SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO CONSULTORIA CONTRATACIÓN DIRECTA ENTIDAD CONTRATANTE

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1 SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO CONSULTORIA CONTRATACIÓN DIRECTA ENTIDAD CONTRATANTE Octubre 2013

2 CONTRATACIÓN DIRECTA-CONSULTORÍA Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados con el RGLOSNCP... 8 ENTIDAD CONTRATANTE Fase Precontractual Creación del Proceso Paso 1: Información Básica Paso 2: Productos Paso 3: Parámetros de Calificación Paso 4: Selección de Proveedores Consulta de Procesos PROVEEDOR Revisión de invitación PROVEEDOR Fecha límite de Preguntas ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones CONSULTOR Entrega de Propuestas ENTIDAD CONTRATANTE Solicitud de Convalidación de Errores CONSULTOR Respuesta a la Convalidación de Errores ENTIDAD CONTRATANTE Revisar Convalidación Calificación de Ofertas Negociación en Consultoría Adjudicación Glosario... 59

3 CONTRATACIÓN DIRECTA-CONSULTORÍA 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Contratación Directa de Consultoría, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser usada para la Publicación del Procedimiento. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6 Definiciones.- 8. Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. 19. Mejor Costo en Consultoría: Criterio de "Calidad y Costo" con el que se adjudicarán los contratos de consultoría, en razón de la ponderación que para el efecto se determine en los Pliegos correspondientes, y sin que en ningún

4 caso el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte (20%) por ciento. Art Asociación para ofertar.- En los procedimientos a los que se refiere esta Ley los oferentes inscritos en el RUP, sean personas naturales o jurídicas, podrán presentar sus ofertas individualmente, asociadas, o con compromiso de asociación o consorcio. La participación de la consultoría extranjera, sea ésta de personas naturales o jurídicas, se limitará a los campos, actividades o áreas en cuyos componentes parciales o totales no existe capacidad técnica o experiencia de la consultoría nacional, determinadas por el Instituto Nacional de Contratación Pública. 30. Servicios de Apoyo a la Consultoría: Son aquellos servicios auxiliares que no implican dictamen o juicio profesional especializado, tales como los de contabilidad, topografía, cartografía, aerofotogrametría, la realización de ensayos y perforaciones geotécnicas sin interpretación, la computación, el procesamiento de datos y el uso auxiliar de equipos especiales. Art Ejercicio de la consultoría.- La consultoría será ejercida por personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que, para celebrar contratos con las entidades sujetas a la presente Ley, deberán inscribirse en el Registro Único de Consultores RUP. La participación de consultores extranjeros, en los procesos de contratación pública, sean estos personas naturales o jurídicas, se limitará a los servicios, campos, actividades o áreas en cuyos componentes parcial o totalmente no exista capacidad técnica o experiencia de la consultoría nacional, certificadas por el Instituto Nacional de Contratación Pública quien para el efecto de proporcionar esta certificación deberá solicitar mediante aviso público la presentación de expresiones de interés de consultores de bienes y servicios nacionales. Si en un plazo de treinta (30) días de solicitada dicha expresión de interés no existen interesados nacionales, o los que manifiesten su interés no cumplen con la capacidad técnica o experiencia solicitada,

5 entonces autorizará a la entidad el concurso de prestadores de servicios de consultoría extranjeros. Esta autorización no impide que una vez iniciado el proceso contractual una persona natural o jurídica nacional participe del mismo. Art Personas naturales que pueden ejercer la consultoría.- Para que los consultores individuales, nacionales o extranjeros, puedan ejercer actividades de consultoría, deberán tener por lo menos título profesional de tercer nivel conferido por una institución de Educación Superior del Ecuador, o del extranjero, en cuyo caso deberá estar reconocido en el país conforme a la Ley. Los consultores individuales extranjeros cuyos títulos no se encuentren registrados en el Ecuador que celebren contratos de consultoría cuyo plazo sea de hasta seis meses; deberán presentar el título profesional conferido por una entidad de educación superior del extranjero, igual tratamiento se dará al consultor individual nacional que haya obtenido el título de tercer nivel o cuarto nivel en el extranjero. Art Personas jurídicas que pueden ejercer la consultoría.- Para que una empresa nacional pueda ejercer actividades de consultoría, deberá estar constituida de conformidad con la Ley de Compañías y tener en su objeto social incluida esta actividad. Las personas jurídicas extranjeras para ejercer actividades de consultoría demostrarán estar facultadas legalmente en el país de su constitución para ejercer y prestar servicios de consultoría. Para la ejecución de los contratos, dichas personas jurídicas deberán estar domiciliadas en el Ecuador de conformidad con lo previsto en la Ley de Compañías. Las compañías extranjeras que se hubieren registrado como consultoras en el RUP no podrán ejercer en el país ninguna otra actividad que no sea la consultoría en los campos de su registro. Las universidades y escuelas politécnicas, así como las fundaciones y corporaciones podrán ejercer la consultoría, de conformidad con las disposiciones legales o estatutarias que normen su existencia legal, siempre

