MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN COMPRA POR CATÁLOGO INCLUSIVO DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES

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1 MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN COMPRA POR CATÁLOGO INCLUSIVO DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES AGOSTO 2015

2 1. Presentación... Error! Marcador no definido. 2. Fundamento Legal... Error! Marcador no definido. 3. Catálogo Dinámico Inclusivo Generación de órdenes de Compra en el Catalogo Dinámico Inclusivo Barra Principal Utilitarios de la Barra Principal Catálogo Inclusivo Pre visualización de las órdenes Lista de órdenes Impresión de órdenes de compra Liquidación de órdenes de compra Dejar sin efecto las órdenes de compra

3 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, pone a conocimiento de las entidades, el manual de Catálogo Electrónico Inclusivo. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6.- Definiciones. 1. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. COMPRAS POR CATALOGO Art Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, 2

4 sobre la base de parámetros y objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública. Art Catálogo Electrónico.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. Art Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base 3

5 prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. Es toda persona natural o jurídica que, como una unidad productiva, ejerce una actividad de producción, comercio y/o servicios, y que cumple con el número de trabajadores y valor bruto de las ventas anuales, señalado para cada categoría, de conformidad con los rangos que se establecerán en el reglamento del Código de la Producción. En caso de inconformidad de las variables aplicadas, el valor bruto de las ventas anuales prevalecerá sobre el número de trabajadores, para efectos de determinar la categoría de una empresa. Los artesanos que califiquen al criterio de micro, pequeña y mediana empresa recibirán los beneficios de este Código, previo cumplimiento de los requerimientos y condiciones señaladas en el Reglamento. Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá expresar la categoría a la que pertenece el proveedor. El SERCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de alguno de los siguientes mecanismos: 1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores; 4

6 2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley; 3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a aquella; 4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas. Art Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el SERCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. 3. Catálogo Dinámico Inclusivo El Catálogo Dinámico Inclusivo es la herramienta creada para favorecer y privilegiar órdenes de compra de bienes y servicios de exclusiva producción nacional en la que participan micro, pequeñas unidades productivas, artesanos y actores de la economía popular y solidaria (EPS), para que las entidades contratantes adquieran bienes, obras o servicios de forma directa. 5

7 Los Catálogos Dinámicos Inclusivos, aseguran el logro de una adecuada calidad de vida para todos los ciudadanos y ciudadanas mediante la eliminación de aquellas condiciones, mecanismos o procesos que restringen la libertad de participar en la vida económica, social y política de la comunidad Generación de órdenes de Compra en el Catalogo Dinámico Inclusivo Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 5.0 o superior. Ingrese al Portal Institucional SERCOP, Según se indica en la Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado, ver Imagen 3.2 6

8 Imagen 3.2 Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese el número de RUC, Usuario y Contraseña, luego pulse el botón Entrar, ver Imagen 3.3 Imagen 3.3 Hacer clic en la pestaña Entidad Contratante, donde se despliega las diferentes opciones, de las cuales debe seleccionar Catálogo electrónico, como se indica en la imagen 3.4 7

9 Imagen 3.4 Al hacer clic en la pestaña Catálogo electrónico, se despliega una pantalla, que para entrar al catálogo, debe digitar nuevamente su RUC, Usuario y Contraseña, y de clic en el botón Entrar, como se indica en la imagen Barra Principal Imagen 3.5 Al ingresar podrá revisar la pantalla de ingreso principal del catálogo electrónico, revise a continuación la información que se encuentra en la Barra Principal. Imagen Imagen

10 3.2.1 Utilitarios de la Barra Principal Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico, para ello ingrese nombre del producto y a continuación de clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen Imagen A continuación podrá ver en pantalla la búsqueda realizada. Imagen Volver al SOCE Imagen Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen Perfil del usuario Imagen La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen Imagen

11 Para Salir de la sesión, de clic en la sección que se muestra a continuación. Imagen Imagen Volver a la página de Inicio Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Para ingresar de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen Imagen Configuración En esta opción el proveedor seleccionado en catálogo, podrá gestionar los temas relacionados con los requerimientos solicitados por el SERCOP o por las Entidades Contratantes en base a sus productos. Para ingresar a esta opción de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen Imagen Catálogo Inclusivo Es un sistema de compra directa que garantiza la participación incluyente y exclusiva de actores de la economía popular y solidaria; micro y pequeños proveedores; proveedores pertenecientes a grupos vulnerables; o grupos de atención prioritaria, que permite a las entidades contratantes agilizar, simplificar y transparentar sus adquisiciones de bienes y servicios normalizados, exclusivamente. En los catálogos dinámicos inclusivos únicamente podrán participar, en calidad de proveedores los productores individuales, las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria, las unidades económicas populares, los artesanos, los micros y pequeñas unidades productivas. 10

12 Al hacer clic en el botón Entrar, se despliega una pantalla en la que se debe hacer clic en la pestaña Catálogo Inclusivo, como se indica en la Imagen Imagen Podemos visualizar los diferentes catálogos inclusivos que se encuentran a disposición, tales como: servicio de alimentos, servicio de conexión eléctrica, servicio de pintura, servicio de alquiler de vehículos de transporte, servicio de limpieza y servicio de confección textil. El procedimiento es similar en cualquiera de ellos, para ejemplarizar haremos clic en el enlace Servicio de alimentos, como se indica en la Imagen

