DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Transcripción

1 Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del Perú MANUAL DE USUARIO SISTEMA INTEGRADO DE PERFIL PUNTO DE CONTROL DICIEMBRE 2016

2 1. OBJETIVOS Permitir al usuario a través de este manual conocer la funcionalidad del Sistema Integrado de Trámite Documentario, mostrando paso a paso la aplicación con sus procedimientos, rutinas y búsquedas. 4. FUNCIONES PRINCIPALES 4.1. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al Sistema el usuario deberá ingresar a la dirección Web de la pagina del CGBVP: luego acceder al link "EXTRANET" e ingresar el usuario y contraseña correspondiente. Seguidamente deberá ingresar al menú "SISTEMA INTEGRADO DE " y seleccionar la opción "PERFIL PUNTO DE CONTROL". JULIO 2014 Página 1

3 4.2. Registro Documento Interno Oficina / Comandancias Departamentales Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "REGISTRO", seguidamente ingresar a la opción "Doc. Interno Oficina", el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Esta opción se utiliza para el registro de los documentos que tienen como destino las dependencias del Comando Nacional, los campos que deberá registrar el usuario son: Tipo de Documento, Sumilla, Folios, Observaciones (Opcional), Siglas Autor (Opcional), si desea puede adjuntar el archivo digitalizado en formato PDF. Seguidamente se debe seleccionar la opción "Por oficina", si es para un solo destino, si es para varios destinos debe seleccionar "Varias Oficinas", para el primer caso el sistema le mostrará un lista donde se debe seleccionar la oficina destino, también se debe seleccionar al trabajador, la acción que se deberá tomar al documento y la prioridad, para finalizar deberá presionar el botón "Añadir". Para el caso de "Varios Oficinas", el sistema le mostrará una lista de dependencias y el usuario deberá seleccionarlas dando check en cada registro, luego deberá ir a la parte inferior de la ventana de dependencias y seleccionar la acción que se tomará con el documento y la prioridad, para finalizar deberá presionar el botón "Enviar". Para los 2 casos el sistema debe mostrar en la parte inferior el detalle de las dependencias o dependencia donde se remitirá el documento.para finalizar el usuario deberá presionar el botón "Registrar". Una vez que se registra, el sistema muestra el número correlativo que le corresponde al documento y la opción de poder imprimir la Hoja de Ruta. JULIO 2014 Página 2

4 4.3. Registro Documento de Salida Oficina / Comandancias Departamentales Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "REGISTRO", seguidamente ingresar a la opción "Doc. de Salida Oficina", el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Esta opción se utiliza para el registro de los documentos que tienen como destino las dependencias externas al Comando Nacional, los campos que deberá registrar el usuario son: Tipo de Documento, Sumilla, Folios, Observaciones (Opcional), Siglas Autor (Opcional), referencia (opcional), si desea puede adjuntar el archivo digitalizado en formato PDF. En el sistema actual solo permite el registro a un solo remitente, seguidamente se debe seleccionar la opción "Un Destino ", y deberá presionar el botón "Buscar" donde podra seleccionar el remitente, el sistema le mostrará una lista de remitentes, el usuario podrá buscarlo por descripción, una vez ubicado el remitente deberá presionar el botón "seleecione" ubicado al lado derecho del registro. En caso no Se encuentre registrado el remitente, el usuario puede agregarlo presionando el botón "Nuevo Remitente", llenar los datos del formulario y presionar el botón "registrar". Opcionalmente el usuario podrá seleccionar el nombre del Destinatario presionando el botón "+ Datos" e ingresando los datos y ubicación del mismo, para finalizar deberá presionar el boton "Modificar". Una vez llenado los datos mencionados el usuario deberá presionar el botón "Registrar". JULIO 2014 Página 3

5 4.4. Bandeja de Pendientes Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "BANDEJA", seguidamente ingresar a la opción "Pendientes", el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Esta opción se utiliza para consultar todos los documentos que nos han enviado otras dependencias, como se observa se puede consultar los documentos por los diferntes filtros de consulta que se muestran en la sección de Criterios de Búsqueda. Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el usuario deberá presionar el botón "a PDF". los resultados de los documentos se muestran en la parte inferior del formulario, donde nos indican en las columnas los campos básicos de los mismos. Para aceptar un documento se deberá presionar en la casilla ubicada al final del registro, seguidamente presionar el botón "Aceptar", una vez aceptado para la derivación del documento se deberá selecionar en la parte final del registro y presionar el botón "Derivar". Seguidamete el sistema le mostrará un formulario donde se deberá selccionar la dependencia donde se derivará el documento, puede ser interna o externa, el responsable de la dependencia, las indicaciones a realizar, y el tipo de documento. Si nosotros deseamos derivar de forma proveida en el tipo de documento se deberá seleccionar por defecto "** SIN DOCUMENTO **", si se desea dar respuesta o derivarlo con un documento de nuestra oficina, se deberá seleccionar el tipo de docuemto con que se adjuntará. JULIO 2014 Página 4

6 Tambien se debe llenar el campo de sumilla, Observaciones (opcional) y tambien si se desea el archivo en formato digital. Solo para el caso que desee derivar el documento a múltiples dependecias el sistema muestra la opción para Enviar a "Otros Destinos", el sistema le mostrará una lista de dependencias y el usuario deberá seleccionarlas dando check en cada registro, luego deberá ir a la parte inferior de la ventana de dependencias y seleccionar la acción que se tomará con el documento y la prioridad, para finalizar deberá presionar el botón "Enviar". Para finalizar se deberá presionar el botón "Derivar". Si el documento ya no será derivado y se termina si flujo en esta oficina, se puede finalizar presionando el botón "Finalizar", donde se puede llenar un campo de observaciones y luego se deberá presionar el botón "Finalizar", solo se puede finalizar los documentos que esten previamente aceptados Bandeja de Derivados Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "BANDEJA", seguidamente ingresar a la opción "Derivados", esta opción se utiliza para consultar todos los documentos que han sido derivados. Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el usuario deberá presionar el botón "a PDF". los resultados de los documentos se muestran en la parte inferior del formulario, donde nos indican en las columnas los campos básicos de los mismos. JULIO 2014 Página 5

7 Los documentos que no han sido aceptos se pueden modificar haciendo clic en el icono al final del registro, el sistema le mostrará el formulario de los datos del documento, después de realizar los cambios se deberá presionar el botón "Modificar" Bandeja de Finalizados Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "BANDEJA", seguidamente ingresar a la opción "Finalizados", esta opción se utiliza para consultar todos los documentos que han sido finalizados. Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el usuario deberá presionar el botón "a PDF". los resultados de los documentos se muestran en la parte inferior del formulario, donde nos indican en las columnas los campos básicos de los mismos. JULIO 2014 Página 6

8 4.7. Consulta Interno Oficina / Comandancias Departamentales Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "CONSULTA", seguidamente ingresar a la opción "Doc. Interno Oficina", el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Esta opción se utiliza para consultar todos los documentos internos que hemos generado como oficina / comandancia departamental, como se observa se puede consultar los documentos por los diferntes filtros de consulta que se muestran en la sección de Criterios de Búsqueda. Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el usuario deberá presionar el botón "a PDF". En cada resgistro de documento en la parte final se puede reimprirmir la Hoja de Tramite dando click en el icono de la impresora. Solo se puede eliminar el ultimo correlativo de cada tipo de documento que no haya sido aceptado por el destinatario, para esta acción se deberá presionar en la "X" en la parte final del registro. Solo se puede modificar los documento que no han sido aceptados por el destinatario, para esta acción se deberá presionar en el icono del lapiz y papel en la parte final de cada registro, donde le mostrará el formulario y una vez modifcado deberá presionar el botón "Actualizar". JULIO 2014 Página 7

9 4.8. Consulta Salida Oficina / Comandancias Departamentales Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "CONSULTA", seguidamente ingresar a la opción "Doc. Salida Oficina", el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Esta opción se utiliza para consultar todos los documentos de salida que hemos generado como oficina / comandancia departamental, como se observa se puede consultar los documentos por los diferntes filtros de consulta que se muestran en la sección de Criterios de Búsqueda. Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el usuario deberá presionar el botón "a PDF". Se puede modificar los documentos dando click en el icono del lapiz y papel ubicado en la parte final del registro, donde le mostrará el formulario y una vez modifcado deberá presionar el botón "Actualizar". JULIO 2014 Página 8

10 4.9. Reglas y condiciones del sistema - Los correlativos son unicos por año, tipo de documento y oficina / comandancia departamental. - El sistema emite el número correlativo automaticamente para cada documento, para esto al iniciar el usuario con le registro de documentos por unica y primera vez se debe de resetear el número con que va a empezar a utilizar el sistema, esto se hace para todos los tipos de documentos que va a manejar, de lo contrario si no lo realiza, el sistema emitirá el número de correlativo desde el "1". - Los correlativos tanto de documentos internos y de salida son los mismos, es decir que si estoy en el oficio 42 de un documento interno y genero un documento nuevo de salida despues, el sistema emitira el número Solo podrán eliminarse el ulitmo numero de correlativo que no haya sido aceptado por el usaurio. - Solo podran ser modificados los documentos no aceptados por el destinatario. - El reseteo de los correlativos lo debe solicitar a la Unidad de Estadística e Informática Consideraciones de la configuración del Sistema - El sistema deberá ser ejecutado desde el navegador Internet Explorer versión Deben estar habilitados las ventanas emergentes. JULIO 2014 Página 9

11 - Debe estar activado la vista compatiblidad en el internet explorer. JULIO 2014 Página 10

12 - En la configuración de archivos temporales de internet debe estar seleccionado en la opcion "Cada vez que se visite la página". JULIO 2014 Página 11