TRAMIX MANUAL DEL USUARIO

Transcripción

1 TRAMIX MANUAL DEL USUARIO

2 Tabla de Contenidos Tabla de Contenidos... 2 Ingreso al Sistema Tramix... 3 Conceptos Generales... 5 Barra Superior... 5 Barra Inferior... 5 Pantalla de Inicio... 5 Menú del Sistema... 6 Solapas, Pestañas, Botones y Barra de Botones... 6 Menú Cerrar... 7 Funcionalidades... 8 Sección Expedientes... 8 Importar Expediente del SEG... 8 Crear un Nuevo Expediente... 9 Menú del Expediente Sección Actuaciones Listado Lote Sección Personas Físicas Jurídicas Sección Agenda Eventos Calendario Sección Informes Auditoría Stock Exp. Creados Tiempo en el Área Expedientes en el Área Cantidad de Tipos de Trámite en el Área Expedientes Pendientes

3 Ingreso al Sistema Tramix Para poder ingresar al sistema coloque su Usuario y Contraseña de correo en la pantalla principal. Una vez ingresados sus datos aparecerá la siguiente pantalla: En esta pantalla ingrese el Organismo, Dependencia y Cargo que posee. De pertenecer a un solo Organismo, Dependencia y tener un solo Cargo, ingresará directamente a la pantalla de Inicio del Sistema. 3

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5 Conceptos Generales Barra Superior Dependencia Acceso a Pantalla de Inicio del Sistema Acceso a la Ayuda del Sistema Tramix Usuario Logueado Cargo Salida del Sistema Tramix Barra Inferior Organismo Pantalla de Inicio Versión del Sistema A través de la Pantalla de Inicio puede acceder a cada una de las diferentes secciones del Sistema, es un resumen de Agenda y de Expedientes. Entre paréntesis se encuentran los de prioridad Alta. 5

6 Menú del Sistema Al costado se encuentra el menú del sistema el cual contiene: Expedientes, Actuaciones, Personas, Agenda e Informes. Solapas, Pestañas, Botones y Barra de Botones Barra de Botones Solapas Pestañas Muestra el Listado de Solapas Grilla de Resultados Al ingresar a cada uno de los menús del sistema se mostrarán los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Buscar o Cerrar Búsqueda. 6

7 Barra de Botones Botón Buscar Botón Limpiar Nuevo: Si se hace clic en Nuevo se abrirá una ventana para crear un nuevo ítem. Abrir: Si se hace clic en una fila en particular y luego en el botón Abrir, se abre la ventana del ítem seleccionado y allí permite editarlo. También se puede abrir un ítem haciendo doble clic sobre la fila seleccionada. Cerrar Búsqueda: Cierra el sector de datos de búsqueda, quedando así mas espacio para visualizar los registros seleccionados. Buscar: Si se completan algunos de los campos de la búsqueda y luego se hace clic en el botón Buscar, se podrá buscar por algún ítem en particular. En la Búsqueda Avanzada se agregan más campos de selección. Limpiar: al hacer clic en limpiar, borrará los datos ingresados en los campos de búsqueda. Guardar: Guarda los cambios realizados hasta el momento. Guardar y Nuevo: Guarda los cambios realizados hasta el momento y abre un nuevo ítem. Eliminar: Para poder eliminar se debe posicionar sobre la fila y hacer clic en el botón Eliminar. Editar: Para poder editar los datos deberá abrirlo y hacer clic en el botón Editar, esto habilitará los campos para poder modificarlos. Para que se guarden los datos modificados, deberá hacer clic en Guardar o en Guardar y Nuevo. Menú Cerrar Menú Cerrar Cerrar El Botón Cerrar cerrará la pestaña activa. Al desplegar el Menú Cerrar aparecerán tres opciones: Cerrar: Cerrará la pestaña activa. 7

8 Cerrar Otros: Cierra todas las demás pestañas dentro de esa solapa, exceptuando la que está activa y la pestaña General. Cerrar Todos: Cierra todas las pestañas de esa solapa, exceptuando la pestaña general. Indica un campo Obligatorio Actualiza los campos de la grilla Haciendo clic en el ícono abrirá el Calendario Con las Flechas se van cambiando los meses, anteriores y posteriores al actual. Combo Funcionalidades Sección Expedientes Importar Expediente del SEG Posiciónese en la sección Expedientes Bandeja Personal Seleccione Importar Expediente, aparecerá el siguiente cuadro donde deberá completar el tipo y número de expediente que desea importar 8

