MINISTERIO DE HACIENDA VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA

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1 MINISTERIO DE HACIENDA VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA MANUAL DE OPERACION DEL USUARIO CONTABILIDAD (Municipios Grandes y Prefecturas) Versión 3 La Paz, Noviembre de 2.006

2 Propiedad del Ministerio de Hacienda Viceministerio de Presupuesto y Contaduría Programa MAFP No puede reproducirse total ni parcial el contenido del presente manual, por procedimientos electrónicos o mecánicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.

3 TABLA DE CONTENIDO 1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS CONTABILIDAD MANUAL REGISTRAR ASIENTOS VERIFICAR Y DESVERIFICAR ASIENTOS APROBAR ASIENTOS CONSULTAR ASIENTOS MANUALES POR NÚMERO PROCESOS CONTABLES CIERRE DE GESTIÓN APERTURA DE GESTIÓN CONTABILIZAR REGENERA AUXILIARES REPORTES CONTABLES ESTADO DE RECURSOS Y GASTOS CORRIENTES BALANCE GENERAL BALANCE DE SUMAS Y SALDOS BALANCE PERIÓDICO BALANCE PERIÓDICO DETALLADO ESTADO VARIACIONES PATRIMONIO NETO REPORTE CAIF CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE RECURSOS CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE GASTOS HOJA DE TRABAJO FLUJO DE EFECTIVO ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO LIBRO DIARIO ASIENTOS POR NÚMERO ASIENTOS CONTABLES POR DOCUMENTOS LIBRO MAYOR AUXILIAR CONTABLES AUXILIAR CONTABLE POR FUENTE AUXILIAR VARIABLE POR ORGANISMO AUXILIAR VARIABLE POR PARTIDA Manual de Contabilidad

4 4.20 AUXILIAR VARIABLE POR RUBRO AUXILIAR CONTABLES NULOS SALDOS POR AUXILIAR SALDOS NEGATIVOS A NIVEL DE AUXILIARES LIBRO DIARIO DE EXCEPCIONES LIBRO MAYOR DE EXCEPCIONES EXCEPCIONES POR NÚMERO HOJA DE TRABAJO RESUMEN DE ASIENTOS RESUMEN DE ASIENTOS Y DIFERENCIAS ANÁLISIS DE CUENTAS CONTABLES ANÁLISIS DE DIFERENCIAS CONTABILIDAD VS. LIBROS BANCO ANÁLISIS DE DIFERENCIAS CONTABILIDAD VS. LIBRETAS RESUMEN DIFERENCIAS CONTABILIDAD - LIBRO BANCO COMPARACIÓN DEUDA FLOTANTE CONVERTIDOS Manual de Contabilidad

5 1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS CONTABILIDAD OFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA Operador Responsable del Area Cotnable Autom áticam ente en el sistema.. REGISTRAR Asientos CONTABILIDAD MANUAL VERIFICAR Asientos APROBAR Asientos CONTABILIZAR CIERRE DE GESTION PROCESOS CONTABLES APERTURA DE GESTION Contabilización CONTABILIZAR R E P O R T E S C O N T A B L E S Manual de Contabilidad 1

6 2 Manual de Contabilidad

7 2 CONTABILIDAD MANUAL 2.1 Registrar Asientos El usuario para este rol tiene el perfil de Auxiliar Contable / Contador / Responsable de Área Contable. Una vez realizada la conexión al sistema se despliega la pantalla de menú principal de opciones, en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Contabilidad, como se muestra en la Figura 2-1. Figura 2-1 El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Manual Registro Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-2. Figura 2-2 Para registrar al sistema un nuevo asiento contable el usuario hace clic con el botón izquierdo del mouse en el icono Insertar. Se habilita el formulario para la carga de datos del asiento contable, como se muestra en la figura 2-3, donde el usuario ingresa lo siguiente: Dir. Ad. Figura 2-3 Manual de Contabilidad 3

8 Ue Tipo, de Asiento Contable que puede ser por inicio de gestión o de ajuste. Lugar Glosa o descripción del Asiento Contable Detalle Asiento Cuenta, elige la Cuenta contable de la lista de valores Débito o Crédito, ingresa el importe según corresponda. En todos los campos en que aparece el icono lista de datos. el usuario hace un clic con el mouse para abrir la Para cada cuenta contable, el usuario puede cargar un detalle, en la ventana que se habilita haciendo un clic en el botón de texto Auxiliares que se encuentra al extremo derecho de cada fila, como se muestra en la Figura 2-3. En caso de que la cuenta requiera de Auxiliar Nulo una vez seleccionado el tipo del Grupo de Auxiliares, se deberá hacer un clic en Crear Auxiliar Nulo. En la Figura 2-4 se muestra la lista de datos de todos los Grupos de Auxiliares posibles de ser cargados. Figura 2-4 La ventana correspondiente al detalle de los auxiliares se muestra en la ventana de la Figura 2-5, aceptado el auxiliar correcto, e ingresado el importe que corresponde, el usuario hace un clic en el icono Volver al Detalle. Figura Manual de Contabilidad

9 Una vez ingresado todos los datos requeridos por el sistema, se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-6 El usuario hace un clic en el icono Grabar. El Usuario, tiene la opción de Verificar el asiento contable haciendo un clic en el icono Verificar o en el botón del texto Verificar. Figura 2-6 La Validación de los asientos manuales se explica en la página 2-5, y luego en el icono Salir para volver a la ventana anterior. Al salir del formulario de carga, el sistema muestra el documento grabado en estado ELABORADO, como se muestra en la figura 2-7. El usuario puede borrar físicamente el documento haciendo un clic con el botón izquierdo del Mouse en el icono Eliminar y Figura 2-7 confirmando nuevamente la eliminación haciendo un clic en el icono Eliminar herramientas del formulario de carga., de la barra de Para consultar, modificar, verificar el documento, el usuario hace un clic en el icono Modificar de la barra de herramientas. Para ver más detalles de cada documento, el usuario hace clic en el icono izquierdo de cada fila de la pantalla de la figura 2-7. ubicado al lado Manual de Contabilidad 5

10 El usuario puede imprimir el asiento contable haciendo un clic con el Mouse en el icono Imprimir eligiendo de acuerdo a lo requerido el reporte Con o Sin Auxiliares Contables, como se muestra en la figura 2-8. Figura 2-8 Seguidamente el sistema despliega el reporte en pantalla, como se muestra en la figura 2-9. En ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir, para enviarlo a la impresora. Para salir del reporte en pantalla el usuario cierra la ventana haciendo un clic sobre el icono Para finalizar el usuario hace un clic con el mouse en el icono Salir.. Figura Verificar y Desverificar Asientos El usuario para este rol tiene el perfil de Auxiliar Contable/Contador/Responsable de Área Contable. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Manual Verificación 6 Manual de Contabilidad

11 Al hacer clic en esta última opción se despliega la ventana de datos donde el usuario realiza una consulta para buscar los documentos a ser verificados haciendo un clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta, una vez que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa el criterio de consulta y a continuación hace nuevamente un clic en el icono Ejecutar la Consulta. O bien, simplemente hace doble clic en el icono Ingresar Criterios de Figura 2-10 Consulta, como se muestra en la figura El sistema desplegará en pantalla registros en estado ELABORADO y VERIFICADO. Para verificar el documento, el usuario hace un clic sobre la fila correspondiente y luego un clic sobre el icono Verificar como se muestra en la pantalla de la Figura A continuación el sistema despliega el formulario de carga de datos del asiento contable donde nuevamente el usuario debe confirmar la verificación del documento haciendo un clic sobre el icono Verificar o el botón de texto Verificar. Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, el usuario necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento Desverificar. o en el botón de texto El usuario puede VALIDAR LOS ASIENTOS, hace un clic con el mouse en el icono Validar Asiento ó en el botón de texto, entonces el sistema despliega un reporte, como se muestra en la pantalla de la Figura 2-11 con las observaciones respecto al asiento si existieran. Figura 2-11 Manual de Contabilidad 7

12 2.3 Aprobar Asientos El usuario para este rol tiene el perfil de Contador/Responsable de Área Contable. Una vez realizada la conexión al sistema se despliega la pantalla de menú principal de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Contabilidad, como se muestra en la Figura Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Figura 2-12 Manual Aprobación Al hacer clic en esta última opción se despliega la ventana de datos donde el usuario realiza una consulta para buscar el documento a ser aprobado haciendo un clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta, una vez que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa el criterio de consulta y a continuación hace nuevamente un clic en el icono Ejecutar la Consulta, ó bien, simplemente hace doble clic en el icono Ingresar Criterios de Figura 2-13 Consulta, como se muestra en la figura El sistema desplegará en pantalla registros en estado VERIFICADO y APROBADO. Para aprobar el documento, el usuario hace un clic sobre la fila correspondiente y luego un clic sobre el icono Aprobar, como se muestra en la pantalla de la Figura A continuación el sistema despliega el formulario de carga de datos del asiento contable donde nuevamente el usuario 8 Manual de Contabilidad

13 debe confirmar la aprobación del documento haciendo un clic sobre el icono Aprobar Documento o el botón de texto Aprobar. Automáticamente el sistema asigna el estado APROBADO al confirmar la aprobación del documento. Para consultar los detalles del documento el usuario hace clic en el icono izquierdo de la fila. ubicado al lado 2.4 Consultar Tienen acceso a consultar asientos, los usuarios que poseen el perfil de Consultas Generales y todos los perfiles del Área Contable. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Manual Consulta El usuario realiza una consulta de búsqueda haciendo un clic en el icono Ingresar Consulta, una vez que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa el criterio de consulta y a continuación hace nuevamente un clic en Criterios de el icono Ejecutar la Consulta. O bien, simplemente hace doble clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta. Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura Figura 2-14 Manual de Contabilidad 9

14 Para consultar los detalles del documento el usuario hace clic en el icono izquierdo de la fila. ubicado al lado 2.5 Asientos Manuales por Número Tienen acceso a consultar los asientos manuales por número, los usuarios que poseen el perfil de Consultas Generales y todos los perfiles del Área Contable. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Manual Asientos Manuales por Número Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 2-15, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 2-15 Esta opción permite dos tipos de reportes que son: Solo Asiento Manual y Asiento Manual con Auxiliares, el usuario elegirá de acuerdo a su requerimiento. A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. 10 Manual de Contabilidad

15 Figura 2-16 Manual de Contabilidad 11

16 12 Manual de Contabilidad

17 3 PROCESOS CONTABLES 3.1 Cierre de Gestión El usuario para este rol tiene el PERFIL: Contador / Responsable de Área Contable. Este proceso genera de forma automática el asiento de cierre y bloquea la generación de nuevos asientos contables en la gestión en curso. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Procesos Cierre de Gestión Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-1, en la que el usuario debe ingresar la siguiente información: Lugar, elige de la lista de valores Dir. Administrativa, elige la Dirección Administrativa correspondiente. Unidad Ejecutora, elige la Unidad Ejecutora correspondiente En todos los campos en que aparece el icono Figura 3-1 el usuario hace un clic con el mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo. Entonces, el usuario hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el botón de texto Ejecutar. 3.2 Apertura de Gestión El usuario para este rol tiene el PERFIL: Contador / Responsable de Área Contable. Manual de Contabilidad 13

18 Este proceso genera el asiento de apertura de gestión basado en los estados contables de la gestión anterior. El asiento generado puede ser ajustado y luego aprobado de forma manual. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Procesos Apertura de Gestión Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-2, en la que el usuario debe ingresar la siguiente información: Lugar, elige de la lista de valores Dir. Administrativa, elige la Dirección Administrativa correspondiente. Unidad Ejecutora, elige la Unidad Ejecutora correspondiente. En todos los campos en que aparece el icono Figura 3-2 el usuario hace un clic con el mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo. Entonces, el usuario hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el botón de texto Ejecutar 3.3 Contabilizar El usuario para este rol tiene el PERFIL: Contador / Responsable de Área Contable Esta opción se utiliza en forma extraordinaria, cuando se verifique que este proceso de contabilización automática no funciona, pues ya existe un proceso de contabilización automática que genera asientos contables cada 5 minutos. 14 Manual de Contabilidad

19 Estas opciones y reportes permiten validar la información existente en los Estados Financieros. En estas opciones se efectúa la búsqueda de errores al contabilizar, documentos pendientes de contabilización y transferencias no contabilizables. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Procesos Contabilizar Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de proceso, que se muestra en la Figura 3-3, donde el usuario, elige una de las opciones y hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el botón de texto. Figura 3-3 Una vez procesado la contabilización, el usuario puede imprimir el reporte contable haciendo un clic con el mouse en el icono Imprimir. Seguidamente el sistema despliega el reporte en pantalla, como se muestra en la figura 3-4. En ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir, para enviarlo a la impresora. Para salir del reporte en pantalla el usuario cierra la ventana haciendo un clic sobre el Figura 3-4 icono Para finalizar el usuario hace un clic con el mouse en el icono Salir. 3.4 Regenera Auxiliares El usuario para este rol tiene el PERFIL de Contador. Manual de Contabilidad 15

20 Con esta opción se activa el proceso de regenerar la contabilización de los auxiliares. Es un proceso opcional y que sirve para contabilizar auxiliares que por alguna razón no se contabilizaron por efecto de la creación de nuevos procesos o la creación de nuevos auxiliares. Se la debe utilizar cuando se verifique a través de los reportes de saldos por auxiliares en la que exista el detalle Movimientos Sin Auxiliar. Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Procesos Regenera Auxiliares Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de proceso, que se muestra en la Figura 3-5, donde el usuario hace un clic con el botón izquierdo del mouse en el botón de texto. Figura 3-5 Para finalizar el usuario hace un clic con el mouse en el icono Salir. 16 Manual de Contabilidad

21 4 REPORTES CONTABLES Tienen acceso a la emisión de los reportes contables los usuarios que poseen el perfil de Consultas Generales y todos los perfiles del Área Contable. Para imprimir los reportes, el usuario, ingresa a la opción de menú correspondiente al reporte que desea. Una vez que se abre la ventana de parámetros, ingresa los datos requeridos, elige la opción de formato de salida PDF y/o TXT, hace un clic con el mouse en el icono Imprimir, seguidamente el sistema despliega el reporte en pantalla y en ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir, para enviarlo a la impresora. Para salir del reporte en pantalla el usuario cierra la ventana haciendo un clic sobre el icono Para finalizar el usuario hace un clic con el mouse en el icono Salir. 4.1 Estado de Recursos y Gastos Corrientes Al realizar la conexión al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Estado de Recursos y Gastos Corrientes Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa los datos requeridos, como se muestra en la Figura 4-1. Figura 4-1 Las opciones de reportes son: Estado de Recursos y Gastos Corrientes Estado Comparativo de Recursos y Gastos Corrientes. Manual de Contabilidad 17

22 Si en los reportes aparece la marca de agua, NO DEFINITIVO, se debe a que no se realizó el Cierre Contable de la Gestión. A continuación se muestra los dos formatos de reporte, para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad

23 Figura Balance General Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Balance General Manual de Contabilidad 19

24 Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-4, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Las opciones de reporte que se tiene son: Balance General Balance General Comparativo Balance General Detallado Balance General Comparativo Detallado. A continuación se muestra los formatos de los reportes del Balance General, Balance General Comparativo, Balance General Detallado y Balance General Comparativo Detallado. Figura 4-4 Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Si en los reportes aparece la marca de agua, NO DEFINITIVO, se debe a que no se realizó el Cierre Contable de la Gestión. 20 Manual de Contabilidad

25 Figura 4-5 Figura 4-6 Manual de Contabilidad 21

26 Figura 4-7 Figura Manual de Contabilidad

27 4.3 Balance de Sumas y Saldos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Balance de Sumas y Saldos Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-9, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-9 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura 4-10 Manual de Contabilidad 23

28 4.4 Balance Periódico Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Balance Periódico Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra la Figura 4-11, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-11 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Nota: Este balance hace un cierre de ejercicio y lo coloca en las cuentas patrimoniales de resultados. Esto hace que el reporte quede balanceado, a diferencia del Balance General. Figura Manual de Contabilidad

29 4.5 Balance Periódico Detallado Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Balance Periódico Detallado Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-13 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-13 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura 4-14 Manual de Contabilidad 25

30 4.6 Estado Variaciones Patrimonio Neto Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Estado Variaciones Patrimonio Neto Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-15, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Los reportes que se presentan en esta opción son los siguientes: Estado de Variaciones del Patrimonio Neto Estado de Variaciones del Patrimonio Neto Comparativo. Figura 4-15 Si en los reportes aparece la marca de agua, NO DEFINITIVO, se debe a que no se realizó el Cierre Contable de la Gestión. A continuación se muestra los formatos de los reportes, Estado de Variaciones del Patrimonio Neto y el Estado de Variaciones del Patrimonio Neto Comparativo. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. 26 Manual de Contabilidad

31 Figura 4-16 Figura 4-17 Manual de Contabilidad 27

32 4.7 Reporte CAIF Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Reportes CAIF Reporte CAIF Figura 4-18 Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-18, donde el usuario hace un clic en el botón de texto una vez terminado el proceso se acepta el mensaje. La opción procesar generará la información interna necesaria para la emisión del reporte de la CAIF en base a clasificadores contables, presupuestarios y la ejecución presupuestaria correspondiente a la gestión. A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. 28 Manual de Contabilidad

33 Figura Clasificación Económica de Recursos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Reportes CAIF Clasificación Económica de Recursos Figura 4-20 Manual de Contabilidad 29

34 Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura 4-1 Figura Clasificación Económica de Gastos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Reportes CAIF Clasificación Económica de Gastos Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura Figura Manual de Contabilidad

35 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Hoja de Trabajo Flujo de Efectivo Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Flujo de Efectivo Hoja de Trabajo Flujo de Efectivo Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, donde el usuario ingresa datos en el intervalo de fechas, el usuario hace un clic en el icono impresora. Manual de Contabilidad 31

36 Una vez realizado el clic en el icono impresora, se despliega la pantalla con un mensaje, en el cual indica la última fecha que se genero el reporte y la fecha del reporte procesado, como se muestra en la Figura Figura 4-24 En caso de que el usuario elija la opción No, se despliega la pantalla como se muestra en la Figura 4-25 el reporte que se obtendrá será el último de la fecha procesada. Figura 4-25 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. 32 Manual de Contabilidad

37 Figura Estado de Flujo de Efectivo Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Estados Financieros Flujo de Efectivo Estado de Flujo de Efectivo Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa datos en el intervalo de fechas, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura 4-27 Una vez realizado el clic en el icono impresora, se despliega la pantalla con un mensaje, en el cual indica la última fecha que se genero el reporte y la fecha del reporte procesado, como se muestra en la Figura Manual de Contabilidad 33

38 En caso de que el usuario elija la opción No, se despliega la pantalla como se muestra en la Figura 4-28, el reporte que se obtendrá será el último de la fecha procesada. Figura 4-28 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad

39 Si en el reporte aparece la marca de agua, NO DEFINITIVO, se debe a que no se realizó el Cierre Contable de la Gestión Libro Diario Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Libro Diario Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-30, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-30 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Manual de Contabilidad 35

40 Figura Asientos por Número Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Asientos por Número Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-32, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Éste opción contiene dos reportes que son: Solo Libros Diarios Libro Diario con Auxiliares Figura Manual de Contabilidad

41 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Asientos Contables por Documentos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Asientos Contables por Documentos Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa los datos requeridos como se muestra en la figura Figura 4-34 Manual de Contabilidad 37

42 En el campo en que aparece el icono el usuario hace un clic con el mouse para abrir la lista de datos posibles para dicho campo, como se muestra en la figura 4-35, una vez seleccionado el tipo de documento, deberá llenar los datos Código Institucional, en la casilla Ordenad, se refiere al número de la Dirección Administrativa, y se prosigue con el Numero de Preventivo, Compromiso, Devengado, Pago y la Secuencia. Esta opción emite dos tipos de reportes que son: Solo Libro Diario Libro Diario con Auxiliares. Figura 4-35 A continuación se muestra el formato del reporte, Solo Libro Diario. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. 38 Manual de Contabilidad

43 4.15 Libro Mayor Figura 4-36 Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Libro Mayor Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-37, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-37 Manual de Contabilidad 39

44 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Auxiliar Contables Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Auxiliares Contables Fijos Dentro de está última opción están las sub.-opciones: 40 Manual de Contabilidad

45 Por Entidad y Cuenta Corriente Por Entidad, Cuenta Corriente, Sisin, Fuente y Organismos Financiadores Por Código Sisin Por Código Sisin Fuente de Financiamiento Por Código Sigade Por Sigade y Organismo Por Sigade y Ent. Transf. Por Beneficiario Por Depositante Por Entidad Por Entidad de Transferencia Por Documento de Respaldo Por Banco Beneficiario Por Beneficiario y Depositante Por Acreedor Por Sisin y Beneficiario Por Entidad y Dirección Administrativa Por Sisin y Organismo Financiador Por Dirección Administrativa y Almacén Por Código Otfin Propios Al hacer clic en la opción requerida se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa los datos requeridos. A continuación se muestra los parámetros y formatos de algunos reportes de las opciones. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Por Entidad y Cuenta Corriente Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-39 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-39 Manual de Contabilidad 41

46 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Figura 4-40 Por Entidad, Cuenta Corriente, Sisin, Fuente y Organismos Financiadores. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-41, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-41 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora 42 Manual de Contabilidad

47 Figura 4-42 Por Código Sisin. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-43 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-43 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Manual de Contabilidad 43

48 Figura 4-44 Por Beneficiario. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-45 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-45 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora 44 Manual de Contabilidad

49 Figura 4-46 Por Depositante. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-47 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-47 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Manual de Contabilidad 45

50 Figura 4-48 Por Beneficiario y Depositante. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-49 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-49 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora 46 Manual de Contabilidad

51 Figura 4-50 Por Acreedor. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-51 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-51 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Manual de Contabilidad 47

52 Figura 4-52 Por Dirección Administrativa y Almacenes. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-53 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-53 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora 48 Manual de Contabilidad

53 Figura 4-54 Propios. Una vez elegido el auxiliar, se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-55 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-55 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Manual de Contabilidad 49

54 4.17 Auxiliar Contable Por Fuente Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Auxiliares Contables Variables Por Fuente Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-57, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-57 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. 50 Manual de Contabilidad

55 Nota: la información que se obtiene de los reportes variables corresponden solo a la gestión con la que está trabajando el usuario. Figura Auxiliar Variable Por Organismo Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Auxiliares Contables Variables Por Organismo Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-59, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-59 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Manual de Contabilidad 51

56 Figura Auxiliar Variable Por Partida Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Auxiliares Contables Variables Por Partida Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-61, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura Manual de Contabilidad

57 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Auxiliar Variable Por Rubro Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Auxiliares Contables Variables Por Rubro Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-63, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-63 Manual de Contabilidad 53

58 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Auxiliar Contables Nulos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Auxiliares Contables Nulos Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-65 donde el usuario ingresa los datos requeridos. 54 Manual de Contabilidad

59 En esta opción existen dos tipos de reportes que son: Auxiliares No Identificados Sin Auxiliares A continuación se muestran los dos formatos del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Figura 4-65 Figura 4-66 Manual de Contabilidad 55

60 Figura 4-67 Los datos mostrados en la Figura 4-67 deben ser reprocesados mediante la opción Regenera Auxiliares explicado en la punto Saldos por Auxiliar Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Saldos por Auxiliar Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-68 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura Manual de Contabilidad

61 El usuario ingresar el Código de la cuenta contable, elegirá el auxiliar correspondiente a la cuenta a consultar en el ejemplo, se tomo en el rango del código contable la cuenta Anticipos a Corto Plazo, posteriormente se eligió el Auxiliar Beneficiario, tal como se muestra en la figura Figura 4-69 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Saldos Negativos a Nivel de Auxiliares Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Manual de Contabilidad 57

62 Reportes Libros Contables Auxiliares Contables Saldos Negativos a Nivel Auxiliares Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-71 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-71 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Figura Libro Diario de Excepciones Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables 58 Manual de Contabilidad

63 Excepciones Contables Libro Diario de Excepciones Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-73 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-73 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Figura 4-74 Manual de Contabilidad 59

64 4.25 Libro Mayor de Excepciones Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Excepciones Contables Libro Mayor de Excepciones Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-75, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-75 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad

65 4.26 Excepciones por Número Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Libros Contables Excepciones Contables Excepciones por Número Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la figura 4-77, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Esta opción presenta dos tipos de reportes que son: Libro Diario Excepciones Libro Diario Excepciones Con Auxiliares. Figura 4-77 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Manual de Contabilidad 61

66 Figura Hoja de Trabajo Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Hoja de Trabajo Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-79, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura Manual de Contabilidad

67 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Resumen de Asientos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Resumen de Asientos Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-81, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Esta opción permite obtener un resumen de movimientos contables tanto al debe como al Figura 4-81 haber, clasificándolos en movimientos automáticos presupuestarios, manuales y otros tipos de asientos Manual de Contabilidad 63

68 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Resumen de Asientos y Diferencias Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Resumen de Asientos y Diferencias Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-83 donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura Manual de Contabilidad

69 Esta opción permite revisar los movimientos contables presupuestarios y los compara con los movimientos netos presupuestarios. El usuario en esta pantalla puede actualizar la generación de datos haciendo clic en el botón de texto Actualizar resumen., al actualizar cambia la fecha de generación de dicho Esa opción permite tres tipos de reportes que son: Resumen Presupuestario Resumen Presupuestario Detallado Diferencias Resumen Presupuestario por Partidas y Rubro. A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura 4-84 Manual de Contabilidad 65

70 4.30 Análisis de Cuentas Contables Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Análisis de Cuentas Contables Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa los datos requeridos, como se muestra en la Figura En esta opción, existen dos tipos de reportes que son: Análisis de Cuentas Contables Análisis de Auxiliares Figura 4-85 En la primera opción del reporte, se obtiene los movimientos tanto en el Debe como en el Haber, de los tipos de Asientos Contables, con sus documentos relacionados. En la segunda opción se habilitan los siguientes parámetros, como se muestra en la Figura En esta opción se obtienen los movimientos tanto en el Debe como en el Haber de los tipos de Asientos Contables, con sus documentos relacionados, y su auxiliar. A continuación se muestra el formato del reporte, Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad

71 Figura Análisis de Diferencias Contabilidad vs. Libros Banco Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Análisis de diferencias Conta - LB Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-88, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Figura 4-88 Manual de Contabilidad 67

72 Esta opción obtiene un listado de diferencias agrupado por operaciones entre una cuenta contable de Banco y sus movimientos en libro banco. El usuario una vez ingresado a las opciones, elegirá el tipo de asiento, tal como se muestra en la Figura 4-89, para ejemplo se tomará el tipo de asiento Gastos Presupuestarios. Figura 4-89 Una vez elegido el Tipo de asiento, el usuario elegirá la cuenta contable sujeto al análisis de consistencia, en nuestro ejemplo se seleccionará la Cuenta Contable Cuentas Fiscales y Otros en la Banca Priva M/N, tal como se muestra el Figura Figura 4-90 Posteriormente se selecciona la Entidad bancaria, para nuestro ejemplo tomamos el Banco de Crédito de Bolivia, tal como se muestra en la Figura Figura Manual de Contabilidad

73 De acuerdo al análisis que se efectuará se elegirá la cuenta, tal como se muestra en la Figura Al hacer un clic en el botón de texto, el sistema procesara la información, una vez terminado el proceso, nos presentara la pantalla, como se muestra en la Figura 4-93, el cual hacemos un clic en aceptar. Figura 4-92 Existen tres tipos de opciones, para los reportes, que son: de Selección, de Detalle y de Filtro, el usuario de acuerdo a los requerimientos elegirá, las sub.-opciones para realizar el análisis respectivo, una vez elegida las opciones. A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic Figura 4-93 en el icono impresora. Figura 4-94 Manual de Contabilidad 69

74 4.32 Análisis de Diferencias Contabilidad vs. Libretas Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Análisis de diferencias Cont - Libretas Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros, como se muestra en la Figura 4-95, donde el usuario ingresa los datos requeridos. Esta opción obtiene un listado de diferencias agrupado por operaciones entre una cuenta contable de Banco y sus movimientos en libretas de la Cuenta Única. Figura 4-95 El usuario una vez ingresado a las opciones, elegirá el tipo de asiento, tal como se muestra en la Figura 4-96, para ejemplo se tomará el tipo de asiento Gastos Presupuestarios. Una vez elegido el Tipo de asiento, el usuario elegirá la cuenta contable sujeto al análisis de consistencia, en nuestro ejemplo se seleccionará la Cuenta Contable Cuenta Única del Tesoro, tal como se muestra el Figura Figura 4-96 Figura Manual de Contabilidad

75 Posteriormente se selecciona la Entidad bancaria, para nuestro ejemplo tomamos el dato que genero la consulta siendo el Banco de Mercantil Santa Cruz S.A., tal como se muestra en la Figura Figura 4-98 De acuerdo al análisis que se efectuará se elegirá la cuenta, el usuario haciendo un clic en el icono nos mostrará el siguiente dato, tal como se muestra en la Figura Figura 4-99 Una vez elegida la cuenta, el usuario conforme el análisis que efectuara, seleccionara la Libreta que correspondiente, tal como se muestra en la Figura Figura Manual de Contabilidad 71

76 Al hacer un clic en el botón de texto, el sistema procesara la información, una vez terminado el proceso, nos presentara la pantalla, como se muestra en la Figura 4-101, el cual hacemos un clic en aceptar. Existen tres tipos de opciones de reportes, que son: de Selección, de Detalle y de Filtro. El usuario de acuerdo a los requerimientos elegirá, las sub.-opciones para realizar el análisis respectivo, una vez elegida las opciones. Figura A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Resumen Diferencias Contabilidad - Libro Banco Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Resumen de diferencias Conta Lib. Banco 72 Manual de Contabilidad

77 Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa los datos requeridos, como se muestra la Figura Esta opción obtiene un listado de diferencias en detalle entre los movimientos contables y los de tesorería (Libro Banco), a nivel de cuentas bancarias, asimismo esta opción obtiene un listado en detalle entre los movimientos contables y los de tesorería (Libretas) a nivel de libretas de la Cuenta Única, el usuario elegirá una de las opciones de reporte. Figura En la primera opción y de acuerdo al análisis a realizar, el usuario seleccionara la Cuenta Contable, como ejemplo seleccionamos la cuenta Cuentas Fiscales y Otras en la Banca Privada M/N, tal como se muestra en la Figura Figura Posteriormente, se colocará el rango de fechas y el usuario al realizar un clic en el icono, en la opción Cuenta TGC, desplazara una lista de datos, y de acuerdo al análisis seleccionara el dato correspondiente, como ejemplo seleccionamos la Cuenta de Participación Popular, tal como se muestra en la Figura Figura Manual de Contabilidad 73

78 A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. En la segunda opción y de acuerdo al análisis a realizar, el usuario seleccionara la Cuenta Contable, como ejemplo seleccionamos la cuenta Cuenta Única del Tesoro Fiscales, tal como se muestra en la Figura Figura Manual de Contabilidad

79 Posteriormente, se colocará el rango de fechas y el usuario al realizar un clic en el icono, en la opción Libretas, desplazara una lista de datos, y de acuerdo al análisis seleccionara el dato correspondiente, como ejemplo seleccionamos la Libreta de REC.MCPALES.H.C.M. (FTE 20), tal como se muestra en la Figura Figura A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad 75

80 En la tercera opción y de acuerdo al análisis a realizar, el usuario seleccionara la Cuenta Contable, como ejemplo seleccionamos la cuenta Cuentas Fiscales y Otras en la Banca Privada M/N, posteriormente el rango de fechas, tal como se muestra en la Figura Figura A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora Figura Manual de Contabilidad

81 En la cuarta opción y de acuerdo al análisis a realizar, el usuario seleccionara la Cuenta Contable, como ejemplo seleccionamos la cuenta Cuentas Única del Tesoro, posteriormente el rango de fechas, tal como se muestra en la Figura Figura A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad 77

82 4.34 Comparación Deuda Flotante Convertidos Al realizar la conexión al sistema el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal: Reportes Otros Reportes Comparación Deuda Flotante Convertidos Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla de parámetros donde el usuario ingresa los datos requeridos, como se muestra en la Figura Figura A continuación se muestra el formato del reporte. Para imprimirlo, el usuario hace un clic en el icono impresora. Figura Manual de Contabilidad