MANUAL DE USUARIO REGIMEN ESPECIAL DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES TRANSPORTE DE CORREO INTERNO E INTERNACIONAL

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1 MANUAL DE USUARIO REGIMEN ESPECIAL TRANSPORTE DE CORREO INTERNO E INTERNACIONAL DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES AGOSTO 2014

2 INDICE 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSNCP... 2 ENTIDAD CONTRATANTE Fase Precontractual Creación del Proceso... 4 Paso 1: Información Básica... 6 Paso 2: Productos... 9 Paso 3: Parámetros de Calificación Paso 4: Selección de Proveedores Paso 5: Plazos y Fechas Paso 6: Anexos Consulta De Procesos PROVEEDOR Revisión de Invitación ENTIDAD CONTRATANTE Audiencia de Aclaraciones PROVEEDOR Revision de Audiencia de Aclaraciones PROVEEDOR Entrega De Propuestas ENTIDAD CONTRATANTE Apertura de Ofertas ENTIDAD CONTRATANTE Convalidación de Errores PROVEEDOR Respuesta Convalidación de Errores ENTIDAD CONTRATANTE Revisar Convalidación de Errores Calificación De Ofertas Adjudicación Fase Contractual Registro de Contratos

3 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Trasporte de correo Interno e Internacional, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser usada para la Publicación del Procedimiento. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Artículo 2.- Régimen Especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 7. Los de transporte de correo internacional y los de transporte interno de correo, que se regirán por los convenios internacionales, o las disposiciones legales y reglamentarias dictadas para el efecto, según corresponda; 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Artículo Contratos de Correos del Ecuador.- Los contratos de correo internacional y los de transporte interno de correo que celebre la empresa Correos del Ecuador, se regirán por las normas contenidas en las Actas de la Unión Postal Universal, de la Unión Postal de las Américas y España y demás convenios internacionales, ratificados por el Ecuador. Artículo 97.- Correos Rápidos o Courier.- Las contrataciones de transporte de correo interno e internacional, requeridas por las entidades consideradas en el ámbito de la Ley, con empresas de Correos Rápidos o Courier, distintos a la empresa Correos del Ecuador, deberán llevarse a cabo siguiendo el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitirá una resolución en la que se justifique la existencia de la circunstancia o necesidad que le 2

4 faculta acogerse al Régimen Especial, aprobará los pliegos, el cronograma del proceso y dispondrá el inicio del procedimiento especial; 2. Se publicará en el Portal la resolución de la máxima autoridad de la entidad contratante, adjuntando la documentación referida en el número 1 anterior y la identificación de los proveedores invitados, señalando día y hora en que fenece el período para recepción de las ofertas; 3. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante enviará invitación directa a los proveedores seleccionados, que serán mínimo dos (2) y máximo cinco (5), con toda la información que se publicó en el Portal 4. En el día y hora señalados para el efecto en la invitación, que no podrá exceder el término de 3 días contados desde su publicación, se llevará a cabo una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el Portal 5. En la fecha y hora señaladas para el efecto, a través del Portal se procederá a la recepción de las ofertas de los proveedores invitados; 6. La máxima autoridad o su delegado, mediante resolución motivada adjudicará la oferta, aún cuando se recibiere una sola si conviene a los intereses institucionales, caso contrario declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del o los oferentes. 3

5 ENTIDAD CONTRATANTE 3. Fase Precontractual 3.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema de Contratación, de un clic en el ícono SOCE. Sistema Oficia de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 4

6 Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la imagen de inicio de sesión del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Para crear un proceso ingrese al menú Entidad Contratante, submenú Régimen Especial, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5 5

7 Imagen3.5 Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Número de Resolución: Ingresar el número de Resolución que justifica iniciar el proceso. Justificación: Ingresar una breve descripción de la justificación para acogerse a régimen especial. Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación (Régimen Especial Transporte de correo Interno e Internacional - Siglas de la Entidad Contratante Número secuencial o correlativo establecido por la Entidad Año. Ejemplo: RE-ENTG Objeto de contratación: Ingresar una breve descripción de los Bienes, Obras, Servicios o Consultoría a contratar. Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación. 6

8 Provincia: Provincia donde será entregado el Producto Objeto de Contratación. Ciudad: Ciudad donde será entregado el Producto Objeto de Contratación. Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso en caso de que no encuentre el proceso con el código. Tipo de Contratación: Seleccione la opción Transporte de correo interno o internacional. Tipo de Compra: Seleccione la opción Servicio. Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial establecido por la Entidad Contratante. Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria requerida para la contratación. Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo. Si no se va a entregar un anticipo ingrese el valor 0. Saldo a: Seleccione de entre las opciones: Otra-Revisar términos de Referencia Pago a 30 días Pago a 45 días Pago contra entrega de bienes, obras o servicios Pago por otro concepto Pago por planilla. Funcionario Encargado del Proceso: Seleccione el nombre de la persona a cargo del proceso. Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento, reproducción o edición de los pliegos. 7

