MANUAL DE USUARIO CONVENIO MARCO DIRIGIDO A PROVEEDORES DEL CATALOGO ELECTRONICO

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1 MANUAL DE USUARIO CONVENIO MARCO DIRIGIDO A PROVEEDORES DEL CATALOGO ELECTRONICO AGOSTO 2014

2 INDICE 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSNCP Artículos relacionados con el Código Civil (Libro IV) PROVEEDOR Ingreso al Sistema Oficial de Contratación del Estado Pagina Web SERCOP Revisar Invitación Preguntas, Respuestas y Aclaraciones Revisión Preguntas, Respuestas y Aclaraciones Solicitud de Registro de Producto y Características Entrega de Oferta

3 CONVENIO MARCO 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a los proveedores la Normativa relacionada con el procedimiento de Convenio Marco, y es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades del procedimiento, de tal manera, que permite realizar las contrataciones requeridas por la Entidad Contratante consideradas en el ámbito de la Ley 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DINAMICOS SECCION I COMPRAS POR CATALOGO Art Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Servicio Nacional de Contratación Pública. 2

4 Art Catálogo Electrónico del SERCOP.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. 3

5 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. CAPITULO III PROCEDIMIENTOS DINAMICOS Art Bienes y servicios normalizados.- Los bienes y servicios normalizados son aquellos cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; y en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. La Ley y este Reglamento General utilizan de forma indistinta las palabras "homologados", "estandarizados", "normalizados", "categorizados" o "catalogados", para referirse a aquellos bienes o servicios cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas por la entidad contratante; y, en el caso de los bienes o servicios incluidos en el Catálogo Electrónico, para referirse a aquellos bienes o servicios, sobre los cuales el INCOP celebró los correspondientes convenios marco. La responsabilidad de la estandarización de los bienes y servicios le corresponde a la entidad contratante, la que para el efecto, observará, de existir, la reglamentación técnica o normativa técnica nacional o internacional aplicable al bien o servicio objeto del procedimiento. Los bienes y servicios normalizados se adquieren, en su orden, por procedimientos de Catálogo Electrónico y de Subasta Inversa; y solo en el caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que éstos hayan sido declarados desiertos se optarán por los demás procedimientos de contratación previstos en la Ley y en este Reglamento General. 4

6 SECCION I COMPRAS POR CATALOGO Art Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el INCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. 2.3 Artículos relacionados con el Código Civil (Libro IV). Art Los contratos deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan, no sólo a lo que en ellos se expresa, sino a todas las cosas que 5

7 emanan precisamente de la naturaleza de la obligación, o que, por la ley o la costumbre, pertenecen a ella. Art Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a lo literal de las palabras. 6

8 PROVEEDOR 3. Ingreso al Sistema Oficial de Contratación del Estado 3.1 Pagina Web SERCOP Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 7

9 Para acceder al Sistema Oficial de Contratación del Estado, ingrese número de RUC, Usuario y Contraseña, luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para el Proveedor. Imagen 3.4 Imagen 3.4 8

10 3.2 Revisar Invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automática al portal, para ello deberá revisar el listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a la invitación, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Documentos y Archivos. Imagen 3.6 Imagen 3.6 9

11 Recuerde además que en la pestaña Archivos podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al proceso de Convenio Marco, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 3.7 Imagen Preguntas, Respuestas y Aclaraciones El proveedor podrá realizar preguntas acerca del proceso en el enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.8 Imagen

12 Para que pueda realizar las preguntas, dé un clic en el botón Agregar Pregunta. Imagen 3.9 Imagen 3.9 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen 3.10 Imagen 3.10 Ingrese la pregunta en la siguiente sección, como se muestra en la imagen, y luego debe de clic en el botón Enviar. Imagen

13 Imagen 3.11 En la imagen siguiente podrá ver agregada la pregunta. El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, no existe un número mínimo ni máximo de preguntas, solo debe recordar que la opción para Agregar la pregunta se deshabilitará cuando haya concluido el tiempo establecido en el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.12 Imagen

14 3.4 Revisión Preguntas, Respuestas y Aclaraciones Luego de transcurrido la fecha límite para que la entidad efectué las respuestas y/o aclaraciones al proceso, el proveedor podrá revisar en el enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.13 Imagen 3.13 En la imagen siguiente podrá ver agregada la respuesta y/o aclaraciones que la Entidad Contratante realizó al proceso de acuerdo al tiempo establecido en el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.14 Imagen

