SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE VIÁTICOS - COMISIONADOS 2011

2 ÍNDICE CAPÍTULO I OBJETIVOS DEL DOCUMENTO ALCANCE DEL SISTEMA DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA GLOSARIO DE TÉRMINOS... 3 CAPÍTULO II INGRESO AL SISTEMA VIÁTICOS SOLICITUD: MUESTRA LA BANDEJA CON LAS SOLICITUDES DE VIÁTICOS GENERADAS POR EL USUARIO AUTENTICADO RENDICIÓN

3 CAPÍTULO I: 1.1 Objetivos Del Documento El Manual de Usuario del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA.NET) - Modulo de Viáticos, brinda instrucciones básicas para acceder a las funcionalidades del sistema, así como la descripción gráfica de cómo navegar dentro del mismo. El sistema SIGA.NET cubre las siguientes operaciones: Ingreso al Sistema. Viáticos o Mantenimientos: 1.2 Alcance del Sistema o - Escala de Viáticos Procesos - Solicitud: o Registrar, modificar anular e imprimir una de Solicitud de Viáticos. - Rendición: o Registrar la Rendición de Viáticos. 1.3 Descripción General del Sistema El Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA.NET es un aplicativo que tiene la finalidad de conseguir un adecuado nivel de eficiencia operativa y soporte para que los centros y/o usuarios puedan registrar y hacer el seguimiento del estado y la ubicación de sus requerimientos. Además cuenta con alertas de correo electrónico que les llegará a los usuarios correspondientes cuando sus requerimientos cambien de estado. Se han identificado los requerimientos funcionales solicitados para el presente proyecto y se realizarán los desarrollos necesarios tanto a nivel de base de datos como a nivel aplicación. 1.4 Glosario de términos TÉRMINOS DESCRIPCIÓN EVOE C.Costo Encargado de Viáticos Oficina de Economía Centro de Costo 3

4 Obs Fte.Fto Fec.Asig Sec.Func Clas.Gasto OEL OEE CN Comisionado Solicitud de Modificación del CN-CC Observaciones Fuente De Financiamiento Fecha Asignada Secuencia Funcional Clasificador De Gasto Oficina Ejecutiva de Logística Oficina Ejecutiva de Economía Cuadro de Necesidades Persona que solicita el Viático. Solicitud de Modificación de Cuadro de Necesidades por Centro de Costo CAPÍTULO II Funcionalidades del Módulo de Viáticos 2.1 Ingreso al Sistema Ingrese al url lo que lo llevará a la interfaz de acceso del SIGA.NET. La siguiente interfaz permite al usuario acceder al sistema siguiendo los siguientes pasos: 1. Ingrese su usuario de red. 2. Ingrese su contraseña. 3. Hacer CLICK en Aceptar. Recuerde que sólo podrán acceder al sistema los usuarios que se encuentren debidamente registrados y con los permisos otorgados por el administrador del SIGA.NET. 4

5 1. Seleccione el periodo al cual desea acceder. El periodo se refiere al año de ejecución. 2. El sistema mostrará la unidad ejecutora a la cual se está accediendo, además de la sede. Para el caso del Instituto Nacional de Salud 3. Finalmente, para ingresar al sistema presione ACEPTAR. De lo contrario,clic en CANCELAR Una vez accedido correctamente al SIGA.NET, el sistema mostrará en la parte lateral izquierda el menú principal con múltiples funcionalidades de acuerdo a su perfil de usuario. En la parte superior mostrará el link periodo y Cerrar sesión. 5

6 Al hacer CLIC en el link periodo, el sistema te redireccionará a la anterior interfaz para cambiar el periodo sin necesidad de cerrar la sesión. 2.2 Viáticos Solicitud: Muestra la bandeja con las solicitudes de viáticos generadas por el usuario autenticado. Para ello hacer CLIC en el link Solicitud del Menú Principal, elegir de la lista desplegable el centro de costo, estado, mes y rango de fechas (También puede buscar por descripción colocando una palabra clave y por código del bien o servicio) 6

7 Activar con un check la fecha de viaje. el Rango de Fechas, de lo contrario no se podrá seleccionar 7

8 Si desea hacer una búsqueda de Solicitud dar CLIC en el botón : Para crear una nueva solicitud Seleccione la opción imagen., como se muestra en la 8

9 Elegir de la lista desplegable el Tipo de Viático, Dependencia o centro de costo al cual se cargaran los gastos del viático, la escala en la cual se encuentra ubicado el comisionado, así como el nombre de la persona comisionada y la Unid. Ejecutadora. 9

10 Seleccione la lista despegable Dependencia, como se muestra en la imagen. Dar CLIC en para hacer la búsqueda del Comisionado que desea registrar para la asignación de viáticos. 10

11 Luego verá una ventana con el listado de proveedores del Instituto Nacional de Salud registrado en SIGA.NET, en el cual muestra una interfaz de busqueda de Proveedores. La selección del Proveedor se puede realizar de tres formas, la primera en caso lo visualize rápidamente, hacer Doble CLIC directamente al solicitante. La segunda, en caso no visualize con facilidad al proveedor, ingresar los datos en los criterios de búsqueda (No son necesarios llenar los 3 criterios mínimo uno) hacer CLIC en y el sistema le filtrará al solicitante buscado. Para seleccionarlo hacer doble CLIC. Para la búsqueda podrá utilizar los criterios que se muentran en la parte superior. Como se muestra acontinuación: 11

12 La Tercera, en caso el sistema no encuentre al comisionado, ingrese A.Paterno,A. Materno,Nombres,D.N.I. y Unid.Ejecutadora. Una vez hecho DOBLE CLIC sobre el registro que contiene la información del solicitante, automáticamente el personal se mostrará en la casilla del comisionado y en la casilla del DNI se mostrará su número. Seguidamente, se debe seleccionar el TAB Solicitud de Viáticos. Posteriormente, para registrar la ruta o itinerario de viaje debe hacer CLIC en el botón : 12

13 Al dar CLIC en, se muestra la siguiente interfaz. Elegir de la lista desplegable el Tipo de Pasaje, puede ser pasaje Aéreo, Terrestre, Fluvial, Vehículo Institucional y Externo (También puede buscar por descripción colocando una palabra clave). 13

14 Se tiene que ingresar la Ruta de Salida y de Retorno, dar CLIC en Fecha, hora de Salida y de Retorno. para ingresar la Si el Tipo de Pasaje es Aéreo, Vehículo Institucional ó Externo el sistema no me permite ingresar el Precio Total del Tipo de Pasaje. Si desea ingrese la Sec. Fuc. y finalmente debe hacer CLIC en. 14

15 Si el Tipo de Pasaje es Terrestre ó Fluvial, se debe registrar el Precio Total del Tipo de Pasaje. Si desea ingrese la Sec. Fuc. y finalmente debe hacer CLIC en. En la siguiente interfaz se muestra que la información del Itinerario se muestra en la bandeja de entrada de Solicitud. 15

16 Se tiene que ingresar el Ubigeo para identificar a nivel de distrito el lugar donde se hará efectiva la comisión de servicios, para lo cual se debe dar CLIC en ingresar País, Departamento, Provincia y Distrito. para 16

17 Luego verá una ventana con el listado Ubigeo registrado en SIGA.NET,en el cual muestra una interfaz de busqueda de País, Departamento, Provincia y Distrito. La selección del Ubigeo se puede realizar de dos formas, la primera en caso lo visualize rápidamente, hacer Doble CLIC directamente. La segunda, en caso no visualize con facilidad el lugar requerido,ingresar los datos en los criterios de búsqueda (No son necesarios llenar los 3 criterios, mínimo uno) hacer CLIC en y el sistema le filtrará el lugar buscado.para seleccionarlo hacer doble CLIC. Para la búsqueda podrá utilizar los criterios que se muentran en la parte superior. Como se muestra acontinuación: 17

18 Para cubrir el presupuesto del viático. Dar clic en centro de costo por quien estará cubierto el viatico. para ingresar la información del Para ello hacer CLIC en. Para seleccionar el item del cuadro de necesidades que permitirá cubrir el viático se debe hacer doble CLIC en el registro seleccionado. Por último, para que queden registrados los datos, hacer CLIC en el botón caso contrario CLIC en. 18

19 De la misma forma, de ser necesario podrá registrar otros conceptos de viáticos como: Combustibles, lubricantes, pasaje terrestre, viáticos, TUUA Salida (Ingrese cantidad), TUUA retorno (Ingrese cantidad), Peajes y estacionamiento. Finalmente, para guardar toda la información registrada en el requerimiento de Solicitud de Viático el sistema le asignará un código (número correlativo único), sólo de esta manera el requerimiento quedará registrado en el sistema. 19

20 Nota: Marcar el check sólo si la Solicitud de Viáticos está Concluida, caso contrario de no seleccionar check el requerimiento se grabará en estado de EDICIÓN. Adicionalmente se tiene que seleccionar el TAB de Plan de Trabajo para detallar los días del viático (Es un resumen del viático), dar CLIC en, como se muestra en la siguiente interfaz. Nota: Si la solicitud de viáticos está concluido, Luego hacer CLIC en. El requerimiento se guarda en estado REQUERIMIENTO/SOLICITUD VIATICOS PENDIENTE DE APROBACIÓN. 20

