Manual de Usuario. Módulo de Patrimonio en Web Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA

Transcripción

1 Manual de Usuario Módulo de Patrimonio en Web Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local Versión del Aplicativo De fecha 28 de octubre de 2016

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO ACCESO AL SIGA EN WEB (AJUSTE) Acceso al Módulo DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE PATRIMONIO Barra de Menú Barra de Herramientas Navegación de Ventanas FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO Métodos de Depreciación Administración Cambiar Clave (Ajuste) Cerrar Sesión Mantenimiento Inventario Inicial Institucional (Ajuste) No Institucional (Ajuste) Movimiento Altas Institucionales (Ajuste) Devoluciones (Ajuste) Altas No Institucionales (Ajuste) Bajas (Ajuste) Ajuste de Activos Fijos (Nuevo) Seguimiento y Control Asignación Unidades Producidas Mensual Consultas/Reportes Consulta de Bienes Patrimoniales Reportes Varios REPORTES DE BIENES INSTITUCIONALES Listado de Bienes Patrimoniales por Área / Ubicación Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados Datos del Activo Fijo REPORTES DE BIENES NO INSTITUCIONALES

3 Reporte de Bienes No Institucionales Reporte de Bienes No Institucionales por Entidad Reporte de Bienes No Institucionales por Tipo Reporte de Bienes No Institucionales Valorizados Inmuebles Registro de Inmuebles (Ajuste)

4 1. INTRODUCCIÓN La Oficina General de Tecnología de la Información OGTI, del Ministerio de Economía y Finanzas ha diseñado un aplicativo informático en Web del Módulo de Patrimonio del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA MP), con la finalidad de facilitar a las Unidades Ejecutoras el registro, control, administración, cautela y supervisión de la información patrimonial de los bienes del Estado, así como, emitir información de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una adecuada y eficiente administración de la propiedad Estatal, contribuyendo de esta manera a la descentralización de los procesos y al acceso a la información. El SIGA-MP en Web se encuentra integrado al Módulo Logística del SIGA, permitiendo que la información se mantenga actualizada, basándose en los registros de entradas y salidas de Almacén, bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos. 2. OBJETIVO El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios responsables del registro, administración, control, cautela y supervisión de los bienes patrimoniales de las Unidades Ejecutoras, en el uso y operatividad del SIGA - Módulo Patrimonio (MP) en Web, logrando que la administración de los bienes patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en cada una de las etapas del proceso. -4-

5 3. ACCESO AL SIGA EN WEB (Ajuste) En esta sección se detalla el procedimiento para el acceso al SIGA Web, así como, al Módulo de Patrimonio. La Unidad Ejecutora deberá contar con una dirección IP pública y un dominio en internet. Al ingresar al link, el Usuario visualizará la ventana de Inicio de Sesión al SIGA Web, en la cual ingresará el Usuario y Contraseña de acceso previamente registrados en el Módulo Administrador del SIGA. Asimismo, seleccionará la Unidad Ejecutora, activando la barra de despliegue. Nota: La clave se diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Además, es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del usuario la confidencialidad de la misma. Seguidamente, dará clic en Aceptar Para el caso de usuarios nuevos que ingresen por primera vez al sistema o si su clave fue modificada por el usuario ADMIN o si su clave ha caducado, el Sistema mostrará por única vez la ventana Cambio de Clave de Usuario, donde se registrará los nuevos Datos de Acceso. -5-

6 Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones señaladas en el numeral del Manual de Usuario del Módulo Administrador. El Sistema presentará la ventana principal, mostrando los iconos de acceso a los Módulos del SIGA en Web, de acuerdo al acceso otorgado en el Perfil del Usuario en el Módulo Administrador del SIGA. -6-

7 3.1. Acceso al Módulo Para acceder al Módulo de Patrimonio dar clic en el ícono Patrimonio. Al ingresar a esta opción, se presentará la ventana principal del Módulo de Patrimonio en Web, en la cual se visualizará los Sub Módulos que han sido adecuados para su ejecución, en los browsers Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, entre otros. 4. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE PATRIMONIO En la parte superior izquierda de la ventana principal se muestran los siguientes datos: Nombre del Módulo al que está accediendo el Usuario. Versión del SIGA en Web. Barra de Menú En la parte superior derecha de la ventana principal se muestra lo siguiente: Nombre de la Unidad Ejecutora. -7-

8 Usuario que está accediendo al Sistema. Icono Selección de Módulo : De acuerdo a los accesos otorgados al Usuario, se desplegará los iconos para acceder a los Módulos del SIGA Web: Módulo de Logística, Módulo de Tesorería, Módulo de Patrimonio, o Módulo de PpR. Icono Salir : Permite salir del Sistema, retornando a la ventana de Inicio de Sesión Barra de Menú La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal, incluye un conjunto de Sub Módulos utilizados para operar el Módulo. Su descripción y funcionalidades se detallan a continuación: Nombre Descripción Administración Mantenimiento Seguimiento Control y Contiene las funcionalidades que permiten al Usuario cambiar su clave de acceso al Sistema. Asimismo, contiene la opción que permite cerrar la sesión del Usuario, retornando a la ventana de Inicio de Sesión. Contiene las funcionalidades para el registro del Inventario Inicial Institucional y No Institucional, así como, los movimientos de Alta y Baja de los bienes patrimoniales de la Unidad Ejecutora. Contiene la funcionalidad para el registro de las asignaciones de los bienes patrimoniales (Institucionales y No Institucionales); así como, el registro de los desplazamientos internos de los mismos Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la operatividad del Módulo. -8-

9 La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuación: : Permite retornar a la ventana principal del Módulo. : Permite salir del Módulo y retornar a la ventana de Inicio de Sesión. : Despliega las opciones de acceso a los Módulos a los cuales el Usuario tenga acceso Navegación de Ventanas En la parte inferior de las ventanas, se podrá mostrar una barra de paginación que permiten al Usuario desplazarse por las páginas de los registros consultados, siempre y cuando se cuente con un mayor número de registros de los mostrados en pantalla. La funcionalidad de cada icono se describe a continuación: : Permite retornar a la página inicial. : Permite ir a la página anterior. : Indica el número de página actual y la cantidad total de páginas que contienen información. Además, permite ir a una página específica, ingresando el número en el recuadro. : Permite ir a la página siguiente. : Permite ir a la última página. : Indica el intervalo de registros mostrados en la página actual, así como la cantidad total de registros. 5. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO En esta sección, se describe las funcionalidades de cada una de las opciones contenidas en los Sub Módulos del Módulo de Patrimonio en Web Métodos de Depreciación -9-

10 Se ha incorporado la opción Método de Depreciación, las mismas que pueden ser: Línea Recta o Unidades de Producción. A partir del año 2016 el Usuario podrá seleccionar el método de depreciación a un activo fijo según corresponda. Este campo se mostrará en la ventana de Valores Contables del Inventario Inicial Institucional, Inventario Inicial No Institucional Afectación en Uso, Altas Institucionales y Altas No institucionales Afectación en Uso. Como se muestra a continuación: Nota: Esta opción por defecto no se mostrará, en caso que se requiera trabajar con el Método de Depreciación Unidades de Producción deberá ser autorizado por la Dirección General de Contaduría Pública del MEF para su activación. Método de Depreciación - Línea Recta.- Este método es una depreciación constante, consiste en dividir el Valor del activo entre la Vida Útil del mismo. Por defecto, el Sistema trabajará el método de depreciación Línea Recta y los campos correspondientes como: vida útil y el porcentaje de depreciación, pudiendo ser modificado por el Usuario. Asimismo, se mostrará la Fecha de Alta, Fin de Vida, Estado de Conservación. El Usuario, registrará los Valores Iniciales del Periodo (Valor, Depreciación Acumulada y Valor Neto). El procedimiento es el mismo que se venía utilizando. Asimismo, si se registra un Activo Fijo No Institucional recibido como Afectación en Uso. En la ventana de Valores Contables se registrará la fecha de Alta que se le dio el bien en la Entidad Propietaria, ya sea Estatal o Privada. -10-

11 Luego, dará clic en el icono Grabar mensaje al Usuario:, mostrando el sistema el siguiente Validación: El Valor Neto no podrá ser 1 (uno), mostrando el Sistema el siguiente mensaje al Usuario: Método de Depreciación Unidades de Producción.- Este método es similar al de Línea Recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. La Depreciación es la disminución del valor de propiedad de un activo fijo, producido por el paso del tiempo, desgaste por uso, entre otros. Es aplicable a partir del

12 Al seleccionar este método de depreciación, El Sistema permitirá registrar los campos Vida útil, en función a la Unidad de Medida de depreciación seleccionada. Asimismo, se registrará los Valores Iniciales del Periodo (Valor, Depreciación Acumulada y Valor Neto). La Depreciación x Unidad Producida, se mostrará automáticamente, del resultado de dividir el Costo Inicial del Activo entre la Vida Útil en unidades de producción. Luego, dará clic en el icono Grabar mensaje al Usuario:, mostrando el sistema el siguiente Validación: El Valor Neto no podrá ser 1 (uno), por lo que al grabar, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: CAMBIO DEL MÉTODO DE DEPRECIACIÓN ANUAL (Aplica a partir del ) -12-

13 La Entidad, podrá realizar el cambio de método de depreciación de un año a otro, pero estos cambios solo se podrán realizar al inicio del año. Al seleccionar o cambiar la opción de un método a otro, el Sistema mostrará un mensaje de alerta, indicando que durante el ejercicio no se podrá modificar de método hasta el siguiente año: Nota: Al cambiar el método de depreciación a Unidades de Producción, el Usuario deberá registrar manualmente los nuevos datos para iniciar la nueva depreciación. VALORES CONTABLES DESPUES DE LA DEPRECIACIÓN Si el activo fijo ya cuenta con cálculo de depreciación, se mostrarán los valores los Valores Históricos (Valor Inicial, Depreciación Inicial, Depreciación del Periodo, Depreciación del Ejercicio, Depreciación Acumulada y Valor Neto). -13-

14 Si el activo tiene depreciación por método de Unidades Producidas y si en el mes procesado, la cantidad producida tuvo valor cero, el activo no sufrirá depreciación en dicho mes, por lo que la depreciación del ejercicio, así como, la depreciación acumulada no serán incrementadas. Nota: La depreciación por Unidades Producidas, se aplicará a partir de la fecha de la PECOSA Administración El Sub Módulo Administración contiene las opciones: Cambiar Clave y Cerrar Sesión Cambiar Clave (Ajuste) Esta opción permite al usuario cambiar su clave de acceso actual. El cambio de clave automáticamente afectará a todos los Módulos del Sistema a los que tenga acceso. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Administración Cambiar Clave, como se muestra a continuación: -14-

15 El Sistema presentará la ventana Cambiar Clave, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos: Clave Actual: Ingresar la clave actual de acceso al Sistema. Nueva Clave: Ingresar la nueva clave de acceso. Repita nueva clave: Volver a ingresar la nueva clave de acceso. Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones señaladas en el numeral del Manual de Usuario del Módulo Administrador. Luego, dar clic en el botón Aceptar. El Sistema mostrará un mensaje al Usuario confirmando la modificación de la clave de acceso: Cerrar Sesión Esta opción permite al Usuario terminar la Sesión del Usuario en el Sistema, retornando a la ventana de acceso. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Administración Cerrar Sesión. -15-

16 5.3. Mantenimiento El Sub Modulo Mantenimiento contiene las opciones que permite realizar el registro Inicial de los bienes muebles Institucionales y No Institucionales, las Altas Institucionales y No Institucionales, así como las Bajas Inventario Inicial Mediante esta opción la Unidad Ejecutora (que inicia por primera vez con el uso del Módulo Patrimonio del SIGA) podrá registrar por única vez el Inventario Inicial de los bienes muebles Institucionales y No Institucionales. Nota: Para aquellas Unidades Ejecutoras que ya cuentan con Inventario Inicial en el Módulo Patrimonio del SIGA, solamente realizará la Copia del Inventario para el año siguiente. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento Inventario Inicial, Al dar clic en esta opción, el Sistema mostrará las sub opciones: Institucional y No Institucional, como se muestra a continuación: Institucional (Ajuste) Esta sub opción permite a la Unidad Ejecutora registrar o visualizar, todos los bienes patrimoniales Institucionales por Centro de Costo, ubicados dentro y fuera de la Entidad, al 1 de Enero del año en que inicia su información patrimonial. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Inventario Inicial- Institucional, como se muestra a continuación: -16-

17 Al ingresar a esta opción el Sistema presentará la ventana Inventario Inicial de Bienes Patrimoniales. Si la Unidad Ejecutora cuenta con información de Inventario Inicial de años anteriores, automáticamente se mostrará la relación de los Centros de Costo, caso contrario el Usuario los registrará manualmente. Nota: Solo podrá registrar el Inventario Inicial de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA En la cabecera de la ventana se muestran los filtros de selección: Año, Sede, y Centro de Costo, los cuales permiten filtrar la información del Inventario Inicial de bienes patrimoniales mostrados en la ventana. Las funcionalidades se describen a continuación: Año: Permite seleccionar el año, activando la barra de despliegue. -17-

18 Sede: Permite seleccionar una o Todas las Sedes, activando la barra de despliegue. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo: Permite seleccionar uno o Todos los Centros de Costo, activando la barra de despliegue. Solo se listarán los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL Para registrar el Inventario Inicial realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar clic en el icono Nuevo Ingreso Inv. Inicial. 2. El Sistema presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual el Usuario deberá registrar los siguientes datos generales: -18-

19 Nro. Movimiento: Muestra el número correlativo del registro autogenerado por el Sistema. Se visualizará después de grabar la información. Fecha de Movimiento: Es la fecha actual del registro de Ingreso del Inventario Inicial. Sede: Muestra la Sede correspondiente al Centro de Costo seleccionado. Solo se listarán las Sedes según los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo ingresando al icono Búsqueda. Solo se listarán los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Empleado Responsable: Seleccionar el empleado responsable de la administración de los bienes patrimoniales del Centro de Costo seleccionado, para ello ingresar al icono Búsqueda. Tipo de Institución: Por defecto mostrará Institucional. Entidad: Muestra el nombre de la Unidad Ejecutora, pudiendo ser modificado por el Usuario. N de Resolución: Registrar el número de Resolución que autoriza el Inventario Inicial. Fecha de la Resolución: Ingresar la fecha de la Resolución. Observaciones: Permite registrar observaciones y/o comentarios. -19-

20 3. Luego de registrar los datos generales del Inventario, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará OK: 4. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes patrimoniales del inventario. Para ello, seleccionar el registro de inventario y dar clic en el icono Nuevo Detalle de Activo. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos: Ítem ( ): Seleccionar el Bien patrimonial ingresando al icono Búsqueda. Dato obligatorio -20-

21 Margesí (*): Código margesí de doce dígitos. Al seleccionar el ítem, el Sistema autogenerará los ocho primeros dígitos del código margesí, los cuatro siguientes deberá ser completado por el Usuario; de no ser completado, el Sistema lo autogenerará l grabar el registro, tomando como referencia el correlativo del último código margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Permite registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede: Muestra la Sede que hereda del registro de Ingreso. Centro de Costo: Muestra el Centro de Costo que hereda del registro de Ingreso. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, ingresando al icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable al seleccionar el Centro de Costo. Puede ser modificado por el Usuario ingresando al icono Buscar. Usuario Final (*): Seleccionar el Usuario final a quien se asignará el bien patrimonial, ingresando al icono Buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Permite seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial. Estos pueden ser: Bueno, Regular, Malo, Muy Malo, Nuevo. Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al icono Buscar. Estado Uso: Permite seleccionar en la barra de despliegue la opción SI, si el bien patrimonial está en uso; o seleccionar la opción NO, si el bien patrimonial no se encuentra en uso. Modelo: Permite registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Permite registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Permite registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar observaciones y/o comentarios. -21-

22 País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú; para seleccionar otro país, activar la barra de despliegue. SBN: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial está catalogado por la SBN. Activo Depreciable: Si el bien patrimonial es un activo depreciable, se mostrará por defecto marcado con un check. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Verificación Física: Marcar con un check físicamente. si el bien ha sido verificado Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. Ingreso del Bien por: o O/C: Si el bien ingresó por Orden de Compra, registrar: Número, Fecha de la Orden, Proveedor y Valor Compra. Si cuenta con Garantía, registrar el número, fecha y Número de Contrato: o NEA: Si el bien ingresó por Nota de Entrada al Almacén, registrar el Número, Fecha, Valor y Condición de la NEA: Alta: Ingresar los datos del documento que generó el Alta del bien: o Tipo Doc. : Seleccionar en la barra de despliegue el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien. -22-

23 o o Nro. Doc.: Si el Tipo de documento es PECOSA, registrar el número de la misma. Fecha: Ingresar la fecha de Alta del bien. Almacén: Seleccionar el Almacén ingresando al icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable ingresando al icono Buscar 5. Luego de registrar los datos, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK: Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del valor compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: -23-

24 Al grabar los datos, simultáneamente se activarán los botones. y Especificaciones Técnicas.-Ingresando al botón Especificaciones Técnicas, se mostrará la ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario podrá registrar Otras Especificaciones y el Color del bien. Así mismo, esta ventana cuenta con los botones y que permite adjuntar archivos (texto y fotografías) del bien patrimonial registrado. Luego, dará clic en el botón Grabar. -24-

25 Validación: De no tener configurado en el conex_siga.ini la ruta donde se guardará los archivos, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: -25-

26 c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS Para poder adjuntar archivos, se deberá tener configurado en el conex_siga.ini la ruta donde se guardará los archivos de Patrimonio. Abrir el conex_siga, ir a la Sección [File], de no exisitir, proceder a digitarla, registrar la ruta (para el presente caso: Patrimonio=C:\), luego grabar. En la ventana Especificaciones Técnicas de Datos del Activo Fijo, al ingresar al botón, se dará clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción, el Sistema permitirá seleccionar archivos con extensión DOC, XLS, PDF y/o JPG de todas las Unidades existentes (como la Unidad del disco duro C:\ y/o las unidades conectadas a red). Seleccionar el archivo y dar clic en el botón Abrir. -26-