15 3.5 Solicitud de Registro de Producto y Características En esta etapa el proveedor puede realizar el registro de nuevos productos dando clic en el enlace Registro de Nuevos Productos. Imagen 3.15 Imagen 3.15 Se desplegará una lista de productos genéricos, el proveedor podrá revisar todos y cada uno de los productos enlistados, dando clic en la pestaña Ver Productos. Imagen 3.16 Imagen

16 Luego del cual se desplegara una pantalla con la lista de productos específicos, con la siguiente información Categoría, Nombre del Producto, Marca, Editar (Atributos del bien), si revisada la información el proveedor desea crear un producto con una marca no registrada, puede agregar el producto dando clic en el icono Imagen 3.17., como se muestra a continuación. Imagen 3.17 A continuación ingrese toda la información solicitada, sobre la Descripción del Producto y los Atributos. Imagen 3.18 Imagen 3.18 Una vez ingresada toda la información solicitada, tiene que dar clic en Enviar. Imagen

17 Imagen 3.19 Podrá imprimir el registro del producto dando clic en Imprimir o si no de clic en Cerrar, para regresar a la pantalla anterior. Imagen 3.20 Imagen

18 El sistema generara un mensaje informando que la solicitud de productos ha sido enviada como se muestra a continuación. Imagen 3.21 Imagen 3.21 Este mismo procedimiento deberá realizarlo por cada nuevo producto, ingresando a la lista de productos genéricos y dando clic en Ver Productos. Imagen 3.22 Imagen 3.22 Cuando haya terminado de ingresar todos los productos nuevos que considere de clic en Regresar. Imagen

19 Imagen 3.23 Puede revisar los productos que ha solicitado su registro dando clic en el enlace Resumen de Creación de Productos. Imagen 3.24 Imagen 3.24 En la siguiente pantalla se desplegará la lista de productos recibidos para que la Entidad Contratante, apruebe o niegue su registro. Imagen

20 Imagen 3.25 De igual manera puede revisar los atributos de cada uno de los productos solicitados para su registro, dando clic en Atributos. Imagen 3.26 Imagen 3.26 Se mostrara los atributos del bien. Imagen 3.27 Imagen

21 Una vez revisados todos los productos de clic en Regresar. Imagen 3.28 Imagen Entrega de Oferta Para el Envío de las Ofertas el proveedor deberá revisar que el Estado del proceso se encuentre en Entrega de Oferta, si es así, ingrese al enlace que se encuentra en la parte superior del proceso que dice Entrega de Oferta. Imagen 3.29 Imagen

22 Se desplegará el listado de productos y en los cuales deberá llenar la información, correspondiente a Propuesta, Condición y Cobertura. Recuerde que el envío de la oferta debe hacerlo hasta antes de la fecha y hora límite de Entrega de Oferta. Ahora ingrese al icono, como se muestra a continuación. Imagen 3.30 Imagen 3.30 En la siguiente pantalla deberá ingresar el valor de la oferta económica y la observación del producto. Imagen 3.31 Imagen

23 Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón Guardar. Imagen 3.32 Imagen 3.32 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen 3.33 Imagen 3.33 Guardada la información revise que el Estado de la Propuesta se encuentre en Ofertado, si es así de clic en el botón Continuar. Imagen

24 Imagen 3.34 En la siguiente pantalla llene la información de las condiciones comerciales de la propuesta. Imagen 3.35 Imagen

25 Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón Guardar. Imagen 3.36 Imagen 3.36 Guardada la información continúe el proceso dando clic en el botón Continuar. Imagen 3.37 Imagen

26 En la siguiente pantalla ingresará la información sobre la Cobertura del Producto en las diferentes Provincias. Imagen 3.38 Imagen 3.38 Para ingresar la cobertura existen dos opciones, el cual dependerá de la capacidad del proveedor para ofertar su producto. Puede realizarlo a todas las provincias dando clic en TODAS, como se muestra a continuación. Imagen 3.39 Imagen