13 Imagen Al hacer clic en Servicio de alimentos, se despliega una pantalla en la que se hace clic en Servicio de cafetería, como se indica en la Imagen Imagen Luego se hace clic en el enlace Refrigerios, como se indica en la Imagen Imagen

14 Al hacer clic en el enlace Refrigerios, se despliega una pantalla en la que hay que seleccionar la provincia en la que se requiere el servicio, como se indica en la Imagen Imagen Una vez seleccionada la provincia, se pulsa el botón Buscar, como se indica en la Imagen Imagen Al hacer clic en el botón Buscar, se despliegan todos los proveedores que se encuentran catalogados para brindar el servicio, de los cuales se selecciona uno en la que tengan capacidad participativa CP-, y se complementa el campo con el requerimiento, luego se hace clic en el ícono de compra, como se indica en la Imagen

15 Imagen Al hacer clic en el ícono, se despliega un mensaje indicando que el elemento ha sido agregado a la lista. Luego se debe hacer clic en el botón Aceptar, como se indica en la Imagen Imagen Al hacer clic en el botón Aceptar, se despliega nuevamente la pantalla con la información de la compra realizada, para registrar dicho requerimiento se debe hacer clic en el ícono que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla como se indica en la Imagen

16 Imagen Al hacer clic en el ícono se despliega una pantalla en la que se puede visualizar la compra realizada; si se requiere seguir comprando, se hace clic en el botón Seguir comprando, como se indica en la Imagen Imagen Al hacer clic en el botón Seguir comprando, se despliegan las diferentes opciones que se tiene, para el ejemplo se hará clic en el enlace BEBIDAS PERMANENTES DURANTE UNA REUNIÓN, como se indica en la Imagen

17 Imagen Al hacer clic en BEBIDAS PERMANENTES DURANTE UNA REUNIÓN, se despliegan los diferentes proveedores que ofrecen el servicio, pudiéndose escoger al mismo proveedor de la anterior compra, con el fin de que brinde el servicio completo, para lo cual se complementa el campo de la cantidad requerida y luego se pulsa el ícono como se indica en la Imagen Imagen Al hacer clic en el ícono se despliega un mensaje que indica que el elemento ha sido agregado a la lista, luego se debe hacer clic en el botón Aceptar, como se indica en la Imagen

18 Imagen Al hacer clic en el botón Aceptar, se despliega nuevamente la pantalla con la información de la compra realizada, para registrar dicho requerimiento se debe hacer clic en el ícono que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla como se indica en la Imagen Imagen Al hacer clic en el botón Lista de compras, se despliega una pantalla en la que se puede visualizar las compras realizadas, en la cual se debe complementar los campos de Impuesto y de Partida, y luego pulsar el botón Seguir comprando, como se indica en la Imagen

19 Imagen Al hacer clic en el botón Seguir comprando, se despliega una pantalla en la que nos indica el total de las compras realizadas, luego se debe pulsar el botón Guardar, como se indica en la Imagen Imagen Para continuar con la compra, debemos hacer clic en el botón Siguiente, como se indica en la Imagen

20 Imagen Al hacer clic en el botón Siguiente, se despliega una pantalla en la que se debe complementar los campos correspondientes a la: dirección de la entrega, la persona que autoriza y alguna observación que fuese pertinente señalar, como se indica en la Imagen Imagen

21 Una vez complementada la información requerida, se debe hacer clic en el botón Siguiente, como se indica en la Imagen Imagen Al pulsar el botón Siguiente, se despliega una pantalla en la que se pre visualiza todas las órdenes de compra, en la que se debe volver a ingresar los datos de la Entidad, como son: RUC, Usuario y Contraseña, para abalizar la compra, y luego se debe hacer clic en el botón Siguiente, con lo que quedaría terminado el proceso de adquisición a través del catálogo inclusivo, como se indica en la Imagen

22 4.3.1 Pre visualización de las órdenes Imagen Para verificar la adquisición realizada, podemos hacer clic en el ícono configuración que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, desplegando las opciones de: Lista de órdenes, lista de 21

23 mantenimientos, programación de pujas y Salir, debiendo hacer clic en el enlace Lista de órdenes, como se indica en la Imagen Imagen Lista de órdenes Al hacer clic en el enlace Lista de órdenes, se despliega una pantalla en la que nos permite realizar la búsqueda a través del nombre del Proveedor, el código, el producto o servicio, fechas, o realizar la búsqueda en forma visual del listado que se despliega, como se indica en la Imagen Imagen

24 En el listado se puede hacer clic en el enlace Ver detalles, como se indica en la Imagen Imagen Al hacer clic en Ver detalles, se despliega información tal como: Tipo, Código, Proveedor, Fecha de emisión, Fecha de aceptación, Detalles de la compra, Total y Estado: Imprimir, Liquidar compra, Dejar sin efecto. Ver imagen Imagen

25 3.3.3 Impresión de órdenes de compra La impresión de las órdenes de compra se despliega de la siguiente manera: Imagen

26 3.3.4 Liquidación de órdenes de compra Para liquidar la orden de compra, se deberá subir el archivo de la Recepción de los bienes o servicios recibidos, y hacer clic en el botón Liquidar, como se indica en la Imagen Imagen Dejar sin efecto las órdenes de compra Para dejar sin efecto la orden de compra, se deberá subir la Resolución que deje sin efecto la orden de compra, para lo cual se debe subir la Resolución y pulsar el botón Dejar sin efecto, como se indica en la imagen Imagen