27 Automáticamente el Sistema creará en ruta especificada en el archivo conex_siga.ini, la carpeta Docpat, guardando el archivo adjunto en la última carpeta. Editar Detalle de Activo / Inventario Inicial Regresando a la ventana principal del Inventario, se visualizará el registro del Inventario Inicial, así como, el detalle de los activos. Para consultar y/o modificar los datos, ingresar al icono Editar del registro correspondiente. Validación: No permite modificar un Activo si este cuenta con un registro de Ajuste en el mes del Inventario o en meses posteriores. -27-

28 Eliminar Detalle de Activo / Inventario Inicial Para eliminar un activo del registro de inventario, seleccionar el bien correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Detalle Activo, como se muestra a continuación: El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación: Validación: No permite eliminar un Activo si este cuenta con un registro de Ajuste en el mes del Inventario o en meses posteriores. Asimismo, para eliminar un registro de Inventario Inicial, seleccionar el registro correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Ingreso Inv. Inicial, como se muestra a continuación: -28-

29 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación del Registro de Ingreso y los bienes asociados: REPORTES Para obtener los reportes del Inventario Inicial Institucional por Centro de Costo, dar clic en el icono Imprimir como se muestra a continuación: Se mostrará la ventana Reportes con las siguientes opciones: Inventario Inicial General por Centro de Costos e Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de Valores Contables, los cuales se detallan a continuación: -29-

30 Inventario Inicial General por Centro de Costo.- Este reporte muestra la relación de los bienes patrimoniales registrados en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado, con la siguiente información: Margesí, Código de Barra, Descripción, Fecha de Adquisición OC o NEA, Estado, Almacén, Número de Serie, Ubicación Física, Usuario. Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de Valores Contables.- Este reporte muestra la relación de los bienes patrimoniales pendientes de Valores Contables (Valor Inicial, Valor Depreciación, o Ambos Valores) en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado. El reporte muestra la siguiente información: Margesí, Código de barra, Descripción, Fecha de Adquisición OC o NEA, Estado, Almacén, Número de Serie, Ubicación Física, Usuario No Institucional (Ajuste) En esta opción el Usuario podrá realizar el registro de los bienes patrimoniales que no son de propiedad de la Unidad Ejecutora, sino que fueron Cedidos en Uso, o en Comodato por -30-

31 otra Entidad o Institución particular, respectivamente. Asimismo, los bienes recibidos en Afectación en Uso. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Inventario Inicial-No Institucional, como se muestra a continuación: Al ingresar a esta opción el Sistema presentará la ventana Inventario Inicial de Bienes No Institucionales. REGISTRO DE INVENTARIO INICIAL NO INSTITUCIONAL Para realizar el registro del inventario inicial de los bienes no Institucionales, realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar clic en el icono Nuevo Ingreso Inv. Inicial No Institucional, como se muestra a continuación: Nota: Una vez que se realice el Cierre del Inventario Inicial Institucional, no se podrá registrar bienes en el Inventario Inicial No Institucional. -31-

32 2. El Sistema mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos : Nro. Movimiento: Es el número correlativo del registro autogenerado por el Sistema. Se mostrará cuando se grabe los datos del registro. Fecha Movimiento: Registrar la fecha del registro del Inventario, por defecto mostrará la fecha actual. Fecha Recepción del Activo: Registrar la fecha de recepción del activo. Tipo Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro de los bienes, activando la barra de despliegue (Bienes cedido en Uso, Bienes en Comodato y Bienes en Afectación en Uso). Entidad Pública: Marcar con check si el bien proviene de una Entidad Pública. V.B.: Permite seleccionar el estado del Registro de Ingreso Inventario (Pendiente, Aprobado). Entidad: En este campo se presentan dos casos: Caso 1: Si el bien pertenece a una, el Usuario seleccionará la Entidad ingresando al icono Búsqueda. -32-

33 Caso 2: Si el bien patrimonial pertenece a una Entidad Privada, el Usuario deberá registrar el nombre respectivo en el campo Entidad. Nro. Resolución: Permite registrar el número de Resolución que aprueba a favor de la Entidad Afectataria la entrega de los bienes patrimoniales de propiedad de la Entidad Afectante, en calidad de Cedidos en Uso, en Comodato o Afectación en Uso. Nro Convenio: Cuando el Tipo de Registro es Bienes en Comodato, se visualizará este campo para registrar el número de Convenio que autoriza la entrega de los bienes patrimoniales de propiedad de la Entidad Afectante. Fecha: Permite registrar la fecha de la Resolución o Número de Convenio. Nro. Acta: Permite registrar el número del Acta de Entrega y Recepción de los bienes Cedidos en Uso, en Comodato o en Afectación de Uso. Fecha: Permite registrar la fecha del Acta de Entrega y Recepción. Glosa: Permite registrar comentarios y/u observación. Sede: Seleccionar la Sede de registro el Inventario No Institucional, activando la barra de despliegue. Solo se listarán las Sedes de aquellos Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo, ingresando al icono Búsqueda. Solo se listarán los Centros de Costos pertenecientes a la Sede seleccionada y los asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Responsable: Seleccionar el Responsable, ingresando al icono Búsqueda 3. Terminado de registrar los datos, guardar la información dando clic en el botón Grabar OK:, mostrando el Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará -33-

34 Validaciones: a) Si el Tipo de Registro es por Afectación en Uso, la fecha de Recepción no podrá ser mayor a la fecha del Movimiento, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) La fecha del Acta y fecha de Resolución no podrán ser mayores a la fecha actual o a la fecha de Recepción o del movimiento, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: 4. Seguidamente, se deberá realizar el registro de los bienes patrimoniales, dando clic en el icono Nuevo Detalle Activo. 5. El Sistema mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos: -34-

35 Ítem ( ): Seleccionar el bien ingresando al icono Búsqueda. Código de Barras (*): Permite registrar el código de barras del bien. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según Catálogo SIGA. Sede (*): Se mostrará automáticamente la Sede registrada en los Datos Generales del registro del Inventario. Centro de Costo (*): Se mostrará automáticamente el Centro de Costo registrado en los Datos Generales del registro del Inventario. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física del bien patrimonial, ingresando al icono Búsqueda. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el Responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario ingresando al icono Búsqueda. Usuario Final (*): Seleccionar el Usuario final a quien se le asignará el bien patrimonial, ingresando al icono Búsqueda. Solo se listará el personal que tenga asociado el Centro de Costo seleccionado. Tipo Patrimonio: Muestra el Tipo de Patrimonio del bien. Fecha Ingreso: Por defecto mostrará la fecha de Movimiento. Valor del Bien: Registrar el valor del bien patrimonial. Nro. Serie: Ingresar el número de serie del bien patrimonial. Dato obligatorio -35-

36 Estado Conservación: Seleccionar el Estado de Conservación en que se encuentra el bien patrimonial, pudiendo ser Bueno, Regular, Malo, Muy Malo, o Nuevo. Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al icono Búsqueda. Estado de Uso: Seleccionar Sí si el bien se encuentra en uso, caso contrario seleccionar No. Modelo: Permite registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Permite registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Permite registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación respecto al bien patrimonial. Cuenta Contable: Por defecto se muestra la Cuenta Contable respectiva. 6. Registrados los datos, dar clic en el ícono Grabar, mostrando el siguiente mensaje al Usuario al cual dará OK. 7. Simultáneamente, el Sistema activará el botón Especificaciones Técnicas para el registro de las especificaciones técnicas del bien. -36-

37 BIENES RECIBIDOS EN AFECTACIÓN EN USO Para los bienes recibidos en Afectación en Uso, se deberá registrar adicionalmente a los datos descritos anteriormente, lo siguiente: Margesí (*): Los bienes recibidos en Afectación en Uso tienen código margesí porque van a continuar depreciándose durante el período de la Afectación en Uso. Al seleccionar el ítem, el Sistema autogenerará los ocho primeros dígitos del Margesí, los siguientes cuatro dígitos deberán ser registrados manualmente, por el Usuario. Activo Depreciable: Si el bien es Depreciable, marcar con un check el campo. Fecha Alta Entidad: Rem/Recep: Registrar la Fecha de Alta del bien en la Entidad Propietaria, ya sea Estatal o Privada. Cta Contable: Si el bien es Depreciable, el Sistema mostrará por defecto la Cuenta Contable Si el bien es No Depreciable, el Usuario -37-

38 seleccionará la Sub Cuenta Contable respectiva de la Cuenta Mayor 9105, ingresando al botón Buscar. Registrados los datos, dar clic en el botón Grabar. El Sistema activará el botón Especificaciones Técnicas y Valores Contables, para el registro respectivo: Validaciones: a) La fecha de Alta Entidad: Rem/Recep, deberá ser menor a la fecha de Ingreso del activo, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) El código margesí deberá constar de 12 caracteres, de lo contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: c) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: -38-

39 d) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: Especificaciones Técnicas.-Ingresando al botón Especificaciones Técnicas, se mostrará la ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario podrá registrar Otras Especificaciones y el Color del bien. Así mismo, esta ventana cuenta con los botones y que permite adjuntar archivos (texto y fotografías) del bien patrimonial registrado. Luego, dará clic en el botón Grabar. Validación: De no tener configurado en el conex_siga.ini la ruta donde se guardará los archivos, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: -39-

40 Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: 8. Los bienes registrados, se listarán en el campo Detalle de Activos. -40-

41 APROBAR ALTA NO INSTITUCIONAL Terminado el registro del inventario, se procederá a Aprobarlo, para ello seleccionar el registro de inventario correspondiente, y, luego dar clic en el icono Editar. Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. -41-

42 Nota: Cuando el registro se encuentre en estado Aprobado, no se podrá modificar y/o eliminar, para ello se deberá retornar al estado Pendiente. Para editar el detalle de un registro del Inventario No Institucional, el Usuario seleccionará el registro correspondiente y dará clic en el icono Editar. Validación: No permite Modificar un Activo si este cuenta con un registro de Ajuste en el mes del Inventario o en meses posteriores. ELIMINAR REGISTRO DE INVENTARO NO INSTITUCIONAL Para eliminar un registro de Inventario No Institucional y su detalle asociado, el Usuario seleccionará el registro correspondiente y dará clic en el icono Eliminar Ingreso Inv. Inicial No Institucional. -42-

43 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación del registro y su detalle asociado: Validación: No se podrá eliminar un registro del Inventario cuando éste se encuentre en estado Aprobado, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario : Para eliminar el detalle de un registro No Institucional Afectación en Uso, el Usuario seleccionará el registro correspondiente y dará clic en el icono Eliminar Detalle Activo. -43-

44 Validación: No permite eliminar un Activo si este cuenta con un registro de Ajuste en el mes del Inventario o en meses posteriores. REPORTE Para obtener el reporte de los bienes registrados en el Inventario Inicial No Institucional, el Usuario seleccionará el registro de Inventario correspondiente y dará clic en el icono Imprimir, como se muestra a continuación: El Sistema mostrará el reporte Control de Ingreso, mostrando la siguiente información: Sede, Tipo de Ingreso (Inventario Inicial o Alta), Fecha Movimiento, Tipo de Registro (Bienes Cedidos en Uso, Bienes en Comodato), Código de Barras, Descripción, Marca, Modelo, Nro. Serie, Entidad que cedió el bien, Nro. Resolución, Estado del bien, Centro de Costo donde se encuentra el Bien, Ubicación Física, y Usuario Responsable Movimiento Esta funcionalidad contiene las opciones que permite a la Unidad Ejecutora dar de Alta y Baja los bienes Institucionales y No Institucionales. -44-

45 El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento, como se muestra a continuación: Altas Institucionales (Ajuste) Esta opción permite registrar las Altas de los bienes patrimoniales institucionales, para su incorporación física y contable al patrimonio de la Unidad Ejecutora. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento-Movimiento-Altas Institucionales, como se muestra a continuación: Existen dos maneras de registrar las Altas Institucionales: Alta Manual Alta Automática ALTA MANUAL Para realizar manualmente el registro de las Altas, previamente en la opción Parámetros Ejecutora se deberá tener configurado en el campo Control para regularizar Altas la opción 0 Sin Control de Altas. -45-

46 DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA En la parte superior de la ventana Registro de Altas Institucionales se mostrará los filtros de selección: Año, Mes y Tipo Movimiento, que permitirán filtrar los registros de Altas visualizados en la ventana. El Usuario solo visualizará los registros de Altas pertenecientes a los Centros de Costo asignados al perfil de Usuario en el Módulo Administrador. Filtros: Año: Permite seleccionar el año del Alta, activando la barra de despliegue defecto muestra el año del Sistema.. Por Mes: Permite seleccionar TODOS o un mes de Alta, activando la barra de despliegue. -46-

47 Tipo de Movimiento: Permite seleccionar TODOS o un tipo de movimiento, activando la barra de despliegue, los cuales son: Ingreso por Compra, NEA- Ingreso Producción, NEA Donación, NEA Transferencia Externa, NEA- Devolución Almacén, NEA- Diferencia de Inventario, NEA- Otros. Para mostrar toda la información Seleccionar la opción Todos. a. INGRESO POR COMPRA Para realizar un Alta por Ingreso por Compra, realizar el siguiente procedimiento: 1. En el filtro Tipo Movimiento, seleccionar la opción Ingreso por Compra, activando la barra de despliegue. 2. Seguidamente, en la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo. 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: -47-

48 Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de Movimiento después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar Compra. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Orden de Compra Guía de Internamiento. Nro. Orden: Registrar el número de la Orden de Compra. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número de OC y Fecha de movimiento. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Nuevo Detalle Activo. -48-

49 6. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Margesí (*): Al seleccionar el ítem, el Sistema generará automáticamente los ocho primeros dígitos, el Usuario podrá completar los 4 siguientes; caso contrario, el Sistema lo completará al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario. Dato obligatorio -49-

50 Centro de Costo (*): Seleccionar el Centro de Costo, activando el icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costo de la Sede seleccionada. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial, pudiendo ser Bueno, Regular, Malo, Muy Malo, y Nuevo, activando el icono Buscar. Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Registrar alguna observación respecto al bien patrimonial. País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país activar el icono Buscar. SBN: Si el bien patrimonial está catalogado por la SBN se mostrará por defecto marcado con un check. Activo Depreciable: Si el bien patrimonial es un activo depreciable se mostrará por defecto marcado con un check. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la Entidad. Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. -50-

51 Ingreso del Bien por: o o O/C: Se mostrará el número de la Orden de Compra previamente registrado. Fecha: Registrar la fecha de la Orden de Compra. o Proveedor: Seleccionar el proveedor, activando el icono Buscar. o Valor Compra: Registrar el valor del bien patrimonial en la orden de compra. o Garantía: Marcar con un check si el bien patrimonial cuenta con garantía. o o Fecha: Registrar la fecha de la garantía. Nº Contrato: Registrar el número de contrato Alta: Registrar los datos del documento que generó el Alta del bien: o o o Tipo Doc. : Seleccionar el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien, activando el icono Buscar. Por defecto muestra PECOSA. Nro. Doc.: Registrar el número del documento de Alta. Fecha: Registrar la fecha del documento de Alta. Almacén: Seleccionar el Almacén, activando en icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable, activando en icono Buscar. 7. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: -51-

52 Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del valor compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: 8. Simultáneamente, se activarán los botones Especificaciones Técnicas y Valores Contables. 9. Al ingresar al botón Especificaciones Técnicas se presentará una ventana del mismo nombre, en la cual podrá registrar el detalle de las especificaciones. Asimismo, esta ventana cuenta con los botones Archivos Adjuntos y Fotografía que permiten adjuntar archivos y fotografías del bien registrado. -52-

53 10. Registrar Valores Contables Ingresando al botón Valores Contables, se presentará una ventana del mismo nombre, en la cual se registrará el Valor Inicial del bien y la Depreciación Acumulada, de acuerdo con los valores reflejados en los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: -53-

54 c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: 11. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. 12. Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobarla, para ello seleccionar el registro de Alta correspondiente y luego dar clic en el icono Editar. Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; en este estado no se podrá modificar ni eliminar registro, luego dar clic en el botón Grabar. -54-

55 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. b. NEA - INGRESO POR PRODUCCIÓN Para registrar un Alta de NEA por Ingreso por Producción, realizar el siguiente procedimiento: 1. En el campo Tipo Movimiento, activar la barra de despliegue y seleccionar la opción NEA - Ingreso Producción. 2. En la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: -55-

56 Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de movimiento después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Fabricación de Bienes, definida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Nota de Entrada de Almacén. Nro. NEA: Registrar el número de la NEA. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del Alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número NEA y Fecha de movimiento. -56-

57 Seguidamente, se procederá a registrar los bienes que se darán de Alta, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Nuevo Detalle Activo. 6. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Margesí (*): Al seleccionar el ítem, el Sistema generará automáticamente los ocho (8) primeros dígitos, el Usuario podrá completar los 4 siguientes; caso contrario, el Sistema lo completará al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Dato obligatorio -57-

58 Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo (*): Seleccionar el Centro de Costo, activando el icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costo de la Sede seleccionada. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial activando el icono Buscar Regular, Malo, Muy Malo, Nuevo., pudiendo ser Bueno, Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país activar el icono Buscar. SBN: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial está catalogado por la SBN. Activo Depreciable: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial es un activo depreciable. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la Entidad. -58-

