MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE PROVEEDORES PROCEDIMIENTO ABREVIADO

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1 MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE PROVEEDORES PROCEDIMIENTO ABREVIADO OCTUBRE 2014

2 Tabla de Contenido 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSNCP Resolución INCOP Nº Ingreso en el Portal Paso 1: Términos y Condiciones Paso 2: Información General Paso 3: Información del Proveedor Paso 4: Dirección y teléfonos Paso 5: Información de Contactos Paso 6: Productos Paso 7: Indicadores Paso 8: Finalización del Registro Ingreso al Sistema registro abreviado Subir formularios para habilitación en el sistema: GLOSARIO... 23

3 1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a los proveedores la normativa relacionada con el registro de proveedores mediante procedimiento abreviado en el Portal Institucional del SERCOP. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art Registro Único de Proveedores.- Créase el Registro Único de Proveedores (RUP), como un sistema público de información y habilitación de las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, con capacidad para contratar según esta Ley, cuya administración corresponde al Instituto Nacional de Contratación Pública. El RUP será dinámico, incluirá las categorizaciones dispuestas por el Instituto Nacional de Contratación Pública y se mantendrá actualizado automática y permanentemente por medios de interoperación con las bases de datos de las instituciones públicas y privadas que cuenten con la información requerida, quienes deberán proporcionarla de manera obligatoria y gratuita y en tiempo real. Concordancias: CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 1462, 1463 CODIGO DE COMERCIO, Arts. 2, 6, 8 CODIGO DEL TRABAJO, Arts. 35 LEY ORGANICA DE EMPRESAS PÚBLICAS, LOEP, Arts. 14, 41

4 Art Obligatoriedad de Inscripción.- Para participar individualmente o en asociación en las contrataciones reguladas por esta Ley se requiere constar en el RUP como proveedor habilitado. Por excepción, los oferentes que intervengan en procesos de menor cuantía podrán no estar inscritos en el RUP; pero, deberán inscribirse en el RUP previa a la suscripción de sus respectivos contratos. El Reglamento a esta Ley establecerá las normas relativas al funcionamiento del RUP. Art Causales de Suspensión del RUP.- Son causales de suspensión temporal del Proveedor en el RUP: 1. Ser declarado contratista incumplido o adjudicatario fallido, durante el tiempo de cinco (5) años y tres (3) años, respectivamente, contados a partir de la notificación de la resolución de terminación unilateral del contrato o de la resolución con la que se declare adjudicatario fallido; 2. No actualizar la información requerida para su registro por el Instituto Nacional de Contratación Pública, suspensión que se mantendrá hasta que se realice la actualización correspondiente; y, 3. Haber sido inhabilitado de conformidad a lo previsto en los incisos segundo y tercero del artículo 100 de esta Ley. Una vez superadas las causas o los tiempos de sanción previstos en los numerales anteriores, el Instituto Nacional de Contratación Pública rehabilitará al proveedor de forma automática y sin más trámite. Es causa de suspensión definitiva de un proveedor en el RUP haber entregado para su registro información adulterada, siempre que dicha situación haya sido declarada en sentencia ejecutoriada de última instancia. Concordancias: CODIGO PENAL, Arts. 340

5 LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts Artículos relacionados en el RGLOSNCP CAPÍTULO II DE LAS HERRAMIENTAS DEL SISTEMA SECCIÓN I DEL REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES Art. 8.- Procedimiento para el Registro.- El proveedor que desee registrarse en el RUP observará el procedimiento que para el efecto dicte el INCOP. Sin perjuicio de lo anterior, si existen interconexiones de sistemas o bases de datos, el INCOP podrá establecer los mecanismos complementarios en cuanto a inscripción, habilitación y actualización de información. El proveedor habilitado en el RUP, que accede al Portal se someterá de manera expresa y sin reservas, al contenido del acuerdo de responsabilidad que le solicitará aceptar el sistema, de manera previa a acceder al mismo. 2.3 Resolución INCOP Nº Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras pueden participar individualmente, mediante asociaciones o consorcios, o a través de un compromiso de asociación o consorcio, en las contrataciones reguladas por la LOSNCP. Para habilitarse en el Registro Único de Proveedores, RUP, el proveedor seguirá el siguiente procedimiento: a) Ingresará y registrará toda la información solicitada en el Portal Institucional y b) Entregará en las oficinas del SERCOP, la información requerida:

