MANUAL DE USUARIO DICIEMBRE 2014

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DICIEMBRE 2014

2 Contenido 1. Presentación Descripción del proceso Crear Oferta Edición de la Oferta Datos del procedimiento Formularios Formulario de Oferta Compromiso de Asociación Compromiso de Participación Generar Generar oferta Anexos Archivos Utilitarios Inicio Ayuda Listado de Oferente Lista de Ofertas Resumen del Pliego Vista previa de la oferta Vista previa del cronograma Vista previa del pliego Archivos anexos Guardar oferta... 47

3 1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a los Proveedores la funcionalidad del aplicativo Modulo Facilitador USHAY Ofertas. 2. Descripción del proceso Una vez que el oferente ha ingresado los Datos del Oferente en el módulo de ofertas del aplicativo USHAY, podrá iniciar con la elaboración de su (s) oferta (s) para el (los) procedimiento (s) en los que tenga interés en participar, para ello deberá ingresar a la sección Ofertas que se encuentra en la pantalla de inicio del aplicativo USHAY (Módulo Facilitador de Contratación). Imagen 2.1 Imagen 2.1

4 2.1. Crear Oferta Ingrese a la sección Ofertas del módulo USHAY donde encontrará la siguiente pantalla. Imagen 2.2 Imagen 2.2 El módulo presenta la información general registrada previamente por el oferente, junto con las siguientes opciones: Nueva oferta: Ofertas: Permite crear y adjuntar el(los) archivo(s) del pliego que será ofertado Permite visualizar las ofertas creadas Editar Permite editar los Datos del Oferente Eliminar Permite eliminar el oferente creado

5 Para crear por primera vez una oferta, debe dar clic en el botón Nueva Oferta, a continuación el aplicativo solicita la siguiente información. Imagen 2.3 Imagen 2.3 Forma de Ofertar: Corresponde a la modalidad en la que el (los) oferentes participan en el procedimiento de contratación, a saber: Persona Natural, Persona Jurídica, Compromiso de Asociación o Consorcio. Este campo no es editable, captura la información registrada en Datos del Oferente. Descripción: Permite el ingreso del nombre con el que el usuario identifica la oferta. Pliego: Permite cargar el (los) archivos que contienen el pliego del procedimiento, previamente descargados del Sistema Oficial de Contratación del Estado -SOCE Para cargar el pliego, debe dar clic en el botón Examinar de esta sección. Imagen 2.4

6 Imagen 2.4 Una vez seleccionado el archivo que contiene el pliego del procedimiento, debe dar clic en el botón Subir Archivo, para iniciar la carga del pliego. Imagen 2.5 Imagen 2.5

7 Si el pliego del procedimiento consta de dos o más partes se deberán cargar todos los archivos, el aplicativo permite visualizar los archivos que se encuentran cargados. Imagen 2.6 Imagen 2.6 Finalizada la carga del (los) archivo (s) que contiene el pliego del procedimiento, de clic en el botón Consolidar para completar la carga del pliego en el aplicativo. Imagen 2.7 Imagen 2.7

8 A continuación, de clic en el botón Regresar para vizualizar la oferta creada. Imagen 2.8 Imagen Edición de la Oferta Datos del procedimiento El Módulo Facilitador de Contratación USHAY, en la siguiente pantalla presenta los datos generales de la oferta creada. Imagen 2.9

9 Imagen 2.9 Para el ingreso de los datos del procedimiento, el USHAY presenta las siguientes opciones: Editar Permite ingresar al módulo de edición de la oferta Eliminar Permite eliminar la oferta creada Para iniciar con la edición de la oferta, de clik en el botón Editar ; el aplicativo presentará la pantalla correspondien a las Datos del Procedimiento. Imagen 2.10

10 Imagen 2.10 Tómese en cuenta que los datos presentados en esta sección no son editables; constituyen información general del procedimiento de contratación sobre el cual se desea ofertar Formularios Formulario de Oferta Para ingresar al formulario de la oferta, de clic en el botón Formulario de Oferta. Imagen 2.11 Imagen 2.11 El aplicativo solicitará el registro de la siguiente información. Imagen 2.12

11 Imagen 2.12 Situación Financiera: Se debe registrar la información financiera del oferente, junto con los documentos de respaldo. Imagen 2.13 Imagen 2.13 El aplicativo presenta las siguientes opciones: Ayuda Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo

12 Editar Permite ingresar la información financiera del oferente Haga clic en el botón Editar e ingrese la información solicitada y los documentos adjuntos que evidencien el cumpliento del requisito. La situación financiera del oferente se demostrará con la presentación del formulario de declaración de impuesto a la renta del ejercicio fiscal inmediato anterior presentado al Servicio de Rentas Internas SRI y/o con la información requerida por la entidad contratante. Imagen 2.14 Imagen 2.14 Para enlazar el archivo adjunto correspondiente es necesario, en primera instancia, cargar el archivo en la sección Anexos (ver sección Anexos del presente manual). Imagen 2.15

13 Imagen 2.15 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.16 Imagen 2.16

14 Para registrar la información financiera de todos los indicadores requeridos por la entidad contratante, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.17 Imagen 2.17 Descripción de rubros, unidades, cantidades y precios: Se deben registrar los costos unitarios por cada rubro ofertado. Imagen 2.18 Imagen 2.18 El aplicativo presenta las siguientes opciones y botones: Ayuda: Guardar temporal: Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo. Guarda temporalmente la información ingresada.