59 Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. Ingreso del Bien por: o o o NEA: Se mostrará el número de NEA previamente registrado. Fecha: Registrar la fecha de la NEA. Valor NEA: Registrar el valor del bien patrimonial. Alta: Registrar los datos del documento que generó el Alta del bien: o o o Tipo Doc. : Seleccionar el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien, activando el icono Buscar. Por defecto muestra PECOSA. Nro. Doc.: Registrar el número del documento de Alta. Fecha: Registrar la fecha del documento de Alta. Almacén: Seleccionar el Almacén, activando en icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable, activando en icono Buscar. 7. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del valor compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: -59-

60 b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: 8. Simultáneamente, se activarán los botones Especificaciones Técnicas y Valores Contables, para su registro. Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. -60-

61 Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: 9. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. -61-

62 10. Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobarla, para ello seleccionar el registro de Alta correspondiente y luego dar clic en el icono Editar. Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. c. NEA DONACIÓN Para realizar un Alta por NEA Donación, realizar el siguiente procedimiento: -62-

63 1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opción NEA Donación, activando la barra de despliegue. 2. En la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo. 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de movimiento después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. Con Tasación: Marcar con un check si el activo ha sido tazado. -63-

64 Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Aceptación de Donación de Bienes, definida por la SBN. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Nota de Entrada de Almacén. Nro. NEA: Registrar el número de la NEA. Nro. Acta: Registrar el número de Acta. Fecha: Registrar la fecha del Acta. Nº Resolución: Registrar el número de Resolución que autoriza el Alta. Fecha: Registrar la fecha de la Resolución. Nro. Tasación: Registrar el número del documento de tasación, de corresponder. Fecha: Registrar la fecha del documento de tasación, de corresponder. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del Alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número NEA y Fecha de movimiento. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes que se darán de Alta, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Nuevo Detalle Activo. -64-

65 6. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Margesí (*): Al seleccionar el ítem, el Sistema generará automáticamente los ocho (8) primeros dígitos, el Usuario podrá completar los 4 siguientes; caso contrario, el Sistema lo completará al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo (*): Seleccionar el Centro de Costo, activando el icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costo de la Sede seleccionada. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Dato obligatorio -65-

66 Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial activando el icono Buscar Regular, Malo, Muy Malo, Nuevo., pudiendo ser Bueno, Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país activar el icono Buscar. SBN: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial está catalogado por la SBN. Activo Depreciable: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial es un activo depreciable. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la Entidad. Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. Ingreso del Bien por: o o o NEA: Se mostrará el número de NEA previamente registrado. Fecha: Registrar la fecha de la NEA. Valor NEA: Registrar el valor del bien patrimonial. -66-

67 Alta: Registrar los datos del documento que generó el Alta del bien: o o o Tipo Doc. : Seleccionar el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien, activando el icono Buscar. Por defecto muestra PECOSA. Nro. Doc.: Registrar el número del documento de Alta. Fecha: Registrar la fecha del documento de Alta. Almacén: Seleccionar el Almacén, activando en icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable, activando en icono Buscar. 7. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del valor compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: -67-

68 8. Simultáneamente, se activarán los botones Especificaciones Técnicas y Valores Contables para su registro. Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. -68-

69 Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: 9. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. 10. Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobarla, para ello seleccionar el registro de Alta correspondiente y luego dar clic en el icono Editar. -69-

70 Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. d. NEA TRANSFERENCIA EXTERNA Para registrar un Alta de NEA por Transferencia externa, realizar el siguiente procedimiento: 1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opción NEA TRANSF. EXTERNA, activando la barra de despliegue. -70-

71 2. En la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de movimiento después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. Entidad: Seleccionar la Entidad Pública de procedencia del bien, activando el icono Buscar. Con Tasación: Marcar con un check si el activo ha sido tazado. Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Permuta de Bienes o Reposición de Bienes, definidas por la SBN. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Nota de Entrada de Almacén. Nro. NEA: Registrar el número de la NEA. Nro. Acta: Registrar el número de Acta. -71-

72 Fecha: Registrar la fecha del Acta. Nº Resolución: Registrar el número de Resolución que autoriza el Alta. Fecha: Registrar la fecha de la Resolución. Nro. Tasación: Registrar el número del documento de tasación, de corresponder. Fecha: Registrar la fecha del documento de tasación, de corresponder. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del Alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número NEA y Fecha de movimiento. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes que se darán de Alta, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Nuevo Detalle Activo. 6. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: -72-

73 Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Margesí (*): Al seleccionar el ítem, el Sistema generará automáticamente los ocho (8) primeros dígitos, el Usuario podrá completar los 4 siguientes; caso contrario, el Sistema lo completará al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo (*): Seleccionar el Centro de Costo, activando el icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costo de la Sede seleccionada. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Dato obligatorio -73-

74 Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial activando el icono Buscar Regular, Malo, Muy Malo, Nuevo., pudiendo ser Bueno, Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país activar el icono Buscar. SBN: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial está catalogado por la SBN. Activo Depreciable: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial es un activo depreciable. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la Entidad. Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. Ingreso del Bien por: o o o NEA: Se mostrará el número de NEA previamente registrado. Fecha: Registrar la fecha de la NEA. Valor NEA: Registrar el valor del bien patrimonial. Alta: Registrar los datos del documento que generó el Alta del bien: o Tipo Doc. : Seleccionar el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien, activando el icono Buscar. Por defecto muestra PECOSA. -74-

75 o o Nro. Doc.: Registrar el número del documento de Alta. Fecha: Registrar la fecha del documento de Alta. Almacén: Seleccionar el Almacén, activando en icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable, activando en icono Buscar. 7. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: 8. Simultáneamente, se activarán los botones Especificaciones Técnicas y Valores Contables, para su registro. -75-

76 Valores Contables.- Al ingresar al botón, se presentará una ventana del mismo nombre, en la cual se registrará el Valor Inicial del bien y la Depreciación Acumulada, de acuerdo con los valores reflejados en los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : -76-

77 b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: 9. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. 10. Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobarla, para ello seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el icono Editar. -77-

78 Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. e. NEA DEVOLUCIÓN ALMACÉN Para registrar un Alta por NEA por Devolución Almacén, realizar el siguiente procedimiento: 1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opción NEA DEVOL. ALMACÉN, activando la barra de despliegue. 2. Seguidamente, en la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo. -78-

79 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de Movimiento después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Otra Causal, definida por la SBN. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Nota de Entrada de Almacén. Nro. NEA: Registrar el número de la NEA. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. -79-

80 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del Alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número de NEA y Fecha de movimiento. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes que se darán de Alta, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Nuevo Detalle Activo. 6. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Margesí (*): Al seleccionar el ítem, el Sistema generará automáticamente los ocho (8) primeros dígitos, el Usuario podrá completar los 4 siguientes; caso Dato obligatorio -80-

81 contrario, el Sistema lo completará al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario. Centro de Costo (*): Seleccionar el Centro de Costo, activando el icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costo de la Sede seleccionada. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial, activando el icono Buscar Regular, Malo, Muy Malo, y Nuevo, pudiendo ser Bueno, Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país activar el icono Buscar. SBN: Si el bien patrimonial está catalogado por la SBN se mostrará por defecto marcado con un check. -81-

82 Activo Depreciable: Si el bien patrimonial es un activo depreciable se mostrará por defecto marcado con un check. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la Entidad. Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. Ingreso del Bien por: o o NEA: Se mostrará el número de la NEA previamente registrado. Fecha: Registrar la fecha de la NEA. Alta: Registrar los datos del documento que generó el Alta del bien: o o o Tipo Doc. : Seleccionar el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien, activando el icono Buscar. Por defecto muestra PECOSA. Nro. Doc.: Registrar el número del documento de Alta. Fecha: Registrar la fecha del documento de Alta. Almacén: Seleccionar el Almacén, activando en icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable, activando en icono Buscar. 7. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del valor compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: -82-

83 b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: 8. Simultáneamente, se activarán los botones Especificaciones Técnicas y Valores Contables, para su registro. Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. -83-

84 Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: 9. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. -84-

85 10. Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobarla, para ello seleccionar el registro de Alta y luego dar clic en el icono Editar. Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. f. NEA - DIFERENCIA DE INVENTARIO Para registrar un Alta por NEA por Diferencia de Inventario, realizar el siguiente procedimiento: -85-

86 1. En el campo Tipo Movimiento, activar la barra de despliegue y seleccionar la opción NEA DIFERENC. INVENTARIO. 2. En la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de movimiento, después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. Con Tasación: Marcar con un check si el activo ha sido tazado. -86-

87 Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Saneamiento de Bienes Sobrantes o Saneamiento de Vehículos, definidas por la SBN. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Nota de Entrada de Almacén. Nro. NEA: Registrar el número de la NEA. Nro. Acta: Registrar el número de acta. Fecha: Registrar la fecha del acta. Nº Resolución: Registrar el número de Resolución que autoriza el alta. Fecha: Registrar la fecha de la Resolución. Nro. Tasación: Registrar el número del documento de tasación, de corresponder. Fecha: Registrar la fecha del documento de tasación, de corresponder. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del alta, mostrando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número NEA y Fecha de movimiento. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes a dar de alta, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Sobrantes. -87-

88 6. El Sistema presentará la ventana Regularización de Activos Sobrantes, mostrando la relación de los bienes sobrantes encontrados en los inventarios físicos de años anteriores al registro: Asimismo, se podrá realizar una búsqueda de ítems, seleccionando los filtros: Familia y/o Almacén 7. El Usuario seleccionará los ítems a dar de alta marcándolos con un check, asimismo, seleccionará la Cuenta Contable activando la barra de despliegue de la columna Cuenta; además, registrará el número de Pecosa y la fecha de Alta. Luego, dará clic en el icono Grabar. 8. Se mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. -88-

89 9. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el bien registrado, mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. 10. Terminado de registrar el Alta, se procederá a Aprobarla, para ello en la lista de ingresos, seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el icono Editar Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se activará la barra de despliegue del campo VB y seleccionará la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. -89-

90 g. NEA OTROS Para registrar un Alta por NEA Otros, realizar el siguiente procedimiento: 1. En el campo Tipo Movimiento activar la barra de despliegue y seleccionar la opción NEA OTROS. 2. Seguidamente, en la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Nuevo. 3. Se mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual se registrará los siguientes datos: Nro. Movimiento: El Sistema autogenerará el número de Movimiento después de grabar. Fecha Movimiento: Por defecto será la fecha actual, pudiendo ser editado por el Usuario. V.B.: Muestra el estado del registro de Alta. Por defecto será Pendiente. -90-

91 Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal de Alta Reproducción de Semovientes, Otra Causal, Disposición Legal, Mandato Judicial o arbitral, definidas por la SBN. Tipo Doc.: Se mostrará automáticamente el tipo de documento en función al tipo de movimiento seleccionado, en este caso Nota de Entrada de Almacén. Nro. NEA: Registrar el número de la NEA. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Este dato es opcional. 4. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 5. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del Alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de documento, Número de NEA y Fecha de movimiento. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Nuevo Detalle Activo. 6. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: -91-

92 Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Margesí (*): Al seleccionar el ítem, el Sistema generará automáticamente los ocho (8) primeros dígitos, el Usuario podrá completar los 4 siguientes; caso contrario, el Sistema lo completará al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario. Centro de Costo (*): Seleccionar el Centro de Costo, activando el icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costo de la Sede seleccionada. Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Dato obligatorio -92-

93 Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial, activando el icono Buscar Regular, Malo, Muy Malo, y Nuevo, pudiendo ser Bueno, Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. País de Procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país activar el icono Buscar. SBN: Si el bien patrimonial está catalogado por la SBN se mostrará por defecto marcado con un check. Activo Depreciable: Si el bien patrimonial es un activo depreciable se mostrará por defecto marcado con un check. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la Entidad. Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado. Ingreso del Bien por: o o NEA: Se mostrará el número de la NEA previamente registrado. Fecha: Registrar la fecha de la NEA. Alta: Registrar los datos del documento que generó el Alta del bien: o o Tipo Doc. : Seleccionar el tipo de documento por el que se le dio de Alta al bien, activando el icono Buscar. Por defecto muestra PECOSA. Nro. Doc.: Registrar el número del documento de Alta. -93-

94 o Fecha: Registrar la fecha del documento de Alta. Almacén: Seleccionar el Almacén, activando en icono Buscar. Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable, activando en icono Buscar. 7. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: Validaciones: a) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del valor compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: b) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: 8. Simultáneamente, se activarán los botones Especificaciones Técnicas y Valores Contables, para su registro. -94-

95 Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación. Validaciones: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : -95-

96 b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: c) Si el activo es amortizable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario, al salir de la ventana Datos del Activo Fijo: 9. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Margesí, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. 10. Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobarla, para ello seleccionar el registro de Alta y luego dar clic en el icono Editar. -96-

97 Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. MODIFICAR DATOS DEL ACTIVO Para modificar los datos de un activo registrado en el Alta, seleccionar el ítem correspondiente y luego ingresar al icono Editar. Nota: No se podrá realizar modificaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual el Usuario realizará las modificaciones correspondientes y luego dará clic en el botón Grabar. -97-

98 ELIMINAR ACTIVO Para eliminar un activo registrado en el Alta, seleccionar el ítem correspondiente y luego ingresar al icono Eliminar Detalle Activo. Nota: No se podrá realizar eliminaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: MODIFICAR REGISTRO DE ALTA Para modificar los datos del registro de Alta, seleccionar el registro correspondiente y luego ingresar al icono Editar. -98-

99 Nota: No se podrá realizar modificaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual el Usuario realizará las modificaciones correspondientes y luego dará clic en el botón Grabar. ELIMINAR REGISTRO DE ALTA Para eliminar un registro de Alta y su detalle asociado, seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el icono Eliminar. Nota: No se podrá realizar eliminaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: -99-

100 Validación: No permite eliminar un Activo si este cuenta con un registro de Ajuste en el mes del registro o en meses posteriores. ALTA AUTOMÁTICA El registro de Alta de manera automática, consiste en generar el Alta de un bien patrimonial desde el Módulo de Logística, para que pueda ser visualizado en el Módulo de Patrimonio. El procedimiento se describe a continuación: 1. En el Módulo de Logística en Web, luego de registrar la Entrada al Almacén del bien patrimonial y dar Conformidad, se activará el botón Generar Activo que al dar clic sobre él y al dar OK al mensaje de Usuario que se presentará, se enviará la información del activo fijo al Módulo de Patrimonio. 2. Luego, en la ventana Registro de Altas Institucionales del Módulo de Patrimonio, se visualizará el registro de Alta generado desde el Módulo de Logística; asi como, sus activos asociados, con su respectivo código Margesí generado automaticamente a partir del último número margesí registrado

101 3. Seguidamente, en la ventana Datos del Activo Fijo del Módulo de Patrimonio se realizará la asignación del activo fijo, registrando el Tipo Doc, Número Doc. y Fecha. Asimismo, registrará la Ubicación Física y demás datos, según corresponda, y procederá con la Aprobación del registro de Alta, detallado en el Alta manual. REPORTES Para obtener el reporte de un registro de Alta seleccionado en la ventana principal o el control de ingreso mensualizado, en la sección Lista de Ingresos seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el icono Imprimir. El Sistema presentará la ventana Reportes mostrando las siguientes opciones, las cuales se detallan a continuación: -101-

102 Control de Ingreso Seleccionado.- Este reporte presenta el listado de los bienes institucionales dados de Alta del movimiento previamente seleccionado en la ventana principal. El reporte muestra la siguiente información: Sede, Tipo Ingreso, Fecha NEA/OC, Almacén, Responsable, Fecha movimiento, Causal de Alta; asimismo, en el detalle se mostrará: Número de Registro, Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, N de Serie, Ubicación Física, Usuario y Valor S/. Nota: Se mostrará un quiebre de página por cada Cuenta Contable. Control de Ingreso Mensualizado.- Este reporte presenta el listado de las Altas de los bienes patrimoniales institucionales de manera mensualizada a nivel de Sede y en función al mes y tipo de movimiento previamente seleccionados en la ventana principal. El reporte presenta la siguiente información agrupada por Sede: N Registro, Código Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Ubicación Física, Usuario, Centro de Costo y Valor S/. Asimismo, se mostrará el Valor Total por Sede y el Total General

103 Nota: El reporte se mostrará ordenado por mes en forma ascendente; siempre y cuando en la ventana Registro de Altas Institucionales se haya seleccionado Todos los meses Devoluciones (Ajuste) En esta opción, el Sistema permite al Usuario registrar la devolución de los bienes No Institucionales, que fueron recibidos mediante Afectación en Uso. El ingreso a esta opción, es siguiendo la ruta: Mantenimiento Movimiento - Devoluciones, como se muestra a continuación: Al ingresar a esta opción, se presentará la ventana Devolución de Activos Fijos

104 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UNA DEVOLUCIÓN Para registrar una Devolución, realizar el siguiente procedimiento: 1. En la cabecera de la ventana, seleccionar los siguientes filtros: Año: Permite seleccionar el año de registro, activando la barra de despliegue. Mes: Permite seleccionar el mes de registro, activando la barra de despliegue. Tipo Registro: Por defecto se muestra No Institucional Afectación en Uso. 2. Dar clic en el icono Nuevo, ubicado en la sección Lista de Devoluciones. 3. Se mostrará la ventana Registro de Devoluciones, en la cual se registrará los siguientes datos principales de la devolución: -104-

105 Nro Movimiento: Mostrará el número correlativo autogenerado por el Sistema por cada devolución realizada. Fecha Movimiento: Fecha de registro de la devolución, pudiendo ser modificada por el Usuario. V.B.: Permite seleccionar el estado del registro de devolución (Pendiente o Aprobado). Nro Resolución: Registrar el número de Resolución, Acuerdo o documento que autoriza la devolución. Fecha: Registrar la fecha de la Resolución, Acuerdo o documento. Responsable: Mostrará por defecto el Responsable de Control Patrimonial, registrado en Parámetros Ejecutora. Observación: Permite registrar alguna observación o comentario. 4. Luego, dará clic en el icono Grabar, mostrando el Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK: Validación: La fecha de movimiento no deberá ser mayor que la fecha actual, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario : 5. Seguidamente, se procederá a registrar el detalle de los activos, dando clic en el icono Nuevo, ubicado en la sección Devolución de Activos

