales o responsables, que entregaron los activos asignados o desplazados. c. Para: Indica los nombres de los Usuarios finales o responsables, que recibieron los activos asignados o desplazados. En la primera asignación (1) se mostrará el nombre del Usuario en ambas columnas. d. Fecha: Indica la fecha en la cual se realizó la asignación o desplazamiento. Asimismo, al pie de la ventana se encuentran dos opciones de reportes que pueden generarse de acuerdo a los filtros seleccionados. Cabe señalar, que ya se contaban con estos reportes en versiones anteriores, estos se encontraban ubicados en la ventana Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales. Además, si el Usuario ingresa a la carpeta amarilla de cada registro, el Sistema mostrará la ventana Detalle de Patrimonio por Empleado, conteniendo la relación de Activos asignados o desplazados. Manual de Cambios 15

16 VII. UTILITARIO En esta versión, en el Sub Módulo Utilitario se está incorporando la opción Impresión de Etiquetas, cuya funcionalidad permitirá al Usuario imprimir las etiquetas de Inventario Físico de todos los activos que conforman el Patrimonio de la Entidad, señalando la siguiente información: Para los Bienes Institucionales el Código de Margesí y el Código de Barras. Para los Bienes No Institucionales el Código de Barras. El procedimiento para efectuar la impresión de etiquetas es el siguiente: 1. Ingresar a la opción Impresión de Etiquetas, el Sistema presentará la ventana del mismo nombre. Se visualizarán los siguientes filtros: Año : Permite seleccionar el Año de Ejecución. Tipo Registro : Permite seleccionar el Tipo de Registro Institucional o No Institucional. Familia : Contiene la relación de las Familias correspondientes a Activos. Rango de Impresión : Conformado por los Filtros Por Margesí y Por Secuencia. Cada uno de ellos cuenta con los campos Desde y Hasta para facilitar la visualización de la información. Manual de Cambios 16

17 Búsqueda : Contiene las siguientes alternativas de búsqueda: Margesí, Descripción, Código de Barra/ Inventario Anterior y Número de Serie, seguido de un campo en blanco para registrar el dato a buscar. 2. Marcar con un check en el recuadro del campo Familia. El Sistema mostrará la relación de activos en la parte inferior de la ventana, indicando el Código Margesí, Código de Barra, Descripción y Número de Serie. Asimismo, puede dar clic en el icono Buscar. El Sistema presentará la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, donde el Usuario deberá efectuar lo siguiente: En el filtro Campo seleccionar la opción Descripción. Dar clic en el icono Buscar para visualizar la relación de Familias en la parte inferior de la ventana. En el campo Dato registrar el nombre de la Familia que busca y dar Enter. El cursor se ubicará en la Familia solicitada. Manual de Cambios 17

18 Dar clic en el botón, para marcar la Familia solicitada. 3. Seleccionar el Rango de Impresión deseado, el mismo que puede ser Por Margesí o Por Secuencia. Para el caso de Bienes No Institucionales, el Sistema sólo mostrará el Rango de Impresión Por Secuencia. 4. Registrar el rango de activos a imprimir de la siguiente manera: Ubicar el cursor en el campo Desde. Dar doble clic en el primer activo que requiera imprimir. Automáticamente, el código del activo seleccionado se visualizará en este Campo. Ubicar el cursor en el campo Hasta. Dar doble clic en el último activo que requiera imprimir. Automáticamente, el código del activo seleccionado se visualizará en el campo Hasta. 5. Dar clic en el icono Imprimir. El Sistema presentará la ventana Reporte, mostrando la relación de etiquetas seleccionadas. Manual de Cambios 18

19 6. Dar clic en el icono Imprimir de esta ventana, para emitir la etiqueta. Manual de Cambios 19