9 Presione Aceptar para que el expediente sea importado al sistema Debe completar con la Jurisdicción y el Importe que corresponda Presione el botón Guardar También puede importar los expedientes del SEG desde: Expedientes En Dependencia Expedientes Búsqueda Avanzada Crear un Nuevo Expediente Para poder registrar un nuevo expediente puede hacerlo a través de la Sección Expedientes como muestra en la siguiente pantalla: Para registrar un Nuevo expediente posiciónese en la Sección Expedientes del menú del sistema y seleccione la opción: Bandeja Personal Nuevo. 9

10 Debe completar los datos, algunos de los cuales serán obligatorios *. Extracto: corresponde a la carátula del expediente Tipo de Expediente: corresponde al tipo de expediente Número: corresponde al número que identifica el expediente Estado: indica el estado administrativo del expediente Fecha de Creación: indica la fecha de creación del expediente Prioridad: indica la prioridad del expediente Tipo de Trámite: indica el tipo de trámite del expediente Nivel de Acceso: indica el nivel de acceso del expediente Jurisdicción: indica a que jurisdicción corresponde el expediente Subjurisdicción: indica a que subjurisdicción corresponde el expediente Datos Adicionales: muestra otros datos del expediente, como Orden de Pago, Importe, Fecha de Presentación, entre otros. Para guardar el expediente haga clic en Guardar o Guardar y Nuevo. Al guardar el expediente habilitará los botones: Eliminar y Editar, y también habilitará la barra de menús del expediente. Puede registrar nuevos expedientes desde la Sección: Expedientes En Dependencia Expedientes Búsqueda Avanzada 10

11 Menú del Expediente Pases Nuevo Pase Desde el menú del expediente haga click sobre Pases Nuevo Pase Debe completar los datos, algunos de ellos son obligatorios * Fecha: Fecha del pase Hora: Hora del pase Tipo de Pase: Tipo de pase a realizar Destino: Destino del pase en cuestión Motivo: Motivo del pase, puede ser de carácter físico o virtual Instrucciones: Instrucciones del pase Prioridad: Prioridad del pase Observaciones: Observaciones del pase Sector Expedientes: Se busca y se agrega el/los expedientes a enviar en el pase Una vez completados los datos presione Enviar (o Enviar e Imprimir) en la barra de menús del pase 11

12 Historial de Pases Desde el menú del expediente haga click sobre Pases Historial de Pases 12

13 Actuaciones Nueva Actuación Desde el menú del expediente haga click sobre Actuaciones Nueva Actuación Importa Archivos Word a la Actuación Datos Adicionales de la actuación Muestra la Lista de Modelos de Actuación Busca que se encuentran dentro de mi dependencia Debe completar los datos, algunos de ellos son obligatorios Tipo de expediente: Tipo del Expediente Nro. expediente: Número del expediente Código: Código del modelo de actuación seleccionado Nro. de Actuación: Número de la actuación en cuestión (se numera automáticamente al guardar la actuación) Titulo: Título de la actuación (propone el nombre del modelo pero puede editarse) Estado: Estado de la actuación Fecha: Fecha de la actuación Hora: Hora de la actuación Nivel de Acceso: Nivel de acceso de la actuación Sector Datos Adicionales: Datos adicionales de la actuación en cuestión Lista de Modelos de Actuación 13

14 Una vez completados puede Guardar la actuación o Modificar Contenido para editar el texto del modelo Para el caso de la segunda opción se abrirá un editor de documentos Terminado el proceso de edición presione Guardar Importar Seleccione para importar el texto de la actuación 14

15 Adjuntos Nuevo documento adjunto Desde el menú de la actuación haga click sobre Adjuntos Nuevo Adjunto Listado de Adjuntos Desde el menú de la actuación haga click sobre Adjuntos Listado de Adjuntos Firma 15

16 Firmar una actuación Desde el menú de la actuación haga click en Firmar y luego en Aceptar 16

17 Firma Digital Para esta funcionalidad el usuario debe tener otorgado un certificado de firma digital vigente e instalado en la pc o dispositivo criptografico junto con los de la autoridad emisora de este En el caso que el modelo de actuacion este configurado para ser firmado digitalmente se abrirá la ventana que contiene los certificados de Firma Digital Seleccione su certificado y haga click en Firmar Informacion: - En el caso que la firma haya sido exitosa se mostrara un mensaje de confirmación: 17

18 - Tenindo en cuenta que la pc como algunos dispositivos criptográficos tienen la capacidad de soportar mas de un certificado, puede darse el caso que se intente firmar con uno que no pertenece a usted, en este caso el sistema le dara aviso de la siguiente manera: - Los certificados de Firma Digital tienen su vigencia, y tambien esta la posibilidad de ser revocado. De ser asi aparecerá lo siguiente: Listado de Firmas de una actuacion Desde el menú de la actuación hacer haga en Firmar y luego en Aceptar 18

19 Personas Lista de personas relacionadas Nueva Persona Relacionada Desde el menú del expediente hacer haga sobre Personas Nueva Persona Relacionada Mostrará la Lista de Personas Físicas Se podrá agregar una nueva persona Buscar Persona 19

20 Nueva Persona Complete los datos y Guardar Debe completar los datos, algunos de ellos son obligatorios * Tipo Documento: Tipo de Documento de la Persona Nro. Documento: Número de Documento de la Persona Nombre(s): Nombres de la Persona Apellido(s): Apellidos de la Persona Datos Personales: Sector de Datos Personales. Fecha de nacimiento, género, estado civil, etc. Domicilio: Sector de Domicilio. Tipo de domicilio (Tramix tiene la capacidad de soportar más de un domicilio en sus diferentes tipos), calle, número, etc. Datos Adicionales: Sector de Datos Adicionales de la Persona 20

21 Ingrese los datos de la relación con el expediente y Guardar 21

22 Eventos Nuevo Evento Desde el menú del expediente haga click sobre Eventos Nuevo Evento Debe completar los datos, algunos son obligatorios Tipo de evento: Tipo de evento (Compromiso, Tarea Pendiente, Vencimiento) Fecha: Fecha del evento Descripción: Descripción o texto identificador del evento Emite aviso: Indicación de emisión de aviso Antelación: Tiempo de antelación del aviso (sujeto a selección del ítem anterior) Prioridad: Prioridad del evento Estado: Estado del evento Datos de cada tipo de evento: Datos adicionales sujeto a la elección del tipo de evento Listado de Eventos Desde el menú del expediente haga click sobre Eventos Listado de Eventos 22

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24 Otros Acumulado Desde el menú del expediente haga click sobre Otros Acumulado Lista de Acumulados Nuevo expediente Acumulado Al hacer clic en Nuevo, aparecerá la siguiente ventana, en donde se podrá ingresar los datos del expediente a acumular. Complete los datos de la acumulación y Guardar 24

25 Relacionados Desde el menú del expediente haga click sobre Otros Relacionados Lista de Relacionados Nuevo expediente Relacionado Al hacer clic en Nuevo aparecerá la siguiente pantalla para poder dar de alta la relación Complete los datos de la relación y Guardar 25

26 Historial de Extractos Desde el menú del expediente haga click sobre Otros Historial de Extractos Auditoría del Expediente Desde el menú del expediente haga click sobre Otros Auditoria del Expediente 26

27 Carátula Desde el menú del expediente haga click sobre Otros Carátula 27

28 Sección Actuaciones Listado Lote Crear nuevo lote Ingrese dentro del Menú Actuaciones a Lote y haga click en Nuevo Coloque el Tipo y Número de expediente, haga click en el botón Agregar, seleccione las actuaciones que quieran incluirse en el lote y presione Agregar Lote. Una vez que estén todas, haga click en Guardar para que el Lote quede guardado. 28

29 Editar / Eliminar Lote Busque el Número de Lote, seleccionelo y haga click sobre Editar / Eliminar. Para el primero solo debe agregarse o sacarse los expedientes / actuaciones que se desee y Guardar. Para el segundo solo debe confirmrse la operación. Firmar / Desfirmar Lote Busque el Número de Lote, seleccionelo y haga click sobre Firmar Lote / Desfirmar Lote en la barra de menu. 29

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31 Sección Personas Físicas Lista de las Personas Físicas Crear una nueva Persona Física Desde la lista de Personas Físicas haga click en Nuevo Complete los datos y presione Guardar. 31

32 Debe completar los datos, algunos de ellos son obligatorios * Tipo Documento: Tipo de Documento de la Persona Nro. Documento: Número de Documento de la Persona Nombre(s): Nombres de la Persona Apellido(s): Apellidos de la Persona Datos Personales: Sector de Datos Personales. Fecha de nacimiento, género, estado civil, etc. Domicilio: Sector de Domicilio. Tipo de domicilio (Tramix tiene la capacidad de soportar más de un domicilio en sus diferentes tipos), calle, número, etc. Datos Adicionales: Sector de Datos Adicionales Editar / Eliminar una Persona Física Busque, seleccione y presione Abrir Presione Editar. En el caso del primero luego de realizar las modificaciones haga click en Guardar, y en el segundo en Eliminar Jurídicas Lista de las Personas Jurídicas 32

33 Crear una nueva Persona Jurídica Desde la lista de Personas Jurídicas haga click en Nuevo Debe completar los datos, algunos de ellos son obligatorios * Tipo de Identificación: Tipo de Identificación de la Persona Número: Número de Identificación de la Persona Razón Social: Nombres de la Persona 33

34 Tipo: Tipo de Persona Jurídica Subtipo: Subtipo de Persona Jurídica Actividad: Rama o sector de la Persona Jurídica Observaciones: Observaciones de la Persona Domicilio: Sector de Domicilio. Tipo de domicilio (Tramix tiene la capacidad de soportar más de un domicilio en sus diferentes tipos), calle, número, etc. Datos Adicionales: Sector de Datos Adicionales Editar / Eliminar una Persona Jurídica Busque, seleccione y presione Abrir Presione Editar. En el caso del primero luego de realizar las modificaciones haga click en Guardar, y en el segundo en Eliminar Sección Agenda Eventos Listado de Eventos Crear un nuevo evento de Agenda Desde el listado de Eventos haga click en Nuevo 34

35 Debe completar los datos, algunos son obligatorios * Tipo de expediente: Tipo de expediente al que pertenecerá el evento Nro. de expediente: Número de expediente al que pertenecerá el evento Tipo de evento: Tipo de evento (Compromiso, Tarea Pendiente, Vencimiento) Fecha: Fecha del evento Descripción: Descripción o texto identificador del evento Emite aviso: Indicación de emisión de aviso Antelación: Tiempo de antelación del aviso (sujeto a selección del ítem anterior) Prioridad: Prioridad del evento Estado: Estado del evento Datos de cada tipo de evento: Datos adicionales sujeto a la elección del tipo de evento Editar / Eliminar un Evento Busque, seleccione y presione Abrir Presione Editar. En el caso del primero luego de realizar las modificaciones haga click en Guardar, y en el segundo en Eliminar 35

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37 Sección Informes Esta sección está destinada a obtener cierta información de su organismo Auditoría Acciones realizadas sobre expedientes Ingrese los parámetros correspondientes para obtener el informe de auditoría deseado. Hacer click sobre Buscar Stock Cantidad de expedientes que ingresaron o salieron en un determinado período de tiempo. Esta información se emite por dependencia Ingrese el período y la dependencia a saber el stock de expedientes y presione Generar Exp. Creados 37

38 Expedientes creados en un determinado periodo de tiempo. Esta información se emite por sede y/o tipo de expediente Ingrese la sede, el periodo de tiempo y el tipo de expediente, presione Generar Tiempo en el Área Tiempo de duración en el área de los expedientes que están hace más de una determinada cantidad de días Ingrese la cantidad de días que desea para realizar la búsqueda y presione menú del Expedientes en el Área Expedientes que están actualmente dentro del área seleccionada Ingrese los parámetros que desea para emitir el reporte y presione del menú 38

39 Cantidad de Tipos de Trámite en el Área Cantidad de tipos de trámites que hay actualmente en el área seleccionada Ingrese los parámetros que desea para emitir el reporte y presione del menú Expedientes Pendientes Muestra la cantidad de expedientes que se encuentran en pendientes y los enviados pendientes de la dependencia seleccionada Ingrese la Dependencia que desea emitir el reporte y presione Buscar. Luego presionando podrá imprimir el listado. 39

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