106 6. El Sistema mostrará la ventana Devolución de Activos, la misma que inicialmente se mostrará sin datos. Para visualizar los activos, seleccionar Todas o una Familia, activando la barra de búsqueda. Asimismo, en la parte superior de las columnas, se tiene un campo de búsqueda por: Secuencia, Margesí, Código de Barras, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Sede y Centro de Costo. Nota: Solo se mostrarán los bienes No Institucionales incorporados como Afectación en Uso. 7. El Usuario deberá marcar con un check los activos fijos a devolver, y, luego dará clic en el icono Grabar

107 Validación: No permite seleccionar el Activo, si este cuenta con registro de Ajuste en el mes de la devolución o en meses posteriores. 8. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. 9. Los activos fijos registrados, se visualizarán en la sección Devolución de Activos, mostrando los siguientes datos: Secuencia, Margesí, Código Barras, Descripción, Marca, Modelo y Nro. de Serie. Ingresando a la carpeta amarilla de cada ítem, se visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se podrá consultar los siguientes datos: Código Margesí, Fecha Alta Entidad Rem/Recep, Valor del Bien, Número de Serie, Estado de Conservación, Estado de Uso, Marca, Modelo, Medidas, Características, Observaciones, Cuenta Contable, Indicador de Activo Depreciable, así como, las Especificaciones técnicas y Valores Contables

108 APROBAR DEVOLUCION Luego de registrar la devolución, el Usuario deberá proceder a aprobarlo, para ello, seleccionar la devolución correspondiente, luego, dar clic en el icono Editar Devoluciones : Se mostrará la ventana Registro de Devoluciones, en el campo V.B. seleccionar la opción Aprobado. Luego, dará clic en el botón Grabar. Se presentará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK: -108-

109 Nota: Los bienes devueltos serán extraídos del patrimonio de la Entidad, el mismo mes en que se realiza su registro. REPORTES Para obtener los reportes de los registros de devolución, dar clic en el icono Imprimir. El Sistema mostrará la ventana Seleccione, conteniendo las siguientes opciones: Registro seleccionado: Este reporte muestra la relación de los bienes patrimoniales de la devolución seleccionada en la ventana Devolución de Activos Fijos. El reporte muestra la siguiente información: Sede, Número y Fecha del documento que sustenta la devolución, Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Medidas, Fecha de Alta de la Entidad Afectante (Titular del bien), Valor Inicial, Depreciación Acumulada y Valor Neto. La información se mostrará agrupada por Sede, Número de documento, y Cuenta Contable. Asimismo, se mostrará el Total por Cuenta Contable y un Total por Sede y Número de documento y al final del reporte se mostrará los Totales generales

110 Por mes: Este reporte muestra la relación de los bienes patrimoniales devueltos, correspondientes a todos los meses o al mes seleccionado en la ventana Devolución de Activos Fijos. La información mostrada es la siguiente: Sede, Número y Fecha del documento que sustenta la devolución, Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Medidas, Fecha de Alta de la Entidad Afectante (Titular del bien), Valor Inicial, Depreciación Acumulada y Valor Neto. La información se mostrará agrupada por Sede, Número de documento, y Cuenta Contable. Asimismo, se mostrará el Total por Cuenta Contable y un Total general por Sede y Número de documento. Si en la ventana Devolución de Activos Fijos, se seleccionó Todos los meses, el reporte mostrará el Total por todas las devoluciones efectuadas en cada mes, así como, un Total general

111 Altas No Institucionales (Ajuste) Esta opción permite realizar el registro de las Altas de los bienes patrimoniales No Institucionales que han sido recibidos por otra Entidad Pública o Privada en calidad de Cedidos en Uso o Comodato. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento Movimiento-Altas No Institucionales, como se muestra a continuación: DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA Al ingresar a esta opción se presentará la ventana Altas de Bienes No Institucionales. En la parte superior de la ventana se muestra los filtros de selección: Año, Mes y Tipo Movimiento, que permitirán filtrar los registros de Altas No Institucionales visualizados en la ventana. El Usuario solo visualizará los registros de los Centros de Costo asignados a su perfil de Usuario en el Módulo Administrador

112 Filtros: Año: Permite seleccionar el año del Alta activando la barra de despliegue defecto muestra el año del Sistema.. Por Mes: Permite seleccionar el mes del Alta, activando la barra de despliegue. Para seleccionar TODOS los meses marcar con un check el recuadro ubicado a la derecha del filtro. Tipo de Movimiento: Por defecto será Transferencia Externa. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ALTAS NO INSTITUCIONALES Para el registro de Altas de los bienes No Institucionales, realizar el siguiente procedimiento: 1. En la sección Lista de Ingresos, dar clic en el icono Insertar Bienes No Institucionales

113 2. En la sección derecha de la ventana se mostrarán los siguientes campos para su registro: Nº Movimiento: Es el número correlativo asignado al registro. Este número es autogenerado por el Sistema. Fecha Movimiento: Registrar la fecha de registro del Alta. Por defecto muestra la fecha actual, pudiendo ser editada por el Usuario. Fecha Recepción del Activo: Registrar la fecha de recepción del activo. Por defecto muestra la fecha actual, puede ser editada por el Usuario. Tipo Registro: Seleccionar activando la barra de despliegue el tipo de registro (Bienes cedido en Uso, Bienes en Comodato). Entidad Pública: Marcar con un check si el bien proviene de una Entidad Pública. V.B.: Permite seleccionar el estado (Pendiente o Aprobado) del registro del Alta no Institucional. Entidad: En este campo se presentan dos casos: Caso 1: Si el bien pertenece a una Entidad Pública el Usuario seleccionará la Entidad ingresando al icono Buscar

114 Caso 2: Si el bien patrimonial pertenece a una Entidad Privada, el Usuario deberá registrará el nombre en el campo Entidad. Nro. Resolución/Nro Convenio: Permite registrar el número de Resolución que aprueba a favor de la Entidad afectataria la entrega de los bienes patrimoniales de propiedad de la Entidad afectante, en calidad de Cedidos en Uso. Cuando el tipo de registro es Bienes en Comodato se registrará el número de Convenio que autoriza la entrega de los bienes patrimoniales de propiedad de la Entidad Afectante. Fecha: Permite registrar la fecha de la Resolución o Número de Convenio. Nro. Acta: Permite registrar el número del acta de entrega y recepción de los bienes Cedidos en Uso o en Comodato. Fecha: Permite registrar la fecha del acta de entrega y recepción. Glosa: Permite registrar algún comentario u observación. Sede: Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo ingresando al icono Buscar. Solo se listarán los Centros de Costos de la Sede seleccionada. Responsable: Seleccionar el responsable del Centro de Costo ingresando al icono Buscar. 3. Luego de registrar los datos, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK

115 4. En la sección Lista de Ingresos se visualizará el registro del Alta, indicando el Número de movimiento, Tipo de Registro, Entidad que entrega el bien y Estado del registro. Seguidamente, se procederá a registrar los bienes que se darán de Alta, para ello en la sección Detalle de Activos dar clic en el icono Insertar Activo No Institucional 5. El Sistema presentará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrará los siguientes datos: Ítem ( ): Seleccionar el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Código de Barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción (*): Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo SIGA. Sede (*): Seleccionar la Sede, activando el icono Buscar. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario Centro de Costo (*): Se mostrará automáticamente el Centro de Costo registrado previamente en los datos generales del registro del Alta No Institucional. Dato obligatorio -115-

116 Ubicación Física (*): Seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar. Responsable (*): Se mostrará automáticamente el responsable del Centro de Costo, pudiendo ser modificado por el Usuario activando el icono Buscar. Usuario Final (*): Registrar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, activando el icono Buscar Centro de Costo seleccionado.. Solo se listará el personal asociado al Tipo Patrimonio: Se mostrará automáticamente el tipo de patrimonio del ítem seleccionado. Fecha Ingreso: Por defecto mostrará la fecha de movimiento registrado previamente en los datos generales del registro de Alta No Institucional. Valor del Bien: Registrar el valor del bien patrimonial. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado Conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial, pudiendo ser Bueno, Regular, Malo, Muy Malo, y Nuevo, activando el icono Buscar. Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial, activando el icono Buscar. Estado Uso: Seleccionar el estado de uso, activando la barra de despliegue. SI, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar NO. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. Cta. Contable: Muestra por defecto la Cuenta Contable. 6. Luego, dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Aceptar: -116-

117 7. Simultáneamente, se activará el botón Especificaciones Técnicas, para el registro del detalle de las especificaciones del bien. 8. En la sección Detalle de Activos, se visualizará el ítem registrado mostrando los siguientes datos: Número, Secuencia, Código de Barra, Descripción, Sede, Centro de Costo y Responsable. BIENES RECIBIDOS EN AFECTACIÓN EN USO Para los bienes recibidos en Afectación en Uso, se deberá registrar adicionalmente a los datos descritos anteriormente, lo siguiente: -117-

118 Margesí (*): Los bienes recibidos en Afectación en Uso tienen código margesí porque van a continuar depreciándose durante el período de la Afectación en Uso. Al seleccionar el ítem, el Sistema autogenerará los ocho primeros dígitos del Margesí, los siguientes cuatro dígitos deberán ser registrados manualmente por el Usuario. Activo Depreciable: Si el bien es Depreciable, marcar con un check en el campo. A partir del , se considerará como activo depreciable si el valor de compra es mayor a ¼ de UIT. Fecha Alta Entidad: Rem/Recep: Registrar la Fecha con la que fue dado de Alta en la Entidad Propietaria del bien. Cta Contable: Si el bien es Depreciable, el Sistema mostrará por defecto la Cuenta Contable Si el bien es No Depreciable, el Usuario seleccionará la Sub Cuenta Contable respectiva de la Cuenta Mayor 9105, ingresando al botón Búsqueda. Registrados los datos, dar clic en el ícono Grabar los botones Especificaciones Técnicas, para el registro respectivo.. Simultáneamente, se activarán y Valores Contables -118-

119 Validaciones: a) La fecha de Alta Entidad: Rem/Recep, deberá ser menor a la fecha de Ingreso del activo, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) El código margesí deberá constar de 12 caracteres, de lo contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: c) Si se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es menor o igual a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: d) Si no se tiene seleccionado con un check la opción Activo Depreciable, pero el monto del Valor Compra es mayor a ¼ de UIT, el Sistema mostrará un mensaje de alerta al Usuario: -119-

120 Especificaciones Técnicas.- Al ingresar al botón, se presentará una ventana del mismo nombre, en la cual se podrá registrar las especificaciones del bien. Además, esta ventana cuenta con los botones Archivos Adjuntos y Fotografía que permiten adjuntar archivos y fotografías del bien. Valores Contables.- Ingresando al botón, se mostrará una ventana del mismo nombre, en la cual el Usuario registrará el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo a los saldos reflejados en el Cierre del Ejercicio Anterior. A partir del año 2016, en la ventana de Valores Contables se visualizará los dos métodos de depreciación vigentes: Línea Recta (usado anteriormente) y Unidades Producidas (aplicado a partir del ). Por defecto se visualizará el método de Línea Recta, El Usuario, deberá seleccionar el método de depreciación que se usará para el activo registrado. Ambos métodos son detallados en el punto 5.1. Métodos de Depreciación

121 Validación: a) Durante el Ejercicio, no se podrá modificar el método de depreciación seleccionado, hasta el siguiente año, por lo que al seleccionar la opción del método de depreciación, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario : b) Si el activo es depreciable y no se ingresa vida útil o tasa de depreciación, el sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al usuario: APROBAR ALTA NO INSTITUCIONAL Terminado de registrar las Altas del ingreso correspondiente, se procederá a Aprobar el registro, para ello seleccionar el registro de Alta correspondiente y luego dar clic en el icono Editar. Se presentará la ventana Registro de Ingreso, en la cual en el campo V.B. activar la barra de despliegue y seleccionar la opción Aprobado; luego dar clic en el botón Grabar

122 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. MODIFICAR DATOS DEL ACTIVO FIJO Para modificar los datos de un activo registrado en el Alta, seleccionar el ítem correspondiente y luego ingresar al icono Editar Activo No Institucional. Nota: No se podrá realizar modificaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual el Usuario realizará las modificaciones correspondientes y luego dará clic en el botón Grabar

123 ELIMINAR ACTIVO Para eliminar un activo registrado en el Alta, seleccionar el ítem correspondiente y luego ingresar al icono Eliminar Activo No Institucional. Nota: No se podrá realizar eliminaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: Validación: No permite eliminar un Activo si este cuenta con un registro de Ajuste en el mes del registro o en meses posteriores

124 Para modificar los datos del registro de Alta, seleccionar el registro correspondiente y luego ingresar al icono Editar Bienes No Institucionales. Nota: No se podrá realizar modificaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará la ventana Registro de Ingreso, en la cual el Usuario realizará las modificaciones correspondientes y luego dará clic en el botón Grabar. ELIMINAR REGISTRO DE ALTA Para eliminar un registro de Alta y su detalle asociado, seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el icono Eliminar Bienes No Institucionales

125 Nota: No se podrá realizar eliminaciones cuando el registro del Alta se encuentre Aprobado. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: REPORTES Para obtener el reporte de un registro de Alta No Institucional seleccionado en la ventana principal o el control de ingreso mensualizado, en la sección Lista de Ingresos seleccionar el registro correspondiente y luego dar clic en el icono Imprimir. El Sistema presentará la ventana Reportes mostrando las siguientes opciones, las cuales se detallan a continuación: Control de Ingreso Seleccionado.- Este reporte presenta el listado de los bienes no institucionales dados de Alta del movimiento previamente seleccionado en la ventana principal. El reporte muestra la siguiente información: Sede, Tipo Ingreso, Fecha Movimiento, Tipo Registro; asimismo, en el detalle muestra los siguientes datos del bien: Código -125-

126 Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, N de Serie, Fecha Recepción, Estado Conservación, Centro de Costo, Ubicación Física, y Usuario. Control de Ingreso Mensualizado.- Este reporte presenta el listado de las Altas de los bienes patrimoniales no institucionales de manera mensualizada a nivel de Sede y en función al mes previamente seleccionado en la ventana principal. El reporte presenta la siguiente información agrupada por Sede: Número de Ingreso, Fecha Ingreso, Tipo de Ingreso, Responsable, N Registro, Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Ubicación Física, Usuario y Valor S/. Asimismo, se mostrará el Total General. Nota: La información se mostrará por Número de Movimiento, visualizándose por cada quiebre de página Bajas (Ajuste) Esta sub opción permite al Usuario registrar las Bajas de los bienes Institucionales que por diversas causales establecidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, requieren ser dados de baja del patrimonio de la Entidad y por ende de los Estados Financieros. El ingreso a esta sub opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento Movimiento - Bajas, como se muestra a continuación: -126-

127 Al ingresar a esta sub opción se presentará la ventana Baja de Activos Fijos. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BAJAS Para realizar el registro de las Bajas de los bienes patrimoniales de la Entidad, realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar clic en el icono Nuevo Ingreso Bajas, como se muestra a continuación: 2. El Sistema mostrará la ventana Registro de Resoluciones de Bajas, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos: -127-

128 Nº Movimiento: Es el número correlativo del registro de la baja. Será autogenerado por el Sistema cuando se grabe los datos. Fecha Movimiento: Registrar la fecha de la Baja, por defecto mostrará la fecha actual, pudiendo ser modificada por el Usuario. V.B.: Permite Aprobar el registro de Baja. Resolución o Acuerdo: o o o Nº Resolución: Registrar el número de la Resolución que autoriza la Baja. Fecha: Registrar la fecha de la Resolución. Responsable: Se mostrará por defecto el responsable del área de Control Patrimonial. Causal de Baja: o Tipo: Seleccionar el tipo de causal que origina la Baja de los bienes. Se mostrarán los tipos de causal de Baja, incluyendo los nuevos tipos establecidos por la SBN en la Directiva N /SBN del 03 de julio 2015, sobre Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales: Estado de excedencia del bien, Obsolescencia técnica, Mantenimiento o reparación onerosa del bien, Cuando el semoviente sobrepase su periodo reproductivo, padezca enfermedad incurable, sufra lesiones que lo inhabiliten, Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la SBN, Calidad de Chatarra, Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE), Saneamiento, Reembolso, Reposición, Pérdida, Robo, Hurto, Destrucción, Siniestro, Mandato Legal. Activar la barra de despliegue para visualizar los Tipos. o Clase: Seleccionar la clase de causal que origina la Baja de los bienes. Se mostrarán las Clases de causal de Baja en función del Tipo previamente seleccionado, incluyendo las nuevas Clases establecidas por la SBN en la Directiva N /SBN del 03 de julio 2015, sobre Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales. Para el Tipo Estado de excedencia del bien se mostrarán las Clases: Coherencia de acciones, Búsqueda de equilibrio, Variación de -128-

129 funciones, Reducción del ámbito, Culminación de proyectos, Cambio de ubicación. Para el Tipo Obsolescencia técnica se mostrarán las Clases: Carencia de repuestos por cambio de tecnología, Variación y nuevos avances tecnológicos. El resto de Clases tendrán el mismo nombre que su Tipo: Mantenimiento o reparación onerosa del bien, Cuando el semoviente sobrepase su periodo reproductivo, Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la SBN, Calidad de Chatarra, Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE), Saneamiento, Reembolso, Reposición, Pérdida, Robo, Hurto, Destrucción, Siniestro, Mandato Legal. Activar la barra de despliegue para visualizar las Clases. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario. 3. Luego, dar clic en el botón Grabar, mostrando el Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará OK: 4. Seguidamente, proceder a registrar los bienes dados de Baja, ingresando al icono Nuevo Ingreso de Baja de Activos. 5. Se mostrará la ventana Baja de Activos. Para visualizar los bienes patrimoniales, seleccionar en la parte superior de la ventana los siguientes filtros de selección: -129-

