Manual Básico de OpenOffice Calc

Transcripción

1 Manual Básico de OpenOffice Calc Índice de Contenidos Introducción al software libre. 1 Manual Básico de OpenOffice Calc 1 Qué es Calc? 3 Qué es una hoja de cálculo? 3 Nociones básicas de Calc 3 Imagen 1: Partes de la ventana inicial de Calc 4 Paso 1: Ingreso de datos 5 Imagen 2: Ingresando datos 6 Paso 2: Cambiando el nombre de la hoja 6 Imagen 3: Cambiando la el nombre a la hoja 7 Imagen 4: Ventana de cambio de nombre 7 Paso 3: Fórmulas 7 Imagen 5: Ventana con la segunda hoja insertada 8 Imagen 6: Cambiando ancho de columna 8 Imagen 7: Agregando fechas y números 9 Imagen 8: Barra de texto con una fórmula 10 Imagen 9: Fijando datos a las fórmulas 11 Imagen 10: Ubicación desde donde arrastrar la fórmula 12 Imagen 11: Arrastrando una fórmula 12 Imagen 12: Hoja rellena con fórmulas 13 Imagen 13: Datos ingresados y fórmulas aplicadas 14 Imagen 14: Fórmula SUMA 15 Imagen 15: Copiando la fórmula suma en la fila 16 Imagen 16: Aplicando totales 17 Imagen 17: Función promedio 18 Imagen 18: Función Si 19 Paso 4: Impresión y vista previa 20 Imagen 19: Vista Previa (1) 20 Imagen 20: Vista previa(2).21 Imagen 21: Líneas divisorias de página 22 Paso 5: Ordenando datos 23 Imagen 22: Menú de datos para ordenar 23 Imagen 23: Ordenando por una columna 24 Imagen 24: Datos mostrados ordenados 24

2 Qué es Calc? Calc es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Nos puede servir para llevar la contabilidad, inventario, entre otros Qué es una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo es una aplicación que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos (números y texto) dispuestos en forma de tablas. Es posible realizar cálculos complejos con fórmulas, funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Nociones básicas de Calc Al abrir, Calc nos muestra un documento nuevo en blanco, el cual podemos empezar a usar inmediatamente. Imagen 1: Partes de la ventana inicial de Calc Haremos un control de inventarios. Para esto tenemos primero que familiarizarnos con algunas funcionalidades de Calc; empecemos. 1. Celdas: las celdas son los cajones que podemos ver en la cuadricula. La celda que tiene un borde más oscuro es la celda activa. Las celdas son referidas en la aplicación por sus coordenadas: Columna y Fila. Así las primera celda es la celda A1. 2. Columnas: las columnas son un conjunto de celdas ordenadas verticalmente. Tienen un nombre que es una letra (o una combinación de letras). La primera Columna es la A, la segunda la B, la tercera la C, entre otros. 3. Filas: son un conjunto de celdas ordenadas horizontalmente. Tienen un nombre que es un número. La primera Fila es la 1, la segunda la 2, la tercera la 3, etc...

3 4. Hojas: una hoja es un toda una página de celdas. Podemos tener cuantas hojas queramos en un documento de Calc. Calc maneja principalmente tres tipos de datos texto, números y fórmulas: Texto: al texto le podemos hacer algunas operaciones particulares como buscar, reemplazar, intercambiar, entre otros Números: el otro tipo de datos, los números son datos a los cuales les podemos hacer operaciones matemáticas como sumas, restas, multiplicaciones, factoriales, promedios, entre otros. Fórmulas: las formulas son un tipo especial de datos. La celda que contenga una formula calculara esta forma y desplegará ese resultado. Las formulas empiezan con un '='. Así por ejemplo una formula como =2+2 en una celda desplegara 4. Paso 1: Ingreso de datos Para nuestro inventario supongamos que tenemos 4 productos: clavos, tornillos, tablas y pintura. Cada una con un valor diferente (respectivamente) 10, 20,30 y 40 colones. Ingresemos estos datos en la Hoja1. Imagen 2: Ingresando datos Podemos notar que el texto esta alineado a la izquierda y los números a la derecha. Paso 2: Cambiando el nombre de la hoja Cambiemos el nombre de la hoja a Inventario. Para esto hacemos click derecho en la pestaña de la Hoja1 y seleccionamos cambiar nombre a la hoja.

4 Introducimos el nuevo nombre y click en Aceptar. Imagen 3: Cambiando el nombre a la hoja Imagen 4: Ventana de cambio de nombre Paso 3: Fórmulas Cambiemos el nombre a la Hoja2 a Ventas. Pongamos títulos a las columnas en la Fila 1: Imagen 5: Ventana con la segunda hoja insertada

5 Pongamos en la fila que siga, en la columna A Totales por producto. El texto de la celda se pasara a la celda siguiente pero basta con hacer doble click en la separación de los nombres de la celda para cambiar el tamaño de la columna. Imagen 6: Cambiando ancho de columna Dejemos una fila libre y pongamos en la celda A4 Fecha. Y así tenemos una pequeña plantilla para llevar las ventas. Podemos agregar ventas por fecha en las filas; por ejemplo, supongamos que el primero de Julio se vendieron 20 clavos, Digitamos así en la Fila 5: la fecha en una celda 01/06/2011, y 20 en la fila de los clavos: Imagen 7: Agregando fechas y números Por ahora nuestro documento no tiene fórmulas, las fórmulas se tratan de operaciones que hace Calc basadas en el cálculo de ciertas celdas, que nosotros mismos podemos configurar. En las columnas de ganancias vamos a poner cuanto dinero ganamos por vender la cantidad del producto a la izquierda. Por ejemplo, en la Columna C se verán las ganancias por la venta de clavos. Para esto necesitamos multiplicar la cantidad vendida por el precio del producto. Entonces, en la celda C5 escribimos un '=', hacemos click en la celda B5, escribimos un asterisco (*), hacemos click en la Hoja Inventario y en la celda B10 y presionamos enter. Vemos ahora que la ganancia es de 200! Y si nos colocamos sobre la celda C5 podemos ver la formula donde indica la flecha verde. En caso de necesitar cambiar la formula, podemos hacer click donde indica la flecha y modificar a nuestro gusto.