15 Guardar: Guarda la información de manera definitiva, la información no podrá ser modificada posteriormente. Ingrese la información solicitada en el campo Precio Unitario, para cada uno de los rubros. El Precio Global y el Total los calcula automáticamente el sistema. Imagen 2.19 Imagen 2.19 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar Temporal. Imagen 2.20 Imagen 2.20 Continúe el registro de los precios unitarios para cada uno de los rubros definidos por la entidad contratante. Imagen 2.21

16 Imagen 2.21 Una vez finalizado el registro de precios unitarios debe asegurarse que la información ingresada sea la correcta, si lo es, presiones el botón Guardar ; caso contrario, revise y realice los ajustes correspondientes. Recuerde que la información guardada no podrá ser modificada posteriormente. Imagen 2.22 Imagen 2.22 A continuación, el aplicativo presenta el siguiente mensaje. Imagen 2.23 Imagen 2.23

17 Si está seguro de que la información ingresada es la correcta presione el botón Aceptar. Análisis de precios unitarios: Permite referenciar el archivo anexo que detalla el análisis de precios unitarios, el formato permitido es en extensión:.xls,.ods. Imagen 2.24 Imagen 2.24 El aplicativo presenta las siguientes opciones y botones: Ayuda: Seleccionar Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Permite vincular en esta sección el archivo que contiene el análisis de precios unitarios Hacer clic en el botón Seleccione para vincular el archivo correspondiente al análisis de precios unitarios. Imagen 2.25 Imagen 2.25 Para vincular el archivo que contiene el Análisis de precios unitarios es necesario, en primera instancia, cargar el archivo en la sección Anexos (ver sección Anexos del presente manual).

18 Metodología de contrucción: Se debe ingresar el detalle de la metodología y procedimientos a seguirse para los diferentes trabajos de ejecución de las obras; de ser el caso se podrán adjuntar documentos adicionales. Imagen 2.26 Imagen 2.26 El aplicativo presentará las siguientes opciones y botones: Ayuda: Seleccionar Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Permite vincular en esta sección el archivo que contiene la metodología de construcción En esta sección, se puede ingresar la metodología de construcción en el aplicativo y, de ser el caso, podrá vincular un documento adjunto, en cuyo caso debe hacer clic en el botón Seleccione. Imagen 2.27 Imagen 2.27

19 Para vincular el archivo que contiene la Metodología de Construcción es necesario, en primera instancia, cargar el archivo en la sección Anexos (ver sección Anexos del presente manual). Cronograma valorado de trabajos: Permite el ingreso del cronograma valorado de trabajos. Imagen 2.28 Imagen 2.28 El aplicativo presentará las siguientes opciones y botones: Ayuda: Editar Guardar Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Permite ingresar la información del cronograma valorado Guarda la información del tipo de plazo seleccionado Haga clic en el botón Editar e ingrese la información solicitada para el rubro seleccionado. Imagen 2.29

20 Imagen 2.29 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.30

21 Imagen 2.30 Para registrar la información del Cronograma valorado de trabajos para todos los rubros detallados por la entidad contratante, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.31

22 Imagen 2.31 Experiencia del oferente: Se debe ingresar la experiencia con la que cuenta el oferente, conforme lo solicitado en el pliego del procedimiento. Imagen 2.32 Imagen 2.32 El aplicativo presentará las siguientes opciones y botones: Ayuda: Agregar: Seleccionar Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Permite registrar la experiencia del oferente Permite vincular en esta sección el archivo que contiene la metodología de construcción

23 Editar: Eliminar: Permite ingresar la información de la experiencia del oferente Permite eliminar el registro seleccionado Haga clic en el botón Agregar e ingrese la información solicitada por el aplicativo. Imagen 2.33 Imagen 2.33 o Tipo: Permite la selección para registrar información de Experiencia General o Experiencia Específica