130 Familia: Seleccionar Todas o una familia de bienes, ingresando al icono Búsqueda. Tipo: Se mostrará el Tipo de Causal de Baja previamente seleccionado en la ventana Registro de Resoluciones de Baja. Para seleccionar otro tipo activar la barra de despliegue. Clase: Se mostrará la Clase de Causal de baja previamente seleccionado en la ventana Registro de Resoluciones de Baja. Para seleccionar otra Clase activar la barra de despliegue. En la lista se mostrarán las clases en función del tipo previamente seleccionado. 6. En la ventana se listarán los bienes patrimoniales de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario, en el Módulo Administrador. Marcar con un check los bienes a dar de Baja y dar clic en icono Grabar. Nota: Los bienes que recibió la Entidad por Arrendamiento, Cesión en Uso, o Afectación en Uso, no podrán ser dados de baja ya que deberán ser devueltos, por lo tanto no se mostrarán en la ventana. Los bienes que tienen un registro de Ajuste en el mismo mes o en meses posteriores, tampoco se mostrarán en la ventana. 7. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK: 8. Los bienes se listarán en la ventana principal, indicando la siguiente información: Secuencia, Número de Salida, Margesí, Código de Barras, Descripción, Causal de Baja, Marca, Modelo, Número de Serie. Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla se podrá visualizar los Datos del Activo Fijo

131 Editar Registro de Baja Para editar un registro de Baja, dar clic en el icono Editar Bajas. El Usuario realizará las ediciones respectivas y luego dará clic en el botón Grabar Eliminar Detalle de Activo / Bajas Para eliminar el detalle de un Activo de Baja, marcar con un check el registro del bien correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Detalle Activo, como se muestra a continuación: -131-

132 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación: Para eliminar un registro de Baja, seleccionar el registro correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Bajas, como se muestra a continuación: El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación del registro de Baja y su detalle asociado: Refrescar datos Para actualizar la información visualizada en la pantalla, el usuario dará clic en el icono Refrescar Bajas

133 APROBAR BAJA Para Aprobar la Baja de un bien patrimonial, en la ventana Registro de Resoluciones de Bajas, activar la barra de despliegue del filtro VºBº y seleccionar la opción Aprobado, luego dar clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. Nota: Cuando el registro se encuentre en estado Aprobado, no se podrá realizar modificaciones y/o eliminaciones, para ello se deberá retornar al Estado Pendiente. REPORTE Para obtener el listado de los bienes dados de Baja del mes seleccionado en el filtro Mes, dar clic en el icono Imprimir como se muestra a continuación: -133-

134 El Sistema mostrará el reporte Listado de Bienes dados de Baja, mostrando la siguiente información: Margesí, Código de Barras, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Fecha de Adquisición, Centro de Costo, Número de Resolución de Baja, Fecha de Resolución, Causal de Baja, Número de Expediente, Valor Inicial, Depreciación Acumulada y Valor Neto, así como, el Total de cada columna Ajuste de Activos Fijos (Nuevo) En esta opción el Sistema permite registrar ajustes realizados a los bienes patrimoniales, con el fin de prolongar, disminuir u optimizar su vida útil, de acuerdo a lo señalado en la Directiva N ED/5101 de la Dirección General de Contabilidad Pública del MEF, estos ajustes pueden ser de la siguiente naturaleza: Modificación de Vida Útil: o Incremento de Vida Útil o Disminución de Vida Útil Costos Posteriores: o Adición. o Sustitución. Asimismo, en esta opción el usuario puede visualizar los registros de Mejoras efectuadas antes del año

135 El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Mantenimiento Movimiento Ajuste de Activos Fijos, como se muestra a continuación: Al ingresar a la opción, el Sistema presenta la ventana Listado de Ajustes de Activos Fijos, la misma que contiene los siguientes filtros en la cabecera: Año y Tipo Registro como Búsqueda. Año: Permite filtrar la información por Año. Para filtrar por otro año, seleccionar en la barra de despliegue. Tipo Registro: Permite filtrar la información por Tipo de Registro: Institucional y No Institucional Afectación en Uso. Para seleccionar las opciones usar la barra de despliegue. Así mismo, en la sección Listado de Activos Fijos están ubicados los filtros de Sede y Centro de Costo como Búsqueda

136 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE AJUSTES Para registrar un Ajuste realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar clic en el icono Nuevo Activo Fijo, como se muestra a continuación: Nota: No se podrá registrar Mejoras a partir del año El Sistema muestra la ventana Selección de Activos Fijos a Ajustar, en la cual se visualizan los bienes patrimoniales según su Tipo de Registro: Año: Se muestra por defecto el año seleccionado en el filtro de la cabecera. Tipo Registro: Se muestra por defecto el Tipo Registro seleccionado en el filtro de la cabecera. Familia: Seleccionar una familia de Activos, ingresando al icono Búsqueda. 3. En la ventana se listan los Activos patrimoniales de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Dar clic en el ícono para seleccionar el Activo y luego y dar clic en el icono Grabar

137 Nota: Se listan sólo los Activos depreciables. Si el Tipo Registro es Institucional, lista los Activos Institucionales registrados en el Inventario Inicial y Altas. Si el Tipo Registro es No Institucional, solo lista los Activos por Afectación en Uso que no han sido devueltos, registrados en Inventario Inicial y Altas. 4. En la sección Lista de Activos Fijos se muestra el listado de los Activos que tienen un Ajuste, indicando el Número correlativo, Margesí, Código de barra, Descripción, Sede y Centro de Costo. Asimismo, en la parte inferior de la ventana, se encuentra la Leyenda para identificar los Activos con Ajuste que están dados de Baja, en color rojo

138 A continuación, se procederá a registrar el ajuste al Activo seleccionado, para ello en la sección Ajustes dar clic en el icono Nuevo Ajuste. Validación: a) No se puede registrar el Ajuste a un Activo que no tiene proceso contable. El sistema muestra el siguiente mensaje al Usuario: -138-

139 b) No se puede registrar un Ajuste para un Activo que ya cuenta con uno en el mismo periodo: c) Si el Activo tiene un Ajuste por Costo Posterior en estado Pendiente, el sistema no permite registrar otro Ajuste en un mes diferente: 5. El sistema muestra la ventana Datos del Ajuste del Activo Fijo, en la cual el Usuario debe registrar los siguientes Datos: Margesí: Muestra por defecto el número del Margesí y la descripción del Activo seleccionado en la ventana Selección de Activo Fijo a Ajustar. N Ajuste: Es el correlativo del Ajuste generado automáticamente por el Sistema. Tipo Ajuste: En esta lista desplegable el usuario puede seleccionar las siguientes opciones según el Saldo de Vida Útil del activo seleccionado: -139-

140 Para Activos totalmente depreciados sin Saldo de Vida Útil. El usuario sólo puede seleccionar el Tipo Ajuste: Incremento de Vida Útil, el cual se muestra por defecto. Validación: No permite Procesar el Cálculo del Ajuste si la cantidad de meses a Incrementar es menor a 25 meses. Para Activos con Saldo de vida Útil. El sistema muestra las opciones en Tipo Ajuste: Incremento de Vida Útil, Disminución de Vida Útil y Adición / Sustitución. Para seleccionar el tipo, activar la barra de despliegue -140-

141 Estado: El sistema muestra por defecto en estado Pendiente. Motivo: Permite registrar un Motivo de Ajuste. Es obligatorio. Detalle del Ajuste: En esta sección se visualizan los datos de acuerdo al tipo de ajuste seleccionado: Para Modificación de Vida Útil, aplica para los Tipos de Ajuste Incremento y Disminución de Vida Útil. Para realizar un registro dar clic en la opción Nuevo Detalle del Ajuste, el sistema muestra la Ventana Registro de Detalle de Ajuste: o Fuente de Información: El sistema Lista las Fuentes de Información descritas en la Directiva. Seleccionar la fuente activando la barra de despliegue

142 o o o Documento de Sustento: Permite registrar el Documento de Sustento para el hacer el Ajuste. Fecha documento: Permite registrar la fecha del documento del sustento. Descripción del Ajuste: Permite registrar una descripción y/o comentarios. Para Costos Posteriores, aplica para el Tipo Ajuste: Adición / Sustitución. Para realizar un registro dar clic en la opción Nuevo Detalle del Ajuste sistema muestra la Ventana Registro de Detalle de Ajuste:, el o o o o o o Tipo: Permite seleccionar el Tipo de Costo Posterior Adición o Sustitución, activando la barra de despliegue. Descripción del Motivo: Permite registrar la descripción del motivo del Ajuste. Documento de Sustento: Permite registrar el Documento de Sustento para el hacer el Ajuste. Fecha documento: Permite registrar la fecha del documento del sustento. Valor Sustitución: Permite registrar el valor del bien a sustituir. Valor: Permite registrar el nuevo valor del bien que sustituye. Validación: a) La fecha del documento no puede ser superior a la fecha de ajuste: -142-

143 b) El monto que se registra en el campo Valor no puede ser menor o igual a una UIT: Valores Iniciales: Muestra por defecto y a modo de consulta los valores del Activo del último mes procesado contablemente. Proceso de Ajuste: Permite registrar la fecha del Ajuste y la cantidad de meses a Incrementar o Disminuir. Nota: - El campo Incre / Dism de Vida útil sólo se muestra para Modificación de Vida Útil. Validación: El sistema sólo permite ingresar una fecha dentro del mes vigente del proceso contable, mostrando las fechas anteriores y posteriores bloqueadas

144 Calculo del Ajuste: Muestra los nuevos Valores del Activo después de Procesar el Ajuste por Incremento / Disminución de Vida Útil o por Adición / Sustitución. Nota: - Estos valores se calculan a modo de simulación y muestra los valores que tendría el activo luego de cerrar el proceso contable. 6. Luego, dar clic en el icono Grabar. El sistema muestra la ventana de mensaje a Usuario informando de registro guardado. Validación: No permite grabar el registro si la fecha del Detalle del Ajuste, es mayor a la fecha del Ajuste. 7. Seguidamente, proceder a Procesar el Ajuste, para ello, en la parte superior izquierda de la ventana Datos del Ajuste del Activo Fijo, está el botón Procesar Ajuste

145 Nota: Al grabar el registro del Ajuste, el botón Procesar Ajuste se activa automáticamente. Validación: Para Activos sin Vida Útil; el sistema no permite Procesar el Cálculo del Ajuste si los meses a Incrementar son menores a 25 meses. Luego de procesar el ajuste, el sistema muestra automáticamente los valores del cálculo en la parte inferior derecha: Nota: Al procesar el Ajuste el sistema cambia el estado del registro ha Procesado. 8. Luego, para aprobar el Ajuste, dar clic en el botón Aprobar Ajuste: Nota: Al Aprobar el Ajuste el sistema cambia el estado del registro ha Aprobado. 9. Para desaprobar y regresar al estado pendiente dar clic en los botones y, respectivamente

146 Editar Registro de Ajustes de Activo: Para editar un registro de Ajuste, dar clic en el icono Editar Ajuste. Nota: - No se puede Editar un Ajuste registrado en un periodo contable cerrado. - Para el caso de registros de Mejora, sólo es posible revertir su estado Aprobado y Procesado, pero ya no volver a Procesar y Aprobar. Validación: Para Activos que tienen registros de Mejoras (histórico), muestra mensaje de aviso. Eliminar Registro de Ajustes de Activo: Para eliminar el detalle de un Ajuste, marcar el registro con Eliminar Ajuste, como se muestra a continuación: y dar clic en el icono Nota: - Sólo se puede eliminar un registro en estado Pendiente y Procesado. - Si el periodo contable está cerrado, ya no se podrá eliminar el Ajuste. - Se puede Eliminar una mejora si está en estado Pendiente

147 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación del Ajuste: Para eliminar un Ajuste, marcar el registro con Fijo, como se muestra a continuación: y dar clic en el icono Eliminar Activo Validación: No permite eliminar el Activo Fijo, si tiene un Ajuste registrado. Primero eliminar el Ajuste y luego el Activo. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación del Ajuste: -147-

148 Ver Datos del Activo Fijo: Para Ver los Datos del Activo Fijo, marcar el registro con y dar clic en el icono, como se muestra a continuación: El sistema muestra la Ventana Datos del Activo Fijo, con los botones Especificaciones Técnicas, Valores Contables y un botón adicional Histórico de Ajustes. Nota: Este botón solo es visible si el Activo tiene un Ajuste asociado. Histórico de Ajustes: Al ingresar a este botón, el sistema presenta la ventana Histórico de Ajustes del Activo Fijo, donde se puede visualizar el registro del Ajuste del Activo

149 Al acceder al botón se muestra la ventana Datos del Ajuste del Activo Fijo. Reportes: Para obtener el reporte de los Activos que tienen Ajustes en la ventana principal dar clic en el icono Imprimir

150 El Sistema presenta la ventana Reporte mostrando las siguientes opciones, las cuales se detallan a continuación: Relación de Activos Fijos con Mejoras: Este reporte muestra la relación de activos fijos que ha tenido mejoras. El sistema presentará la ventana Reporte, con los siguientes parámetros: Margesí: Por defecto indicará que se mostrará la información de TODOS los margesíes. Al seleccionar un margesí, sólo mostrará información del activo seleccionado en la ventana. Estado: Permite seleccionar si se quiere mostrar en el reporte los activos con mejoras en estado Aprobado, Sin Aprobar o Todos. Luego, dar clic en el icono Imprimir, mostrándose el reporte Activos Fijos con Mejoras con la siguiente información: Tipo de Registro, margesí, Código de Barra, Descripción, Número registro, Fecha Mejora, Mes Depreciación, Estado, Motivo, Número Orden, Ítem del Catálogo, Valor, Total Mejora. Al final del reporte se mostrará la cantidad total de Activos con Mejoras

151 Relación de Activos Fijos con Modificación de Vida Útil: Este reporte presenta el listado de Activos con Ajuste por modificación de Vida Útil. El sistema presentará la ventana Reporte, con los siguientes parámetros: Desde / Hasta: Rango de meses para mostrar el reporte según la fecha del ajuste. Tipo Registro: Si el ajuste es de tipo Institucional o No Institucional. Margesí: Por defecto indicará que se mostrará la información de TODOS los margesíes. Al seleccionar un margesí, sólo mostrará información del activo seleccionado en la ventana. Estado: Permite seleccionar si se quiere mostrar en el reporte los activos con ajustes en estado Aprobado, Sin Aprobar o Todos. Luego, dar clic en el icono Imprimir, mostrándose el reporte Activos Fijos con Ajustes con la siguiente información: Tipo de Registro, Margesí, Código de Barra, Descripción, Centro de Costo, Nro registro, Tipo Ajuste, Mes Ajuste, Estado; Datos Iniciales: Vida Útil, Fin de vida útil; Datos del Ajuste: Increm./Dism., Vida Útil, Fin vida útil, Documento Sustento, Fecha Documento y Motivo. Al final del reporte se mostrará la cantidad total de Activos con Ajustes

152 5.4. Seguimiento y Control El Sub Módulo Seguimiento y Control está conformado por la opción Asignación, como se muestra a continuación: Asignación En esta opción, el Sistema permite visualizar la asignación de los bienes patrimoniales institucionales y no institucionales. Asimismo, realizar el registro de los desplazamientos internos de los activos. El Ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Seguimiento y Control- Asignación, como se muestra a continuación: Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Asignación de Activos, mostrando la relación de los bienes Institucionales y No Institucionales (Cedidos en Uso, y en Comodato), de acuerdo al Tipo de Registro seleccionado, los mismos que corresponden al Inventario Inicial o han sido adquiridos durante en el periodo. Solo se mostrarán los activos fijos de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador

153 DESCRIPCION DE LA VENTANA La parte superior de la ventana contiene los filtros: Periodo, Tipo Movimiento y Tipo Registro, que permitirán filtrar la información que se mostrará en la ventana. La funcionalidad de cada uno se describe a continuación: Periodo: Permite filtrar la información por Año. Por defecto mostrará el año actual del Sistema, para seleccionar otro año, activar la barra de despliegue. Tipo Movimiento: Permite filtrar la información por Todos o por Tipo de Movimiento, activando la barra de despliegue. Tipo Registro: Permite filtrar la información por Tipo de Registro (Institucional, No Institucional Bienes cedidos en Uso, No Institucional Bienes en Comodato). Por defecto muestra el Tipo de Registro Institucional, para seleccionar otro Tipo de Registro, activar la barra de despliegue. Asimismo, en la parte superior de las columnas, se cuenta con los siguientes campos de búsqueda: Margesí, Código de Barra, Descripción, y Usuario. Para efectuar la búsqueda, el Usuario ingresará el dato a buscar en la cabecera correspondiente, luego dará Enter. Asimismo, en la parte inferior de la ventana, se encuentra la Leyenda para identificar los activos asignados, en color azul, los activos no asignados, en color negro y los activos dados de Baja, en color rojo

154 DESPLAZAMIENTO INTERNO Para registrar el desplazamiento interno de los activos fijos a otro Centro de Costo, Ubicación Física, Empleado Responsable, y/o Usuario Final, seleccionar el registro correspondiente e ingresar al botón. Validación: Si el bien mueble a desplazar figura como faltante en el Inventario Físico Institucional, el Sistema advertirá al Usuario mostrando el siguiente mensaje: El Sistema presentará la ventana Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales, mostrando en la parte superior izquierda la información de la asignación actual que tiene el activo: Sede, Centro de Costo, Ubicación Física, Responsable, y Usuario

155 En los campos de la parte superior derecha de la ventana, el Usuario registrará los datos de la nueva asignación por cada campo correspondiente, los cuales se describen a continuación: Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo donde se desplazará el bien, ingresando al icono Búsqueda.Automáticamente se mostrará la Sede y el Responsable del Centro de Costo. Ubicación Física: Seleccionar la Ubicación física dentro del Centro de Costo donde se desplazará el bien, ingresando al icono Búsqueda. : Marcar con un check si el activo fijo es un bien compartido por varios usuarios. Responsable: Muestra el Responsable del Centro de Costo previamente seleccionado, para seleccionar otro empleado ingresar al icono Búsqueda. Usuario: Seleccionar el Usuario a quien se asignará el bien, ingresando al icono búsqueda. Si el bien es desplazado a otra Ubicación Física se podrá mantener el mismo Usuario

156 En la parte intermedia de la ventana, se mostrará la persona que Autoriza el desplazamiento del bien, en este caso será el responsable del área de Control Patrimonial; asimismo, se registrarán los siguientes datos: Fecha asignación: Mostrará el último día del mes de movimiento, pudiendo ser editado por el Usuario. Motivo: Registrar el motivo del desplazamiento del bien. Referencia: Registrar el documento de referencia que autoriza el desplazamiento del bien. En la parte inferior de la ventana se mostrarán los activos fijos asignados actualmente al Centro de Costo, se marcará con un check los bienes a desplazar. Para seleccionar Todos, marcar con un check en el campo Todos. Asimismo, en la parte superior de las columnas, se cuenta con los siguientes campos de búsqueda: Margesí, Código de Barra, Descripción, y Estado. El Usuario ingresará el dato a buscar en la cabecera correspondiente y dará Enter para efectuar la búsqueda

157 Luego, dar clic en el ícono Grabar. El Sistema mostrará la ventana Genera Nro de Desplazamiento, mostrando el número de desplazamiento interno autogenerado por el Sistema, pudiendo ser editado por el Usuario. Al dar clic en Aceptar, se presentará el formato de la Orden de Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales, mostrando la siguiente información: Datos de Entrega: Responsable, Usuario, Centro de Costo, Ubicación; Datos de Destino: Responsable, Usuario, Centro de Costo, Ubicación; Referencia, Motivo, Fecha de Asignación, Detalle de los bienes: Número correlativo, Margesí, Código de Barras, Descripción, Marca, Modelo, Serie, Medidas, y Estado; en la parte inferior, los campos para las firmas de conformidad de la entrega, recepción del bien y la firma del responsable de Control Patrimonial

158 ELIMINACIÓN DE ASIGNACIONES Para eliminar las asignaciones de los Activos Fijos, ingresar a la carpeta amarilla registro de asignación correspondiente: del Se mostrará la ventana Histórico de Asignación de los Activos Fijos, con las asignaciones realizadas: Solo se podrán eliminar las asignaciones empezando desde el último registro hasta el segundo, y en forma ordenada, activándose el icono Eliminar Asignación. Nota: Si el Activo Fijo ingresó mediante Inventario Inicial o Altas Manuales, la primera asignación no se podrá eliminar ni extornar, solo desaparecerá si se elimina el Activo Fijo, en el caso que haya ingresado por Alta Automática, la primera asignación no se podrá eliminar, pero si se podrá extornar desde el Módulo de Logística

159 Validación: Si se selecciona una asignación diferente a la última, el icono Eliminar Asignación se mostrará desactivado : El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación: El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. REPORTES Para obtener los reportes de las asignaciones de los Activos Fijos, en la ventana Histórico de Asignación de los Activos Fijos, dar clic en el icono Imprimir. El Sistema mostrará la ventana Reportes con las siguientes opciones, las cuales se detallan a continuación: -159-

160 Asignación Histórica de Activos.- Este reporte permite obtener el Historial de las asignaciones realizadas sobre el Activo Fijo seleccionado, mostrando en la cabecera los siguientes datos: Código Margesí, Código de Barra, Descripción Ítem, Tipo Ingreso, Número de PECOSA, Fecha PECOSA, Marca, Modelo, Número de Serie. En el detalle se mostrará los siguientes datos del desplazamiento realizado: Correlativo de las asignaciones realizadas sobre el bien, Sede, Centro de Costo, Ubicación Física, Responsable, Usuario, Autorizado por, Fecha Asignación. Orden de Desplazamiento Interno Bienes Patrimoniales.- Este reporte permite obtener la Orden de Desplazamiento Interno del Activo Fijo seleccionado, mostrando en la cabecera los siguientes datos de la Entrega y del Destino: (Responsable, Usuario, Centro de Costo, y Ubicación Física), Referencia, Motivo, Fecha de Asignación. Asimismo, en el detalle se mostrará los siguientes datos del Activo Fijo: Número correlativo, Margesí, Código de Barras, Descripción, Marca, Modelo, Serie, Medidas, y Estado

161 Unidades Producidas Mensual Esta opción, permite efectuar el registro de la cantidad de unidades producidas mensual para aquellos activos fijos que tengan la depreciación por Unidades de Producción. El Ingreso a esta opción, es siguiendo la ruta: Seguimiento y Control Unidades Producidas Mensual, como se muestra a continuación: Al ingresar a la opción, se presentará la ventana Unidades de Produción Mensual, mostrando la relación de los activos fijos con método de depreciación Unidades Producidas. La información mostrada es la siguiente: Código Ítem, Margesí, Descripción, Vida Útil, Cantidad Producida, Cantidad Producida Acumulado, Saldo de Vida, Unidad de Medida, Sede, y Centro de Costo. Asimismo, en la parte superior de algunas columnas, se tiene un campo de búsqueda por: Margesí, Descripción, Unidad de Medida, Sede y Centro de Costo, los cuales permitirán filtrar la información mostrada en la ventana. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CANTIDAD DE UNIDADES PRODUCIDAS Para el registro mensual de las Unidades Producidas de aquellos ítems que tengan la depreciación por Unidades de Producción, realizar el siguiente procedimiento: 1. Para el año y mes contable actual, registrar la cantidad de unidades producidas en la columna Cant. Producida, que por defecto se mostrará sin cantidad. Si el activo -161-

162 fijo no ha tenido producción en el mes, el campo se dejará sin dato. La Cantidad Producida Acumulado es la sumatoria de todos los meses de las Unidades Producidas. El Saldo de Vida Útil se obtendrá de: Valor de Vida Útil - Cantidad Producida Acumulado Cantidad Producida. Nota: No se podrá modificar ningún valor si el mes ya se encuentra cerrado o ya se realizó la depreciación para dicho mes, mostrándose bloqueada la ventana. 2. Luego, dar clic en el icono Grabar. El Sistema, mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí: 5.5. Consultas/Reportes El Sub Módulo Consultas/Reportes contiene las opciones que permiten realizar las consultas de los bienes patrimoniales Institucionales y No Institucionales. Las mismas que se detallan a continuación Consulta de Bienes Patrimoniales Esta opción permite al Usuario consultar la información de los movimientos de Compras, Altas y Bajas, de los activos Fijos de la Unidad Ejecutora

163 El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Consultas/Reportes - Consulta de Bienes Patrimoniales, como se muestra a continuación: Ingresando a esta opción el Sistema presentará la ventana Consulta de Bienes Patrimoniales, mostrando el resumen de los bienes patrimoniales a nivel Familia, agrupado por Grupo, Clase y familia; mostrando la cantidad total de Activos, total de activos dados de Baja, el valor total del inventario inicial del ejercicio, el valor total de compras, valor total de otras altas (NEAS), y el valor total de Bajas. Asimismo, al final de la ventana se mostrará los Totales Generales. En la cabecera de la ventana se tiene los filtros: Periodo y Tipo de Registro, los cuales permite filtrar la información según corresponda, seleccionar activando la barra de despliegue del filtro correspondiente, los mismos que se describen a continuación: Filtros: Periodo: Permite seleccionar el año a visualizar. Por defecto se muestra el año del Sistema, pudiendo el Usuario seleccionar otro año

164 Tipo de Registro: Permite consultar los activos propios de la Entidad (Institucional) o los cedidos por otras Entidades (No Institucional Bienes cedidos en Uso, No Institucional - Bienes en Comodato). Seleccionado los filtros, se mostrará la información en la ventana: REPORTES Para visualizar los reportes, dar clic en el ícono Imprimir de la ventana principal. El Sistema presentará la ventana Reporte Patrimonio, con las siguientes opciones: -164-

165 Los reportes pueden visualizarse de acuerdo a los siguientes filtros de selección: Periodo: Permite seleccionar el año del periodo, activando la barra de despliegue Sedes: Permite seleccionar Todas o una Sede, activando la barra de despliegue. Solo se listarán las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Centros de Costo: Permite seleccionar Todos o un Centro de Costo, activando la barra de despliegue. Solo se listarán los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. Usuario Final: Permite seleccionar Todos o un Usuario final, activando el icono Buscar. Solo se listarán los empleados del Centro de Costo seleccionado. Solo se activará cuando se seleccione los tipos de reporte: Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal; y Detalle de Activos fijos por Centros de Costo y Personal. Luego de seleccionado los filtros, el Usuario seleccionará cualquiera de los siguientes reportes: Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo.- Este reporte muestra la cantidad total de activos por Centro de Costo, así como el total de activos con personal asignado y sin personal asignado

166 Asimismo, muestra la cantidad de personas por Centro de Costo provenientes de tres fuentes del SIGA: o o o Patrimonio Módulo de Patrimonio Centro de Costo - Módulo de Configuración Personal Módulo de Configuración La información se podrá presentar por: Periodo, Sede y Centro de Costo, seleccionando los filtros que se muestran en la siguiente ventana: El reporte mostrará la siguiente información: Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este reporte muestra la cantidad total de activos asignados a cada empleado por Centro de Costo, así como el total de activos que no tienen personal asignado. Asimismo, en la columna derecha del reporte indica si el personal asignado pertenece a otro Centro de Costo diferente al del Activo. La información se podrá presentar por: Periodo, Sede, Centro de Costo y Usuario Final seleccionando los filtros que se muestran en la siguiente ventana: -166-

167 El reporte mostrará la siguiente información: Reporte Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este reporte muestra el detalle de los activos por Ítem y Margesí asignados a cada empleado por Centro de Costo, así como los activos que no tienen personal asignado. La información se podrá presentar por: Periodo, Sede, Centro de Costo y Usuario Final seleccionando los filtros que se muestran en la siguiente ventana: El reporte mostrará la siguiente información: -167-

168 Reportes Varios Esta opción permite obtener la relación de los bienes patrimoniales de la Unidad Ejecutora que se encuentran activos y de baja, mostrando la siguiente información: Código Margesí, Código de barras, Descripción del activo, Valor de Compra, Fecha de Adquisición, Número de Orden, Número de Serie, Modelo, Fecha de alta, Tipo de ingreso, Sede, Centro de costo, Ubicación, Descripción del Bien, Marca, Medidas, Responsable, Contratista, Valor Neto histórico, Tipo de Patrimonio. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes - Reportes Varios, como se muestra a continuación: Ingresando a esta opción el Sistema presentará la ventana Patrimonio según filtro de Selección, inicialmente sin datos. Para visualizar los bienes patrimoniales, el Usuario seleccionará los filtros de selección ubicados en la cabecera de la ventana, los cuales se detallan a continuación: -168-

169 Asimismo, el Usuario podrá filtrar la información, seleccionando los siguientes filtros: Familia: Permite filtrar la información por Familia. Activar el icono de búsqueda para seleccionar Todos o la Familia correspondiente. Ítem: Permite filtrar la información por Ítem. Activar el icono de búsqueda para seleccionar Todos o el ítem correspondiente. Tipo Registro: Permite filtrar la información por Tipo de Registro como Institucional y No Institucional (Bienes Cedidos en Uso y Bienes en Comodato). Activar la barra de despliegue, para seleccionar el tipo de registro correspondiente. Tipo de Transacción: Permite filtrar la información por Tipo de Transacción. Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o el tipo de transacción correspondiente

170 Sede: Permite filtrar la información por Sede. Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o la Sede correspondiente. Solo se listarán las Sedes de aquellos Centros de Costo que tengan asignado del Usuario en el Módulo Administrador. Centro Costo: Permite filtrar la información por Centro de Costo. Activar el icono de Búsqueda para seleccionar Todos o el Centro de Costo correspondiente. Solo se listarán los Centros de Costo que tengan asignado el Usuario en el Módulo Administrador. Ubicación: Permite filtrar la información por Ubicación Física. Activar el icono de búsqueda para seleccionar Todos o la Ubicación Física correspondiente. Emp. Respon.: Permite filtrar la información por Empleado responsable. Activar el icono de Búsqueda para seleccionar Todos o el Empleado Responsable correspondiente. Margesí: Permite filtrar los bienes patrimoniales por código margesí. Ingresando el código. Tipo Docum: Permite filtrar la información por Tipo de Documento. Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o O/C o NEA. Al seleccionar el tipo de documento, a lado derecho se mostrará una barra de desplazamiento, la cual listará la relación de los números de documentos, luego el Usuario seleccionará el correspondiente

171 Compartido?: Marcar con check para filtrar los bienes patrimoniales que tienen la condición de Compartido (usado por varios usuarios). Ítems ESNI?: Marcar con check para filtrar los bienes patrimoniales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI del Ministerio de Salud. Código de Barra: Permite filtrar la información por Código de Barra, registrando el código. Nro. Serie: Permite filtrar la información por Número de Serie, para ello desmarcar el check e ingresar el número de serie. Para seleccionar Todos los números de serie marcar con check. Marca: Permite filtrar la información por Marca, activar el icono de búsqueda para seleccionar Todos o la marca correspondiente. Modelo: Permite filtrar la información por Modelo. Activar el icono de búsqueda para seleccionar Todos o el modelo correspondiente. Cuenta Contable: Permite filtrar la información por Cuenta Contable. Activar la el icono de búsqueda para seleccionar Todos o la Cuenta Contable correspondiente. Estado del Bien: Permite filtrar la información por Estado del Bien. Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o el Estado del Bien correspondiente. Almacén: Permite filtrar la información por Almacén. Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o el Almacén correspondiente

172 Proveedor: Permite filtrar la información por Proveedor. Activar el icono de búsqueda para seleccionar Todos o el proveedor Correspondiente. Año: Permite filtrar la información por Año. Activar la barra de despliegue. Estado: Permite filtrar la información por Estado (Activos Fijos o Bajas). Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o Activos Fijos o Bajas. Fecha de PECOSA: Permite filtrar la información por rango de fecha de emisión de PECOSAS. Seleccionar las fechas Desde y Hasta ingresando al icono Calendario. Tipo de Bien: Permite filtrar la información por Tipo de Bien (Activo Depreciable o Activo No Depreciable). Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o el tipo de Bien correspondiente. Tipo de Patrimonio: Permite filtrar la información por Tipo de Patrimonio. Activar la barra de despliegue para seleccionar Todos o el tipo de Patrimonio correspondiente

173 Luego de seleccionar los filtros correspondientes, dar clic en el icono Buscar, en la ventana se listarán los bienes patrimoniales mostrando los siguientes datos: Código Margesí, Código de barras, Descripción Activo, Valor Compra, Fecha Adquisición, Nro Orden, Número de Serie, Modelo, Fecha Alta, Tipo Ingreso, Sede, Centro de Costo, Ubicación, Descripción del Bien, Marca, Medidas, Responsable, Contratista, Valor Neto Histórico, y Tipo Patrimonio. Asimismo, en la parte inferior del listado de registros, se mostrará en color azul el número de bienes activos mostrados en la ventana; en color rojo, el número de bienes dados de Baja, y en color marrón, el número de bienes devueltos que fueron recibidos mediante Afectación en Uso. Además; en color gris, se mostrará el Valor Total de Compra. Para consultar y/o actualizar los datos de un bien patrimonial, seleccionar de la lista el activo correspondiente y dar clic en el icono Ver Datos del Activo

174 Se mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se podrá actualizar los siguientes campos: Código de Barra Ubicación Física. Nº de Serie. Estado de Conservación. Estado de Uso. Marca. Modelo. Características. Observaciones. País de Procedencia. Especificaciones Técnicas

175 REPORTES La ventana Patrimonio según filtro de Selección, permite obtener diversos reportes de los bienes Institucionales y No Institucionales, los cuales de detallan a continuación: REPORTES DE BIENES INSTITUCIONALES Para obtener los reportes de los bienes Institucionales, en el filtro Tipo Registro, activar la barra de despliegue y seleccionar Institucional y luego dar clic en el ícono Imprimir. El Sistema mostrará la ventana Reportes, con las siguientes opciones: Nota: De acuerdo a lo indicado en la Ley N que cambia la denominación de la unidad monetaria de Nuevo Sol a Sol, En los diversos reportes del módulo de Patrimonio obtenidos a partir del año de proceso 2016 se aplicará dicho cambio Listado de Bienes Patrimoniales por Área / Ubicación Este reporte mostrará información detallada de los bienes patrimoniales por Centro de Costo y ubicación física. Solo se mostrará información de los Centros de Costo asignados al Perfil de Usuario en el Módulo Administrador

176 El reporte contiene la siguiente información: Código Margesí, Código de Barra, Descripción del Activo Fijo, Medidas, Marca, Modelo, Nº Serie, Color, Fecha Alta, Nº OC/NEA, Fecha OC/NEA, Estado, Responsable y Valor en Libros. Asimismo, al final del reporte se mostrará el Total, Total General y Total de registros mostrados Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable Este reporte muestra información detallada de los bienes patrimoniales por Cuenta Contable. Se puede seleccionar si el reporte se quiere valorizado o no valorizado. o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable - No Valorizado: Para ello, el campo Valorizado deberá estar sin check : El reporte contiene la siguiente información agrupada por Cuenta Contable: Ítem, Código de Barra, Número de Serie, Marca, Modelo, Fecha Alta, Fecha Compra, N O/C, N NEA, Tipo de Ingreso, Centro de Costo, Ubicación Física, Responsable, Estado y Tipo Activo

