Herramienta web de apoyo al proceso de Mejoramiento Continuo Módulos: Auditorias Internas de Calidad Toma de Acciones Correctivas, Preventivas y de Me

Transcripción

1

2 Herramienta web de apoyo al proceso de Mejoramiento Continuo Módulos: Auditorias Internas de Calidad Toma de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Sergio Lubo -Yineth Perez Agosto 2010

3 Apartes del Procedimiento de Auditorias Internas de SGI RESPONSABILIDADES Auditor Interno Preparar el plan de auditoría y darlo a conocer al responsable del proceso a auditar. Presentar el informe de auditoría. Hacer seguimiento a las acciones tomadas que se generen como resultado de la auditoría.

4 Como ingresar al Sistema? Abrir una ventana del navegador de su preferencia, por ejemplo: Mozilla Firefox. En la barra de direcciones digitar: Hacer clic en la imagen del Sistema de Apoyo al proceso de Mejoramiento Continuo SAMCO. (Ubicada en la sección lateral derecha de la página principal o en la sección lateral izquierda de la página de cada proceso)

5 Como ingresar al Sistema? Digitar el nombre de usuario y contraseña. (Usuario y contraseña de acceso al dominio Unimag) Presionar el botón Acceso. A continuación se presenta el panel principal del sistema.

6 Registrar Plan de Auditoría 1. Ingresar al Sistema 2. Hacer clic en el enlace Planes en la sección de Auditorias Internas. 3. El sistema muestra los planes de auditoria, organizados por Programa.

7 Registrar Plan de Auditoría 4. Hacer clic sobre el nombre del programa de Auditoría al que pertenece el plan deseamos registrar. El sistema muestra los planes de auditoría de los procesos en los cuales usted es Auditor y además los planes de los procesos en los cuales usted es responsable.

8 Registrar Plan de Auditoría 5. Hacer clic en el enlace Formular, del plan de auditoría a registrar. El sistema presenta el formulario para el registro del plan de auditoría.

9 Registrar Plan de Auditoría 6. Seleccionar si no está seleccionado un valor para la lista desplegable Programa No, al realizar esta acción se actualiza la lista Auditoría No. 7. Seleccionar si no está seleccionado un valor para la lista desplegable Auditoría No, al realizar esta acción se muestra el nombre del Proceso y del Responsable; los nombre del equipo Auditor; y el rango de fechas para la entrega del informe.

10 Registrar Plan de Auditoría 8. Ingresar el Objetivo, el Alcance, los Criterios y los Requisitos aplicables de la norma.

11 Registrar Plan de Auditoría 9. Ingresar la Fecha, Hora y Lugar de las reuniones de apertura y cierre Para ingresar valores en los campos Fecha se debe hacer clic en el icono, esta operación muestra un calendario para seleccionar la fecha respectiva. Los campos Hora cuentan con un selector auxiliar que se despliega al hacer clic sobre el campo.

12 Registrar Plan de Auditoría 10. Ingresar la Agenda de Actividades, haciendo clic en el enlace Agregar Actividad, al realizar esta operación el sistema muestra una ventana para registrar el detalle de la misma. 11. Ingresar la descripción de la actividad, 12. el nombre del Auditado, 13. el nombre Auditor(es), del (los) 14. seleccionar la Fecha de realización de la actividad.

13 Registrar Plan de Auditoría 15. Seleccionar la Hora de Inicio y Fin, 16. Ingresar el Lugar donde se realizara la actividad, 17. Presionar el botón Aceptar, al realizar esta acción el sistema valida los campos requeridos para la descripción de la actividad, si todo es correcto, agrega la actividad a la tabla de Agenda de Actividades, mostrando el siguiente mensaje.

14 Registrar Plan de Auditoría Para Editar una actividad de la agenda haga clic en el icono, Para Eliminar una actividad de la agenda haga clic en el icono.

15 Registrar Plan de Auditoría 18. Presionar el botón Guardar para registrar el plan y continuar posteriormente con el registro o Guardar y Enviar, para registrar el plan de la auditoría y notificar al responsable del proceso.

16 Ajustar Plan de Auditoria Desde el panel principal o desde el menú lateral izquierdo hacer clic en la opción Planes, de la sección Auditorias Internas, Hacer clic en el programa de Auditoría al que pertenece el plan que requiere ajuste, Hacer clic en la acción Ajustar del plan respectivo.

17 Ajustar Plan de Auditoria El sistema presenta el formulario de registro con los datos ingresados anteriormente, y las observaciones emitidas por el Responsable de Proceso. Realizar los ajustes respectivos y Presionar Guardar para continuar con el ajuste mas tarde ó Guardar y Enviar para reenviar el plan al responsable de Proceso.

18 Registrar Informe de Resultados 1. Ingresar al Sistema 2. Hacer clic en el enlace Informes de Resultados, en la sección de Auditorias Internas. 3. El sistema muestra los Informes de auditoria, organizados por Programa.

19 Registrar Informe de Resultados 4. Hacer clic sobre el nombre del programa de Auditoría al que pertenece el informe de resultados que deseamos registrar. El sistema muestra los informes de resultados de los Procesos en los cuales usted es Responsable (los que debe aprobar); los informes de los Procesos en los cuales usted es Auditor (los que debe registrar) y los informes de resultados aprobados de los otros procesos de la auditoría interna.

20 Registrar Informe de Resultados 5. Hacer clic en el enlace Formular, del Informe de resultados de auditoría, a registrar. El sistema muestra el formulario para el registro del informe de resultados.

21 Registrar Informe de Resultados 4. Seleccionar si no está seleccionado un valor para la lista desplegable Programa No, al realizar esta acción se actualiza la lista Auditoría No. 5. Seleccionar la Fecha de entrega, haciendo clic en el icono, para desplegar el calendario. 6. Seleccionar si no está seleccionado un valor para la lista desplegable Auditoría No, al realizar esta acción se muestra el nombre del Proceso y del Responsable; el Objetivo, Alcance, Criterios y los nombres del equipo Auditor.

22 Registrar Informe de Resultados 7. Ingresar las Fortalezas, si es necesario. 8. Registrar las No Conformidades, haciendo clic en el enlace Agregar de la tabla de No Conformidades, al realizar esta operación el sistema muestra una ventana para registrar el detalle de la misma.

23 Registrar Informe de Resultados 9. Seleccionar el Ítem de la norma, 10. Ingresar la Descripción de la No Conformidad 11. Presionar el botón Agregar, al realizar esta acción el sistema valida los campos requeridos para la descripción de la No Conformidad, si todo es correcto, agrega la No Conformidad a la tabla de No Conformidades,, mostrando el siguiente mensaje.

24 Registrar Informe de Resultados Para Editar una No Conformidad, haga clic en el enlace Editar. Para Eliminar una No Conformidad, haga clic en el enlace Quitar.

25 Registrar Informe de Resultados 12. Registrar las Observaciones,, haciendo clic en el enlace Agregar de la tabla de Observaciones, al realizar esta operación el sistema muestra una ventana para registrar el detalle de la misma. 13. Seleccionar el Ítem de la norma. 14. Ingresar la Descripción de la Observación

26 Registrar Informe de Resultados 15. Presionar el botón Agregar, al realizar esta acción el sistema valida los campos requeridos para la descripción de la Observación, si todo es correcto, agrega la Observación a la tabla de Observaciones, mostrando el siguiente mensaje.

27 Registrar Informe de Resultados Para Editar una Observación, haga clic en el enlace Editar. Para Eliminar una Observación, haga clic en el enlace Quitar. 16. Ingresar las Conclusiones,

28 Registrar Informe de Resultados 17. Presionar el botón Guardar para continuar la edición del informe posteriormente o Guardar y Enviar para enviar el informe para aprobación por parte del Auditor.

29 Ajustar Informe de Resultados Desde el panel principal o desde el menú lateral izquierdo hacer clic en la opción Informes de Resultados, de la sección Auditorias Internas, Hacer clic en el programa de Auditoría al que pertenece el informes que requiere ajuste, Hacer clic en la acción Ajustar del informe respectivo.

