SIGA Módulo Patrimonio DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Manual de Usuario: ROL USUARIO CGR/ OPERADOR CGR/ ESPECIALISTA TI Versión: 1.0.

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1 Contraloría General de la República del Perú SIGA Módulo Patrimonio DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Manual de Usuario: ROL USUARIO CGR/ OPERADOR CGR/ ESPECIALISTA TI Versión: 1.0.0

2 Tabla de contenido 1. Introducción Objetivos y Alcance Logueo al sistema Ingreso único al Sistema Visualización del entorno interno del sistema Bandejas: Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI Bandejas del Rol Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI Bandeja de Pendientes Bandeja de Salida Bandeja de Entrada Flujo de movimiento de bienes patrimoniales

3 MANUAL DE USUARIO 1. Introducción La Contraloría General de la República (CGR) dentro de su proceso de modernización incluye la actividad de Mejoramiento del Sistema Nacional de Control para una Gestión Pública eficaz e integra. En ese contexto se ha considerado el Proyecto Sistema Integral de Gestión Administrativa - SIGA como una solución orientada a mejorar los procesos, gestión y control. El presente documento orientado a describir el funcionamiento del módulo Patrimonio mostrará paso a paso el desarrollo del registro, control y de la autorización de los requerimientos de Patrimonio - Movimientos, sus posibles estados en cada etapa, a su vez se describirán con sencillez las casuísticas que se da actualmente en el negocio y las funcionalidades asociadas al sistema para lograr generar los documentos relacionados a cada etapa. 2. Objetivos y Alcance 2.1 Objetivos El objetivo del manual, es dar a conocer al usuario las funcionalidades del módulo Patrimonio, que conozca en su amplitud las bondades del sistema y el potencial que le brinda para mejorar y controlar los procesos de negocio. Así mismo el presente manual describirá las funcionalidades del sistema que le posibilitarán hacer solicitud de movimiento patrimonial (por cada caso) y las respectivas autorizaciones por las que deberá pasar, hasta la ejecución del movimiento, también describiremos los flujos alternativos en el proceso. 2.2 Alcance El Manual de Usuario del módulo Patrimonio está dirigido a todos los usuarios internos de la CGR que solicitan registrar una solicitud de movimiento patrimonial, siendo los roles existentes dentro del sistema: - Usuario CGR: Personal colaborador de una Unidad Orgánica, realiza el registro de la solicitud de bienes patrimoniales, para aquellos bienes que se encuentren vinculados al mismo. - Operador CGR: Personal responsable de una Unidad Orgánica, realiza el registro de la solicitud de bienes patrimoniales, para aquellos bienes que se encuentren vinculados a cualquier colaborador de su unidad orgánica. - Especialista de TI: Personal de la Oficina de tecnologías de Información, que realiza el registro de la solicitud de bienes patrimoniales, para los 3

4 movimientos del tipo: motivos de prebaja y reasignación de bienes patrimoniales. - Gerente UO: Personal Responsable de la Unidad Orgánica, que tiene los permisos de aprobar, observar, rechazar, reevaluar las solicitudes de movimiento del tipo: motivos de solicitudes de movimientos patrimoniales, generadas por Usuarios CGR, Operador CGR o Especialista TI, - Gerente SEG: Personal Responsable de Seguridad, que tiene los permisos de aprobar, observar, rechazar, reevaluar, las solicitudes del movimiento del tipo: motivos de perdida, robo, sustracción o siniestro generadas por Usuarios CGR, Operador CGR. - Técnico PA: Personal de la oficina de Patrimonio que tiene mayor cantidad de acceso a las opciones de patrimonio, en el caso de solicitudes de movimientos patrimoniales es el que tiene el ultimo nivel de aprobación, luego de su aprobación final, la solicitud de movimiento patrimonial, pasa a ser un movimiento patrimonial. - Analista Ingeniería: Personal de la oficina de Patrimonio que tiene los permisos de aprobar, observar, rechazar, reevaluar, para las solicitudes de movimiento del tipo de bajas patrimoniales - Gerente GAF: Personal Responsable de la Oficina de Administración, que tiene los permisos de aprobar, observar, rechazar, reevaluar, para las solicitudes de movimiento del tipo de disposiciones patrimoniales - Gerente LO: Personal Responsable de la Oficina de Logística, que tiene los permisos de aprobar, observar, rechazar, los documentos de subastas, los inventarios y gestionar los saneamientos. El módulo Patrimonio está distribuido en las siguientes etapas que le permitirá, de manera sencilla, realizar la tarea de generación de requerimiento hasta la realización su aprobación y ejecución. Solicitud de Movimientos Patrimoniales: - Registro de Solicitud de Movimiento patrimonial - Vincular con el bien asignado. - la solicitud. - Observar - Rechazar - Reevaluar 4

5 3. Logueo al sistema 3.1 Ingreso único al Sistema A fin de centralizar la administración de los usuarios y los recursos relacionados a los mismos en los respectivos aplicativos informáticos de la CGR se ha dispuesto una única interface de logueo Imagen N 1: Logueo del Sistema 1 Descripción de los Campos de Logueo 1 Usuario Campo donde debe ingresar su nombre de usuario. 2 Contraseña Campo donde debe ingresar su contraseña. 3 Código Captcha Código autogenerado que impide el ingreso de software maliciosos. 4 Campo de ingreso del código Permite ingresar el código Captcha. 5 Opción Generar código 6 Botón Ingresar al sistema Permite cambiar el código en caso uno de los componentes alfanuméricos no se distingue. Permite el ingreso del sistema luego del ingreso de información en todos los campos mencionados. 5

6 7 Opciones adicionales Las opciones ubicadas en la parte inferior de la ventana de logueo le permitirán: - Recuperar su contraseña. - Cambiar contraseña. - Cambiar correo. 3.2 Visualización del entorno interno del sistema Luego del correcto logueo el sistema visualizará todos los sistemas a los que el usuario tiene acceso Imagen N 2: Modulo de SIGA DESCRIPCIÓN DE LA PRIMERA INTERFACE AL INGRESAR AL SISTEMA 1 Visualización del código del usuario y sus datos personales. 2 Nombre de la institución propietaria de la gestión de los sistemas 3 Nombre del sistema principal que posteriormente se actualizará por el sistema elegido en la pantalla actual. 4 Conjunto de aplicativos informáticos a los que tiene acceso el usuario. 6

7 Imagen N 3: Modulo de Patrimonio 4. Bandejas: Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI 4.1 Bandejas del Rol Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI El sistema, a través de este módulo, selecciona la opción Movimientos y con el rol de Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI, permitirá visualizar 3 bandejas: Entrada, pendientes y enviados. Imagen N 4: Opción - Movimientos Bandeja de Pendientes Imagen N 5: Bienes Asignados al Personal. Descripción de los Campos y Opciones de la bandeja Pendientes 7

8 Filtros de Búsqueda 1 Código de la Solicitud Permite el ingreso en números del código de solicitud. 2 Motivo de la Solicitud 3 Solicitante 4 Fecha de Registro (Inicio) Campo de selección según sea el motivo del movimiento. Permite el ingreso del nombre del solicitante del movimiento del bien. Campo de selección de la fecha de inicio del movimiento 5 Fecha de Registro (Fin) Campo de selección de la fecha de fin del movimiento Opciones de la Bandeja 1 Botón para generar una nueva Solicitud. 2 Botón para Editar una Solicitud registrada. 3 Botón para Visualizar una Solicitud registrada. 4 Botón para Eliminar una Solicitud. 5 Botón para enviar una Solicitud a evaluación. Para realizar la búsqueda, después de ingresar en los filtros de búsqueda, seleccionar el Botón Si desea realizar una nueva búsqueda, hacer click en el botón borrar los datos de la búsqueda anterior., para Nueva Solicitud Para Crear una nueva solicitud, seleccionar en la opción siguiente interfaz:, le mostrara la 8

9 Imagen N 6: Registro de Nueva Solicitud. Ingresar los datos en Información Básica, seleccionar el motivo de la lista de motivos (ver figura N 5), y según sea el motivo se activaran los datos que deberá registrar. Vincular el Bien Imagen N 7: Lista de Motivos de la Solicitud. Una vez registrada la Solicitud, se activara la pestaña de Vincular Bien, como se muestra en la imagen: 9

10 Imagen N 8: Interfaz para Vincular el Bien. Descripción de los Campos de la Interfaz para Vincular el Bien Opciones 1 Botón para vincular el Bien. 2 Botón para Adjuntar un documento si lo requiere. 3 Botón para eliminar la vinculación de un bien. Por cada caso se activaran los datos a registrar y se activaran las pestañas según sea el motivo que seleccione, a continuación se detalla el flujo y las interfaz que utiliza por cada motivo. Flujo de Préstamo Registrar Vincular Bien -Documentos Enviar Gerente UO 10

11 Imagen N 9: Formulario de Motivo PRESTAMO. Flujo de Comision. Registrar Vincular Bien - Documentos Enviar Gerente UO Tecnico PA Para este caso el Bien también se registra en el Sistema de Seguridad. 11

12 Imagen N 10: Formulario de Motivo COMISION. Flujo PERDIDA/ROBO/SUSTRACCION. Registrar Vincular Bien - Documentos Enviar Gerente UO Gerente Seguridad Tecnico PA 12

13 Imagen N 11: Formulario de Motivo PERDIDA/ROBO/SUSTRACCION. Este caso de PERDIDA/ROBO/SUSTRACCION se activa una pestaña de Documentos donde muestra el mensaje El motivo de la solicitud de movimiento requiere ingresar los siguientes documentos: INFORME DE OCURRENCIA - DENUNCIA POLICIAL., lo cuales son datos obligatorios. Flujo SINIESTRO Registrar Vincular Bien - Documentos Enviar Gerente UO Tecnico PA 13