6 que tengan relación con temas de investigación o asesorías especializadas puntuales en las que demuestren su capacidad. Para ejercer su actividad, las empresas consultoras contratarán y demostrarán que cuentan con consultores individuales, quienes deberán cumplir los requisitos previstos en esta Ley. En todos los casos se privilegiará la contratación de profesionales ecuatorianos lo que será exigido por la institución contratante y por el INCP en los porcentajes definidos en el Reglamento a la Ley. Art Montos y tipos de contratación.- La celebración de contratos de consultoría se sujetará a las siguientes disposiciones: 1. Contratación directa: Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o igual al valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. La selección, calificación, negociación y adjudicación la realizará la máxima autoridad de la Entidad Contratante de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento a la Ley; Art Criterios de selección para consultoría.- Los servicios de consultoría serán seleccionados sobre la base de criterios de calidad y costo. Las ofertas de consultoría serán presentadas en dos (2) sobres separados, el primero contendrá los aspectos técnicos sobre los que se evaluará la calidad y, el segundo, los aspectos económicos, sobre los que se calificará el costo. Los procesos de selección se efectuarán entre consultores de la misma naturaleza; así entre consultores individuales, entre firmas consultoras, o entre organismos que puedan atender y estén en capacidad jurídica de prestar servicios de consultoría. Los procedimientos de contratación incluirán las siguientes etapas: calificación, selección, negociación y adjudicación.

7 La calificación de la calidad de las propuestas de consultoría, se realizará sobre la base de lo previsto en los pliegos respectivos, debiendo tenerse en cuenta los siguientes requisitos, procedimientos y criterios: 1. Capacidad técnica y administrativa disponible; 2. Antecedentes y experiencia demostrables en la realización de trabajos anteriores; 3. Antecedentes y experiencia demostrables del personal que será asignado a la ejecución del contrato; 4. Plan de trabajo, metodología propuesta y conocimiento probado de las condiciones generales, locales y particulares del proyecto materia de la consultoría; 5. Disponibilidad de los recursos, instrumentos y equipos necesarios para la realización de la consultoría; y, 6. Cuando intervengan empresas nacionales en asocio con empresas extranjeras, se tomarán en consideración, adicionalmente, los procedimientos y metodologías que ofrezca la consultoría extranjera para hacer efectiva una adecuada transferencia de tecnología así como la mayor y mejor utilización de la capacidad técnica de profesionales ecuatorianos. Una vez calificadas las ofertas técnicas, se procederá a la apertura de las ofertas económicas, las cuales serán asimismo objeto de revisión y calificación según el procedimiento que se determine en el Reglamento de esta Ley y sin que en ningún caso el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte (20%) por ciento, con relación al total de la calificación de la oferta. Con el proponente que obtenga el mayor puntaje ponderado de la oferta técnica y económica, se procederá a la negociación de los términos técnicos y contractuales y a los ajustes económicos que se deriven de tal negociación. Si no se llegare a un acuerdo, las negociaciones se darán por terminadas y comenzarán con el consultor calificado en el siguiente lugar, continuándose con el mismo procedimiento descrito en los incisos anteriores.

