Bases de datos (Base de Libre Office)

Transcripción

1 Bases de datos (Base de Libre Office) Trabajaremos con bases de datos relacionales, ya que permiten establecer interconexiones entre los datos (que están guardados en tablas) y trabajar con ellos conjuntamente. Dentro de una base de datos hay las siguientes herramientas a las que se denominan objetos: Tablas: Donde se almacena la información de forma organizada. Consultas: Pueden ser de acción (realizan acciones como borrar registros o actualizar datos) o de selección (nos permiten trabajar con los registros que interesen en un momento determinado. Formularios: Muestran los datos de un modo más vistoso, agradable y eficaz que las tablas. Informes: Permiten imprimir los datos almacenados en las tablas con el formato que hayamos diseñado. Las bases de datos de base se guardan en formato.odb y en el programa access de microsoft en formato.mdb. Esta es la pantalla de inicio de base: 1. Tablas Para abrir una tabla se hace doble click sobre ella. Para moverse verticalmente lo hacemos con las flechas de arriba y abajo, horizontalmente con el tabulador para ir a la derecha y con el tabulador y mayúsculas para ir a la izquierda. En la parte inferior hay unos botones de acción que nos permiten ir al primer registro, al último, al siguiente, al anterior o para crear una fila vacía en la que se pueden meter los datos de un nuevo registro. Si queremos eliminar un registro lo seleccionamos a la izquierda y pulsamos en la tecla supr. Página 1 de 8

2 Para ordenar los registros, nos situamos sobre la columna del campo que queramos utilizar como clave de ordenación y después pinchamos en los botones de ordenación ascendente o descendente. Para buscar un registro a partir de alguno de sus datos pinchamos en la lupa y señalamos donde realizar la búsqueda, en toda la tabla o en el campo que está activo. También podemos seleccionar como ha de buscarse el dato, como campo completo, como parte del campo, al comienzo o al final del campo. Una vez localizado un registro al pinchar en buscar va marcando todos los que cumplen esa condición. Buscar registro Orden descendente Filtro automático Filtro estándar Orden ascendente Restablecer filtro/orden Si tenemos muchos registros, se puede activar un filtro y visualizar los registros que tengan un dato común o parte de él en un campo. Los pasos son: 1. Activar la celda de un registro que contenga el dato común de los registros que se quieren filtrar. 2. Hacer click en autofiltro. 3. Para volver a todos los registros pinchamos en restablecer filtro/orden. También se puede realizar pinchando en filtro estándar y marcando las condiciones en los campos. Para ver la estructura de una tabla, activamos su ventana de diseño, marcando la tabla en la ventana de la base de datos general y seleccionamos en el menú editar la opción editar. Para crear una tabla, vamos a la ficha tablas de la ventana de la base de datos en la ventana general y pinchamos en crear una tabla en modo de diseño, escribimos los nombre de los campos, eligiendo el tipo de dato (texto, entero, booleano, fecha,...). Si queremos que el campo se incremente automáticamente en una unidad elegiremos el tipo entero y activaremos la pestaña de valor automático. Página 2 de 8

3 Para señalar el campo que identifique inequívocamente a cada registro seleccionaremos al accionar con el botón derecho en la celda de la izquierda la opción clave primaria. Para modificar el diseño de una tabla ya creada, pinchamos en el menú superior en Editar-Editar... Relación de tablas Para relacionar tablas es necesario que tengan un campo común, que debe ser la llave primaria de la tabla principal. En nuestro ejemplo de libros y prestámos coincide el campo registro (en la tabla de libros) con el campo libro (en la tabla de préstamos). Para crear la relación en la ventana de la base de datos vamos a la opción relaciones del menú de herramientas, agregamos las tablas, arrastramos el campo común de la tabla principal sobre el campo común de la otra tabla y nos aparece una línea que nos muestra la relación. (En nuestro ejemplo los dos campos deben ser de tipo entero). Haciendo doble click sobre la línea podemos configurar la relación. Si marcamos en opciones de actualización y opciones de eliminación, la pestaña de ninguna acción el programa impedirá la introducción de nuevos registros en la tabla secundaria que no estén relacionados con la principal, ni permitirá borrar registros de la principal que tengan relación con la secundaria. Si en opciones de actualización marcamos actualizar en cascada y en opciones de eliminación Eliminar en cascada, al eliminar un registro de la tabla principal se borra el registro relacionado de la secundaria. 2. Consultas Una consulta se activa haciendo doble click en su apartado de la ventana de la base de datos. Si queremos ver su diseño o modificarla, la marcamos y vamos a la opción del menú superior EditarEditar... Para crear una nueva, lo mejor es ir a crear una consulta en modo diseño, seleccionamos las tablas con las que vamos a trabajar y haciendo doble click sobre los campos que queremos que aparezcan los vamos incorporando a la consulta. En criterio estableceremos las condiciones queremos que cumplan los registros que deseamos seleccionar. Por ejemplo en nuestra base: Página 3 de 8

4 Pérez Galdós, Benito. Para ver la consulta pincharemos este icono o en la tecla F5. Para ordenar los registros seleccionados, lo haremos en la fila de orden con el campo que nos interese. La consulta la guardaremos en Archivo-Guardar y como es lógico nos guarda el diseño, no el resultado. Las consultas se pueden hacer utilizando diferentes tablas que estén relacionadas para ver por ejemplo los libros solicitados por Cecilia. Se pueden utilizar operadores de comparación con criterios distintos al = serían <,>,<=,>=,<>(distinto de ) y así podemos hacer una consulta de los libros adquiridos a partir del año También se pueden usar comodines para ayudar a encontrar los registros, los más usados son * para un conjunto de caracteres y? para un carácter. Si queremos encontrar los libros que empiecen por Mitología hay que utilizar el operador like. Ej: like Mitología*. Las consultas pueden tener criterios múltiples relacionados con los operadores y y o. Si son varios criterios en distintos campos que han de cumplirse a la vez, deben escribirse en la misma fila de criterios. Ej: Libros de Pérez Galdós adquiridos a partir del año Página 4 de 8

5 Si los criterios hacen referencia a un mismo campo, entonces los escribimos en la misma celda separados por el operador and. Ej: Libros comprados entre 1990 y 1994 (>=1990 and<=1994). Cuando deben cumplirse uno de los criterios tanto si hacen referencia al mismo campo o a otros, se escriben en distintas filas. Ej: Libros de Federico García Lorca o de Gabriel García Márquez. A veces es necesario utilizar la fila de función cuando se realizan consultas de agrupación. Los registros se agrupan según un criterio y a partir de esta clasificación se aplican las funciones. Ej: Total de libros de cada uno de los escritores que están en la biblioteca. Escogemos autor y le aplicamos la función agrupar y en la otra columna ponemos los registros y escogemos la función contar. 3. Formularios En este caso es más sencillo realizarlo con el asistente siguiendo todos los pasos. Para modificar el formulario conseguido vamos a la ventana de diseño pinchando en Editar-Editar... Página 5 de 8

6 Los controles los podemos clasificar en independientes o estáticos (cuyo contenido no varía nunca, como pueden ser los nombres de los campos) y los dependientes o dinámicos que si lo hacen que es donde se sitúan los datos de las tablas. Los controles dependientes e independientes de un campo están agrupados, para desagruparlos hacemos click sobre uno de ellos pulsando la tecla de Control. Para modificar el aspecto de un control (por ejemplo el tamaño o el tipo de letra) pinchamos con el botón derecho en control que nos lleva a propiedades y en General podemos modificar estos parámetros. Si queremos añadir campos, pincharemos en la barra horizontal inferior en añadir campo. Para dibujar elementos en el formulario lo haremos con la barra de herramientas de dibujo que aparece en la ventana de diseño. Para cambiar las propiedades de los controles, los marcaremos individualmente (cada tipo de control tiene sus propiedades) y pincharemos con botón derecho en el icono de la llave inglesa de control. Entre lo que podemos modificar están los sucesos (que nos permiten definir las tareas que debe ejecutar el programa cuando el usuario realice alguna acción sobre el control: hacer doble click, pasar el ratón sobre el, etc). Si queremos hacer listas desplegables (no permite introducir opciones nuevas) para que nos sea más fácil cubrir los registros haríamos: Seleccionamos el campo Con botón derecho vamos a reemplazar por listado A continuación con botón derecho vamos a control En la pestaña de general marcamos desplegable si En la pestaña de Datos Tipo de contenido de lista seleccionamos sql En la pestaña de datos en Contenido de Lista pinchamos en los puntos suspensivos y seleccionamos su tabla y el campo correspondiente En la pestaña de datos ponemos campo ligado a 0. Página 6 de 8

7 Si nos interesa hacer un desplegable pero que nos permita también meter opciones nuevas realizaríamos los mismos pasos que en el caso anterior pero en vez de reemplazar por listado lo haríamos por campo combinado. En el caso de querer un desplegable para las fechas tipo calendario, tendríamos que asegurarnos que lo hemos definido como un campo tipo fecha, sino lo reemplazaríamos por campo de fecha y después con el botón derecho vamos a control y en la pestaña de general marcamos desplegable si. Para introducir unas barras de desplazamiento en un campo tipo nota (LONGVARCHAR) sino lo fuese reemplazaríamos por campo de texto y a continuación con botón derecho vamos a control y en la pestaña de general en barras de desplazamiento seleccionamos ambas en el caso de que nos interese una barra horizontal y otra vertical. Si queremos insertar una imagen en un registro, al crear la tabla seleccionamos el campo tipo imagen (LONGVARBINARY) pero ahí todavía no se puede introducir. Para hacerlo tenemos que utilizar un formulario en el que en el campo de imagen pincharemos con el botón derecho y seleccionaremos insertar una imagen desde Para cambiar el fondo del formulario e introducir una imagen en la ventana de diseño hacemos click sobre el fondo con botón derecho Página y cambiamos el color en color o añadimos una imagen seleccionando mapa de bits. Cuando queremos cambiar alguna característica de varias etiquetas a la vez (por ejemplo el fondo) seleccionamos una pulsando la tecla de control y a continuación el resto con las teclas de control y mayúsculas. Ya seleccionados vamos con botón derecho a control para poder cambiar las propiedades. 4. Informes Nos Permiten imprimir los datos almacenados en las tablas con el formato que hayamos diseñado. Pueden ser estáticos (datos no actualizables) o dinámicos (datos actualizables). Los datos deben ser de una consulta o de una tabla, por lo que si necesitamos trabajar con diferentes tablas debemos realizar previamente una consulta que contenga todos los datos. Para realizar el informe es más fácil utilizar el asistente, en el paso 3 de agrupación marcaremos si queremos realizar agrupaciones dependiendo del contenido de alguno de los campos. Por ejemplo: Libros agrupados por autor. Página 7 de 8

8 Si queremos hacer un informe específico (Ej: Libros comprados en 1920) primero tenemos que hacer la consulta y luego el informe. Una vez hecho el informe podemos modificarlo yendo a Editar Editar, donde nos lo convierte a formato.odt (writer) y allí podremos realizar acciones como aumentar el tamaño de los campos, moverlos, poner el número de páginas, insertar texto, añadir imágenes, Página 8 de 8