SUB-VIATICOS VIATICOS PEDIDO DE VIATICO INSTITUCIONAL GENERACION DE PLANILLA AUTORIZACION DE PLANILLA

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1 SUB-VIATICOS VIATICOS PEDIDO DE VIATICO INSTITUCIONAL GENERACION DE PLANILLA AUTORIZACION DE PLANILLA Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 1

2 I. ACCESO AL SISTEMA Al hacer doble clic sobre el icono se visualizará la pantalla que se muestra a continuación: El código del usuario y la clave debe ser coordinada con el responsable de informática de la Entidad, al inicio de la implementación, quedando bajo su responsabilidad matricular a los usuarios del Sistema. III. ESTÁNDARES DE SERVICIOS En el encabezado de todas las pantallas del Módulo se mostrará la Barra de Herramientas, con los siguientes iconos activos: Salir de la pantalla Recuperar Datos Grabar Registro Imprimir Por otro lado, para agregar o eliminar registros, el Módulo tiene como estándar el uso o aplicación del botón derecho del Mouse sobre las pantallas o áreas de trabajo, mostrando un Menú Contextual con opciones, por ejemplo: Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 2

3 IV. PEDIDOS DE VIATICOS INSTITUCIONAL Esta opción permitirá que los usuarios de los Centros de Costo realicen sus Pedidos de Viáticos, registrar tareas del POI, Escala, comisionado, Lugar de origen y destino, fecha de salida y retorno, Rutas y Tipo de Rutas, para su posterior generación de Planilla de Viático, para la comisión de servicio de acuerdo al Presupuesto de la Entidad. 1.- Para ello, se ingresará a la opción Pedidos de Viáticos Institucional dentro de Registro del Pedido del Sub-Módulo Viaticos/Registro de Pedidos. En el encabezado de la pantalla se apreciará información como: Año: Mes: Por defecto muestra el año actual. El Administrador del Sistema es el encargado de actualizar esta información. Por defecto muestra la fecha del mes actual. Para elegir otro mes seleccionarlo del listado que presenta este campo al dar clic sobre el icono. Centro de Costo: Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se encuentra registrando su Pedido. Estado: Responsable: Muestra el estado del pedido como; Pendiente, V.B. o Aprobado. Indica el nombre del Jefe o Encargado del Centro de Costo. 2.- Seleccionar el Centro de Costo del personal comisionado en el siguiente icono de despliegue: Que para el ejemplo ubicaremos Dirección Ejecutiva. 3.- Luego de haber seleccionado el centro de costo, insertaremos el pedido, seleccionando el Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 3

4 Menú contextual o clic derecho; 4.- En seguida se mostrará la siguiente ventana de Datos Generales del Pedido, donde Registraremos la fecha del pedido; que para el ejemplo ingresaremos 04/05/2012 Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 4

5 5.- Seleccionar Tarea; que para el caso de centros de costo Administrativos seleccionarán Gerencia Permanente y para el caso de centros de costo Asistenciales seleccionarán la Tarea de Sub-Producto según Producto de la Meta Estratégica. 6.- Registrar el motivo de solicitud de comisión de servicio, en el campo Glosa: 7. Seleccionar el botón grabar. Luego arrojará una ventana de mensaje al usuario, donde a la pregunta; Desea Grabar el Registro, seleccionaremos Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 5

6 En seguida nos mostrará otro mensaje al usuario mencionando lo siguiente; Desea ingresar al solicitante del pedido como comisionado. Para el ejemplo seleccionaremos NO. Opciones: Al seleccionar SI, el sistema considerará que el solicitante del pedido que para este caso es el empleado: EDGAR ARTURO, JANQUI GUZMAN. Al seleccionar NO, el sistema NO considerará al solicitante del pedido como comisionado, para que el usuario registre algún otro personal. 8.- En la siguiente ventana, seleccionaremos el menú contextual Insertar Empleado 9. En la siguiente venta registraremos los datos del comisionado. Para ello en la parte superior seleccionaremos el botón del lente o binocular. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 6

7 10.- En la ventana de Búsqueda de Datos seleccionar el campo Empleado y registrar dato del comisionado como por ejemplo el apellido: JANQUI 11. Seleccionar el empleado y luego clic en el botón en el En seguida se mostrará lo siguiente. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 7

8 12.- Seleccionar el Nivel, donde encontraremos los siguiente: 1. Director UE; 2. Jefes, Profesionales, Tec, Aux, (Empleados); 3. Director UE Otro Departamento Lejano, 4. Prof, Tec, Aux, - Otro Departamento, etc, Donde según Directiva de Tesorería establecen en monto diario por tipo de empleado y por dia Luego seleccionar, según corresponda la actividad, tarea asistencial o administrativa, que para el ejemplo seleccionaremos la meta 0097 Acciones Administrativas 14.- También seleccionar la FF/Rb, que para el ejemplo seleccionaremos 1-00 Recursos Ordinarios 15.- Registrar la Fecha de Inicio, Fin y los días de la comisión, que para el ejemplo registraremos fecha de inicio 07/05/2012, fecha de fin 09/05/2012, Días de Comisión En el caso de los días se considera según criterio de la entidad respaldada con su respectiva directiva de tesorería. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 8

9 16. Luego daremos clic en el botón de grabar, que se encuentra en la parte inferior derecha. Enseguida arrojará un mensaje al usuario; Datos se actualizaron correctamente. Seleccionar el botón 17.- Luego en la parte de centro insertar el lugar de Destino, que está ubicado en elcentro de la ventana Registro de Datos de Comisionado Lista de Lugares de DESTINO de viaje por comisionado. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 9

10 18.- En la venta de Selección de Lugares de Destino de Viaje, seleccionar el filtro dato: Por Departamento, Provincia o Distrito, según criterio de búsqueda A lado derecho registra el lugar de destino, para el ejemplo registraremos Lima y luego clic en el botón 20.- Luego seleccionaremos el lugar de destino, don mantendremos presionado hasta que se muestre un Avioncito. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 10

11 21.- Luego Arrastraremos el Avioncito hacia el lado derecho inferior hasta soltar en el Lugar Destino y se muestre el mismo Luego clic en el botón para grabar los datos del lugar de destino de viaje. Enseguida un mensaje al usuario indicando que sus cambios fueron guardados. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 11

12 23.- Luego determinar el tipo de ruta, para ello seleccionar el botón de despliegue que para el ejemplo seleccionaremos 24.- Enseguida dar clic en el botón del y seleccionar aceptar en el mensaje al usuario Datos se Actualizaron correctamente y luego clic en el botón para salir del la ventana. Enseguida dar clic en el botón del y seleccionar aceptar en el mensaje al usuario Datos se Actualizaron correctamente y luego clic en el botón para salir del la ventana. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 12

13 25.- Luego seleccionar el último registro de pedido Nº que se encuentra en estado Pendiente y luego dar clic en el botón 26.- Al dar V.B. Jefe, arroja un mensaje al usuario; Desea pasar al estado V.B. el Pedido Nº 22, seleccionar SI. Que como resultado cambiará el estado al VB JEFE. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 13

14 27.- Luego seleccionar la impresora que se encuentra en la parte superior en los estándares de servicios luego seleccionar Formato Pedido de Viatico y luego en la impresora Y por último mostrará la vista preliminar de la Solicitud de Viatico, el que se imprimirá para la firma del solicitante y para la firma de aprobación de la Oficina de Administración. Consultor Sectorista SIGA del MEF Página 14

15 V. GENERACION DE PLANILLA DE VIATICOS Esta opción permitirá que los usuarios de los Centros de Costo realicen la generación de la Planilla de Viáticos, registrar el monto para Pasaje Terrestre, combustible, Otros Gastos y Servicios diversos, de acuerdo al Presupuesto asignado, para su posterior autorización de la Planilla. 1.- Para ello, se ingresará a la opción Generación dentro de Planilla de Viáticos del Sub- Módulo Viáticos/ En el encabezado de la pantalla se apreciará información como: Año: Mes: Por defecto muestra el año actual. El Administrador del Sistema es el encargado de actualizar esta información. Por defecto muestra la fecha del mes actual. Para elegir otro mes seleccionarlo del listado que presenta este campo al dar clic sobre el icono. Centro de Costo: Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se encuentra registrando su Pedido. Nº Pedido: Muestra campo en blanco para registrar algún de Pedido de Viático. Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 15

16 2.- Seleccionar el Centro de Costo del personal comisionado en el siguiente icono de despliegue: Que para el ejemplo ubicaremos Oficina De Planificación Estratégica Y Presupuesto Luego de haber seleccionado el centro de costo, seleccionar el Número de pedido y Clic en la carpeta amarilla 4.- Luego mostrará la ventana de Ficha de Datos, allí daremos CIC en la pestaña Detalle de pasaje por Viaje. Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 16

17 5.- Luego registrar los Montos por Rutas de Viaje. Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 17

18 6.- También se podrá registra el monto de combustible, Otros Gastos y Servicios Diversos, según presupuesto asignado. 7.- Por Último grabar en el Diskette y Salir. V. AUTORIZACION DE PLANILLA DE VIATICOS. Esta opción permitirá que los usuarios de los Centros de Costo realicen la Autorización de la Planilla de Viáticos, de acuerdo al Presupuesto asignado, para su posterior compromiso y devengado de la Planilla. 1.- Para ello, se ingresará a la opción Autorización dentro de Planilla de Viáticos del Sub- Módulo Viáticos/ Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 18

19 En el encabezado de la pantalla se apreciará información como: Año: Mes: Estado: Centro de Costo: Comisionado: Planilla: Por defecto muestra el año actual. El Administrador del Sistema es el encargado de actualizar esta información. Por defecto muestra la fecha del mes actual. Para elegir otro mes seleccionarlo del listado que presenta este campo al dar clic sobre el icono. Por defecto de seleccionado todos los estados. Para elegir un estado, quitar el visto en le flag y clic sobre el icono. Por defecto de seleccionado todos los Centro de Costo que se encuentran registrando su Pedidos, Para elegir un estado, quitar el visto en le flag y clic sobre el icono. Por defecto de seleccionado todos los Comisionado que se encuentran registrando su Pedidos, Para elegir un estado, quitar el visto en le flag y clic sobre el icono. Por defecto de seleccionado todos las Planillas que se encuentran registrando su Pedidos, Para elegir un estado, quitar el visto en le flag y clic sobre el icono, entreo OTROS. 2.- Seleccionar la Planilla que está en estado Pendiente con el nombre del comisionado y luego Clic en el Botón Autorizar. Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 19

20 3.- Clic en el Aceptar del Mensaje al usuario: Autorización se realizo correctamente. 4.- Luego seleccionar la impresora que se encuentra en la parte superior en los estándares de servicios luego seleccionar Planilla de Viáticos / Gastos de Pasaje y luego en la impresora Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 20

21 Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 21

22 5.- De Igual manera seleccionar siguientes Reporte: Solicitud de Seguros y registrar los siguientes datos de Cabecera de Solicitud de Seguro, ver ejemplo. Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 22

23 6.- De Igual manera seleccionar siguientes Reporte: Compromiso de Devolución de Viáticos por Comisión de Servicios. Consultor Sectorista SIGA-MEF Página 22