6 El SERCOP verificará la situación legal del proveedor, sobre la base de la documentación que haya sido presentada. Si la información presentada cumple los requisitos previstos, el SERCOP habilitará al solicitante como proveedor. No se habilitará como proveedor a la persona natural o jurídica si mantiene deudas en mora con el Estado, según lo previsto en el numeral 6 del artículo 62 de la LOSNCP, y todo proveedor será deshabilitado como tal en caso de ser deudor moroso. Es obligación de toda entidad contratante verificar a través del Portal Institucional la habilitación en el RUP de todo oferente en cada proceso de contratación, y en todas las etapas precontractuales de cualquier proceso, hasta la firma del contrato correspondiente, así como asegurarse de que ninguno de los oferentes esté incluido en el Registro de Incumplimientos. La contratación con un proveedor no habilitado en el RUP, o con un oferente que haya sido incluido en el Registro de Incumplimientos, conlleva la responsabilidad de la entidad contratante y sus respectivas consecuencias legales. Art. 5.- Procedimiento abreviado para personas naturales no residentes en el Ecuador.- En casos excepcionales, en los que se justifique que la persona natural no residente no puede cumplir con todos los requisitos del artículo anterior, podrá seguir el procedimiento electrónico de registro bajo su responsabilidad, a través del Portal Institucional El período de registro abreviado del proveedor se mantendrá hasta la adjudicación, cancelación o declaratoria de desierto del proceso correspondiente. En caso de que el proveedor resultare adjudicado, y previamente a la suscripción del contrato correspondiente, deberá habilitarse siguiendo el trámite detallado en el artículo anterior. Art. 7.- Procedimiento abreviado para personas jurídicas no domiciliadas en el Ecuador.- En casos excepcionales, en los que se justifique que la persona jurídica no domiciliada no pueda cumplir con todos los requisitos del artículo anterior, podrá seguir el procedimiento electrónico de registro bajo su responsabilidad, a través del Portal Institucional

7 El período de registro abreviado del proveedor se mantendrá hasta la adjudicación, cancelación o declaratoria de desierto del proceso correspondiente. En caso de que el proveedor resultare adjudicado, y previamente a la suscripción del contrato correspondiente, deberá habilitarse siguiendo el trámite detallado en el artículo anterior. 3. Ingreso en el Portal Una vez ingresado en el Portal Institucional debe hacer clic en el ícono Proveedores. Ingrese por la página principal, Proveedores, Herramientas para proveedores, Registro. Imagen 3.1 Imagen 3.1

8 4. Paso 1: Términos y Condiciones Deberá leer el acuerdo de responsabilidad y al final de la página elegir entre las opciones de: Si, declaro haber leído y acepto los términos y condiciones ; o, No, declaro haber leído y no acepto los términos y condiciones. Deberá elegir la opción Si. Luego haga clic en el botón Continuar para seguir con el registro, como se muestra en la pantalla siguiente: Imagen 4.1 Imagen Paso 2: Información General En este registro se aplica el término Proveedor tanto a personas jurídicas como naturales. Todos los campos marcados con asterisco (*) son campos obligatorios, no puede dejarlos en blanco. Deberá completar los siguientes campos con la descripción que se detalla a continuación:

9 Usuario: Palabra con la cual el proveedor podrá ingresar a su cuenta dentro del portal institucional debe ser fácil de recordar y adicionalmente solo permite un nombre de usuario; si existiera un usuario igual, el portal solicitará otro usuario. Contraseña: Al igual que el usuario debe ser fácil de recordar y puede contener letras o números, mínimo seis caracteres. Confirmar contraseña: Vuelva a escribir la contraseña para asegurarse que se escribió correctamente. Correo electrónico: Debe ser el que el proveedor revise con mayor frecuencia ya que a este será al que le lleguen las notificaciones pertinentes. TIPO DE PERSONA Debe seleccionar el tipo de persona que está realizando el registro, haciendo clic en cada uno de las casillas que se encuentran detalladas a continuación: Tipo de Persona: Natural o Jurídica Origen: Nacional o Extranjera Residente en el Ecuador / No Residente en el Ecuador (Aplica para personas naturales de origen extranjero) Procedimiento Abreviado / Procedimiento Normal (Aplica para personas jurídicas de origen extranjero) En casos excepcionales en los que se justifique que cualquier persona natural o jurídica, nacional o extranjera no reside o no domiciliada en el Ecuador, no pueda cumplir con los requisitos para la habilitación bajo el procedimiento normal, podrá seguir el procedimiento electrónico de registro bajo su responsabilidad, hasta que resida o se domicilie en el Ecuador por cualquier motivo, incluyendo el haber sido adjudicado en algún contrato con el Estado Ecuatoriano

10 Haga clic en el botón Continuar para seguir con el registro. Imagen 5.1 Imagen 5.1

11 6. Paso 3: Información del Proveedor En el Paso 3 deberá completar los campos de información personal del proveedor tales como: número de id, apellidos, nombres, género, estado civil, etc. Luego debe dar clic en Continuar. Imagen 6.1 Imagen 6.1

12 7. Paso 4: Dirección y teléfonos Completar los campos que correspondan al domicilio, país y teléfonos de contacto. Luego haga clic en el botón Continuar : Imagen 7.1 Imagen 7.1

13 8. Paso 5: Información de Contactos Es opcional completar los campos de la siguiente pantalla con la información de un contacto al cual se le pueda ubicar en caso de no localizar al proveedor que se registra. Luego, haga clic en el botón Continuar : Imagen 8.1 Imagen 8.1

14 9. Paso 6: Productos Aparecerá el CPC (Clasificador Central de Productos) en el que el proveedor deberá buscar la o las categorías de productos que pueda ofertar al Estado Ecuatoriano. Dentro del CPC se encontrarán dos maneras en las cuales se puede realizar la búsqueda de las categorías. Una vez encontrada se deberá dar un clic en recuadro que se encuentra a un lado de la categoría que se desea acceder. Una vez que se han seleccionado todas las categorías a las que se desea acceder, deberá dar clic en el botón Aumenta Producto. Luego haga clic en el botón Continuar para seguir con el registro. Imagen 9.1 Imagen 9.1

15 10. Paso 7: Indicadores. Ingrese información real y fidedigna acerca de sus datos financieros declarados del último año. Estos datos serán validados con fuentes oficiales. Cumple usted con la normativa para ser proveedor de proyectos financiados con el BID? En la respuesta se encuentra un Si o No, si su respuesta es Afirmativa debe formar parte de los países miembros del BID que se detallan a continuación: Argentina, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Surinam, Trinidad y Tobago, Uruguay, Venezuela, Alemania, Austria, Bélgica, Canadá, Croacia, Dinamarca, Eslovenia, España, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Israel, Italia, Japón, Noruega, Países Bajos, Portugal, Reino Unido, República de China, República de Corea, Suecia y Suiza. Nacionalidad a) Un individuo tiene la nacionalidad de un país miembro del Banco si él o ella satisface uno de los siguientes requisitos: - Es ciudadano de un país miembro; o - Ha establecido su domicilio en un país miembro como residente bona fide y está legalmente autorizado para trabajar en dicho país. b) Una firma tiene la nacionalidad de un país miembro si satisface los siguientes requisitos: - Esta legalmente constituida o incorporada conforme a las leyes de un país miembro del Banco; y - Más del cincuenta por ciento (50%) del capital de la firma es de propiedad de individuos o firmas de países miembros del Banco. Todos los socios de una asociación en participación, consorcio o asociación (APCA) con responsabilidad mancomunada y solidaria y todos los subcontratistas deben cumplir con los requisitos arriba establecidos.

16 Si su respuesta es negativa debe ser porque no pertenece a los países miembros del BID, esto no invalidará la opción para su registro. Adicionalmente para finalizar este paso debe incluir los datos de ventas, ingresos brutos anuales, el porcentaje de su facturación que se exporte, número de trabajadores permanentes (si es personería jurídica), activos totales, pasivos totales, patrimonio. Una vez ingresado los datos haga clic en Continuar. Imagen 10.1 Imagen 10.1

17 11. Paso 8: Finalización del Registro Si los datos se han registrado de manera correcta, por favor imprima los siguientes documentos: Imagen 11.1 Formulario de registro Acuerdo de Responsabilidad Imagen 11.1

18 Formulario de registro Imagen 11.2 Imagen 11.2

19 Acuerdo de Responsabilidad: Imagen 11.3 Imagen 11.3

20 12. Ingreso al Sistema registro abreviado Una vez que imprimió los formularios, puede Ingresar al Sistema, con su número de id, usuario, contraseña como se muestra en la siguiente pantalla: Imagen 12.1 Imagen 12.1

21 13. Subir formularios para habilitación en el sistema: Para que el registro del procedimiento abreviado se active, el proveedor debe subir al sistema la documentación pertinente de acuerdo a la tipo de personería jurídica: Natural / No Residente en el Ecuador: debe subir el formulario de registro y el acuerdo de responsabilidad con las firmas respectivas en cada uno. Imagen 13.1 Imagen 13.1 Imagen 13.1

22 Jurídica / No Residente en el Ecuador: debe ingresar la siguiente documentación: formulario de registro, acuerdo de responsabilidad, documentos que acrediten la existencia legal, actividad económica, documentos del representante legal y la nacionalidad y/o residencia legal. Imagen 13.2 Imagen 13.2 Una vez que haya subido los formularios correspondientes de acuerdo a la naturaleza jurídica en el portal, debe hacer clic en el ícono de Habilitar ; Imagen 13.3 Imagen 13.3

23 Este es el paso final, en el que el proveedor es habilitado con procedimiento abreviado, sin embargo esta habilitación se mantendrá hasta la adjudicación, cancelación o declaratoria de desierto del proceso correspondiente, de acuerdo a los artículos 5 y 7 de la Resolución INCOP GLOSARIO Bona Fide: Buena fe LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Portal Institucional: ( Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano, SOCE. Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes. Registro Único de Proveedores (RUP): Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Servicio Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes. RGLOSNCP: Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Servicio Nacional de Contratación Pública, SERCOP: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública.