Manual Usuario Rendiciones G. Regionales

Transcripción

1 Extranet Provias Provias Descentralizado Proceso Rendiciones de Gobiernos Regionales Manual Usuario Unidad de Información e Informática Página 1 de 18

2 INDICE Pag. 1.- Introducción Objetivo del Manual Requerimiento del Sistema Estándares del Sistema Accesando a la Extranet Modulo de Rendiciones de los G. Regionales Solicitud de Compromiso Especial Rendición de Solicitud de Autorización de Compromiso Especial Reportes de solicitud y Rendición de Compromiso Especial 17 Unidad de Información e Informática Página 2 de 18

3 1. Introducción El Manual de Usuario del proceso de Rendiciones de Fondos de los Gobiernos Regionales explica paso a paso, el orden en que UD. deberá realizar las acciones sobre las páginas, para lograr los resultados esperados en cuanto al uso del sistema, desde la carga de las tablas iniciales hasta la generación de reportes. Asegúrese de leer íntegramente el manual. Unidad de Información e Informática Página 3 de 18

4 2. Objetivo del Manual El presente manual tiene como objetivo servir al usuario, como herramienta básica para el manejo de la Extranet. El usuario encontrará, en este manual, la descripción detallada de las ventanas de cada módulo, soluciones frente a problemas que se pudieran presentar en el momento de la operatividad de la Extranet, y sugerencias para poder realizar los pasos correctos al momento de registrar la información respectiva. Unidad de Información e Informática Página 4 de 18

5 3. Requerimiento del Sistema Hardware La configuración mínima para el funcionamiento correcto del Sistema es la siguiente: Cliente CPU Pentium III con 256 MB de Memoria RAM como mínimo. 3.5 GB. De espacio libre en Disco duro. Monitor a color VGA o superior Resolución 800 x 600 (Fuentes Pequeñas) Keyboard 101 teclas Mouse serial compatible Software Cliente Estación de Trabajo: Internet Explorer 6.0. Como minimo. Windows98, Windows 2000, Windows XP Profesional, Windows XP con SP1 Unidad de Información e Informática Página 5 de 18

6 4. Estándares del Sistema. Botones Nuevo Al hacer clic con el mouse, llamara a una página en la cual ingresaremos los datos respectivos Para el nuevo registro (Contrato) Guardar Al hacer clic con el mouse, procederá a grabar el registro ingresado o actualizado de un registro, siempre y cuando se hayan ingresado los datos necesarios y de forma correcta. Buscar Al hacer clic con el mouse, iniciara la búsqueda siempre y cuando los datos o parámetros se hayan ingresado. Eliminar Al hacer clic con el mouse, efectuará la eliminación del registro respectivo. Editar Al hacer clic con el mouse, llamara a una página en la cual aparecerá el registro a modificar. Mostrar Al hacer clic con el Mouse me permite mostrar los registros contenidos en la sección seleccionada.. Botón Salir Al hacer click con el Puntero del mouse cerrara la sección pagina o ventana en donde este ubicado. Salir del Sistema Al hacer clic con el mouse cerrara la página actual y llamara ala página de inicio de sesión. Unidad de Información e Informática Página 6 de 18

7 5. Accesando a la Extranet La ventana que presentamos a continuación, aparecerá cada vez que se desee acceder a la Extranet de PROVIAS DESCENTRALIZADO. Ingrese los siguientes datos: Ingrese Usuario: Digite el nombre del usuario o cuenta asignada para el acceso al Sistema. Ingrese su Password: Digite el password o clave de acceso del usuario o cuenta asignada. Luego de haber ingresado los datos respectivos haga clic en el botón Ingreso El Sistema procederá a la validación de la información ingresada. Si la información ingresada es incorrecta presentara la siguiente ventana: Unidad de Información e Informática Página 7 de 18

8 Si la información registrada para el acceso a la EXTRANET es conforme se procederá a la carga y visualización de la página del Menú de la Extranet donde se mostraran, los Módulos y sus Opciones de acceso correspondiente al Usuario. Unidad de Información e Informática Página 8 de 18

