MANUAL DE USUARIO REGIMEN ESPECIAL DIRIGIDO A PROVEEDORES TRANSPORTE DE CORREO INTERNO E INTERNACIONAL

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1 MANUAL DE USUARIO REGIMEN ESPECIAL TRANSPORTE DE CORREO INTERNO E INTERNACIONAL DIRIGIDO A PROVEEDORES AGOSTO 2014

2 INDICE 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSNCP... 2 PROVEEDOR Ingreso al Sistema Oficial de Contratacion del Estado Ingreso Pagina Web SERCOP Revisión de Invitación Revisión de Audiencia de Aclaraciones Entrega De Propuestas Respuesta Convalidación de Errores

3 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Trasporte de correo Interno e Internacional, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser usada para la Publicación del Procedimiento. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Artículo 2.- Régimen Especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 7. Los de transporte de correo internacional y los de transporte interno de correo, que se regirán por los convenios internacionales, o las disposiciones legales y reglamentarias dictadas para el efecto, según corresponda; 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Artículo Contratos de Correos del Ecuador.- Los contratos de correo internacional y los de transporte interno de correo que celebre la empresa Correos del Ecuador, se regirán por las normas contenidas en las Actas de la Unión Postal Universal, de la Unión Postal de las Américas y España y demás convenios internacionales, ratificados por el Ecuador. Artículo 97.- Correos Rápidos o Courier.- Las contrataciones de transporte de correo interno e internacional, requeridas por las entidades consideradas en el ámbito de la Ley, con empresas de Correos Rápidos o Courier, distintos a la empresa Correos del Ecuador, deberán llevarse a cabo siguiendo el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitirá una resolución en la que se justifique la existencia de la circunstancia o necesidad que le 2

4 faculta acogerse al Régimen Especial, aprobará los pliegos, el cronograma del proceso y dispondrá el inicio del procedimiento especial; 2. Se publicará en el Portal la resolución de la máxima autoridad de la entidad contratante, adjuntando la documentación referida en el número 1 anterior y la identificación de los proveedores invitados, señalando día y hora en que fenece el período para recepción de las ofertas; 3. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante enviará invitación directa a los proveedores seleccionados, que serán mínimo dos (2) y máximo cinco (5), con toda la información que se publicó en el Portal 4. En el día y hora señalados para el efecto en la invitación, que no podrá exceder el término de 3 días contados desde su publicación, se llevará a cabo una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el Portal 5. En la fecha y hora señaladas para el efecto, a través del Portal se procederá a la recepción de las ofertas de los proveedores invitados; 6. La máxima autoridad o su delegado, mediante resolución motivada adjudicará la oferta, aún cuando se recibiere una sola si conviene a los intereses institucionales, caso contrario declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del o los oferentes. 3

5 PROVEEDOR 3. Ingreso al Sistema Oficial de Contratación del Estado 3.1 Ingreso Pagina Web SERCOP Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema de Contratación, de un clic en el ícono SOCE. Sistema Oficia de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 4

6 Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la imagen de inicio de sesión del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4 Imagen Revisión de Invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. 5

7 Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.6 Imagen 3.6 Haga clic ahora en la pestaña Archivos, aquí podrá descargar los pliegos. Imagen 3.7 Imagen 3.7 6

8 3.3 Revisión de Audiencia de Aclaraciones En el caso de existir aclaraciones se hace clic en el enlace Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, como se indica en la Imagen 3.8 Imagen 3.8 Al ingresar podrá visualizar las aclaraciones y el acta. Imagen Entrega De Propuestas Imagen 3.9 Cuando llegue la fecha y hora de la entrega de la propuesta, el sistema habilita el link Entrega de Propuesta, como se indica en la Imagen

9 Imagen 3.10 Al hacer clic en Entrega de Propuesta, el sistema muestra una pantalla, donde se tiene que hacer clic en Enviar Oferta, como se indica en la Imagen 3.11 Imagen 3.11 Al hacer clic en el enlace Enviar Oferta, el sistema permite el ingreso de la oferta, complementando los campos de: Precio Ofertado, Tiempo de Entrega, Tiempo de Garantía y Observaciones, luego se pulsa el botón Guardar temporalmente, como se indica en la Imagen

10 Imagen 3.12 Al hacer clic en el botón Guardar temporalmente, el sistema permite que se suba la propuesta, y luego se pulsa el botón Enviar Oferta, como se indica en la Imagen 3.13 Imagen 3.13 Al hacer clic en el botón Enviar Oferta, el sistema despliega un mensaje que indica si se está seguro en finalizar el envío de la propuesta, pulsando el botón Aceptar, como se indica en la Imagen 3.14 Imagen

11 Al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema despliega una pantalla en la que indica que la oferta fue enviada con éxito, como se indica en la Imagen 3.15 Imagen Respuesta Convalidación de Errores El Proveedor verificará si existe convalidación de errores, para lo cual hará un clic sobre el enlace Convalidación de Errores, según se indica en la Imagen 3.16 Imagen 3.16 Al hacer clic sobre el enlace Convalidación de Errores, el sistema despliega una pantalla, donde se tiene que hacer clic sobre el enlace Responder, como se indica en la Imagen

12 Imagen 3.17 Al hacer clic en Revisar/Responder Preguntas, el sistema despliega una pantalla donde se puede visualizar la convalidación requerida, que para contestar se debe pulsar el botón Responder, como se indica en la Imagen 3.18 Imagen 3.18 Al hacer clic en el botón Responder, el sistema despliega un campo de dialogo, en el que se puede responder la convalidación requerida, luego de lo cual se pulsará el botón Enviar, como se indica en la Imagen

13 Imagen 3.19 A continuación podrá observar la respuesta realizada y la opción para que el proveedor suba el documento convalidado. Imagen 3.20 Imagen 3.20 Adjunte el documento convalidado y dé clic en el botón Regresar. Imagen 3.21 Imagen 3.21 Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña Archivos del proceso. 12