24 o Contratante: Ingrese el nombre de la entidad contratante en la cual ejecuta o ejecutó la obra que con la que acredita la experiencia. o Objeto Contractual: Ingrese el objeto de contratación de la obra ejecutada o en ejecución que acredita la experiencia. o Valor Contractual: Ingrese el monto económico de la obra que acredita la experiencia Nota. En el caso de Obras Terminadas, en este campo se registrará el valor final de trabajos ejecutados que constan en la correspondiente acta de entrega recepción. En el caso de Obras en Ejecución, se registrará el valor del contrato o Porcentaje ejecutado: Para el caso de obras que se encuentre en ejecución, ingrese en este campo el porcentaje de avance o Monto ejecutado: El sistema calcula automáticamente este parámetro en función de la información registrada en los campos Valor Contractual y Porcentaje ejecutado o Tipo de recepción: El sistema permite seleccionar entre Recepción Provisional y Recepción Definitiva o Fecha de recepción: Ingrese la fecha de recepción (provisional o definitiva) de la obra o Archivos: Archivos: Permite vincular el (los) documento (s) que contiene (n) los instrumentos que permiten demostrar la experiencia (Ej. Actas entrega recepción definitiva). Imagen 2.34

25 Imagen 2.34 Nota. Para Obras terminadas, el documento que debe subirse será el Acta de Entrega Recepción Provisional o Definitiva; para Obras en Ejecución será la certificación emitida por el fiscalizador y avalada por el administrador del contrato. Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.35 Imagen 2.35

26 Para el registro de cada una de las experiencias requeridas por la entidad contratante en la sección Experiencia del oferente, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.36 Imagen 2.36 Equipo Asignado al Proyecto: Permite registrar el equipo que se asignará al proyecto. Imagen 2.37 Imagen 2.37 El aplicativo presenta las siguientes opciones y botones: Ayuda: Editar: Eliminar: Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Permite ingresar la información del equipo asignado al proyecto Permite eliminar el registro seleccionado Haga clic en el botón Editar e ingrese la información solicitada por el aplicativo. Imagen 2.38

27 Imagen 2.38 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.39 Imagen 2.39

28 Para el registro de cada equipo o ítem que conforma el Equipo propuesto, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.40 Imagen 2.40 Para los procedimientos de contratación en los cuales los oferentes, de ser el caso, propongan equipos adicionales a los mínimos requeridos por la entidad contratante, podrán ingresar en su oferta dichos equipos haciendo clic en el botón Agregar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..41 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..41 Ingrese la información solicitada por el aplicativo. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..42

29 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..42 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..43 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..43

30 Para el registro de cada uno de los equipos adicionales que el oferente considere necesarios ofertar, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..44 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..44 Otros parámetros resueltos por la entidad: Permite registrar información respecto de los parámetros complementarios requeridos por la entidad contratante. Imagen 2.45 Imagen 2.45 El aplicativo presentará las siguientes opciones y botones: Ayuda: Editar: Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Permite ingresar la información del equipo asignado al proyecto Haga clic en el botón Editar e ingrese la información solicitada por el aplicativo. Imagen 2.46

31 Imagen 2.46 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.47 Imagen 2.47 Para el registro de la información requerida en el parámetro Otros parámetros resueltos por la entidad, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Una vez que se ha completado toda la información requerida por el sistema, en la sección Formulario de Oferta, es preciso guardar dicha información, para lo cual en la parte inferior de la pantalla, se podrán visualizar tres botones, lo cuales permiten: Guardar, Validar y Regresar. Pulse sobre el botón Guardar para almacenar la información ingresada. Imagen 2.48

32 Imagen 2.48 Una vez ejecutado este paso, se procede a validar la información guardada, para lo cual se debe dar clic sobre el botón Validar. Imagen 2.49 Imagen 2.49

33 El sistema validará si la información ingresada tienes errores o está incompleta, y presenta, de ser el caso, un listado de los campos a validar. Imagen 2.50 Imagen 2.50 Una vez que todos los errores sean corregidos y que los datos se ingresen correctamente, valide nuevamente la información, el sistema despliega la siguiente pantalla; de esta manera permitirá continuar con el siguiente paso. Imagen 2.51 Imagen Compromiso de Asociación En esta sección se presenta la información correspondiente al compromiso de asociación o consorcio, en caso de que los oferentes decidan participar en esta modalidad. Para ingresar a esta sección de clic en el botón Compromiso de Asociación. Imagen 2.52 Imagen 2.52

34 El aplicativo presenta el siguiente botón: Imprimir: Permite imprimir el Formulario de compromiso de asociación o consorcio El oferente deberá imprimir el Formulario de compromiso de asociación o consorcio, suscribirlo y cargarlo al sistema como archivo adjunto en la sección Anexos (ver sección Anexos del presente manual). Imagen 2.53 Imagen 2.53

35 Compromiso de Participación Para ingresar a esta sección de clic en el botón Compromiso de Participación. Imagen 2.54 Imagen 2.54 El aplicativo presentará los siguientes botones: Imprimir: Agregar: Validar: Editar: Calendario: Experiencia profesional: Eliminar: Permite imprimir el Formulario de compromiso de asociación o consorcio Permite registrar los miembros del personal técnico Valida la información registrada en el aplicativo Permite ingresar la información general del personal técnico Permite el ingreso de fechas de una determinada actividad al sistema Permite el ingreso de la experiencia profesional, para cada uno de los miembros del personal técnico Permite eliminar el oferente creado Haga clic en el botón Agregar e ingrese la información solicitada por el aplicativo.

36 Imagen 2.55 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar

37 Imagen 2.56 Para el registro de cada miembro que conforma el Personal Técnico, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección.

38 Imagen 2.57 A continuación, se debe registrar la experiencia profesional de cada uno de los miembros del personal técnico, para lo cual debe dar clic en el botón Experiencia Profesional. Imagen 2.58

39 Ejecutada la acción anterior, el sistema despliega la siguiente pantalla: Imagen 2.59 En esta pantalla haga clic en el botón Agregar e ingrese la información solicitada por el sistema. Imagen 2.60 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar

40 Imagen 2.61 Imagen 2.62 Para registrar la experiencia de cada miembro que conforma el Personal Técnico, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Una vez registrada la información respectiva, se procede a validar dicha información, para lo cual se debe dar clic sobre el botón Validar.

41 Imagen 2.63 El sistema validará si la información ingresada tienes errores o está incompleta, y presenta, de ser el caso, un listado de los campos a validar. Imagen 2.64 Recuerde que los formularios de compromiso de participación del personal deben ser impresos y firmados. De esta manera, podrán subirse en la seccion Anexos del menú principal. Para imprimir los formularios de compromiso de participación del personal de clik en el botón Imprimir.

42 2.4. Generar Generar oferta Para ingresar a la opción de generar oferta, de clic en el botón Generar Oferta, e ingrese la información que solicita el sistema. Imagen 2.65 El aplicativo presentará los siguientes botones: Ayuda: Generar Oferta: Firma Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo Esta opción permite generar el archivo que contiene la Permite General la oferta para el procedimiento de contratación seleccionado En esta opción el oferente procederá a firmar

43 Electrónica: electrónicamente la oferta, de ser el caso 2.5. Anexos Archivos Esta sección del sistema permite cargar los archivos y/o documentos que forman parte del expediente del procedimiento, y que deben estar a disposición de los oferentes para que puedan elaborar y presentar sus ofertas en las mejores condiciones. Para cargar los anexos, se debe hacer clic en el botón Nuevo Imagen 2.66 Una vez ejecutada la acción descrita, el sistema solicita la siguiente información: Descripción: Se debe ingresar una breve descripción del archivo Archivo: Permite cargar el archivo que se ingresará en el sistema

44 Imagen 2.67 Una vez ingresada la información requerida por el USHAY, se debe dar clic en el botón Guardar, para grabar la información en el sistema. Imagen 2.68 Para cargar archivos adicionales, se deberá repetir el procedimiento descrito en esta sección. Al hacer clic en el botón Regresar, el sistema retorna a la pantalla Archivos Oferta y permite visualizar los archivos cargados. Además de ser el caso, permite eliminar los archivos cargados.

45 Imagen Utilitarios En la parte superior derecha del módulo USHAY podrá observar los siguientes utilitarios: Inicio Esta opción permite volver a la pantalla de inicio. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..70

46 Ayuda En caso de solicitar ayuda técnica o requiera acceder a un informe de los Logs del Sistema acceda a este utilitario. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Listado de Oferente Esta opción le permite visualizar los Oferentes que se encuentran registrados en el aplicativo USHAY. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Lista de Ofertas Esta opción permite visualizar todas las Ofertas que han sido creadas en el módulo USHAY. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Resumen del Pliego Permite visualizar información general del pliego del procedimiento en el cual se desea participar puede utilizar la opción Resumen Pliego. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..1

47 Vista previa de la oferta Para realizar una vista previa de la oferta antes de proceder con la impresión del mismo, es posible que acceda al documento dando clic sobre el icono: Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Vista previa del cronograma Para visualizar información de las fechas y horas en las cuales se ejecutará cada una de las etapas del proceso de contratación en el cual desea participar puede hacerlo a través de la opción Vista Previa del Cronograma. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Vista previa del pliego Para realizar una vista previa del pliego elaborado por la entidad contratante, debe dar clic sobre el icono. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Archivos anexos Esta opción permite visualizar los archivos que fueron publicados conjuntamente con los pliegos tales como: Resolución de inicio y aprobación de Pliegos, certificación presupuestaria, entre otros.

48 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Guardar oferta Permite guardar la oferta que se está elaborando, para de ser el caso compartir el archivo con otro usuario o utilizarlo en forma posterior en un computador diferente Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..6