8 La adjudicación se realizará conforme lo indica el artículo 32 de esta Ley. 2.2 Artículos relacionados con el RGLOSNCP Capítulo II CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA Sección I NORMAS COMUNES A TODOS LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA Art Ejercicio de la consultoría.- En los procesos de selección de consultoría, la Entidad Contratante determinará la naturaleza de los participantes: sean consultores individuales, firmas consultoras u organismos que estén facultados para ofrecer consultoría. Los procesos de contratación se harán entre consultores de igual naturaleza. Para el caso de personas naturales, el título de tercer nivel conferido por una institución de educación superior, deberá además estar registrado en el CONESUP; excepto la salvedad prevista para consultorías cuyo plazo sea de hasta seis meses y que vayan a ser realizadas por consultores individuales extranjeros o por consultores individuales nacionales cuyos títulos hayan sido obtenidos en el extranjero, en cuyo caso bastará la presentación del título conferido por la correspondiente institución de educación superior en el extranjero. Art Participación de consultoría extranjera.- La determinación inicial de falta de capacidad técnica o experiencia de la consultoría nacional, será responsabilidad de la entidad contratante, para cuyo efecto deberá remitir los pliegos al INCOP para que éste emita la certificación correspondiente en forma previa al procedimiento y de manera electrónica. El INCOP sobre la base de los pliegos remitidos por la entidad contratante publicará en el portal los requerimientos para recibir manifestaciones de interés de los proveedores nacionales, las mismas que serán

9 analizadas a efectos de autorizar o no la participación de proveedores extranjeros. Sin embargo en la convocatoria no se restringirá la participación nacional. En la certificación de participación extranjera, el INCOP podrá recomendar porcentajes mínimos de participación nacional que deberán contemplar obligatoriamente los pliegos. Art En todo proceso de contratación, la determinación de los costos de consultoría tomará en cuenta en su composición los costos directos e indirectos requeridos para la ejecución del proyecto, conforme se detalla a continuación: 1. Costos directos: definidos como aquellos que se generan directa y exclusivamente en función de cada trabajo de consultoría y cuyos componentes básicos son, entre otros, las remuneraciones, los beneficios o cargas sociales del equipo de trabajo, los viajes y viáticos; los subcontratos y servicios varios, arrendamientos y alquileres de vehículos, equipos e instalaciones; suministros y materiales; reproducciones, ediciones y publicaciones; 2. Costos indirectos o gastos generales: son aquellos que se reconocen a las firmas consultoras y otros organismos que estén autorizados para realizar consultorías, para atender sus gastos de carácter permanente relacionados con su organización profesional, a fin de posibilitar la oferta oportuna y eficiente de sus servicios profesionales y que no pueden imputarse a un estudio o proyecto en particular. El costo indirecto contemplará únicamente los honorarios o utilidad empresarial reconocidos a las personas jurídicas consultoras, por el esfuerzo empresarial, así como por el riesgo y responsabilidad que asumen en la prestación del servicio de consultoría que se contrata. Nota: El numeral 2 del artículo 34 del presente reglamento fue reformado parcialmente por el artículo 3 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de Art Subcontratación en consultoría.- En los contratos de consultoría que prevean la ejecución de servicios de apoyo que no puedan ser provistos de manera

10 directa por el consultor, éstos podrán ser subcontratados en los porcentajes previstos en la negociación, sin que haya límite para ello. CONTRATACIÓN DIRECTA Art Contratación directa.- Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o igual al valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico, la entidad contratante procederá a contratar de manera directa, para lo cual, la máxima autoridad de la entidad o su delegado, seleccionará e invitará a un consultor habilitado en el RUP que reúna los requisitos previstos en los pliegos. La entidad contratante remitirá al consultor invitado, los pliegos de la consultoría a realizar, que incluirán los formatos de información básica necesaria que permitan la confirmación de las calificaciones claves requeridas para cumplir con el objeto del contrato. Si la máxima autoridad, o su delegado lo consideran necesario abrirán una etapa de preguntas y aclaraciones que se podrán realizar mediante comunicaciones directas con el consultor invitado o a través del portal El consultor invitado entregará su oferta técnico-económica en un término no mayor a 6 días contados a partir de la fecha en que recibió la invitación. La máxima autoridad, o su delegado, realizarán la evaluación, negociación y adjudicación, sobre la base de los pliegos en un término no mayor a 3 días. En el caso de que el consultor invitado no aceptare la invitación o no llegare a un acuerdo en la negociación, la máxima autoridad o su delegado declarará terminado el procedimiento; y de así estimarlo pertinente, resolverá el inicio de un nuevo proceso de contratación directa con un nuevo consultor, o en su defecto optar por otro procedimiento de contratación.

11 ENTIDAD CONTRATANTE 3. Fase Precontractual 3.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema de Contratación, de un clic en el ícono SOCE. Sistema Oficia de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2

12 Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Para crear un proceso de Consultoría ingrese al menú Entidad Contratante, submenú Nueva Contratación, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5

13 Imagen 3.5 Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación (Contratación Directa-Consultoría) - Siglas de la Entidad Contratante Número secuencial o correlativo establecido por la Entidad Año. Ejemplo: CDC-ENTB Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción del servicio especializado que se desea contratar a través de consultoría.

14 Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación. Dirección: Lugar donde será entregado el producto objeto del Contrato. Tipo de Compra: Seleccione la opción Consultoría. Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso en caso de que no encuentre el proceso con el código. Tipo de Contratación: Seleccione la opción Contratación Directa. Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial establecido por la Entidad Contratante. Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria requerida para la contratación. Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo. Si no se va a entregar un anticipo ingrese el valor 0. Saldo a: Seleccione de entre las opciones: Otra Revisar términos de Referencia Pago a 30 días Pago a 45 días Pago contra entrega de bienes, obras o servicios Pago por otro concepto Pago por planilla.

15 Funcionario Encargado del Proceso: Seleccione el nombre de la persona a cargo del proceso. Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento, reproducción o edición de los pliegos. Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón Continuar. Imagen 3.6

16 Imagen 3.6

17 Ahora el sistema mostrará un mensaje para que confirme los datos ingresados, para ello haga clic en el botón Aceptar y continúe al siguiente paso. Imagen 3.7 Imagen 3.7 Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC de la consultoría que se requiere contratar y por la cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón Buscar Producto. Imagen 3.8 Imagen 3.8 Busque el código del bien o servicio, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere o con el código si es que ya lo conoce). Imagen 3.9

18 Imagen 3.9 Ingrese la palabra para la búsqueda o el código, la búsqueda sólo lo puede hacer con una de estas opciones, mas no con las dos a la vez, cuando haya registrado la palabra o el código dé un clic en el botón Buscar. Imagen 3.10 Imagen 3.10 Seleccione el código dando un clic en el siguiente casillero, revise la imagen a continuación. Imagen 3.11

19 Imagen 3.11 Ahora podrá observar que ya está seleccionado el código, la unidad de medida, cantidad, valor unitario y la cantidad total lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS deberá agregar alguna descripción específica si lo requiere. Imagen 3.12 Imagen 3.12

20 Si está seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón Añadir. Imagen 3.13 Imagen 3.13 Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón Continuar. Imagen 3.14 Imagen 3.14 Paso 3: Parámetros de Calificación En este paso seleccione los parámetros que establecerá para la calificación, para ello dé clic en el botón Agregar Parámetros. Vaya seleccionando los

21 parámetros y establezca un puntaje de calificación, al final el puntaje de todos los parámetros deberá sumar 100%. Imagen 3.15 Imagen 3.15 Seleccione los parámetros dando un clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen 3.16 Imagen 3.16 Una vez seleccionados los parámetros de calificación ingrese los porcentajes de calificación para cada parámetro, los cuales serán establecidos por la Entidad Contratante, recuerde que la suma de todos los parámetros deberá

22 ser de 100%. Una vez ingresados los parámetros de calificación y los porcentajes de un clic en el botón Continuar. Imagen 3.17 Imagen 3.17 Proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 3.18 Imagen 3.18 El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos como se muestra a continuación. Imagen 3.19

23 Imagen 3.19 Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso. Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora límite para que el consultor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Preguntas. Fecha límite de Respuestas: Fecha y hora límite para que el consultor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para responder a la las preguntas se podrá realizar desde la Fecha y hora límite de Publicación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuestas. Fecha límite de entrega de Propuestas: Fecha y hora límite para entregar la oferta técnico económica a través del sistema. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Respuestas hasta antes de la Fecha límite de entrega de Propuestas.

24 Nota: Recuerde que en los procesos de consultoría el consultor deberá subir al sistema el Formulario N 1 y N 2 al sistema y adicionalmente entregar toda la carpeta técnica con estos formularios de forma física en las oficinas de la Entidad. Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha y hora de inicio en la que se abrirán las ofertas. Fecha de Inicio y Evaluación de Ofertas: Fecha y hora de inicio de la Evaluación de las Ofertas. Fecha límite de Resultados Finales: Fecha y hora en el que la Entidad Contratante podrá conocer el listado de los consultores que entrarán a la negociación. Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha y hora en la que se estima se realizará la Adjudicación del Consultor. Para registrar los tiempos para cada una de estas fechas deberá regirse a los tiempos establecidos tanto en la LOSNCP como en el RGLOSNCP. Imagen 3.20 FECHAS MÍNIMO MÁXIMO NORMATIVA ARTÍCULOS Fecha de Publicación. Día y hora establecido por la Entidad Fecha límite de Preguntas. Tiempo establecido por la Entidad. Fecha límite de Respuestas. Fecha límite de entrega de Ofertas. Máximo 6 días contados desde la Fecha de Publicación. RGLOSNCP ART.36 Fecha de Apertura de Tiempo establecido por la Entidad Ofertas. Fecha límite de solicitud de Convalidación. Fecha límite de entrega de Convalidación. Mínimo 2 días máximo 5 días. Si se determinara que existen errores de forma RGLOSNCP RGLOSNCP ART.23 ART.23 Fecha Inicio de Evaluación de Oferta. Fecha límite de Resultados Finales. La evaluación, negociación y adjudicación se realizará en un término no mayor a 3 días. RGLOSNCP ART.36

25 Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen 3.20 Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón Continuar. Imagen 3.21 Imagen 3.21 Paso 4: Selección de Proveedores Para la selección del proveedor el sistema le presentará dos opciones de búsqueda, ya sea por número de RUC o por Razón Social. Seleccione la una

26 de las opciones, ingrese la información solicitada y finalmente de un clic en el botón Buscar Proveedor. Imagen 3.22 Imagen 3.22 A continuación, revise el resultado de la búsqueda, luego de un clic sobre el nombre del proveedor encontrado, como se muestra a continuación. Imagen 3.23 Imagen 3.23 Una vez que ha seleccionado al consultor de clic en el botón Continuar. Recuerde que en el proceso de Contratación Directa solo un consultor será invitado. Imagen 3.24

27 Imagen 3.24 Paso 5: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos, la Resolución de Invitación a los Consultores, y en la sección de archivos opcionales los documentos obligatorios que irán en la etapa precontractual (Estudios, Resolución de Inicio y Aprobación de los pliegos y Certificación Presupuestaria). Imagen 3.25 Imagen 3.25 Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón Abrir, posterior a esto

28 ingrese el nombre del Documento en el campo Descripción y finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.26 Imagen 3.26 El siguiente documento que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial. Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón Finalizar. Imagen 3.27 Imagen 3.27

29 3.2 Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción Consultar, submenú Mis Procesos. Imagen 3.28 Imagen 3.28 Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 3.29 Imagen 3.29

30 Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón Buscar. Imagen 3.30 Imagen 3.29 Haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 3.30 Imagen 3.30 PROVEEDOR 3.3 Revisión de invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar.

31 Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen Imagen 3.31 Imagen 3.31 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.32 Imagen 3.32 Haga clic ahora en la pestaña Archivos, aquí podrá descargar los pliegos. Imagen 3.33

32 Imagen 3.33 PROVEEDOR 3.4 Fecha límite de Preguntas El proveedor podrá realizar preguntas acerca del pliego o del procedimiento en el enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.34 Imagen 3.34 Al ingresar podrá visualizar las preguntas que ha realizado el proveedor, para contestas las preguntas haga clic en el botón Agregar Pregunta que aparece a lado derecho de la pregunta realizada por el proveedor. Imagen 3.35

33 Imagen 3.35 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen 3.36 Imagen 3.36 Ingrese la pregunta en la sección que aparece a continuación, luego de un clic en el botón Enviar. Imagen 3.37 Imagen 3.37

34 En la imagen siguiente podrá ver agregada la pregunta. El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, no existe un número mínimo ni máximo de preguntas, solo debe recordar que la opción para Agregar la pregunta se deshabilitará cuando haya concluido el tiempo establecido en el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.38 Imagen 3.38 ENTIDAD CONTRATANTE 3.5 Respuestas y Aclaraciones Para responder las preguntas realizadas por el proveedor, la Entidad Contratante deberá revisar que el proceso se encuentre en el Estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, luego ingrese al enlace Ver Preguntas, y/ o Aclaraciones. Imagen 3.39

35 Imagen 3.39 Al ingresar podrá visualizar las preguntas que ha realizado el proveedor, conteste las preguntas dando un clic en el botón Responder.Imagen 3.40 Imagen 3.40 Ingrese la respuesta que dará al consultor, luego haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.41

36 Imagen 3.41 Una vez que haya enviado la respuesta, podrá visualizar la misma en la siguiente imagen. La sección que indica subir un archivo para respuesta o aclaración no es más que una opción que dará el sistema para subir algún documento que se necesite para la respuesta, si no lo tiene no es un paso obligatorio. Imagen 3.42 Imagen 3.42 Si la Entidad requiere hacer algún tipo de aclaración al consultor la puede realizar a través de la opción Agregar Aclaración. Imagen 3.43

37 Imagen 3.43 Ingrese la aclaración a través del siguiente recuadro y finalmente hace clic en el botón Enviar. Imagen 3.44 Imagen 3.44 La pregunta será añadida como se muestra a continuación en la siguiente imagen. Imagen 3.45

38 Imagen 3.45 CONSULTOR 3.6 Entrega de Propuestas El envío de ofertas lo podrá realizar desde la Fecha y Hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora límite de Propuestas, revise que el Estado del proceso diga Entrega de Propuestas, para enviar la oferta ingrese al enlace Enviar Oferta-Contratación Directa. Imagen 3.46 Imagen 3.46 A continuación de un clic en el enlace Enviar Oferta. Imagen 3.47

39 Imagen 3.47 En la siguiente imagen deberá ingresar el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación. Imagen 3.48 Imagen 3.48 Una vez que haya ingresado la información solicitada dé un clic en el botón Guardar Propuesta. Imagen 3.49

40 Imagen 3.49 Una vez que haya guardado la oferta económica, el sistema habilitará las opciones para que adjunte el formulario N 1 y N 2. Imagen 3.50 Imagen 3.50 Una vez que haya subido los documentos correspondientes, de un clic en el botón Finalizar. Imagen 3.51

41 Imagen 3.51 Si está seguro de Finalizar el envío de la propuesta haga clic en el botón Aceptar del siguiente mensaje, caso contrario haga clic en el botón Cancelar. Imagen 3.52 Imagen 3.52 En la siguiente imagen aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica y del envío de los formularios N 1 y N 2, recuerde adjuntar la impresión de este documento en la carpeta técnica, la cual entregará físicamente a la Entidad contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 3.53

42 Imagen 3.53 ENTIDAD CONTRATANTE 3.7 Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá revisar que el proceso pase al Estado Calificación de Participantes, de un clic en la opción Convalidación de Errores. Imagen 3.54 Imagen 3.54

43 Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores. El sistema además le mostrará en imagen el nombre del consultor al que podrá convalidar. Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, si no se requiere convalidar de clic en la opción NO y dele clic en el botón Guardar. Imagen 3.55 Imagen 3.55 En el caso de que si se requiera convalidar, seleccione Si y de un clic en el botón Guardar. Imagen 3.56 Imagen 3.56

44 Adjunte aquí el acta de Convalidación de Errores, haga clic en el botón seleccionar archivo, busque el archivo y haga clic en el botón Abrir, ingrese el nombre Acta de Convalidación de errores en la sección Descripción, finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.57 Imagen 3.57 Si seleccionó la Opción SI, proceda a agregar el Acta de Convalidación, luego haga clic en el botón Continuar. Imagen 3.58 Imagen 3.58

45 Realice la Convalidación haciendo un clic en la opción Convalidar. Podrá realizar una o varias convalidaciones a un solo consultor o a varios consultores. Imagen 3.59 Imagen 3.59 En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al consultor y finalmente de un clic en el botón Enviar. Imagen 3.60 Imagen 3.60 Ahora observe en la siguiente imagen la Convalidación ya añadida y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del consultor. Dé un clic en el botón Regresar Imagen 3.61

46 Imagen 3.61 Para Finalizar la Convalidación dé un clic en el botón Guardar Convalidación. Imagen 3.62 Imagen 3.62 Debido a que la convalidación se podrá dar en un tiempo mínimo de 2 días y máximo 5 deberá cambiar los tiempos establecidos al principio, como son Fecha límite de respuesta a Convalidación, Fecha de inicio de evaluación de ofertas, Fecha límite de resultados Finales, y Fecha Estimada de adjudicación. Una vez que haya ingresado las fechas de un clic en el botón Finalizar Convalidación. Imagen 3.63

47 Imagen 3.63 CONSULTOR 3.8 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado Calificación de Participantes, el consultor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidación de Errores, como se muestra a continuación. Imagen 3.64 Imagen 3.64

48 Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen 3.65 Imagen 3.65 Ahora haga clic en el botón Responder como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 3.66 Imagen 3.66 Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.67

49 Imagen 3.67 En la siguiente imagen podrá observar la respuesta enviada por el consultor y la sección asignada para subir el documento a través del sistema. Imagen 3.68 Imagen 3.68 Una vez que haya subido el archivo dé clic en el botón Regresar. Imagen 3.69

50 Imagen 3.69 ENTIDAD CONTRATANTE 3.9 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el consultor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace Ver Convalidación. Imagen 3.70 Imagen 3.70 En la siguiente imagen revise la respuesta del consultor. Imagen 3.71

51 Imagen Calificación de Ofertas Proceda calificar las ofertas técnico-económicas, para ello deberá ingresar en la opción Evaluar Oferta-Contratación Directa, esto lo deberá realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen 3.72 Imagen 3.72

52 Realice la calificación de los consultores ingresando al enlace Calificar. Imagen 3.73 Imagen 3.73 En la siguiente imagen podrá observar loa formularios que adjuntó el consultor al enviar la oferta, además los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante. Imagen 3.74 Imagen 3.74

53 Una vez ingresadas las calificaciones proceda primero a Guardar Calificaciones, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.75 Imagen 3.75 Luego proceda a Confirmar Calificaciones. Imagen 3.76 Imagen 3.76 Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas Ver Oferta Evaluada, luego deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas y finalmente dar clic en el botón Finalizar. Imagen 3.77

54 Imagen Negociación en Consultoría Ahora deberá ingresar a la negociación de consultoría, para ello haga clic en el enlace Negociación Consultoría. Imagen 3.78 Imagen 3.78 En la siguiente imagen el sistema le presenta la opción para la negociación con el consultor, para ello dé clic en el ícono Iniciar Negociación. Imagen 3.79

55 Imagen 3.79 Según la negociación alcanzada deberá adjuntar el archivo del acta de negociación fallida o exitosa, luego ingrese el valor por el que se llegó o no a la Negociación y al final deberá hacer un clic en los botones Si o No para indicar el resultado de dicha Negociación. Imagen 3.80 Imagen 3.80 En el caso de que NO se llegue a un acuerdo en la negociación, el sistema le enviará en la siguiente etapa a la Declaratoria Desierto del proceso. Imagen 3.80

56 Imagen 3.81 En el caso que si se llegó a un acuerdo en la negociación, de un clic sobre la opción SI. Imagen 3.82 Imagen Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar a la opción Adjudicar como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 3.83

57 Imagen 3.83 En la siguiente imagen podrá observar el resumen de la calificación y negociación, además de la sección en la que deberá registrar los datos para la Adjudicación o la Declaratoria Desierto del proceso. Diríjase al final de la imagen, busque el código CPC que seleccionó para la contratación, luego podrá observar que el sistema le muestra el nombre del consultor con el que llegó a la Negociación para que proceda a adjudicar o a declarar desierto el proceso. Una vez ingresada la información dé un clic en el botón Guardar. Imagen 3.84

58 Imagen 3.84 A continuación, dirígirse al final de la imagen, aquí deberá adjuntar la Resolución de Adjudicación y dar un clic en el botón Finalizar Adjudicación Imagen 3.85 Imagen 3.85

59 Finalmente podrá observar en imagen el estado del proceso Adjudicado- Registro de Contratos. Imagen 3.96 Para el registro de Contratos revise MANUAL FASE CONTRACTUAL PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS. 4. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. Consultor: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, facultada para proveer servicios de consultoría, de conformidad con esta Ley.

60 Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. Oferta Técnico-económica: La oferta que deberá enviar a través del Sistema, para los procesos de Consultoría se debe enviar Formulario 1 y 2 de los pliegos y el valor de la oferta económica que se la registra a través del sistema. Oferta Técnica: La Oferta técnica se entregará físicamente y consta de los formularios y documentos adicionales que pida la Entidad Contratante en los pliegos. Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Registro Único de Consultores.- RUP: Es la Base de Datos de los consultores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley.