Manual de Usuario. Sistema Integral de Control Escolar para Escuelas Normales (SICEEN) Manual de Usuario

Transcripción

1 Página 1 de 45 Manual de Usuario Escuelas Normales () Marzo

2 Página 2 de 45 Contenido 1. Historia Introducción Objetivo Requisitos mínimos para operar el SICEPS Técnicos Normativos... 5 A) Para el acceso... 5 B) Para la captura... 5 C) Para el soporte técnico Manejo del Sistema Acceso Menú principal... 6 A) Profesores y Horarios... 7 A.1) Profesores... 7 A.2) Horarios Modificar un horario A.3) Asignación de Profesores Sesiones B) Inscripciones B.1) Ingreso de Alumnos B.2) Consulta de Inscripción B.3) Incorporación de programas B.4) Reinscripciones B.5) Bajas...28 C) Acreditación...28 C.1) Calificaciones por grupo C.2) Calificaciones por alumno C.3) Boletas de Calificaciones

3 Página 3 de 45 C.4) Regularizaciones D) Reportes D.1) Cuadros F D.2) Reporte de calificaciones D.3) Alumnos por programa D.4) Constancias D.5) Registro de Escolaridad D.6) Matriculación E) Administración E.1) Datos de la Escuela E.2) Horarios de clase E.3) Programas de Gobierno E.4) Registrar fechas para evaluaciones

4 Página 4 de Historia FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN 16/10/ Sistema amigable que permite el control administrativo de alumnos y docentes respecto a grupos, horarios, evaluaciones, listas de asistencia, boletas, constancias de inscripción, matriculación y registro de escolaridad en las del Subsistema Estatal. 09/03/ Integración de los módulos de bajas, regularizaciones y registrar fechas. 2. Introducción El,, tiene por finalidad ser una herramienta para mejorar y facilitar el registro, operación y control administrativo de alumnos y docentes respecto a grupos, horarios, evaluaciones, listas de asistencia, boletas, constancias de inscripción, matriculación y registro de escolaridad en las del Subsistema Estatal. 3. Objetivo El presente Manual es una herramienta para facilitar la operación en el uso del, por parte de las áreas de Control Escolar en las del Subsistema Estatal. 4

5 Página 5 de Requisitos mínimos para operar el 4.1 Técnicos Equipo de cómputo con conexión a Internet Navegador de internet Mozilla Firefox 3.5 o superior, Google Chrome. Impresora láser. 4.2 Normativos A) Para el Acceso: Tendrán acceso al, las áreas de Control Escolar de las Escuelas Normales del subsistema estatal. B) Para la Captura: El estará disponible para su operación a partir del ciclo escolar C) Para el Soporte Técnico: El soporte técnico sobre la operación del estará a cargo del área de informática de la Dirección General de Educación Normal y Desarrollo Docente. 5. Manejo del Sistema 5.1 Acceso. Ingresar al a través de portal de la Secretaría de Educación en el enlace edu1.edomex.gob.mx/crtlesc/login.aspx 5

6 Página 6 de 45 Escribir el Usuario y Contraseña para acceder al, dar clic en el botón 5.2 Menú Principal. El consta de cinco módulos principales: A) Profesores y Horarios B) Inscripciones C) Acreditación D) Reportes E) Administración 6

7 Página 7 de 45 A) Profesores y Horarios En este menú se despliegan las siguientes opciones: A.1) Profesores A.2) Horarios A.3) Asignación de profesores A.1) Profesores En esta opción se puede dar de alta, modificar y eliminar a un profesor. Dentro de la pantalla Profesores hacer clic en el botón a un nuevo profesor. para dar de alta Capturar los datos personales y el domicilio del profesor y dar clic en el botón 7

8 Página 8 de 45 Se despliega un mensaje cuando el profesor ha sido registrado. El profesor dado de alta se anexara a la lista de registros como se muestra en la siguiente pantalla: 8

9 Página 9 de 45 Si se desea eliminar o modificar los datos de un profesor porque se actualizaron o bien porque hubo un error en la captura, se debe buscar el nombre del profesor y dar clic en el icono botón o según sea el caso. para habilitar la edición, y posteriormente dar clic en el 9

10 Página 10 de 45 A.2) Horarios En esta opción se asigna el día y horario en que se impartirán cada una de las materias pertenecientes a un semestre y grupo específicos. Elegir el grupo 1, 2, etc. según sea el caso. Al ingresar estos datos se desplegara la licenciatura automáticamente. Seleccionar de la lista desplegable la materia que se va a impartir. 10

11 Página 11 de 45 Enseguida seleccionar de la lista desplegable el día y el horario en que se va a impartir la materia Dar clic en el botón para guardar los cambios. Aparecerá un mensaje cuando el registro se ha guardado exitosamente. Modificar un horario Para modificar un horario se selecciona la materia a la que se le asignara otro horario por ejemplo a la materia LA EDUCACION EN EL DESARROLLO DE MÉXICO I le asignaremos un horario de 9:00 a 10:00 am el día viernes. 11

12 Página 12 de 45 Eliminaremos el horario anterior que tenía asignado la materia. Elegir nuevamente el horario que tenía la materia y dar clic en el botón nos mandara el mensaje: Ya existe el horario desea borrarlo? damos clic en el botón 12

13 Página 13 de 45 El horario se ha borrado de la lista A.3) Asignación de profesores En esta opción se asigna una materia a un profesor, por semestre y grupo específico y se registran el número de sesiones por materia impartidas por el profesor, (Ver Sesiones). El procedimiento es el siguiente: 1. Se captura con número el semestre a cursar, por ejemplo: semestre Se selecciona el grupo por ejemplo: grupo 2, esperar a que el sistema cargue los datos, del plan de estudios y turno. 3. Dar clic en el botón de búsqueda 13

14 Página 14 de 45 A continuación se despliegan las materias del semestre y grupo seleccionados. Seleccionar la materia a asignar, dando clic en el icono por ejemplo, asignaremos la materia LA EDUCACIÓN EN EL DESARROLLO HISTÓRICO DE MÉXICO. 14

15 Página 15 de 45 En seguida, se despliega en la parte inferior, una lista en orden alfabético con los profesores registrados hasta el momento. Seleccionar de la lista al profesor al que se le asignará la materia. Asignaremos, por ejemplo, a la profesora ACACIA SANDOVAL REBOLLO la materia LA EDUCACIÓN EN EL DESARROLLO HISTÓRICO DE MÉXICO. Damos clic en el boton para seleccionarla. En la tabla se muestra que la materia ha sido asignada a la profesora seleccionada. Dar clic en botón y finaliza con el mensaje Profesor agregado 15

16 Página 16 de 45 Para reemplazar a un profesor hay que dar clic en el icono de la materia que nos interesa, a manera de ejemplo, reemplazaremos a la profesora ACACIA SANDOVAL REBOLLO. A continuación seleccionaremos de la lista al profesor que reemplazará a ACACIA SANDOVAL REBOLLO para impartir la materia de LA EDUCACIÓN EN EL DESARROLLO HISTÓRICO DE MÉXICO. 16

17 Página 17 de 45 Dar clic en el botón para seleccionar a un nuevo profesor, se despliega el mensaje Profesor agregado, para que la materia sea asignada al profesor seleccionado. Dar clic en el botón para guardar los cambios. 17

18 Página 18 de 45 Sesiones Registrar el número de horas y sesiones programadas por materia en un semestre específico. El procedimiento es el siguiente: Registrar el semestre y grupo y dar clic en el botón de búsqueda Se desplegará una lista de las materias asignadas a ese semestre y grupo y los meses en donde se asentará el número de sesiones por mes. Por ejemplo: del semestre agosto-diciembre registrar el número de sesiones mensuales que se van a impartir en la materia BASES FILOSÓFICAS, LEGALES Y ORGANIZATIVAS DEL SITEMA EDUCATIVO MEXICANO asignada al profesor Jesús Hernández Mendoza. Se registra el número de sesiones y se da clic en el botón el mensaje: Todos los datos han sido guardados. se desplegara 18

19 Página 19 de 45 B) Inscripciones En este menú se despliegan las siguientes opciones: B.1) Ingreso de Alumnos B.2) Consulta de Inscripción B.3) Incorporación a programas B.4) Reinscripciones B.5) Bajas y Reingresos B.1) Ingreso de Alumnos En esta opción se registran los datos generales del alumno y su domicilio, así como el domicilio del padre o tutor. Consideraciones generales para la captura: Todos los campos son requeridos. Los campos, Turno, Plan de Estudios y Fecha de Inscripción se llenaran por default después de capturar el semestre y grupo. Cve identificación. En este campo se captura la clave de la identificación oficial, por ejemplo IFE. El procedimiento es el siguiente: Capturar el semestre a cursar del ciclo escolar actual, por ejemplo: semestre 1, esperar a que cargue los datos y enseguida elegir el grupo, por ejemplo grupo 1. 19

20 Página 20 de 45 Capturar los datos del alumno y su domicilio y dar clic en el botón de 20

21 Página 21 de 45 En seguida aparecerá una pantalla en donde se capturan los datos del Padre o Tutor del Alumno. Activar la casilla de verificación los mismos. si los datos del Padre o Tutor del Alumno son Si el domicilio del Padre o Tutor del Alumno es diferente entonces se capturan los datos. 21

22 Página 22 de 45 B.2) Consulta de Inscripción En este apartado se puede filtrar la búsqueda de los alumnos inscritos en el ciclo escolar actual, generar e imprimir listas de Asistencia y Libro de Inscripción, así como la exportación a Excel de ambos. Es posible filtrar la búsqueda de información de los alumnos inscritos por semestre y/o grupo o por el primer apellido del alumno. Haremos un filtro para buscar, por ejemplo, a los alumnos del semestre 3 - grupo 2 y damos clic en el botón de búsqueda El sistema devolverá la información con el filtro de búsqueda seleccionado. 22

23 Página 23 de 45 Para generar la lista de asistencia dar clic en el botón y especificar el semestre, grupo y materia de la que se generará la lista de asistencia y damos clic en el botón Se abre un archivo en formato PDF con la lista de asistencia de la materia seleccionada. Cambiar pantalla cuando ya diga semestre en vez de periodo Para generar el libro de inscripción dar clic en el botón archivo en formato PDF con el libro de inscripción. se abre un 23

24 Página 24 de 45 B.3) Incorporación de programas En esta opción se registra la participación de alumnos en ciertos programas escolares. Elegir el semestre y grupo del alumno, así como, el programa al que se incorporará. 24

25 Página 25 de 45 Se desplegara una lista de los alumnos del semestre 1 grupo 2, seleccionar a los alumnos que se incorporaran al programa mediante las casillas de verificación y dar clic en el botón Se desplegará un mensaje al guardar correctamente la lista de asignación de programas. B.4) Reinscripciones En esta opción se realizan las reinscripciones de los alumnos al semestre a cursar. El procedimiento para captura es el siguiente: 1. Capturar el semestre cursado, por ejemplo semestre Elegir el grupo, por ejemplo grupo 1. Inmediatamente se cargan los datos del siguiente semestre a cursar con una lista editable de los posibles alumnos que serán reinscritos. 25

26 Página 26 de Seleccionar de la lista desplegable a los alumnos que serán reinscritos habilitando la casilla de verificación o bien deshabilitar la casilla para los alumnos que no serán reinscritos. Elegir el botón para guardar la reinscripción, se desplegara un mensaje con la cantidad de alumnos inscritos al nuevo semestre y grupo respectivo. 26

27 Página 27 de 45 Elegir el botón para realizar una nueva reinscripción. 27

28 Página 28 de 45 B.5) Bajas En este apartado se realizan las bajas temporales o definitivas de alumnos inscritos. El procedimiento es el siguiente: 1. Ingresar la Clave SAN del alumno al que se le asignará la baja. 2. Seleccionar el tipo de baja, ya sea baja temporal o definitiva. 3. Escribir el motivo de la baja. Elegir el botón para guardar la baja del alumno. Aparecerá un mensaje cuando se han guardado los cambios y el alumno ha sido dado de baja correctamente. C) Acreditación En este menú se despliegan las siguientes opciones: C.1) Calificaciones por grupo C.2) Calificaciones por alumno C.3) Boletas de Calificaciones C.4) Regularizaciones 28

29 Página 29 de 45 C.1) Calificaciones por grupo En este apartado se registrarán las calificaciones de los alumnos por semestre, grupo y materia cursada. Modo de captura. Seleccionar el semestre y grupo, en seguida elegir de la lista desplegable la materia a la que se le asignarán las calificaciones. Después elegir No. de Evaluación Se desplegará una lista con los alumnos asignados a esa materia y semestre seleccionado para el registro de sus calificaciones y asistencias, la calificación acepta valores de 5 a 10. Una vez capturadas estas dar clic en 29

30 Página 30 de 45 C.2) Calificaciones por alumno En esta opción se generan las calificaciones por alumno. El procedimiento es el siguiente: Dar clic en el botón del alumno que se desean ver su lista de calificaciones Queda pendiente pantalla: C.3) Boletas de Calificaciones En este apartado se podrán imprimir las boletas de calificaciones de los alumnos pertenecientes a un semestre y grupo seleccionados. Capturar el semestre y grupo, por ejemplo semestre 1 grupo 2, automáticamente se cargara el plan de estudios y la fecha actual, dar clic en el botón de y se abre un archivo en PDF con las boletas de calificaciones de todos los alumnos del semestre y grupo seleccionado. 30

31 Página 31 de 45 C.4) Regularizaciones En esta opción se registran las calificaciones en la etapa de regularización. El procedimiento es el siguiente: 1. Capturar el semestre y grupo, por ejemplo semestre 1 grupo 2 2. Elegir la materia para la que se hará la regularización, por ejemplo Bases filosóficas, legales y organizativas del sistema educ. mexicano 3. Elegir el número de regularización, por ejemplo Regularización 1 4. Capturar el no. de Acta, por ejemplo, Registrar la fecha de aplicación, por ejemplo 10/03/ Capturar la calificación del alumno en el campo Periodo 1 31

32 Página 32 de Dar clic el botón para guardar las calificaciones capturadas. D) Reportes En este menú se despliegan las siguientes opciones: D.1) Cuadros F1 D.2) Reportes de calificaciones D.3) Alumnos por programa D.4) Constancias D.5) Registro de Escolaridad D.6) Matriculación D.1) Cuadros F1 En esta opción se pueden imprimir los reportes de calificaciones por grupo y materia. El procedimiento es el siguiente: Capturar el semestre y grupo, por ejemplo semestre 5 grupo 1, esperar para que el sistema cargue el Plan de Estudios. Se desplegara una lista con las materias pertenecientes al semestre y grupo seleccionados. En seguida dar clic en el botón 32

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34 Página 34 de 45 Se abrirá el Registro de Asistencia, Calificaciones y Promedios por grupo y materia. 34

35 Página 35 de 45 D.2) Reporte de calificaciones En este apartado se podrán visualizar e imprimir un reporte concentrado de calificaciones de todas las materias por semestre y grupo. El procedimiento es el siguiente: Seleccionar el semestre y grupo para generar su reporte de calificaciones. Dar clic en el botón Se abrirá un archivo en PDF con el concentrado de calificaciones por grupo. 35

36 Página 36 de 45 D.3) Alumnos por programa. En esta opción se despliega la lista de los alumnos inscritos a algún programa (Ver programas de gobierno. Esta información se puede exportar a Excel. El procedimiento es el siguiente: Elegir del menú desplegable el programa para generar la lista de los alumnos inscritos a él. Se desplegará la lista de alumnos inscritos al Programa ESCOLTAS CCT, dar clic en el botón para generar el archivo en Excel. 36

37 Página 37 de 45 D.4) Constancias En este apartado se podrán imprimir las constancias de inscripción y la de estudios por semestre y grupo del alumno seleccionado. El procedimiento para cualquiera de las dos constancias es el siguiente: Capturar el semestre y grupo, por ejemplo semestre 1 grupo 2, se desplegará una lista de alumnos. Dar clic en el icono constancia. del alumno al cual se desea generar su Una vez seleccionado el alumno dar un clic en, esperar a que se genere y despliegue el documento en formato PDF, imprimir haciendo clic en el icono de la impresora 37

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39 Página 39 de 45 D.5) Registro de Escolaridad En esta opción se genera el Registro de Escolaridad de los alumnos inscritos en el semestre corriente. El procedimiento es el siguiente: Capturar el semestre en curso con número, por ejemplo semestre 2. Elegir el grupo 1, 2, según sea el caso y dar clic en el botón inicial o final, se generará el formato respectivo y se abrirá una ventana con el formato para imprimirlo. Registro inicial 39

40 Página 40 de 45 D.6) Matriculación En esta opción las revisan y validan los expedientes de los alumnos y seleccionan en la casilla correspondiente con los que cumplen El procedimiento es el siguiente: Hacer el registro de la documentación recibida activando la casilla de verificación de cada documento recibido, si el alumno entrega la documentación completa activar la casilla de verificación de la columna Validado por la Escuela. Dar clic en el botón de Escuela. y aparecerá el mensaje Datos validados por la Aquí concluye este procedimiento por las. 40

41 Página 41 de 45 E) Administración En este menú se despliegan las siguientes opciones: E.1) Datos de la Escuela E.2) Horarios de clase E.3) Programas de Gobierno E.4) Regularización de calificaciones E.1) Datos de la Escuela En esta opción se registran los datos generales de la escuela. Si es necesario actualizar los datos, se hacen los cambios respectivos y se da clic en el botón guardar. 41

42 Página 42 de 45 E.2) Horarios de clase En esta opción se registran los horarios necesarios para las clases que se impartiran en cada uno de los grupos. Turno: Elegir de la lista desplegable el turno Clase/Hora: Registrar con números consecutivos las clases y sus horarios. Por ejemplo de la lista asignaremos la clase 12 como número consecutivo en un horario de 8:00-10:00 hrs, y damos doble clic en el boton mensaje: horario Agregado. se desplegara el 42

43 Página 43 de 45 E.3) Programas de Gobierno En esta opción se registran los programas de gobierno en los que participan los alumnos. El procedimiento es el siguiente: Clave del Programa: La clave es proporcionada por la escuela cuando emite la convocatoria del rograma. Nombre del Programa: Escribir el nombre del programa por ejemplo: TABLETS PARA ALUMNOS Número máximo de integrantes: Ingresar el número de alumnos que se incorporarán al programa. 43

44 Página 44 de 45 E.4) Registrar fechas para evaluaciones En esta opción se registran los períodos en que se capturaran las calificaciones de cada evaluación o unidad de aprendizaje. El procedimiento para planes anteriores a 2012 es el siguiente: 1. Capturar el semestre, por ejemplo semestre Elegir de la lista desplegable el plan de estudios, por ejemplo Licenciatura en Educación Secundaria 3. Seleccionar de la lista desplegable el número de evaluación o regularización correspondiente, por ejemplo evaluación 1 4. Ingresar la fecha inicial y final de la evaluación. 5. Dar clic en el botón para guardar el registro. 6. Se desplegará un mesaje de que se asignaron las fechas para la primera evaluación. 44

45 Página 45 de 45 El procedimiento para planes 2012 es el siguiente: 1. Capturar el semestre, por ejemplo semestre Elegir de la lista desplegable el plan de estudios, por ejemplo Licenciatura en Educación Primaria 3. Seleccionar de la lista desplegable la asignatura, por ejemplo Historia de la Educación en México. 4. Seleccionar de la lista desplegable la unidad, evaluación global o regularización correspondiente, por ejemplo Unidad 1 5. Ingresar la fecha inicial y final de la evaluación. 6. Capturar el no. de unidades comprendidas en la evaluación, por ejemplo 4 unidades. 7. Dar clic en el botón para guardar el registro. 8. Se desplegará un mensaje de que se asignaron las fechas para la primera evaluación. 45