21 La bandeja de Solicitudes de viáticos presenta cuatro opciones: Modificar el Registro, Eliminar/Anular el Registro, Historial, Información del Pasaje Aéreo, Vista Previa de la solicitud de viáticos. Si desea realizar una modificación de la solicitud de viáticos debe hacer CLIC en en el caso de que no se halla activado el Check de Solicitud Concluida. 21

22 De la misma forma, si desea anular una solicitud de viáticos debe hacer CLIC en confirmar la anulación. y 22

23 Al dar CLIC en se levantará una interfaz en la cual podrá apreciar los diferentes estados por los que ha pasado la solicitud e viáticos desde su creación hasta la actualidad. Al dar CLIC en Información del Pasaje Aéreo, se levantara un interfaz con la información detallada del Pasaje. 23

24 Al dar CLIC en vista previa visualizará el Formulario de Solicitud de Viáticos Adjuntar Solicitud Digital: Muestra las solicitudes de viáticos aprobadas por sus respectivos Directores Generales. Debe hacer CLIC en el link Adjuntar Solicitud Digital del Menú Principal. Para hacer la búsqueda de Solicitudes utilice la lista despegable del C.Costo. 24

25 La bandeja de adjuntar solicitud digital presenta tres opciones: Historial, Subir Archivo, Vista Previa. Al dar CLIC en se levantará una interfaz en la cual podrá apreciar los diferentes estados por los que ha pasado la solicitud de viáticos desde su creación hasta la actualidad. Al dar CLIC en se levantará una interfaz donde podrá subir la solicitud firmada por la Dirección General y el Comisionado. Hacer CLIC en. 25

26 Al dar CLIC en se visualizará el Formulario de la solicitud Rendición. Luego de girado y depositado el viático, el comisionado podrá realizar el viaje de comisión de servicios. Además, a su retorno y dentro de los plazos establecidos el 26

27 comisionado debe realizar el registro de la rendición del viático. Para ello hacer CLIC en el link Rendición del Menú principal, luego, para que la búsqueda sea más específica puede hacerlo por código, centro de costo y rango de fechas. Para hacer la Rendición de la solicitud Seleccione la opción Muestra una interfaz Rendición de Viáticos, Seleccione el Tipo de Rendición (Rendición ó Devolución), como muestra en la imagen. 27

28 Si el Tipo de Rendición es Devolución, como muestra la imagen. Dar CLIC en para hacer la búsqueda de la Solicitud de Viáticos. Hacer Doble CLIC directamente a la Solicitud de viáticos. 28

29 Una vez hecho DOBLE CLIC sobre la solicitud de viáticos, muestra la información del solicitante. Se debe seleccionar el TAB de Rendición de Viático y se debe poner el Importe por Declaración Jurada, seguidamente seleccione la opción para ingresar los C/P del viatico. 29

30 Nota: Si el tipo de Pasaje es Terrestre ó Fluvial el concepto del C/P serán los siguientes. Si el tipo es Pasaje es Aéreo o Vehículo Institucional el concepto del C/P serán los siguientes. Se ingresan los Tipos de Comprobantes de Pago, serie, número, proveedor y el importe por cada C/P. 30

31 Debe hacer CLIC en el botón. La tabla de Rendición de viáticos (Nuevo) presenta cuatro opciones: registro, Copiar, Eliminar/Anular el registro. Modificar el Si desea realizar una modificación de la rendición de viáticos ya registrada por el solicitante debe hacer CLIC en y el sistema le brindará la información para que pueda ser modificada, si desea realizar una copia de la rendición de viáticos debe hacer CLIC en. De la misma forma, si desea anular la Rendición de viáticos debe hacer CLIC en y se le anulara el registro. Se debe seleccionar el TAB de Informe Técnico, seguidamente seleccione la opción. 31

32 Finalmente, para guardar toda la información de la rendición de viáticos marcar el check sólo si la rendición de viáticos está concluido, caso contrario de no seleccionar check el requerimiento se grabará en estado de EDICIÓN. Se debe de ingresar el Importe por Declaración Jurada, este monto es <= 360 Soles. Adicionalmente se tiene que ingresar #Rec. Caja. Luego, como se muestra en la imagen siguiente, podrá registrar la rendición de viáticos haciendo CLIC en. 32

33 La bandeja de Rendición Viáticos. Presenta cuatro opciones: Modificar el registro, Eliminar/Anular el registro, Historial y vista previa de rendición de viáticos. Se debe hacer CLIC en para modificar el registro para la rendición de viáticos. De la misma forma, si desea Eliminar/Anular el Registro debe hacer CLIC en confirmar la anulación. y 33

34 Al dar CLIC en se levantará una interfaz en la cual podrá apreciar los diferentes estados por los que ha pasado la solicitud de viáticos desde su creación hasta la actualidad. Al dar CLIC en vista previa se visualizará el Formulario de Rendición de Viáticos. 34

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