6 Imagen 8: Barra de texto con una fórmula Repitamos el mismo proceso para las ganancias de los otros productos. No importa si de estos no se vendieron ítemes en esta fecha. Agreguemos otra factura, el 05 de julio se vendieron 17 tornillos: Imagen 9: Fijando datos a las fórmulas

7 Podemos ver que las formulas que escribimos en la Fila 5 no están el a Fila 7 y seria muy tedioso hacer esto para todas las facturas que ingresemos... Por suerte Calc tiene una funcionalidad que permite arrastrar el contenido de una celda a otras. Antes de arrastrar es necesario dejar fijo el dato en la formula sobre el precio de un producto; ya que sino cuando arrastremos la formula dará valores incorrectos. Para esto debemos modificar la formula para que quede esta forma: =B5*$Inventario.$B$2. Con los signos de $ podemos fijar un dato. Ahora si, pongamos como celda activa la C5. En la esquina inferior derecha hay un pequeño cuadrito, si ponemos el cursor sobre el, el cursor cambia de forma a una cruz. Imagen 10: Ubicación desde donde arrastrar la fórmula Ahí mismo, presionamos y mantenemos presionado el botón izquierdo y movemos hacia abajo el ratón. Esto arrastrara la fórmula a lo largo de la columna. Imagen 11: Arrastrando una fórmula Y marcará con 0 las ganancias de las filas. Repitamos este proceso para las ganancias de todos los productos. Ya nuestra hoja de ventas va tomando forma.

8 Imagen 12: Hoja rellena con fórmulas Agreguemos algunas facturas más con algunos productos vendidos: Imagen 13: Datos ingresados y fórmulas aplicadas

9 Pongamos ahora los totales por producto, para esto haremos uso de una de las funciones preestablecidas en Calc. Nos posicionamos en la celda B2, y como todas las funciones pones primero un '=', luego escribimos SUMA y luego un '(', luego hacemos click en la celda B5 y arrastramos hasta la B14, escribimos un ')' y enter. Esta formula sumara las celdas entre la B5 y la B14. Imagen 14: Fórmula SUMA Arrastremos esta formula en la B2 hacia la derecha, hasta la ganancia de la Pintura: Imagen 15: Copiando la fórmula suma en la fila

10 Ahora podemos ver los totales de productos vendidos y cuando hemos ganado por esa ventas! Pongamos ahora el total que hemos ganado con todas las facturas. En la celda K1 pongamos TOTAL y en la K2 la formula de SUMA con las celdas C2; D2; G2; H2: Imagen 16: Aplicando totales Así como SUMA hay muchas otras funciones útiles que podemos usar, como PROMEDIO. En la Fila 3 calculemos los promedios de ventas y ganancias por producto. La formula para PROMEDIO ES =PROMEDIO(B5:B14). Arrastramos esta fórmula horizontalmente y tenemos nuestros promedios. Imagen 17: Función promedio

11 Hay muchas formulas más que son interesantes. Veamos la función SI. Esta función consta de 3 partes: una prueba, un resultado si la prueba es correcta y un resultado si la prueba es incorrecta. Vayamos a la celda K5. Escribamos la formula de SI: =SI(SUMA(C5;E5;G5;I5) >1000; GANANCIA ; PERDIDA ). Esta formula pondrá en la celda GANANCIA si nuestra ganancia es mayor a 1000, y perdida en caso contrario. Esto nos puede servir por ejemplo para calcular si ganamos más de lo que gastamos en costos operativos. Arrastremos la formula hacia abajo: Paso 4: Impresión y vista previa Imagen 18: Función Si Ahora vamos a hacer una vista previa antes de imprimir. Para ello debemos de hacer click en el botón donde se indica en la flecha: Imagen 19: Vista Previa (1)

12 Una vez presionado ese botón, podremos ver una imagen miniatura de las hojas que hemos editado, tal y como se muestra a continuación: Imagen 20: Vista previa(2) Ahora podemos salir oprimiendo la tecla Esc. Entonces vamos a ver que aparecen unas líneas en la hoja de la pantalla que antes no estaban, estas líneas son las que permiten mantener un control de hasta donde llega el marco de la página física de impresión y son de gran ayuda cuando queremos imprimir en Calc. Imagen 21: Líneas divisorias de página

13 Paso 5: Ordenando datos Ahora vamos a ordenar esta tabla de acuerdo a las pérdidas o ganancias, para ello es importante seleccionar los datos de la tabla, e ir al menú de Data>Sort, tal y como se muestra en la imagen siguiente. Ahí podemos ver la siguiente imagen: Imagen 22: Menú de datos para ordenar Imagen 23: Ordenando por una columna Seleccionamos la columna K porque es donde están las pérdidas y ganancias, si se quisiera ordenar por cualquier otra columna, basta con seleccionarla. Ahora podemos ver los datos ordenados por la columna K

14 Imagen 24: Datos mostrados ordenados