MANUAL DE USUARIO OCTUBRE 2014

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1 MANUAL DE USUARIO OCTUBRE 2014

2 INDICE DE CONTENIDOS 1. Presentación Descripción del proceso Datos Generales Calificar Registrar ofertas Requisitos Mínimos Calificar Ofertas Registrar Funcionarios Utilitarios Inicio Ayuda Listado de Pliegos a Calificar Vista previa de Requisitos Mínimos Vista previa del pliego Guardar Calificación... 26

3 1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la funcionalidad del aplicativo Modulo Facilitador USHAY para Calificación de ofertas. 2. Descripción del proceso Una vez que el cronograma del procedimiento de contratación, en el Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE-, se encuentre en estado de calificación de las ofertas, las entidades contratantes deberán iniciar la evaluación de la (s) oferta (s), para ello deberá ingresar a la sección Ofertas que se encuentra en la pantalla de inicio del aplicativo USHAY (Módulo Facilitador de Contratación). Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Datos Generales En esta sección, el Módulo Facilitador de Contratación Pública USHAY-, presenta información general de la Entidad Contratante.

4 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..2 Así mismo, el aplicativo presenta las siguientes opciones: Abrir Calificaciones: Permite visualizar el listado de pliegos cargados en el USHAY. Nueva Calificación: En esta sección la entidad contratante debe cargar o subir el pliego del procedimiento para el cual se realizará la calificación. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..3 Al hacer clic en el botón Nueva Calificación, el USHAY presenta la pantalla respectiva en la cual debe cargar el pliego del proceso:

5 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..4 Para Subir pliego, debe dar clic en el botón Examinar de esta sección. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..5 Una vez seleccionado el archivo que contiene el pliego del procedimiento, debe dar clic en el botón Subir Archivo, para iniciar la carga del pliego.

6 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..6 Si el pliego del procedimiento consta de dos o más partes se deberán cargar todos los archivos, el aplicativo permite visualizar los archivos que se encuentran cargados. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..7 Finalizada la carga del (los) archivo (s) que contiene el pliego del procedimiento, de clic en el botón Consolidar para completar la carga del pliego en el USHAY.

7 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..8 La Consolidación de archivos es una funcionalidad que permite subir toda la información que haya generado el aplicativo para el pliego, existen casos en los que el archivo que genera el aplicativo ushay contratación_pli_mco.ushay es de un tamaño superior a los 10MB, en este caso el aplicativo ushay generará el archivo con una extensión.zip contratación_pli_mco.zip. Se recomienda no cambiar el nombre que por defecto genera el aplicativo ushay. En caso de que el pliego descargado se encuentre con la extensión.zip descomprima primero el archivo zip en su computador, y luego cargue cada uno de los archivos ushay del pliego, finalmente de clic en Consolidar Archivos. Se presentará un mensaje informativo indicando que el pliego ha sido subido correctamente de clic en Ok. Imagen Imagen 2.8.1

8 A continuación, de clic en el botón Regresar para visualizar la lista de pliegos a calificar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..9 Ejecutada esta acción, el USHAY presenta la siguiente pantalla: Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..10 Para la Lista de Pliegos a Calificar se presentan las siguientes opciones:

9 Calificar Permite ingresar al módulo de calificación de la oferta Eliminar Permite eliminar el pliego cargado Haga clic en el botón Calificar, para iniciar el proceso de calificación de la (s) oferta (s). Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Calificar En la sección de calificación, el Módulo Facilitador de Contratación USHAY, presenta en pantalla los datos generales del pliego a calificar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..12

10 Registrar ofertas Para registrar la (s) oferta (s) que serán objeto de calificación, debe dar clic en el botón Registrar Ofertas. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..13 Para registrar las ofertas a ser calificadas haga clic en el botón Agregar. Considérese que las ofertas a calificarse deben descargarse directa y exclusivamente del Portal Institucional del SERCOP. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..14

11 El módulo USHAY presenta la pantalla en la cual se puede Registrar oferta, paro lo cual debe dar clic en el botón Examinar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..15 Una vez seleccionado el archivo que contiene el pliego del procedimiento, debe dar clic en el botón Subir Archivo, para iniciar la carga de la oferta. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..16 Finalizada la carga del (los) archivo (s) que contiene la oferta del procedimiento, de clic en el botón Consolidar para completar la carga de la oferta en el USHAY. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..17

12 A continuación, el módulo USHAY muestra la primera oferta registrada. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..18 Registre todas las ofertas que hayan sido presentadas en el procedimiento de contratación, replicando el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..19

13 Requisitos Mínimos Para realizar la evaluación de requisitos mínimos, de clic en el botón Requisitos Mínimos Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..20 El aplicativo presenta la pantalla que permite la evaluación de los requisitos mínimos para el procedimiento contractual. En primera instancia se deberá evaluar el parámetro Integridad de la Oferta para cada uno de los oferentes participantes. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..21 Para realizar la citada evaluación, el aplicativo presenta las siguientes opciones:

14 Seleccione Permite elegir entre las opciones Si Cumple o No Cumple para asignar la evaluación de la oferta Despliegue Información Despliega pantalla que permite revisión de la información de la oferta Formulario de oferta Permite visualizar el formulario de la oferta Archivos adjuntos del oferente Permite visualizar la información cargada por el oferente como documentos adjuntos. Descargar Permite visualizar los archivos cargados por los oferentes Las entidades contratantes deberán revisar todos y cada uno de los archivos que se encuentran en esta sección, ya que en dichos archivos se encuentra la información que permite verificar el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos mínimos. Para iniciar la evaluación, haga clic en el botón Despliegue Información,, del parámetro Integridad de la oferta (para cada uno de los oferentes), revise y analice toda la documentación adjunta. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..22 Para continuar con la calificación, de clic en el botón Formulario de oferta.