9 Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón Continuar. Imagen 3.6 Imagen 3.6 Ahora el sistema mostrará un mensaje para que confirme los datos ingresados, para ello haga clic en el botón Aceptar y continúe al siguiente paso. Imagen 3.7 Imagen 3.7 8

10 Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC que se requiere y por la cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón Buscar Producto. Imagen 3.8 Imagen 3.8 Busque el código del bien o servicio, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere o con el código si es que ya lo conoce). Imagen 3.9 Imagen 3. 9 Ahora podrá observar que ya sale seleccionado el código, la descripción, seleccione Unidad de medida, ingrese cantidad, valor, el subtotal saldrá automáticamente y finalmente ingrese las características. Imagen

11 Imagen 3.10 Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón Continuar. Imagen 3.11 Imagen 3.11 Paso 3: Parámetros de Calificación En este paso aparecerán los parámetros de calificación, y la opción para que la Entidad agregue los parámetros que requiere para la calificación de los oferentes. Imagen 3.12 Imagen 3.12 Seleccione los parámetros dando un clic en el ícono el parámetro. Imagen 3.13 el cual permitirá agregar 10

12 Imagen 3.13 Una vez que haya seleccionado todos los parámetros, no olvide ir registrando los puntajes por los que calificará cada parámetro, para finalizar dé clic en el botón Continuar. Imagen 3.14 Imagen 3.14 Paso 4: Selección de Proveedores Al pulsar el botón Continuar, el sistema permite ingresar al siguiente paso, donde se debe seleccionar al Proveedor que será invitado a este proceso, como se indica en la Imagen 3.15 Recuerde que para este tipo de contratación deberá seleccionar minio dos proveedores y máximo cinco. 11

13 Imagen 3.15 Se realiza la búsqueda del Proveedor a través del RUC o por la Razón Social, y se pulsa el botón Buscar Proveedor, luego de lo cual se despliega el proveedor sobre el cual se hace clic, quedando registrado la invitación, como se indica en la Imagen 3.16 Imagen 3.16 Una vez registrado el Proveedor invitado, se pulsa el botón Continuar, como se indica en la Imagen 3.17 Imagen

14 Paso 5: Plazos y Fechas A continuación, proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 3.18 Imagen 3.18 El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos como se muestra a continuación. Imagen 3.19 Imagen 3.19 Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso. Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora límite para que se pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Preguntas. Fecha límite de Respuestas: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para responder a la las preguntas se podrá realizar desde la Fecha y hora de Publicación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuestas. 13

15 Fecha límite de entrega de Propuestas: Fecha y hora límite para entregar la oferta económica a través del sistema y la oferta técnica de forma física a la Entidad Contratante. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Respuestas hasta antes de la Fecha límite de entrega de Propuestas. Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha y hora en la que se abrirán las ofertas. Recuerde que desde la fecha de apertura de ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación, la Entidad deberá indicar si existe o no convalidación y calificar las ofertas) Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha y hora en la que se estima se realizará la Adjudicación. Una vez que haya registrado las fechas, dé un clic en el botón Continuar. Imagen 3.20 Imagen 3.20 Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y en la sección de archivos opcionales los documentos obligatorios que irán en la etapa precontractual (Estudios, Resolución de Inicio y Aprobación de los pliegos y Certificación Presupuestaria). Imagen

16 Imagen 3.21 Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo Descripción y finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.22 Imagen 3.22 A continuación, haga clic en el botón Finalizar. Imagen

17 Imagen Consulta De Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción Consultar, submenú Mis Procesos. Imagen 3.24 Imagen 3.24 Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen

18 Imagen 3.24 Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón Buscar. Imagen 3.25 Imagen 3.25 Haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 3.26 Imagen 3.26 Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen

19 Imagen 3.27 PROVEEDOR 3.3 Revisión de Invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.28 Imagen 3.28 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen

20 Imagen 3.29 Haga clic ahora en la pestaña Archivos, aquí podrá descargar los pliegos. Imagen 3.30 Imagen 3.30 ENTIDAD CONTRATANTE 3.4 Audiencia de Aclaraciones Para el caso de Régimen Especial se procede a la publicación del acta como producto de la Audiencia de Aclaraciones realizada, el sistema habilitará el link Audiencia de Aclaraciones. Imagen

21 Imagen 3.31 Al hacer clic en Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, le permite a la Entidad subir el Acta de la audiencia realizada, luego de lo cual se pulsará el botón Registrar Acta PROVEEDOR 3.5 Revisión de Audiencia de Aclaraciones En el caso de existir aclaraciones se hace clic en el enlace Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, como se indica en la Imagen 3.32 Imagen