27 O puede realizarlo dando clic en cada provincia en donde tendrá cobertura el producto ofertado, como se muestra a continuación. Imagen 3.40 Imagen 3.40 Una vez ingresada la información si, existiera un error en la cobertura del producto puede limpiar la información e ingresar nuevamente los datos, tal como se muestra a continuación, de clic en Limpiar y luego de clic en Aceptar. Imagen 3.41 Imagen

28 Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón Guardar. Imagen 3.42 Imagen 3.42 Para continuar con el envió de la oferta de los productos de clic en Continuar Ofertando. Imagen 3.43 Imagen 3.43 El proveedor deberá realizar toda esta operación por cada uno de los productos que va a ofertar, como se muestra a continuación. Imagen

29 Imagen 3.44 Ofertado los productos, proceda a imprimir y revisar la información ingresada. Imagen 3.45 Imagen 3.45 Revisada la información proceda a imprimir el documento. Recuerde que debe ser firmada por el Representante Legal y/o Propietario y presentarlo conjuntamente con la oferta. Imagen

30 Imagen 3.46 Si el proveedor no desea enviar la oferta de un producto específico, debe ingresarse al producto, dando clic en propuesta y en la parte inferior debe cambiar el Estado Propuesta ha Cancelado, como se muestra a continuación. Imagen

31 Imagen 3.47 Revisada la oferta proceda a finalizar el registro dando clic en Finalizar. Tenga en cuenta el mensaje que desplegara el sistema, antes de dar clic en Aceptar. Imagen 3.48 Imagen 3.48 Luego de esto se mostrara la pantalla con los productos habilitados de la oferta enviada a través del portal de compras públicas, y que debidamente impresos y firmados deben ser adjuntados a la oferta, para salir de clic en Regresar. Imagen

32 Imagen Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado Revisión de Ofertas, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidación de Errores, como se muestra a continuación. Imagen 3.50 Imagen

33 Recuerde que la Respuesta a la Convalidación lo deberá hacer desde la fecha y hora límite de solicitud de Convalidación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuesta a la Convalidación. Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen 3.51 Imagen 3.51 A continuación el proveedor podrá revisar el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante, luego deberá hacer clic en el botón Responder. Imagen 3.52 Imagen

34 Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, y a continuación haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.53 Imagen 3.53 En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación. Imagen 3.54 Imagen 3.54 Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botón Regresar. Imagen

35 Imagen 3.55 Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña Archivos del proceso. 3.7 Mejora de Condiciones En esta etapa si el proveedor ha obtenido una calificación mínima de 70 puntos deberá mejorar las condiciones de su oferta en cumplimiento a la Resolución No. RE-INCOP emitida el 11 de octubre de 2013 por el SERCOP, dando clic en la pestaña de la parte superior Mejora de Condiciones. Imagen

36 Imagen 3.56 En la siguiente pantalla, se presentará el listado que corresponde a los productos que pasaron la primera calificación, para mejorar las condiciones de clic en el siguiente icono, como se muestra a continuación. Imagen 3.57 Imagen 3.57 Se presentará el Formulario Mejora Condición del producto, tome en cuenta que ciertos valores deberán ser mejorados a la baja y otros deberán ser mejorados a la alza, en el recuadro de mejora consta los siguientes iconos que indican a que mejora debe realizar el proveedor. Imagen

37 Imagen 3.58 Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón Guardar. Imagen 3.59 Imagen 3.59 Para continuar con la mejora de condición de los siguientes productos de de clic en Regresar. Imagen 3.60 Imagen

38 Este mismo procedimiento debe realizarlo con todos los productos calificados en la primera etapa, una vez que se han mejorado las condiciones se presentara los productos con este icono, que quiere decir que ya se encuentra mejorado la oferta del producto. Imagen 3.61 Imagen 3.61 Puede imprimir la información ingresada, dando clic en Imprimir. Imagen 3.62 Imagen

39 Luego del cual se mostrará un resumen de las mejoras de condición realizadas y el estado de cada uno, puede imprimir caso contrario de clic en Regresar. Imagen 3.63 Imagen 3.63 Para salir de clic en Regresar. Imagen 3.64 Imagen 3.64 Si las mejoras de condiciones pasan por la calificación final, se procederá a la firma del Convenio Marco, previa la Adjudicación con el proveedor. 38