9 6. MODULO DE RENDICIONES DE LOS GOBIERNOS REGIONALES Este Modulo permite realizar: registro, consultas y mantenimientos a las Rendiciones de los Gobiernos Regionales. La metodología que se empleará será la siguiente: Presentación de la Pagina Inicial Presentación de las sub. Paginas Explicación de los campos Explicación de los Botones 7. SOLICITUD DE AUTORIZACION DE COMPROMISO ESPECIAL. A. Registro de Nueva Solicitud. Esta ventana permite registrar, modificar, eliminar, visualizar las Solicitudes Nueva Solicitud: Permite registrar una nueva Solicitud. Eliminar Solicitud: Permite eliminar una solicitud siempre en cuando no tenga registrada categorías y sustentos. Ver Solicitud: Permite ver las Categorías registradas en la Solicitud seleccionada. Para registrar una nueva Solicitud hacemos clic en el botón luego procedemos hacer clic en para poder registrar la Categoría y sustentos pertenecientes a esta solicitud. Unidad de Información e Informática Página 9 de 18

10 B. Registro de Nueva Categoría. Esta ventana permite registrar, eliminar, visualizar las categorías de la Solicitud. Seleccionar Categoría: Permite seleccionar una Categoría. Nueva Categoría: Permite registrar una nueva Categoría. Eliminar Categoría: Permite eliminar una categoría siempre en cuando no tenga sustentos registrados. Ver Categoría: Permite ver los sustentos registrados en la Categoría seleccionada. Mostrar solicitudes: Permite ver la relación completa de Solicitudes. Para registrar una nueva Solicitud hacemos clic en el botón luego procedemos hacer clic en para poder registrar sustentos pertenecientes a esta Categoría. Unidad de Información e Informática Página 10 de 18

11 C. Registro de Nuevo Sustento. Esta ventana permite registrar, eliminar, Modificar los Sustentos registrados en esta Categoría. Nueva Sustento: Permite registrar un nuevo Sustento. Para registrar un nuevo Sustento hacemos clic en el botón siguiente pantalla. luego aparecerá la Unidad de Información e Informática Página 11 de 18

12 En la sección siguiente procederemos a ingresar los datos solicitados. Mostrar Contratos: Permite ver la relación de Contratos de la Categoría seleccionada. Tipo de Compromiso: Permite seleccionar el tipo de compromiso. Tipo de Documento: Permite seleccionar el Tipo de Documento (Factura, R. por Honorarios). Grabar sustento: Permite grabar el sustento. Para registrar un nuevo Sustento debemos ingresar los siguientes datos: Nº de Contrato registrado en esta categoría y Nº de RUC del Proveedor, al hacer clic en el botón (Mostrar Contratos) se desplegara una nueva ventana con el nombre de CONTRATOS en la que seleccionaremos el contrato respectivo, luego de seleccionado automáticamente se llenaran los campos de Nº de Contrato y RUC. Tipo de Compromiso, en donde se debe seleccionar el concepto de pago correspondiente a este sustento. Tipo de Documento, en donde se debe seleccionar el tipo de documento (Factura, R. por Honorarios) correspondiente al sustento que se esta ingresando. Monto S/., es el monto total de la Factura o R. por Honorarios. Nº de Compromiso, es un correlativo asignado para cada sustento ingresado por cada categoría. % Avance Físico a la fecha de emitida la Factura o R. por Honorarios. Proyección S/., es la proyección de gasto que se va a realizar al segundo y tercer mes. Luego de ingresar los datos solicitados hacemos clic en sustento ingresado. para registrar el Unidad de Información e Informática Página 12 de 18