30 Ajustar Informe de Resultados El sistema presenta el formulario de registro con los datos ingresados anteriormente, y las observaciones emitidas por el Responsable de Proceso. Realizar los ajustes respectivos y Presionar Guardar para continuar con el ajuste mas tarde ó Guardar y Enviar para reenviar el informe al responsable de Proceso.

31 Reportes Formato MC-F07 Plan de Auditoría Desde el panel del Sistema o desde el menú lateral izquierdo: 1. Hacer clic en el enlace Planes en la sección Auditorias. 2. Hacer clic en el nombre del Programa al que pertenece el Plan de Auditoría. 3. Hacer clic en el enlace de del Plan de Auditoría. 4. Presionar el botón

32 Reportes Formato MC-F09 Informe General de Auditorías Internas de Calidad Desde el panel del Sistema o desde el menú lateral izquierdo: 1. Hacer clic en el enlace Informes de Resultados en la sección Auditorias. 2. Hacer clic en el nombre del Programa al que pertenece el Plan de Auditoría. 3. Hacer clic en el enlace de del Informe de Resultados. 4. Presionar el botón

33 Listado de Acciones Desde el panel principal o el menú lateral izquierdo, hacer clic en el enlace Acciones, en la sección de Toma de Acciones. Esta operación muestra el listado de acciones

34 Listado de Acciones 1. Pestaña Formuladas, en esta vista se pueden observar varias opciones: Opciones de Filtrado: Es posible realizar filtros en el listado de acciones, estos interactúan con el listado al seleccionar un valor de cualquiera de las listas. Opciones de Navegación: permiten desplazarse en el listado de acciones, ubicado al final del listado.

35 Listado de Acciones Opciones sobre las acciones Opción [Ver] [Seguimiento] [Cerrar] [Eficacia] Operación que realiza el sistema de información. Muestra el detalle de la acción. Muestra el detalle y los campos para registrar un seguimiento a la acción. Muestra el detalle y los campos para registrar el cierre de la acción. Muestra el detalle y los campos para registrar la revisión de la eficacia de la acción.

36 Cómo registrar seguimiento a una acción? 1. Ingresar al Sistema 2. Hacer clic en la opción [Acciones] en la sección de Toma de acciones, esta opción también se encuentra en el menú lateral, para acceder al listado de acciones.

37 Cómo registrar seguimiento a una acción? 3. Hacer clic en la opción [Seguimiento] de la acción que se desea registrar seguimiento, al realizar esta operación el sistema muestra el detalle de la acción y los campos para registrar el seguimiento.

38 Cómo registrar seguimiento a una acción? 4. Diligenciar el Responsable de seguimiento. 5. Seleccionar el Estado de la acción al momento del seguimiento, seleccionando un valor de la lista desplegable. 6. Diligenciar los Comentarios respectivos del seguimiento.

39 Cómo registrar seguimiento a una acción? 7. Ingresar la Fecha de seguimiento, por defecto aparece la fecha actual, haciendo clic en el botón con el icono, para que el sistema de información muestre el calendario. 8. Si Si requiere adjuntar documentos anexos al seguimiento, lo puede hacer haciendo clic en el enlace [Adjuntar documento], esta operación muestra la ventana que permite adjuntar un documento. Diligenciar el Nombre del Fichero, Diligenciar una Descripción (opcional)

40 Cómo registrar seguimiento a una acción? Seleccionar el Archivo que se desea adjuntar presionando el botón Examinar, esta operación muestra la ventana para navegar por el directorio de ficheros. Se ubica el archivo en el directorio de ficheros y se presiona el botón Abrir, esta operación retorna a la ventana para añadir adjuntos, indicando en el campo Archivo la ubicación del fichero.

41 Cómo registrar seguimiento a una acción? Al presionar el botón Agregar Fichero, el sistema de información valida los campos requeridos si todo esta correcto inicia la validación del fichero, formato y tamaño. Si el fichero supera la validación se agrega a la tabla de Anexos emitiendo mensaje de operación realizada con éxito y pregunta si se desea adjuntar más ficheros. Si por el contrario falta algún campo requerido u ocurre algún error de validación el sistema de información emite mensaje informando la causa del mismo.

42 Cómo registrar seguimiento a una acción? Al presionar el botón Aceptar, el sistema de información retorna a la ventana para agregar adjuntos, si se presiona el botón Cancelar, el sistema de información retorna al formulario principal para agregar acciones. Es posible retirar un fichero que fue previamente agregado a la tabla de Anexos, para esto se debe hacer clic en icono, al realizar esta operación el sistema solicita confirmación de eliminación.

43 Cómo registrar seguimiento a una acción? 9. Presionar el botón, al realizar esta operación el sistema de información valida que los campos requeridos estén debidamente diligenciados, en caso contrario emite mensaje de datos incompletos. Además valida que la Fecha de seguimiento sea posterior a la fecha de análisis y a la fecha de cumplimiento de la actividad No 1, en caso contrario emite mensaje de fecha incorrecta

44 Cómo registrar seguimiento a una acción? Si todo esta correcto el sistema de información solicita confirmación de la operación de guardado, presentando los datos ingresados. Para confirmar la operación de guardado se debe presionar el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar, para regresar al formulario.

45 Cómo registrar seguimiento a una acción? Al confirmar la operación de guardado el sistema de información almacena el registro de seguimiento y actualiza el estado de la acción, notifica el seguimiento vía correo electrónico al responsable del proceso, emite mensaje de seguimiento registrado satisfactoriamente y retorna al listado de acciones.

46 Cómo registrar el cierre de una acción? 1. Ingresar al Sistema de Información. 2. Hacer clic en la opción [Acciones] en la sección de Toma de acciones, esta opción también se encuentra en el menú lateral, para acceder al listado de acciones. 3. Hacer clic en la opción [Cerrar] de la acción que se desea cerrar, al realizar esta operación el sistema muestra el detalle de la acción y los campos para registrar el cierre.

47 Cómo registrar el cierre de una acción? 4. Seleccionar la Fecha de cierre de la acción, haciendo clic en el botón con el icono, para que el sistema de información muestre el calendario. 5. Diligenciar el Nombre de quien verifica el Cierre.

48 Cómo registrar el cierre de una acción? 6. Presionar el botón, al realizar esta operación el sistema de información, valida que los campos requeridos este debidamente diligenciados, en caso contrario emite mensaje de datos incompletos. Si los campos están debidamente diligenciados el sistema de información solicita se confirme la operación de guardado del cierre.

49 Cómo registrar el cierre de una acción? Al confirmar la operación de cierre el sistema de información actualiza el registro de la acción, notifica el cierre vía correo electrónico al responsable del proceso y retorna al listado de acciones, notificando el éxito de la operación. Si ocurre un error al momento de registrar el cierre el sistema de información retorna al formulario de cierre e informa el error presentado.

50 1. Ingresar al Sistema. Cómo generar el listado de acciones (MC-F13)? 2. Hacer clic en la opción [Reportes], en la sección Toma de acciones, al realizar esta operación el sistema de información muestra el panel de reportes.

51 Cómo generar el listado de acciones (MC-F13)? 3. Hacer clic en la opción [Listado de Acciones],, en la sección Toma de Acciones.

52 Cómo generar el listado de acciones (MC-F13)? Al realizar esta operación el sistema de información muestra una ventana para configurar el informe. Seleccionar un valor de la lista desplegable Proceso, Seleccionar un valor para la lista desplegable Tipo, Seleccionar una valor para la lista desplegable Formato, Presionar el botón Consultar.

53 Cómo generar el listado de acciones (MC-F13)? El sistema de información realiza la consulta de acuerdo a los parámetros Proceso y Tipo, si la consulta no arroja datos coincidentes, emite mensaje de datos no coincidentes. En caso contrario presenta ventana para descargar el informe en el formato seleccionado.

54 Preguntas?

55