15 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..23 El módulo USHAY muestra los formularios correspondientes al oferente objeto de la evaluación. Revise detenidamente esta información para determinar si cumple con lo requerido en el pliego del procedimiento. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..24 A continuación, de clic en el botón Archivos adjuntos del oferente. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..25

16 Revise detenidamente toda la información que, de ser el caso, haya adjuntado el oferente, de clic en el botón Descargar para visualizar la información. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..26 Finalizada la revisión y análisis de la documentación entregada por el oferente, registre el Fundamento de la calificación a asignar y de clic en el botón Guardar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..27 Para asignar la calificación de clic sobre el botón Seleccione, y escoja la calificación a asignar. Tome en cuenta que, únicamente los oferentes que cumplan con el parámetro Integridad de la Oferta serán habilitados para la evaluación de los Requisitos Mínimos

17 Un clic Dos clics Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..28 Una vez evaluado el parámetro Integridad de la Oferta, para cada uno de los oferentes, y asignada la calificación respectiva, el aplicativo permitirá continuar con la evaluación de los parámetros restantes únicamente para los oferentes que hayan sido calificados como Si cumple. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..29 Registrados los resultados de la evaluación de la Integridad de la Oferta, realice la evaluación de cada uno de los Requisitos Mínimos, replicando para este efecto la metodología ilustrada para el caso de la evaluación del parámetro Integridad de la Oferta. Finalizado el análisis respectivo de los Requisitos Mínimos para cada una de las ofertas presentadas, y registrada la información respectiva en el módulo USHAY, a

18 continuación, a manera de ejemplo, resultados. se presenta un escenario de los posibles Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..30 Una vez registradas las evaluaciones correspondientes haga clic en el botón Validar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..31

19 En el caso de que existan campos que no fueron debidamente completados por la entidad contratante el sistema presentará el siguiente mensaje: Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..32 Registre la información que solicita el sistema en cada uno de los campos correspondientes y valide nuevamente la información, una vez registrada toda la información requerida, el sistema presentará el siguiente mensaje: Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Calificar Ofertas Para realizar la calificación por puntaje de las ofertas que cumplieron con la Integridad de la Oferta y los Requisitos Mínimos, de click en el botón Calificar Ofertas. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..34

20 El aplicativo presenta la pantalla que permite la calificación por puntaje de las ofertas. En esta pantalla se enlistan los Parámetros de Valoración que se utilizarán, así como el (los) oferente (s) a calificar. A efectos de este manual, la calificación de los Parámetros de Valoración se la realiza para las tres ofertas registradas, estos con fines ilustrativos. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..35 En esta sección, se presentan las siguientes opciones: Despliegue Información Despliega pantalla que permite revisión de la información de la oferta Formulario de oferta Permite visualizar el formulario de la oferta Archivos adjuntos del oferente Permite visualizar la información cargada por el oferente como documentos adjuntos. Descargar Permite visualizar los archivos cargados por los oferentes

21 Las entidades contratantes deberán revisar todos y cada uno de los archivos que se encuentran en esta sección, ya que en dichos archivos se encuentra la información que sustenta el puntaje que se otorgará a cada un de los parámetros de calificación. Para iniciar la calificación de las ofertas, haga click en el botón Despliegue Información,, de cualquiera de los parámetros de valoración; revise y analice toda la documentación adjunta. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..36 Para continuar con la calificación, de click en el botón Formulario de oferta.

22 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..37 El módulo USHAY muestra los formularios correspondientes al oferente objeto de la calificación. Revise detenidamente esta información. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..38 A continuación, de click en el botón Archivos adjuntos del oferente. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..39 Revise detenidamente toda la información que el oferente adjuntó en su oferta, de click en el botón Descargar para visualizar la información.

23 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..40 Una vez realizado el análisis respectivo de la documentación entregada por el oferente, registre el Puntaje obtenido por el oferente en el parámetro calificado y la Observación que sustente el puntaje asignado, a continuación de click en el botón Guardar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..41 El USHAY presenta la calificación asignada en la pantalla principal de la sección Calificar Ofertas.

24 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..42 Realice la evaluación de cada uno de los parámetros de valoración, replicando para este efecto la metodología ilustrada para el caso de la evaluación del parámetro Experiencia General del oferente Consorcio ADCB. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..43

25 Registrar Funcionarios Para registrar a los funcionarios encargados de la evaluación y calificación de las ofertas, miebros de la Comisión Técnica, de clic en el botón Registrar Funcionarios. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..44 Para registrar a los funcionarios, de clic en el botón Agregar. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..45 Ingrese la información requerida por el sistema Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..46 Una vez ingresada la información requerida de clic en el botón Guardar Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..47

26 Registre a todos los miembros de la Comisión Técnica, replicando el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Utilitarios En la parte superior del módulo USHAY podrá observar los siguientes utilitarios: Inicio Esta opción permite volver a la pantalla de inicio. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Ayuda En caso de solicitar ayuda técnica o requiera acceder a un informe de los Logs del Sistema acceda a este utilitario. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..50

27 Listado de Pliegos a Calificar Esta opción le permite visualizar pliegos que se encuentran registrados en el aplicativo USHAY. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Vista previa de Requisitos Mínimos Presenta el resumen de la calificación realizada a las ofertas presentadas, respecto de los Requisitos Mínimos Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Vista previa del pliego Para realizar una vista previa del pliego elaborado por la entidad contratante, debe dar clic sobre el icono. Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento Guardar Calificación Para generar el archivo de calificación haga clic en el ícono del utilitario Grabar Calificación, con lo cual se generará el archivo de la calificación de las ofertas técnicas, como se indica en la imagen 3.36

28 Imagen Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento..54