177 o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable.- Valorizado: Para ello el campo Valorizado deberá estar marcado con un check : El reporte mostrará la siguiente información agrupada por Sede y Cuenta Contable: Ítem, Código de Barra, Número de Serie, Marca, Modelo, Fecha Alta, Fecha O/C o NEA, N NEA, Centro de Costo, Ubicación Física, Tipo Activo, Valores ( Valor Inicial, Depreciación Acumulada, Valor Neto). Asimismo, se mostrará el Sub Total por Cuenta Contable, Sub Total por Sede y Total General. Nota: A partir del 2016, para el cálculo de la Depreciación mostrados en el reporte, se considerará los dos métodos de depreciación Línea Recta y Unidades de Producción según lo estipulado para cada bien, considerando los cambios de método, que éstos hayan podido tener

178 Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados Este reporte permite obtener información de todos los bienes patrimoniales con sus respectivos Valores Contables, del cual se desagrega el reporte de los Bienes Patrimoniales que deben ser reportados a la SBN. Los dos reportes que se pueden obtener en esta opción se describen a continuación: Nota: A partir del 2016, para el cálculo de la Depreciación mostrados en estos reportes, se considerará los dos métodos de depreciación Línea Recta y Unidades de Producción, según lo estipulado para cada bien, considerando los cambios de método, que éstos hayan podido tener. o Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados Este reporte muestra el listado de los bienes patrimoniales con sus respectivos valores contables. Para ello, solamente marcar el círculo de la opción Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados. El reporte mostrará la siguiente información agrupada por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable: Código Margesí, Código de Barras, Descripción de Activos Fijos, Fecha Movimiento, Fecha Alta, Nº Serie, Marca, Modelo, Nº OC O Nº NEA, Fecha O/C O NEA, Estado, Valores Contables (Valor Adquisición o Actualización, Depreciación Acumulada, Valor Neto). Asimismo, se mostrará los Sub Totales por Cuenta Contable, Centro de Costo, Sede, y Total General

179 o Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados Sólo Bienes considerados por la SBN Al marcar con un check el campo Solo Bienes considerados por la SBN, se obtendrá el reporte detallado de los bienes patrimoniales que deben ser informados a la SBN. El reporte mostrará la siguiente información agrupada por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable: Código Margesí, Código de Barras, Descripción de Activos Fijos, Fecha Movimiento, Fecha Alta, Nº Serie, Marca, Modelo, Nº OC o Nº NEA, Fecha O/C o NEA, Estado, Valores Contables (Valor Adquisición o Actualización, Depreciación Acumulada, Valor Neto). Asimismo, se mostrará los Sub Totales por Cuenta Contable, Centro de Costo, Sede, y Total General

180 Datos del Activo Fijo Este reporte muestra los datos del activo fijo seleccionado en la ventana principal, los cuales son: Identificación del bien (Código Margesí, Código de barras, Descripción, Cuenta Contable, Estado del bien, País de procedencia, Características), Especificaciones Técnicas (Marca, Nro. Serie, Modelo, Medidas, Color, Vida Útil, Otras Especificaciones), Ingreso del bien (Causal de Alta, Nro. Pecosa), Fecha (Ingreso del bien, Nro. Pecosa), Valor O/C o NEA, Valor en Libros, Valor Tasado, Depreciación Acumulada, Valor Neto, Baja del Bien (Nº de Resolución, Fecha Resolución, Fecha de Baja, Causal de Baja), Proveedor, País, y Observaciones. Nota: A partir del 2016, para el cálculo de la Depreciación mostrada en el reporte, se considerará los dos métodos de depreciación Línea Recta y Unidades de Producción, según lo estipulado para cada bien, considerando los cambios de método, que éstos hayan podido tener REPORTES DE BIENES NO INSTITUCIONALES Para obtener los reportes de los bienes patrimoniales No Institucionales, en el filtro Tipo Registro, activar la barra de despliegue y seleccionar la opción No Institucional Bienes cedidos en Uso o No Institucional Bienes en Comodato o No Institucional Afectación el Uso, luego dar clic en el ícono Imprimir

181 El Sistema mostrará la ventana Reportes, en la cual el Usuario seleccionará el año de consulta y la opción de reporte correspondiente, las mismas que se detallan a continuación: Reporte de Bienes No Institucionales Este reporte muestra la relación de los bienes No Institucionales recibidos mediante Comodato o Cedidos en Uso. El reporte muestra la siguiente información: Número correlativo del bien, Código de Barras, Descripción del bien, Marca, Modelo, Número de Serie, Medidas, Estado de Conservación, Propietario, Fecha de Recepción, Resolución / Convenio (Fecha, Número)

182 Reporte de Bienes No Institucionales por Entidad Este reporte se activa para los bienes No Institucionales recibidos mediante Comodato, Cedidos en Uso, y Afectación en Uso. El reporte muestra la siguiente información agrupada por Entidad Propietaria del bien: Entidad Propietaria, Número correlativo del bien, Código Margesí (solo para el Tipo de Registro Afectación en Uso ), Código de Barras, Descripción del bien, Marca, Modelo, Número de Serie, Medidas, Estado de Conservación, Fecha de Recepción, Fecha y Número de Resolución / Convenio Reporte de Bienes No Institucionales por Tipo Este reporte solo se activa para los bienes No Institucionales recibidos mediante Comodato o Cedidos en Uso. El reporte muestra la siguiente información agrupada por Tipo de Registro: Número correlativo del bien, Código de Barras, Descripción del bien, Marca, Modelo, Número de Serie, Medidas, Estado de Conservación, Propietario del bien, Fecha de Recepción, Fecha y Número de Resolución / Convenio

183 Reporte de Bienes No Institucionales Valorizados Este reporte solo se activa para los bienes No Institucionales recibidos mediante Afectación en Uso. El reporte muestra la siguiente información agrupada por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable: Código Margesí, Código de barras, Descripción del bien, Fecha de Alta, Número de Serie, Marca, Modelo, Número de Resolución, y Valores Contables al mes en que se encuentre el proceso contable( Valor Inicial, Depreciación Acumulada y Valor Neto). Asimismo, se mostrará el Sub Total por Cuenta Contable, Centro de Costo, Sede y Total General. Nota: A partir del 2016, para el cálculo de la Depreciación mostrada en el reporte, se considerará los dos métodos de depreciación Línea Recta y Unidades de Producción, según lo estipulado para cada bien, considerando los cambios de método, que éstos hayan podido tener Inmuebles El Sub Módulo Inmuebles permite a la Unidad Ejecutora llevar el registro y control de los bienes inmuebles Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente. Donde: Ejemplo: Inmueble: Es la definición o descripción del Inmueble en su conjunto. Unidad de Activo: Describe una unidad mínima indivisible que forma parte del Inmueble. Componente: Es un activo que pertenece a una unidad mínima Indivisible, perfectamente identificado, con una vida útil claramente definida y distinta del resto de los bienes que conforman dicha unidad

184 Al ingresar a este Sub Módulo, el sistema mostrará la opción: Registro de Inmuebles, el cual se detallan a continuación: Registro de Inmuebles (Ajuste) Esta opción permite realizar el registro inicial de los bienes inmuebles de la Unidad Ejecutora. Cabe señalar que solo se visualizarán los inmuebles de las Sedes asociadas a los Centros de Costo asignados al Usuario. Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Inmuebles, Asimismo, en la cabecera de la lista de Inmuebles, se cuenta con los campos de búsqueda por Nombre, Sede, Tipo de Inmueble, Tipo de Ingreso y Estado; los mismos que permitirán filtrar la lista mostrada en la ventana

185 Nota: En la columna Rev. se visualiza el indicador SI para los inmuebles que fueron migrados desde el Módulo de Revaluación, para los registros que fueron registrados manualmente se mantendrá en blanco. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN BIEN INMUEBLE Para realizar el registro de los datos de un Inmueble, dar clic en el icono Nuevo Inmueble : El Sistema presentará la ventana Registro de Inmueble, en la cual el Usuario registrará los siguientes campos que se detallan a continuación: Secuencia: Muestra por defecto el número correlativo del registro del Inmueble, autogenerado por el Sistema

186 Estado: Muestra el estado del Inmueble. Por defecto Activo. Tipo de Propiedad: Seleccionar el Tipo de Propiedad del Inmueble (Institucional o No Institucional), activando la barra de despliegue. Código SINABIP: Permite registrar el código que la SBN asigna al Inmueble. Nombre del Inmueble: Registrar el nombre o denominación del Inmueble en su conjunto. Referencia del Inmueble: o Modalidad del Inmueble: Seleccionar la modalidad de Inmueble, activando la barra de despliegue. En caso sea un Inmueble de Propiedad Institucional mostrará las opciones De uso de la Entidad, Propiedad de Inversión, Cesión en Uso, Por contratos de Concesión y Obras concluídas por Transferir. Si el inmueble es de Propiedad No Institucional, por defecto la Modalidad será Administración Funcional. o Fines de Uso: Este campo se activa para el Tipo de Propiedad Institucional. Seleccionar la opción que corresponda al uso del Inmueble según la actividad o función que realiza la Unidad Ejecutora sobre el mismo. Seleccionar activando la barra de despliegue. Comprende los siguientes fines: Residenciales, Administrativos, Educativas, Salud, Sociales y Culturales, Centros de Reclusión, Otros Edificios No Residenciales, Puertos y Aeropuertos, Infraestructura Vial, Infraestructura Eléctrica, Infraestructura Agricultura, Agua y Saneamiento, Monumentos Históricos, Plazuelas, Parques, Jardines y Otras Estructuras. No aplica si el Inmueble es de Propiedad No Institucional

187 Ubicación del Inmueble: o o o Dirección: Registrar el domicilio del Inmueble. Sede u Ofic. Descnt.: Seleccionar la Sede a la que pertenece el inmueble, activando la barra de despliegue. Solo se listarán las Sedes de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Módulo Administrador. País: Muestra por defecto el país de la Sede seleccionada. Si es Perú se mostrará información en los siguientes campos: o o o Departamento: Muestra el departamento de la Sede. Provincia: Muestra la provincia de la Sede. Distrito: Muestra el distrito de la Sede. Incorporación Patrimonial: o Tipo de Ingreso: Permite seleccionar el Tipo de Ingreso del inmueble (Registro Inicial o Registro por Alta), activando la barra de despliegue. No aplica si el Inmueble es de Propiedad No Institucional. Opción Registro Inicial, es utilizada por única vez siempre y cuando el proceso de cierre contable no se haya realizado. Opción Altas es utilizada para las nuevas incorporaciones de Inmuebles de la Unidad Ejecutora después de realizar el cierre contable

188 o Tipo de Incorporación: Activar la barra de despliegue para seleccionar el tipo de incorporación del Inmueble al patrimonio de la Entidad. No aplica si el Inmueble es de Propiedad No Institucional. o o Fecha: Permite registrar la Fecha en que el Inmueble se incorporó física y patrimonialmente a la Entidad, activando el icono Calendario. Asimismo, el Sistema validará la fecha registrada no sea mayor al 31/12/2013. Observaciones: Permite registrar alguna observación o comentario relacionado al registro del Inmueble. Luego de registrar los datos, dar clic en el botón Grabar siguiente mensaje al Usuario:. El Sistema mostrará el Validación: Si el Tipo de Ingreso es ALTA y la Fecha es menor al último mes del Proceso contable, el sistema no registrará el inmueble y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: -188-

189 Para Modificar los datos del Inmueble, el Usuario seleccionará el Inmueble correspondiente, y luego dará clic en el icono Editar Inmueble. Se presentará la ventana Edición de Inmueble, en la cual el Usuario podrá editar los campos: Código SINABIP, Nombre del Inmueble, Fines de Uso, Ubicación de Inmueble, Incorporación Patrimonial y Observaciones. Realizada las ediciones, dar clic en el botón Grabar. Nota: Los Datos de los inmuebles que fueron migrados desde el Módulo de Revaluación, no serán editables a excepción del campo SEDE del inmueble

190 Para Eliminar un Inmueble, el Usuario seleccionará el Inmueble correspondiente, y luego dará clic en el icono Eliminar. Se mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: Validación: Si el Inmueble tuviera registrado alguna Unidad de Activo, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario: -190-

191 REGISTRAR UNIDAD(ES) DE ACTIVO Y COMPONENTE(S) DEL INMUEBLE Seguidamente, en la sección UNIDADES DE ACTIVO registrar la(s) Unidad(es) de Activo y componente(s) que conforma(n) el Inmueble. Registrar Unidad de Activo En la sección UNIDADES DE ACTIVO, dar clic en el icono Nuevo Unidad de Activo. El Sistema presentará la ventana Registro de Unidad de Activo, en la cual se registrará los activos que conforman el inmueble. Los datos a registrar se detallan a continuación: -191-

192 Modalidad de Activo: Permite seleccionar la Modalidad de la Unidad de Activo, activando la barra de despliegue. Las modalidades se listarán en función a la Modalidad del Inmueble previamente seleccionado. Si la Modalidad del Inmueble es De uso de la Entidad, se podrá seleccionar las siguientes Modalidades de Activo: De uso de la Entidad, Arrendamiento Financiero, Afectación en Uso, Obras Concluidas x Reclasificar, Concesiones, Usufructo, Otros. Si la Modalidad del Inmueble es Propiedades de Inversión, se podrá seleccionar solo la Modalidad de Activo Propiedades de Inversión. Si la Modalidad del Inmueble es Cesión en Uso, se podrá seleccionar solo la Modalidad de Activo Cesión en Uso. Si la Modalidad del Inmueble es Por contratos de concesión, se podrá seleccionar solo la Modalidad de Activo Por contratos de concesión

193 Si la Modalidad del Inmueble es Obras Concluidas x Transferir, se podrá seleccionar solo la Modalidad de Activo Obras Concluidas x Transferir. Si la Modalidad del Inmueble es Administración Funcional, se podrá seleccionar solo la Modalidad de Activo Administración Funcional. Tipo: Permite seleccionar el Tipo de Unidad de Activo, activando la barra de despliegue. Los tipos se listarán en función a la Modalidad de Activo previamente seleccionada. Si la Modalidad de Activo es De Uso de la Entidad, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Terrenos Urbanos, Terrenos Rurales, Terrenos Eriazos, Viviendas Residenciales, Edificios Administrativos, Instalaciones Educativas, Instalaciones Médicas, Instalaciones Sociales y Culturales, Centros de Reclusión, Otros Edificios No Residenciales, Puertos y Aeropuertos, Infraestructura Vial, Infraestructura Eléctrica, Infraestructura Agricultura, Agua y Saneamiento, Plazuelas, Parques y Jardines, Monumentos Históricos, Otras Estructuras. Si la Modalidad de Activo es Arrendamiento Financiero, Afectación en Uso, Concesiones, Usufructo u Otros, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Terrenos Urbanos, Edificios Residenciales, Edificios No Residenciales, Puertos y Aeropuertos, Infraestructura Vial, Infraestructura Eléctrica, Infraestructura Agricultura, Agua y Saneamiento, Plazuelas, Parques y Jardines, Monumentos Históricos, Otras Estructuras

194 Si la Modalidad de Activo es Obras Concluidas por Reclasificar u Obras Concluidas x Transferir, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Edificios Residenciales, Edificios No Residenciales, Puertos y Aeropuertos, Infraestructura Vial, Infraestructura Eléctrica, Infraestructura Agricultura, Agua y Saneamiento, Plazuelas, Parques y Jardines, Monumentos Históricos, Otras Estructuras. Si la Modalidad de Activo es Cesión en Uso, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Terrenos Urbanos, Edificios Residenciales, Edificios No Residenciales. Si la Modalidad de Activo es Por contratos de concesión, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Edificios Residenciales, Edificios No Residenciales. Si la Modalidad de Activo es Propiedades de Inversión, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Terrenos Urbanos, Terrenos Rurales, Terrenos Eriazos, Edificios Residenciales, Edificios No Residenciales, Viviendas Residenciales, Edificios Administrativos, Instalaciones Educativas, Instalaciones Médicas, Instalaciones Sociales y Culturales, Centros de Reclusión, Otros Edificios No Residenciales

195 Si la Modalidad de Activo es Administración Funcional, se podrá seleccionar los siguientes Tipos: Terrenos Urbanos, Terrenos Rurales, Terrenos Eriazos Edificios Residenciales, Edificios No Residenciales. Unidad de Activo: Permite seleccionar la Unidad de Activo, activando la barra de despliegue. Se listarán los ítems del Catálogo de Bienes y Servicios del SIGA en función al Tipo previamente seleccionado. Nombre del Activo: Registrar el nombre que identifica a la Unidad de Activo. Estado: Muestra el estado del Inmueble (Activo o Baja). Ubicación Física: Registrar la ubicación especifica de la Unidad de Activo dentro del Inmueble. Estado de Conservación: Seleccionar el estado de conservación del edificio (Bueno, Regular, Malo (Inhabitable)), activando la barra de despliegue. No aplica para Terrenos. Valor Inicial: Corresponde a la sumatoria de valores iníciales de sus partes componentes. Este dato se mostrará una vez se hayan registrado los Componentes. Cuenta Contable: Muestra la cuenta contable en función a la Modalidad de Activo y Tipo de unidad de activo (Edificios, Terrenos y/o Estructuras) previamente seleccionado

196 Ingresado los datos, dar clic en el botón Grabar siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK:. El Sistema mostrará el La Unidad de Activo registrada, se visualizará en la Sección UNIDADES DE ACTIVO; asimismo, automáticamente se registrará como Componente, como se muestra a continuación: Modificar Unidad de Activo Para consultar/modificar los datos de una Unidad de Activo, el Usuario deberá seleccionar la Unidad de Activo correspondiente, y luego dar clic en el icono Editar Unidad de Activo, como se muestra a continuación: -196-