14 Imagen N 12: Formulario de Motivo SINIESTRO. Este caso de SINIESTRO se activa una pestaña de Documentos donde muestra el mensaje El motivo de la solicitud de movimiento requiere ingresar los siguientes documentos: INFORME DE OCURRENCIA - PRONUNCIAMIENTO POR ORGANISMOS COMPETENTES., lo cuales son datos obligatorios. Flujo de TRASLADO EXTERNO. Registrar Vincular Bien - Documentos Enviar Gerente UO Tecnico PA Para este caso el Bien también se registra en el Sistema de Seguridad. 14

15 Imagen N 13: Formulario de Motivo TRASLADO EXTERNO. Flujo de TRANSFERENCIA EXTERNA. Registrar Vincular Bien - Documentos Enviar Gerente UO Tecnico PA Para este caso el Bien también se registra en el Sistema de Seguridad. 15

16 Imagen N 14: Formulario de Motivo TRANSFERENCIA EXTERNA. Flujo de TRANSFERENCIA INTERNA. Registrar Vincular Bien - Documentos Enviar Gerente UO Tecnico PA 16

17 Imagen N 15: Formulario de Motivo DEVOLUCION. Enviar Solicitud Para enviar una solicitud a evaluación, se deberá seleccionar la opción, donde te muestra el mensaje: Imagen N 16: Envió de Solicitud para evaluación. Una vez que se envía la solicitud pasara la Bandeja de Salida. 17

18 4.1.2 Bandeja de Salida. En esta bandeja se muestra la lista de solicitudes que fueron enviadas para evaluación. Imagen N 17: Interfaz de Bandeja de Salida. Filtros de Búsqueda Descripción de los Campos y Opciones de la bandeja de Salida 1 Código de la Solicitud Permite el ingreso en números del código de solicitud. 2 Motivo de la Solicitud Campo de selección según sea el motivo del movimiento. 3 Solicitante Permite el ingreso del número del vale. 4 Fecha de Registro (Inicio) Campo de selección de la fecha de inicio del movimiento 5 Fecha de Registro (Fin) Campo de selección de la fecha de fin del movimiento Opciones de la Bandeja 1 Botón para volver recuperar una solicitud enviada. *Dicha solicitud pasara a la bandeja de pendientes. 18

19 4.1.3 Bandeja de Entrada. En esta bandeja se muestra la lista de solicitudes que fueron observadas o rechazadas por el Gerente UO. Imagen N 18: Interfaz de Bandeja de Entrada. Descripción de los Campos y Opciones de la bandeja Pendientes Filtros de Búsqueda 1 Código de la Solicitud Permite el ingreso en números del código de solicitud. 2 Motivo de la Solicitud Campo de selección según sea el motivo del movimiento. 3 Solicitante Permite el ingreso del número del vale. 4 Fecha de Registro (Inicio) Campo de selección de la fecha de inicio del movimiento 5 Fecha de Registro (Fin) Campo de selección de la fecha de fin del movimiento Opciones de la Bandeja 1 Botón para aceptar una nueva Solicitud. 2 Botón para regresar a la Bandeja de pendientes. 19

20 4.2 Consulta Personal - Rol Usuario CGR El sistema, a través de este módulo, selecciona la opción consulta personal Movimientos y con el rol de Usuario CGR, permitirá visualizar la siguiente opción según imagen: Imagen N 19: Opción - Movimientos Bandeja de Pendientes Imagen N 20: Interfaz de Bandeja de Entrada. Filtros de Búsqueda Descripción de los Campos y Opciones de la bandeja Pendientes 1 CUBP Permite el ingreso en números del código de solicitud. 2 Detalle de la Descripción Campo de selección según sea el motivo del movimiento. 20

21 3 Fecha de Registro Permite el ingreso del número del vale. 4 5 Código de Movimiento Patrimonial Campo de selección de la fecha de inicio del movimiento 6 Campo de selección de la fecha de fin del movimiento Opciones de la Bandeja 1 Botón para aceptar una nueva Solicitud. 2 Botón para regresar a la Bandeja de pendientes Flujo de movimiento de bienes patrimoniales Registrar Solicitud Vincular Bien - Documentos Enviar El Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI debera tener en cuenta el flujo: Descripción de las actividades del flujo de Caja Chica: Rol Administrador Nº Actividad Descripción Estado de Salida 1 Registrar Primera actividad del flujo. Mediante esta funcionalidad el Usuario CGR/ Operador CGR/ Especialista TI registra la solicitud de movimientos patrimoniales. Pendiente Usuario CGR 2 Vincular Bien -Documentos Segunda actividad del flujo. Se realiza la vinculación de la solicitud con el bien que se va a disponer, en algunos casos según el motivo, se adjunta documentación y también lo realiza en esta actividad. Pendiente Usuario CGR 21

22 3 Enviar Tercera actividad del flujo. Se realiza el envío de la solicitud del movimiento, para que sea evaluada por el Gerente UO (Figura en la bandeja de Entrada) y posteriormente sea aprobada. Enviado Usuario CGR 22