22 Al ingresar podrá visualizar las aclaraciones y el acta. Imagen 3.33 PROVEEDOR 3.6 Entrega De Propuestas Imagen 3.33 Cuando llegue la fecha y hora de la entrega de la propuesta, el sistema habilita el link Entrega de Propuesta, como se indica en la Imagen 3.34 Imagen 3.34 Al hacer clic en Entrega de Propuesta, el sistema muestra una pantalla, donde se tiene que hacer clic en Enviar Oferta, como se indica en la Imagen

23 Imagen 3.35 Al hacer clic en el enlace Enviar Oferta, el sistema permite el ingreso de la oferta, complementando los campos de: Precio Ofertado, Tiempo de Entrega, Tiempo de Garantía y Observaciones, luego se pulsa el botón Guardar temporalmente, como se indica en la Imagen 3.36 Imagen 3.36 Al hacer clic en el botón Guardar temporalmente, el sistema permite que se suba la propuesta, y luego se pulsa el botón Enviar Oferta, como se indica en la Imagen

24 Imagen 3.37 Al hacer clic en el botón Enviar Oferta, el sistema despliega un mensaje que indica si se está seguro en finalizar el envío de la propuesta, pulsando el botón Aceptar, como se indica en la Imagen 3.38 Imagen 3.38 Al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema despliega una pantalla en la que indica que la oferta fue enviada con éxito, como se indica en la Imagen 3.38 Imagen

25 ENTIDAD CONTRATANTE 3.7 Apertura de Ofertas La Entidad Contratante realizará la apertura de todas las propuestas recibidas y generará un Acta de Apertura de Ofertas, la misma que deberá subirse al Portal de COMPRASPUBLICAS, en el menor tiempo posible. Imagen 3.39 ENTIDAD CONTRATANTE 3.8 Convalidación de Errores Imagen 3.39 En base a la programación establecida, la siguiente fase es la calificación de la oferta, para lo cual a la Entidad se le activa el enlace Convalidación de Errores, como se indica en la Imagen 3.40 Imagen

26 Al hacer clic sobre el enlace Convalidación de Errores, el sistema despliega una pantalla, en la que pregunta si se va a realizar la convalidación; en el caso de señalar No, nos permite pasar directamente a calificar, de lo contrario en el caso de realizarse la convalidación de errores, se señala Si y se pulsa el botón Guardar, como se indica en la Imagen 3.41 Imagen 3.42 Al hacer clic en el botón Guardar, el sistema despliega un mensaje en el que recuerda que una vez registrada la elección no podrá ser modificada, en el caso de estar seguro se pulsa el botón Aceptar, como se indica en la Imagen 3.42 Imagen 3.42 Al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema permite subir al sistema el Acta de Convalidación de Errores, luego de lo cual se deberá pulsar el botón Continuar, como se indica en la Imagen 3.43 Imagen

27 Al hacer clic en el botón Continuar, el sistema permite que se realice la convalidación de errores, para lo cual se debe realizar clic en el enlace Convalidar al hacer clic en el enlace Convalidar, el sistema despliega un cuadro de dialogo, en el que se registra la petición de convalidación al Proveedor, luego de lo cual se pulsa el botón Enviar, como se indica en la Imagen 3.44 Imagen 3.44 Al hacer clic en el botón Regresar, el sistema permite la finalización de esta fase, para lo cual se pulsa el botón Finalizar Convalidación, como se indica en la Imagen 3.45 Imagen 3.45 Al hacer clic en el botón Finalizar Convalidación, el sistema despliega las fechas del proceso de convalidación de errores, que una vez que se hayan complementado, se pulsará el botón Realizar Convalidación, como se indica en la Imagen 3.46 Imagen

28 Al hacer clic en Realizar Convalidación, el sistema despliega un mensaje indicando que las fechas no podrán ser modificadas, al estar seguro se pulsa el botón Aceptar, como se indica en la Imagen 3.47 Imagen 3.47 Al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema despliega un mensaje indicando el total de convalidaciones realizadas, por lo que se debe pulsar el botón Aceptar, según se indica en la Imagen 3.48 Imagen 3.48 PROVEEDOR 3.9 Respuesta Convalidación de Errores El Proveedor verificará si existe convalidación de errores, para lo cual hará un clic sobre el enlace Convalidación de Errores, según se indica en la Imagen

29 Imagen 3.49 Al hacer clic sobre el enlace Convalidación de Errores, el sistema despliega una pantalla, donde se tiene que hacer clic sobre el enlace Responder, como se indica en la Imagen 3.50 Imagen 3.50 Al hacer clic en Revisar/Responder Preguntas, el sistema despliega una pantalla donde se puede visualizar la convalidación requerida, que para contestar se debe pulsar el botón Responder, como se indica en la Imagen

30 Imagen 3.51 Al hacer clic en el botón Responder, el sistema despliega un campo de dialogo, en el que se puede responder la convalidación requerida, luego de lo cual se pulsará el botón Enviar, como se indica en la Imagen 3.52 Imagen 3.52 ENTIDAD CONTRATANTE 3.10 Revisar Convalidación de Errores La Entidad Contratante verificará la respuesta a la convalidación solicitada, para lo cual hará clic en el enlace Revisar Convalidación, como se indica en la Imagen

31 Imagen 3.53 Al hacer clic sobre el enlace Revisar Convalidación, el sistema despliega una pantalla donde se visualiza la respuesta generada por el Proveedor e inclusive los documentos que haya remitido, luego de lo cual pulsará el botón Regresar, como se indica en la Imagen 3.54 Imagen Calificación De Ofertas Al pulsar el botón Regresar, el sistema despliega una pantalla con el enlace Calificación, al hacer clic en el enlace Calificación, el sistema despliega una pantalla donde permitirá evaluar a la oferta presentada por el proveedor, para lo cual se hará clic en el enlace Calificar, como se indica en la Imagen

32 Imagen 3.55 Al hacer clic en Guardar Temporalmente, el sistema nos despliega la información complementada, por lo que se deberá pulsar el botón Confirmar Calificación, como se indica en la Imagen 3.56 Imagen 3.56 Al hacer clic en Confirmar Calificaciones, el sistema despliega un mensaje pidiendo que se confirme definitivamente las calificaciones, por lo que se deberá pulsar el botón Aceptar, como se indica en la Imagen

33 Imagen 3.57 Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega una pantalla donde permite la finalización de la fase de calificación, para lo cual se pulsará el botón Finalizar Calificación, como se indica en la Imagen 3.58 Imagen 3.58 Al hacer clic en Finalizar Calificación, el sistema despliega un mensaje en el que indica si se está seguro de finalizar la calificación, para lo cual se pulsa el botón Aceptar, como se indica en la Imagen 3.59 Imagen

34 3.12 Adjudicación Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega una pantalla donde se visualiza el enlace Adjudicar, como se indica en la Imagen 3.60 Imagen 3.60 Al hacer clic en Adjudicar, el sistema despliega una pantalla donde se puede visualizar las calificaciones de la oferta, y permite seleccionar al proveedor que se le adjudicará como también las observaciones sobre las cuales se sustenta su adjudicación, luego de lo cual se pulsa el botón Adjudicar Proveedor, como se indica en la Imagen 3.61 Imagen 3.61 Al hacer clic en Adjudicar Proveedor, nos permite subir la Resolución de Adjudicación, luego de lo cual se debe pulsar el botón Finalizar Adjudicación, como se indica en la Imagen

35 Imagen 3.62 Al hacer clic en Finalizar Adjudicación, el proceso pasara a Adjudicado-Registro de Contratos. Imagen 3.63 Imagen

36 4. Fase Contractual 4.1 Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema. Para ello haga clic en el enlace Contratos. Imagen 4.1 Imagen 4.1 A continuación podrá observar la pantalla y dar un clic en el enlace Ingreso de la Información del Contrato Principal. Imagen 4.2 Imagen

37 Registre la fecha de suscripción del contrato, el contrato inicia, el nombre del administrador del contrato, información de consorcio si es el caso y entregas parciales si es el caso, la entrega definitiva en días. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón Guardar. Imagen 4.4 Imagen 4.4 Para finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las partes como son: contrato y si se dio anticipo la notificación del mismo. Imagen

38 Imagen 4.5 Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón Continuar. Imagen 4.6 Imagen 4.6 A continuación deberá registrar las garantías del contrato principal de ser pertinente y luego de clic en Guardar Garantía. Imagen

39 Imagen 4.7 En esta etapa ingresara todas las garantías pertinentes, una vez ingresada la información solicitada. Deberá dar clic en Finalizar. Imagen 4.8 Imagen 4.8 Para finalizar con el registro de contrato deberá dar clic en Finalizar. Imagen

40 Imagen 4.9 El proceso pasara a ejecución de contrato y las entregas parciales deberá ser ingresado por el Administrador del Contrato, en la fase contractual del proceso. Imagen 4.10 Imagen 4.10 Para finalizar el proceso el Administrador del Contrato deberá haber subido la información de la entrega o entregas, luego del cual el proceso pasa a estado Ejecución del Contrato, en esta etapa se subirá las Facturas, Actas de Entregas Recepción Definitiva y documentación complementaria para Finalizar el proceso. (Nota: solo el funcionario que inicio el proceso lo finaliza). 39