MANUAL DEL ADMINISTRADO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZACIONES PARA EL DESARROLLO DE LA ACUICULTURA DE MAYOR ESCALA TUPA 43. Versión 2.0.

Transcripción

1 MANUAL DEL ADMINISTRADO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZACIONES PARA EL DESARROLLO DE LA ACUICULTURA DE MAYOR ESCALA TUPA 43 Versión ABRIL 2016

2 Versión Identificación del Documento Ítem Nombre Cargo Fecha Elaboración Renzo Anchorena Analista Desarrollador de Sistemas Revisión Juan Carlos Rodríguez Director de la Oficina de Tecnología de la Información Aprobación Oscar Gómez Marín Director General de la Oficina General de Tecnologías de la Información Historial de Versiones Versión Ítem Autor Descripción Fecha V Elaboración Revisión Aprobación Renzo Anchorena Juan Carlos Rodríguez Oscar Gómez Marín Documento Original Página 2 de 23

3 ÍNDICE Contenido Pág. 1. INTRODUCCIÓN Objetivo del Sistema Alcance del Sistema ACCESO AL SISTEMA DE LOS PROCEDIMIENTOS TUPA DE PESCA ACCESO AL SISTEMA DE LOS PROCEDIMIENTOS TUPA DE PESCA CREACIÓN DE UN NUEVO EXPEDIENTE ESTADOS DEL EXPEDIENTE VISUALIZAR EL EXPEDIENTE EN EL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO - SITRADOC ACCESO A LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS ENVIAR DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL CIERRE DE SESIÓN Página 3 de 23

4 1. INTRODUCCIÓN El manual tiene por finalidad guiar al Usuario (Administrado) el cual gestionará solicitudes a través de la Ventanilla Única del Sector Producción VUSP, para los Procedimientos del Texto Único de Procesos Administrativos TUPA, orientando a los usuarios por medio de pasos o acciones a seguir para realizar dicho procedimiento Objetivo del Sistema Permitir a los usuarios realizar solicitudes relacionadas con los procedimientos del TUPA de Pesca, del Ministerio de la Producción, por medio de la VUSP, logrando agilizar significativamente este proceso Alcance del Sistema El presente Manual, cumple la función de ayudar a los usuarios Administrados, quienes son los que realizan los trámites de los Procedimientos TUPA de Pesca de acuerdo con la normatividad vigente. El Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca se conceptualiza como un sistema integrado de gestión de procedimiento administrativo y otros servicios vinculados al sector Pesquería teniendo como objeto fortalecer la simplificación administrativa a través de la automatización progresiva de los procedimientos administrativos y de los servicios, así como establecer las disposiciones para su implementación y funcionamiento. Página 4 de 23

5 2. ACCESO AL SISTEMA DE LOS PROCEDIMIENTOS TUPA DE PESCA En las pantallas del sistema existen íconos y botones de uso común, los cuales tienen el mismo significado y/o funcionalidad. En esta sección se especifica la función de cada uno de dichos botones. Acción Ícono Descripción Resumen Documentos recibidos Continuar registro Adjuntar Permite visualizar el detalle del registro seleccionado. Permite visualizar los documentos recibidos. Permite continuar con los ingresos de datos de un registro. Permite adjuntar un documento para ser enviado. Descargar archivo Archivo subido Eliminar Permite la descarga del documento generado. Permite visualizar el documento que se ha adjuntado. Permite eliminar un registro. Página 5 de 23

6 3. ACCESO AL SISTEMA DE LOS PROCEDIMIENTOS TUPA DE PESCA Para ingresar a las aplicaciones primero deberá acceder a su cuenta de la VUSP de los procedimientos TUPA del Ministerio de la Producción. Una vez dentro de la VUSP, se mostrará la pantalla de Inicio del Sistema, con las aplicaciones activas en la parte central; se deberá ingresar al ícono del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca. Ilustración 1: Pantalla de la Ventanilla única del Sector Producción. 4. CREACIÓN DE UN NUEVO EXPEDIENTE El Administrado deberá ingresar al Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca, para ello se deberá seleccionar el ícono de los Procedimientos TUPA de Pesca, donde se visualizará la pantalla principal. Para iniciar el trámite de una nueva solicitud, deberá presionar el botón Iniciar Expediente ( ). Página 6 de 23

7 Ilustración 2: Pantalla principal del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca. Paso 1: Seleccione el Procedimiento TUPA de Pesca Nº 70, y la dependencia Dirección General de Extracción y Producción Pesquera para Consumo Humano Directo; seguido hacer clic sobre el botón Crear para continuar. Ilustración 3: Pantalla de selección de los Procedimiento TUPA de Pesca. Página 7 de 23

8 Ilustración 4: Pantalla de selecion y creación de un expediente. Paso 2: Proceda a ingresar los datos requeridos, campos obligatorios, en todas las pantallas donde sea necesario, se mostrará un * al lado del campo que se encuentre sin la información requerida. De manera predeterminada el sistema muestra los siguientes datos: RUC, Razón Social o Apellidos y Nombres del Administrado de forma no editable. Ilustración 5: Pantalla de ingreso de datos y campos obligatorios. Página 8 de 23

9 Luego de terminar de completar los campos obligatorios en el Paso 2; deberá seleccionar Imprimir formato que se ubica en la parte inferior de la página. Ilustración 6: Pantalla de selección de Impresión de formato. Al presionar el botón Siguiente, se generará automáticamente una solicitud en formato PDF, con los datos anteriormente ingresados; dicha solicitud se deberá imprimir, firmar y escanear; ello es uno de los requisitos que tendrá que adjuntar en el último paso. Ilustración 7: Pantalla de formulario en PDF. Página 9 de 23

10 Paso 3: A continuación seleccione a los consultores que participaron en la elaboración del Estudio de Impacto Ambiental (EIA), adjuntando obligatoriamente el certificado de habilitación vigente. Como mínimo se selecionará a tres (3) consultores con las siguientes profesiones: Ingeniero Pesquero. Ingeniero Ambiental. Biólogo. Ilustración 8: Pantalla de selección de la consultora y profesionales que elaboraron el Estudio de Impacto Ambiental. Una vez finalizado el paso 3, puede Continuar con el botón Siguiente para seguir con el procedimiento o puede Guardar la sección como borrador presionando el botón Cancelar. Si presiono el botón Cancelar y desea continuar con el expediente; ingrese a la Pantalla principal del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca, ubique el expediente que se encontrará en estado incompleto y presione en el ícono Continuar Registro ( ) ubicado en la columna de acciones. Página 10 de 23

11 Paso 4: En la sección Ingreso de Requisitos deberá adjuntar todos los requisitos de acuerdo a la denominación del procedimiento u otros documentos solicitados para ser evaluados en el proceso. Se permite guardar la sección como borrador con el botón Cancelar ; permitiendo la continuación con el ícono Continuar Registro ( ). Finalmente para concluir con el proceso tendrá que presionar el botón Iniciar, el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Ilustración 9: Pantalla ingreso de requisitos. Se mostrará en pantalla un mensaje de confirmación de la acción Esta seguro que desea crear el expediente?, al ser aceptado, se registrará el expediente en el sistema y se mostrará el siguiente mensaje de éxito: El expediente se inició con éxito. Tener en cuenta: Una vez que se presione el botón OK se dará inicio a la creación de un expediente y el trámite del mismo; no se podrán modificar los datos y/o adjuntos que se ingresaron al inicio, solamente se podrá modificar los datos del Representante Legal. Ilustración 10: Aviso de seguridad a la creación de un expediente. Página 11 de 23

12 Ilustración 11: Aviso de conformidad del inicio del expediente. 5. ESTADOS DEL EXPEDIENTE Los estados de los expedientes son modificados automáticamente por el sistema, según el comportamiento del expediente, a continuación se describe los 3 estados: 5.1. Incompleto El expediente se mostrará en estado Incompleto, cuando no se ha concluido con los cuatro pasos aprendidos en numeral 5, la solicitud se encuentra en borrador ya que aún no ha sido enviado al Ministerio de la Producción para su evaluación. Solo en este estado se podrá eliminar el registro del expediente que se generó o modificar los datos y/o adjuntos que se ingresaron. Ilustración 12: Pantalla del estado del expediente incompleto Evaluación El expediente se encontrará en estado de Evaluación, cuando se ha completado con los cuatro pasos aprendidos en el numeral 5; el sistema automáticamente asignara un único número de expediente, y por lo tanto ya no será posible modificar datos, solamente se podrá enviar documentos adjuntos, por medios de las acciones. Página 12 de 23

13 Ilustración 13: Pantalla del estado del expediente en evaluación Concluido El expediente se encontrará en estado concluido cuando se finalizó la evaluación del mismo. Ilustración 14: Pantalla del estado del expediente concluido. 6. VISUALIZAR EL EXPEDIENTE EN EL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO - SITRADOC Para visualizar el expediente en el Sistema de Tramite Documentario (SITRADOC), el Administrado deberá ingresar a la pantalla principal del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca, para lo cual se deberá ubicar la fila del expediente, seguido de esto se debe seleccionar el ícono Resumen ( ), ubicado a la derecha del mismo. Ilustración 15: Pantalla para la visualización del resumen del expediente. Página 13 de 23

14 Luego, ubíquese en el campo Documentos Adjuntados Durante el Procedimiento, y presioné el botón Ver documento SITRADOC. Ilustración 16: Pantalla de documentos adjuntos durante el procedimiento. Se mostrará en la pantalla un cuadro con los detalles del expediente en SITRADOC, como se muestra a continuación: Página 14 de 23

15 Ilustración 17: Pantalla de detalles del expediente en Sitradoc. 7. ACCESO A LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS. Para acceder a los documentos recibidos de un expediente, el Administrado deberá ingresar a la pantalla principal del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca, se deberá ubicar la fila del expediente, seguido de esto se debe seleccionar el ícono Documentos Recibidos ( ), ubicado a la derecha del mismo. Página 15 de 23

16 Ilustración 18: Pantalla del registro de expedientes. Seguido automáticamente se accederá a la bandeja de los documentos recibidos; solo se podrá descargar al presionar el ícono Descargar Archivos ( ). Ilustración 19: Pantalla de la bandeja de documentos recibidos. 8. ENVIAR DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Para el envío de documentos adjuntos del expediente al Ministerio de la Producción, el Administrado deberá ingresar a la pantalla principal del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca, se deberá ubicar la fila del expediente, seguido de esto se debe seleccionar el ícono Adjuntar ( ), ubicado a la derecha del mismo. Página 16 de 23

17 Ilustración 20: Pantalla del registro de expedientes. Seguido se deberá presionar el botón Nueva Solicitud. Ilustración 21: Pantalla de envios de documentos. Se mostrará en pantalla, una nueva ventana donde se deberán seguir los siguientes pasos: Seleccionar el tipo de documento que se enviará. Adjuntar el documento, seleccionar el botón Adjuntar Documento. Cargar al sistema, seleccionar el botón Grabar. Página 17 de 23

18 Ilustración 22: Ventana de selección del tipo de documento. Ilustración 23: Ventana de la opción de adjuntar documentos. La solicitud se visualizará en el sistema (aún no ha sido enviada). Ilustración 24: Pantalla de envio de documentos Para anexar documentos de la solicitud, se deberá presionar el botón Nuevo Anexo, el cual se mostrará en pantalla una nueva ventana, donde deberá: Página 18 de 23

19 Adjuntar el documento (Anexo), para realizar la acción presionar en el botón Adjuntar Documento. Cargar en el sistema, al presionar el botón Grabar. Ilustración 25: Ventana de la opción de adjuntar documentos. Se mostrará en el sistema el nuevo documento anexado a la solicitud (aún no ha sido enviada). Ilustración 26: Pantalla de envio de documentos Si se desea anexar más documentos repetir los pasos anteriormente mencionados. Para enviar los documentos cargados en el sistema se deberá presionar en el botón Enviar. Página 19 de 23

20 Ilustración 27: Ventana de seguridad en el envio de documentos. Ilustración 28: Ventana de confirmacion del envio de documentos. Para visualizar los adjuntos enviados en el Sistema, el Administrado deberá ubicar la fila del expediente, seguido de esto se debe seleccionar el ícono Resumen ( ), ubicado a la derecha del mismo. Luego, ubíquese en el campo Documentos Adjuntados Durante el Procedimiento. Ilustración 29: Pantalla de Documentos adjuntados durante el procedimiento. 9. CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL Para realizar el cambio de representante legal, el Administrado deberá dirigirse a la pantalla principal del Sistema de los Procedimientos TUPA de Pesca; ubicar el expediente donde desee cambiar de representante legal; se deberá ubicar la fila del Página 20 de 23

21 expediente, seguido de esto se debe seleccionar el ícono Resumen el cual se encuentra en la columna Acciones. Ilustración 30: Pantalla del registro de expedientes. Luego, se deberá dirigir al campo del Representante legal y presionar el botón Cambiar de Representante Legal. Ilustración 31: Pantalla de registro del representante legal. Se deben editar los campos que se desee y presionar en el botón Guardar Cambios. Página 21 de 23

22 Ilustración 32: Pantalla de cambios del representante legal. El Administrado podrá visualizar el historial de cambios del Representante Legal, presionando en el botón Ver Historial de Cambios ( ) Ilustración 33: Pantalla del historial de cambios del representa legal Página 22 de 23

23 10. CIERRE DE SESIÓN Para realizar el cierre de sesión en la aplicación se deberán realizar los siguientes pasos: De ser necesario cerrar cualquier cuadro de dialogo abierto o esperar a la finalización de cualquier tarea en progreso. Se debe ubicar la opción Cerrar sesión ( ) del menú principal, la cual se encuentra en la parte superior derecha del sistema. Se debe seleccionar la opción Cerrar sesión ( ). De ser exitoso el proceso de cierre de sesión, la aplicación se re direccionará a la pantalla de principal de inicio de sesión del sistema. Ilustración 34: Pantalla de Inicio de Sesión. Página 23 de 23