197 Realizada las modificaciones, dar clic en el botón Grabar. Registrar Especificaciones Técnicas Para registrar las Especificaciones Técnicas de la Unidad de Activo, el Usuario deberá seleccionar la Unidad de Activo correspondiente, y luego dar clic en el icono Especificaciones Técnicas, como se muestra a continuación: Se presentará la ventana Lista de Especificaciones Técnicas, en la cual dará clic en el icono Nuevo. Proceder a registrar el (los) Rubro(s) y las Especificaciones Técnicas correspondientes; el número correlativo (N ) lo autogenera el Sistema. Luego, dar clic en el botón Grabar

198 En la ventana, se visualizará, los Rubros y Especificaciones Técnicas registradas. Para salir de la ventana, dar clic en el icono Salir. Eliminar Unidad de Activo Para eliminar una Unidad de Activo, seleccionar el registro correspondiente y luego, dar clic en el icono Eliminar Unidad de Activo. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: -198-

199 Validación: Si la Unidad de Activo cuenta con algún componente, el Sistema no eliminará y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: Registrar Componente Al registrar una Unidad de Activo, automáticamente se registrará como un Componente. Para modificar los datos y/o registrar los Valores Iniciales, seleccionar el Componente correspondiente, y luego, dar clic en el icono Editar Componente. Se presentará la ventana Edición de Componente (Unidad de Activo), en la cual se podrá consultar y/o modificar los siguientes datos: -199-

200 Modalidad de Activo: Muestra la Modalidad de la Unidad de Activo a la cual pertenece el Componente. No es editable por el Usuario. Tipo de Unidad de Activo: Muestra el Tipo de Unidad de Activo a la cual pertenece el Componente. No es editable por el Usuario. Unidad de Activo: Muestra la Unidad de Activo a la cual pertenece el Componente, pudiendo ser modificada por el Usuario. Nombre del Componente: Muestra como nombre del Componente, el nombre de la Unidad de Activo, pudiendo ser modificado por el Usuario. Estado: Muestra el estado de la Unidad de Activo. No es editable por el Usuario. Cuenta Contable: Muestra la Cuenta Contable de la Unidad de Activo. No es editable por el Usuario. Tipo de Incorporación: Muestra el tipo de Incorporación seleccionado en el registro del Inmueble. Para Edificios es editable por el Usuario. Para Terrenos este campo se mostrará inactivo. Ubicación Física: Muestra la Ubicación Física de la Unidad de Activo, pudiendo ser editada por el Usuario. Asimismo, el Usuario registrará los siguientes datos: -200-

201 Fecha Inicial: Permite registrar la fecha de adquisición del Componente, activando el icono Calendario, la cual podrá ser menor o igual a la fecha de Incorporación patrimonial del Inmueble, además deberá ser menor o igual a la Fecha de Incorporación patrimonial del Componente. Valores Iníciales: o Valor de Costo: Permite registrar el valor de adquisición o construcción del Componente. Para componentes migrados muestra el valor importado desde el Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos al 31/12/2013. o Dep. Acu. Costo: Permite registrar el monto de Depreciación Acumulada del Valor de Costo a una determinada fecha. Aplica para Edificios y Estructuras. Para los componentes migrados muestra la suma del valor importado desde el Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos al 31/12/2013, más el valor del cálculo automático de la Depreciación Acumulada del Valor de Costo de los años faltantes a la fecha de la importación. o Ajuste Revaluación: Permite registrar el monto revaluado del Valor de Costo del Componente. Para componentes migrados muestra el valor importado desde el Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos al 31/12/

202 o Dep. Acu. Ajuste Rev: Permite registrar el monto de Depreciación Acumulada del Ajuste de Revaluación a una determinada fecha. Aplica para Edificios y Estructuras. Para los componentes migrados muestra la suma del valor importado desde el Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos al 31/12/2013, más el valor del cálculo automático de la Depreciación Acumulada del Ajuste de Revaluación de los años faltantes a la fecha de la importación. o o Valor por Deterioro: Muestra el valor importado desde el Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos. Aplica solo para Edificios en estado Malo (Inhabitable). Valor en Libros: Este valor se mostrará al grabar los datos. Para el caso de Terrenos es igual a Valor de Costo + Ajuste Revaluación. Para el caso de Edificios con estado de conservación diferente a Malo (Inhabitable) es igual a (Valor de Costo + Ajuste Revaluación) - (Dep. Acu. Costo + Dep. Acu. Ajuste Rev). Para el caso de Edificios con estado de conservación Malo (Inhabitable) el Valor en Libros es igual a (Valor de Costo + Ajuste Revaluación) - (Dep. Acu. Costo + Dep. Acu. Ajuste Rev) - Valor por Deterioro. o o o o Vida Útil: Permite registrar la Vida Útil registrada al incorporar el Componente en su Patrimonio Institucional. Aplica para Edificios y Estructuras. Tasa de Depreciación: Corresponde al porcentaje de depreciación del Componente, calculado automáticamente por el Sistema en función al tiempo restante de la Vida Útil, pudiendo ser editado por el Usuario. Aplica para Edificios y Estructuras. Fecha de Incorporación Patrimonial: Es la fecha de incorporación contable del Componente, tomando por defecto la fecha actual del sistema, pudiendo ser editada por el Usuario. Saldo de Vida Útil: Muestra el saldo en años y meses de la Vida Útil del Componente. Registrado los datos del Componente, así como, sus Valores Iniciales, dar clic en el botón Grabar

203 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK: Validaciones: a) La fecha inicial del Componente deberá ser menor o igual a la fecha de incorporación patrimonial del Inmueble, caso contrario: Si el tipo de Ingreso es Alta, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: Para Terrenos: Si el tipo de Ingreso es Alta y la unidad de activo es terreno, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: -203-

204 Si el tipo de ingreso es Registro Inicial, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: b) La Fecha de incorporación patrimonial del Componente siempre deberá de ser mayor o igual a la Fecha de incorporación patrimonial del Inmueble, caso contrario, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario: Asimismo, para registrar un nuevo componente, el Usuario podrá dará clic en el icono Nuevo Componente, como se muestra a continuación: -204-

205 Registrar Especificaciones Técnicas Para registrar las Especificaciones Técnicas de un Componente, el Usuario deberá seleccionar el Componente correspondiente, y luego dar clic en el icono Especificaciones Técnicas, como se muestra a continuación: Se presentará la ventana Lista de Especificaciones Técnicas, en la cual dará clic en el icono Nuevo. Proceder a registrar el (los) Rubro(s) y las Especificaciones Técnicas correspondientes; el número correlativo (N ), lo autogenera el Sistema. Luego, dar clic en el botón Grabar. En la ventana, se visualizará los Rubros y Especificaciones Técnicas registradas. Para salir de la ventana, dar clic en el icono Salir

206 Eliminar Componente Para eliminar un componente, seleccionar el Componente correspondiente, y luego dar clic en el icono Eliminar Componente, como se muestra a continuación: El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará OK, para efectuar la eliminación. Validación: Si el Componente cuenta con movimiento contable, el Sistema no lo eliminará y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: -206-

207 Ver Datos de Componente Para visualizar los datos de un componente, seleccionar el Componente correspondiente, y luego dar clic en el icono Ver Datos Componente muestra a continuación:, como se Se presentará la ventana Datos de Componente, en la cual se podrá visualizar todos los datos registrados: Nota: La opción Valores de Revaluación solo se mostrará para los componentes migrados del Módulo de Revaluación

208 Al dar clic en el botón Valores de Revaluación, el sistema presentará la ventana Valores de Revaluación, en la cual se podrá visualizar los valores originales del Componente al 31/12/2013. Los valores a visualizar serán: Valor de Costo, Depreciación Acumulada de Costo, Valor de Ajuste por Revaluación, Valor de Depreciación Acumulada por Ajuste de Revaluación. Realizar Ajustes de Valores del Componente Para realizar ajustes de valores de un componente, seleccionar el Componente correspondiente, y luego dar clic en el icono Ajuste de Valores, como se muestra a continuación: Nota: La opción Ajuste de Valores estará activa sólo para aquellos componentes migrados desde el Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos al 31/12/2013, asimismo, los ajustes se realizarán solo si el periodo del Proceso de Contable es Inicial. En la columna Rev. se visualiza el indicador SI para las Unidades de Activo y Componentes que fueron migrados desde el Módulo de Revaluación, para los registros que fueron registrados manualmente se mantendrá en blanco

209 Se presentará la ventana Ajuste de Valores por Componente, en la cual se podrá realizar ajustes de incremento y de disminución de los siguientes valores del componente: Valor de Costo, Depreciación Acumulada de Costo, Valor de Ajuste por Revaluación y Valor de Depreciación Acumulada por Ajuste de Revaluación. Para registrar un ajuste, se dará clic en el icono Nuevo. El Sistema, mostrará un registro en blanco, en el cual el Usuario registrará los datos del ajuste: Tipo de Ajuste, Detalle por Ajuste, Valor de Costo, Depreciación Acumulada de Costo, Ajuste por Revaluación, Depreciación Acumulada Ajuste Revaluación. Luego dará clic en el icono Grabar. Validación: a) Si los ajustes registrados originan que el campo Valor de Costo sea negativo, el Sistema no guardará los datos y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: b) Si los ajustes registrados originan que el campo Dep. Acu. Costo sea negativo, el Sistema no guardará el dato y mostrará el siguiente mensaje al Usuario

210 c) Si los ajustes registrados originan que el campo Dep. Acu. Costo sea mayor que el Valor de Costo, el Sistema no guardará los datos y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: d) Si los ajustes registrados originan que la suma de la Depreciación Acumulada de Costos y la Depreciación Acumulada de Ajustes por Revaluación sea negativo, el Sistema no guardará los datos y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: e) Si los ajustes registrados originan que el Valor en Libros sea negativo, el Sistema no guardará los datos y mostrará el siguiente mensaje al Usuario: Para eliminar un Ajuste, seleccionar el Ajuste correspondiente, y luego dar clic en el icono Eliminar, como se muestra a continuación: -210-

211 DATOS REGISTRALES DEL INMUEBLE Para registrar los datos registrales del Titular actual del Inmueble, seleccionar el Inmueble correspondiente, y luego dar clic en el icono Datos Registrales del Inmueble : Se presentará la ventana Datos Registrales, en la cual el Usuario registrará los datos, que se detallan a continuación: A favor de: Permite registrar el nombre del Titular del Inmueble. Inscrito en Oficina Registral: Permite registrar la Oficina Registral donde fue inscrito el Inmueble. Fecha de Inscripción: Permite registrar la fecha de inscripción del Inmueble. Área del Terreno: Permite registrar el área total del Terreno en metros cuadrado. Área Construida: Permite registrar el área que se tiene construida del Inmueble, en metros cuadrado

212 Tomo: Permite registrar el número de tomo de la partida electrónica. Fojas: Permite registrar el número de fojas de la partida electrónica. Asiento: Permite registrar el número de asiento de la partida electrónica. Ficha: Permite registrar el número de ficha de la partida electrónica. Código de Predio: Permite registrar el código del predio. Partida Electrónica: Permite registrar el número de partida electrónica del Inmueble. Observaciones: Registrar alguna observación o comentario. Registrador los datos, dar clic en el botón Grabar mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK:. El Sistema mostrará el siguiente ADJUNTAR DOCUMENTACIÓN LEGAL Y TÉCNICA DEL INMUEBLE Se podrá adjuntar documentación legal y técnica del Inmueble, para ello, en la sección INMUEBLES, seleccionar el inmueble correspondiente, y luego, dar clic en el icono Documentos del Inmueble : Nota: Para adjuntar la documentación legal y técnica del Inmueble, previamente, se deberá tener configurado en el Servidor de Aplicaciones de la Unidad Ejecutora, la ruta donde se almacenarán los archivos de Patrimonio

213 Se presentará la ventana Documentos, la misma que muestra los tipos de documentación que se podrá adjuntar: Partida Registral, Plano Perimétrico, Plano de Ubicación, Memoria Descriptiva, Fotografías, y Documentos de Alta. El Usuario seleccionará el tipo de documento a adjuntar, y luego, dará clic en el icono Insertar Archivo : El Sistema, mostrará la ventana en la cual el Usuario seleccionará el archivo correspondiente, y luego, dará clic en Abrir

214 En la ventana se mostrará el nombre del archivo adjuntado: Nota: Al dar doble clic sobre el nombre del archivo, se podrá visualizarlo en pantalla. Para eliminar un archivo adjuntado, se deberá seleccionarlo, y luego, dar clic en el icono Eliminar : Se mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación: -214-

215 BAJA DE BIENES INMUEBLES Y UNIDADES DE ACTIVO El Sistema, permite registrar las Bajas de los bienes inmuebles, así como de sus Unidades de Activo. Baja de un Bien Inmueble Para dar de Baja a un bien Inmueble, seleccionar el Inmueble correspondiente, y luego, dar clic en el icono Dar de Baja Inmueble El Sistema presentará la ventana Dar de Baja Inmueble, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos: Causal de Baja, Fecha de Baja, Resolución que autoriza la Baja, Fecha de Resolución y Glosa. Luego, dará clic en el botón Grabar. El estado del Inmueble pasará a De Baja, identificándose de color Rojo. Asimismo, no se podrá realizar modificaciones a los datos, solo se podrán visualizar a modo de consulta, dando clic en el icono Ver Datos Inmueble

216 Para Extornar la Baja de un Inmueble, seleccionar el Inmueble correspondiente, y luego, dar clic en el icono Extornar Inmueble. Se presentará la ventana Extornar Inmueble, en la cual el Usuario dará clic en el botón Grabar. El estado del Inmueble, retornará a Activo. Baja de una Unidad de Activo Para dar de Baja a una Unidad de Activo, seleccionar la Unidad correspondiente, y luego, dar clic en el icono Dar de Baja Unidad de Activo, como se muestra a continuación: -216-

217 Se presentará la ventana Dar de Baja Unidad de Activo, mostrando a modo de consulta, los datos de la Unidad de Activo. En la sección Datos de Baja, el Usuario deberá registrar los siguientes datos: Causal de Baja, Fecha de Baja, Resolución que autoriza la Baja, Fecha de Resolución y Glosa. Luego, dará clic en el botón Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la Baja a la Unidad de Activo. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará OK. El estado de la Unidad de Activo, como de su(s) Componente(s), pasará a De Baja. Asimismo, no se podrá realizar modificaciones a los datos, solo se podrán visualizar a modo de consulta, dando clic en el icono Ver Datos Unidad de Activo y Ver Datos Componente

218 Para Extornar la Baja de una Unidad de Activo, seleccionar la Unidad correspondiente, y luego, dar clic en el icono Extornar Unidad de Activo. Se presentará la ventana Extornar Unidad de Activo, mostrando los datos de la Unidad de Activo, así como, los datos de Baja. El Usuario dará clic en el botón Grabar

219 El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK. El estado de la Unidad de Activo, como de su(s) Componente(s), retornará a Activo. REPORTES Para obtener los reportes de los Inmuebles y Unidades de Activo registrados en el Sistema, dar clic en el icono Imprimir, como se muestra a continuación: Se presentará la ventana Reportes, mostrando las opciones: Relación de Inmuebles por Sedes, Relación de Unidades de Activos por Sedes, y Relación de Unidades de Activos Valorizados: -219-

220 Seleccionar la opción de reporte correspondiente y luego dar clic en el botón Imprimir. Los reportes se detallan a continuación: Relación de Inmuebles por Sedes.-Este reporte muestra la relación de los Inmuebles de propiedad Institucional y No Institucional de la Entidad, agrupados por Sede. Solo se mostrarán los inmuebles de las Sedes asociadas a los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario, en el Módulo Administrador. El reporte muestra la siguiente información: Tipo de Propiedad, Nombre de la Sede, Ubicación geográfica de la Sede, Nombre del Inmueble, Código SINABIP, Ubicación Física, Referencia del Inmueble (Modalidad, Fines de Uso), Incorporación Patrimonial ( Tipo, Fecha). Asimismo, se mostrará el Total de Inmuebles por Tipo de Propiedad. Nota: La información se mostrará con un quiebre por página, el primer grupo corresponderá a los Inmuebles de Propiedad Institucional y el segundo a los Inmuebles de Propiedad No Institucional. Relación de Unidades de Activo por Sedes.-Este reporte muestra la relación de los Inmuebles con sus Unidades de Activo, de Propiedad Institucional y No Institucional, agrupado por Sede. Solo se mostrarán los inmuebles de las Sedes asociadas a los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario, en el Módulo Administrador. El reporte muestra la siguiente información: Nombre de la Sede, Ubicación geográfica de la Sede, Nombre del Inmueble, Nombre de la Unidad de Activo, Ubicación Física de la Unidad de Activo, Tipo de Unidad de Activo, Estado de conservación, Referencia de la Unidad de Activo (Modalidad, Tipo), Fecha de Adquisición de la Unidad de Activo, Incorporación Patrimonial de la Unidad de Activo (Tipo, Fecha)

221 Nota: La información se mostrará con un quiebre por página, el primer grupo corresponderá a los Inmuebles de Propiedad Institucional y el segundo a los Inmuebles de Propiedad No Institucional. Relación de Unidades de Activo Valorizados.- Este reporte muestra la relación de los Inmuebles y sus Unidades de Activo, de Propiedad Institucional y No Institucional, agrupados por Sede, con los valores al mes de proceso contable. Solo se mostrarán los Inmuebles de las Sedes asociadas a los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario, en el Módulo Administrador. El reporte muestra la siguiente información: Nombre de la Sede, Nombre del Inmueble, Nombre de la Unidad de Activo, Fecha Inicial de la Unidad de Activo, Incorporación Patrimonial de la Unidad de Activo (Tipo, Fecha), Estado de conservación, Valor Inicial, Depreciación Acumulada, Valor Deterioro y Valor Neto. Asimismo, se mostrará el Sub Total por Sede y el Total General

222 Autor: Oficina General de Tecnologías de la Información - SIGA Fecha de Publicación: 14/03/