13 D. BUSQUEDA Y REGISTRO DE CONTRATOS. Esta ventana permite Buscar, Registrar y Seleccionar el contrato correspondiente al sustento ingresado. Búsqueda de Contratos: Permite buscar contratos por Nº de Contrato o su Descripción. Buscar: Permite buscar contratos de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados. Nuevo: Permite Registrar nuevos contratos a la categoría seleccionada. Relación de Contratos registrados. Para Seleccionar un contrato se debe hacer clic en el Nº de Contrato, de esta forma automáticamente se llenará los datos solicitados como el Nº de Contrato y RUC del Proveedor. En el caso que se requiera registrar un nuevo contrato hacer clic en ventana en la cual procederemos a su registro. y se mostrará una Grabar: Permite grabar el registro ingresado, siempre y cuando se hayan ingresado los datos necesarios y de forma correcta. Salir: Permite Salir de esta ventana de registro y regresar a la ventana de Búsqueda de Contratos. Validar: Permite verificar si el RUC ingresado esta registrado, de ser el caso registrará automáticamente el nombre o razón social del proveedor, en caso contrario deberá ingresar el nombre o razón social del proveedor. Unidad de Información e Informática Página 13 de 18

14 Calendario: Permite ver un calendario en el cual se deberá seleccionar la fecha de firma del contrato. Luego de Grabar el sustento se mostrara una página similar a la siguiente: Nueva Sustento: Permite registrar un nuevo Sustento. Edita Sustento: Permite modificar los datos ingresados en el sustento. Eliminar Sustento: Permite eliminar un sustento de la categoría seleccionada. Mostrar: Permite mostrar la lista completa de solicitudes o categorías según sea el caso. Esta página permite editar, eliminar o crear un nuevo sustento. Unidad de Información e Informática Página 14 de 18

15 8. RENDICION DE SOLICITUD DE AUTORIZACION DE COMPROMISO ESPECIAL. A. Registro de Nueva Rendición. Esta ventana permite registrar, modificar, eliminar, visualizar las Rendiciones de una solicitud determinada. Nueva Rendición: Permite registrar una nueva rendición en base a una solicitud ya ingresada. Eliminar Rendición: Permite eliminar una rendición siempre en cuando no tenga registrada categorías, facturas y comprobantes de pago. Ver Rendición: Permite ver las Categorías registradas en la rendición seleccionada. Para registrar una nueva rendición hacemos clic en el botón luego aparecerá una opción para seleccionar el número de solicitud que vamos a rendir, una ves seleccionada la solicitud se genera de forma automática la rendición con las categorías, facturas, y comprobantes de pago sin monto, debiendo actualizarse o registrarse los cheques de Compromiso Especial de pago correspondientes a cada factura. B. Actualización y Registro de Cheques de Compromiso Especial. Luego de haber generado la rendición en base a una solicitud ingresada previamente, procedemos a seleccionar una factura de Sustento de Compromiso especial el cual nos mostrará una relación de registros de Cheques de Compromiso Especial sin montos tal como aparece en el siguiente gráfico. Unidad de Información e Informática Página 15 de 18

16 Nuevo Cheque: Permite registrar un nuevo cheque y su respectivo comprobante de pago. Edita Cheque: Permite modificar los datos registrados en el cheque de una factura determinada. Eliminar Cheque: Permite eliminar un cheque correspondiente a una factura. Hacemos clic en Nuevo cheque en el caso que registremos un nuevo cheque o Editar Cheque con la finalidad de actualizar los datos ya registrados, para ambos casos aparecerá una nueva ventana con los campos para ingresar o actualizar los datos tal como se muestra en el siguiente gráfico. Unidad de Información e Informática Página 16 de 18

17 Habiendo ingresado los datos solicitados, procedemos a grabar, automáticamente los montos ingresados se calcularán de forma automática para toda la rendición, quedando tal como figura en el siguiente gráfico. 9. REPORTES SE SOLICITUD Y RENDICION DE COMPROMISO ESPECIAL. A. Reportes. Para ingresar a los reportes de Compromiso especial nos ubicamos en el menú de Transferencias, Reportes y hacemos clic en R. Solicitud o R. Rendición según sea el caso. Unidad de Información e Informática Página 17 de 18

18 Aparecerá la relación de solicitudes o rendiciones, en la parte superior izquierda un menú desplegable para Seleccionar el Tipo de Reporte que se quiere visualizar y en la parte derecha de cada solicitud o rendición un check con el cual podremos visualizar el reporte seleccionado el cual aparecerá en una ventana emergente. Una vez hecho clic en el check podremos visualizar el reporte tal como se muestra en el gráfico a continuación. Unidad de Información e Informática Página 18 de 18