Manual de usuario. Plataforma de Validación

Transcripción

1 Manual de usuario Plataforma de Validación

2 Índice Consideraciones técnicas... 3 Pantalla de Inicio Login Validación 5 Pantalla de Bienvenida Menú administración Menú Créditos Menú Usuarios Menú Cargar XML Sección de Carga Simple de XML Comprobante Válido Comprobante Inválido Sección Carga Masiva de XML Selección Masiva de archivos XML Notificación de Rechazos Menú Buscar Factura Filtros Búsqueda Rango de Fechas: Serie y Folio: RFC: Estatus: Agrandar / Reducir sección de consulta Resultado(s) de búsqueda Sección de búsqueda con resultados ampliada Columna Estatus Exportar información a archivo Excel Descargas Masivas de XML y PDF Para descargas de XML: Para descargas de PDF: Menú opciones Facturas Recibidas Visualización de archivos PDF y/o XML Ver Anexo Ver PDF de Validación Ver Rechazo Comercial Aceptación Comercial 23 1

3 1.8.6 Rechazo Comercial Carga de Anexos Opciones sobre columnas Orden de registros Mostrar / Ocultar Columnas Filtrado de registros Columnas con texto: Columna Folio: Columna Serie: Cambio de Hoja Descargas masivas Para descargas de XML: Para descargas de PDF: Cerrar Sesión 28 Preguntas Frecuentes Después de ingresar mis credenciales no puedo dar clic a ningún icono dentro del sistema Estoy usando la versión de Explorer Qué explorador es del sugerido? Cómo ver PDF en Chrome? No puedo ver el PDF en mi explorador Estoy intentando entrar a la aplicación y no me permite accesar No me permite descargar reportes de Excel No me permite descargar de forma masiva archivos XML y PDF Olvidé mi contraseña Cómo puedo saber más del sistema contratado? En caso de emisión de facturas mi cliente me rechaza mi factura electrónica Qué pasa si al momento de generar una factura no fue posible timbrarla por una pérdida momentánea de internet? En el caso de recepción y validación Qué tengo que hacer si el cliente argumenta que su factura es válida en el portal del SAT y en nuestro validador se marca un rechazo? Puedo facturar o validar sin internet? No sé como identificar si el CSD de Sello Digital es correcto o estoy utilizando la FIEL 29 2

4 Consideraciones técnicas 1. Ir a la página 2. Dar clic en el icono: 3. Para accesar a la aplicación debió haber recibió sus credenciales de acceso en su cuenta de correo, en caso de no haber sido así hablar con su cliente. 4. Una vez habiendo ingresado las credenciales que recibido por correo se le pedirá que capture su nuevo perfil para dar más seguridad al proceso. 5. Si al momento de querer entrar al sistema no le permite ejecutar ninguna opción deberá ejecutar la vista de compatibilidad de alguna de las siguientes formas: 3

5 Es importante mencionar que una vez dentro de la aplicación podrá navegar sin ningún tipo de problema, sin embargo deberá considerar dar clic en el icono de Cerrar Sesión ubicado en la esquina superior derecha para que la sesión no se quede conectada En caso de haber olvidado dar clic en Cerrar Sesión y si al intentar entrar a la aplicación se le indica que el usuario ya se encuentra conectado, deberá dar clic en el siguiente icono marcado en rojo: Para cerrar la sesión previa deberá ingresar los siguientes datos: En caso de requerir soporte técnico lo podrá solicitar desde la pantalla principal dando clic al siguiente icono en donde podrá levantar un ticket o chatear con un consultor. 4

6 Pantalla de Inicio 1.1 Login Validación Deberá ingresar su respectivo usuario y Password previamente proporcionado. Aparecerá la siguiente pantalla para cambio de credenciales por primera vez. 5

7 Pantalla de Bienvenida Pantalla de bienvenida al sistema. 1.2 Menú administración La pantalla principal cuenta con un menú que se compone de diferentes opciones. Para entrar al menú solo se debe de escoger la selección con el puntero y ésta se divide en las siguientes opciones: - Buscar Factura: Encontrar un documento previamente cargado y validado - Cargar XML: Cargar un archivo XML para detectar si es válido o invalido. - Usuarios: En la presente sección podrá editar los usuarios que previamente solicitó para alta en el sistema. - Créditos: En la presente sección podrá monitorear el número de validaciones que ha consumido hasta el momento, llevando un control estricto de sus consumos. - Soporte: En la parte superior del menú podrá solicitar soporte a un asesor técnico quien con gusto le atenderá 6

8 En cualquier momento dentro de cualquiera de las secciones podrá dar clic en el icono de la sección superior izquierda de su pantalla. ubicado en 1.3 Menú Créditos En la presente sección podrá monitorear los créditos/validaciones que aún le quedan por consumir así como el crédito actual en que se encuentra actualmente. Como lo puede apreciar podrá conocer el rango de créditos contratado, el crédito actual así como el crédito alerta, mismo que se predefine para recibir la notificación de próxima finalización de sus créditos. 1.4 Menú Usuarios En la presente sección podrá monitorear los usuarios que tiene dados de alta en el sistema, así como dar de alta, baja o editar los usuarios que haya solicitado a Alestra. 7

9 Podrá dar clic derecho sobre cualquier registro y así editar la información de sus usuarios, en donde le aparecerá la siguiente pantalla para así poder realizar modificaciones a los mismos: De igual forma podrá agregar o eliminar nuevos usuarios sin exceder el número de usuarios contratados previamente, lo cual podrá ser verificado en la esquina inferior izquierda, como se muestra a continuación: Por último, para agregar o eliminar usuarios deberá dar clic al icono correspondiente al alta o baja según se muestra en la esquina inferior izquierda de la pantalla de usuarios: Deberá ingresar los datos que desea asignar a su usuario, pudiendo ser un usuario interno o un proveedor, mismo que deberá ser acotado por la sección de permisos. 8

10 El campo de Filtro RFC servirá para que un usuario solamente pueda cargar facturas de dicho RFC así como posteriormente consultarlas. En el caso de un proveedor, deberá poner allí su RFC mientras que para un usuario administrador al no capturar nada podrá hacer cargas y búsquedas de cualquier proveedor de su compañía. El campo deberá ser asignado solo a administradores ya que permitirá aceptar o rechazar comercialmente documentos recibidos. Para eliminar un usuario solo deberá seleccionarlo y dar clic en seguido de aceptar. 1.5 Menú Cargar XML Al dar clic en el menú Cargar XML le aparecerá la pantalla sobre la cual deberá examinar el XML a validar Sección de Carga Simple de XML Deberá dar clic en la pestaña de carga simple marcada en verde para después ubicar en su equipo el XML que desea validar dando clic en el icono marcado en rojo, una vez seleccionado dicho archivo deberá dar clic en el botón Aceptar. 9

11 Deberá seleccionar el archivo XML desde la ubicación donde tenga guardados dichos archivos Comprobante Válido Si el comprobante ha pasado satisfactoriamente los filtros de validación le aparecerá la siguiente pantalla. Una vez aprobado el archivo XML se le enviará una notificación vía correo electrónico a la(s) cuenta(s) con que haya sido de alta la cuenta de usuario. De igual forma se ha incorporado la opción para que una vez validado el archivo XML se cargue ya sea el PDF del documento fiscal, un documento o ambos. Siendo el flujo de la siguiente manera: Nota: De acuerdo a la regla de negocio establecida por su cliente deberá realizar lo siguiente: Cargar el Archivo PDF de su comprobante fiscal digital Cargar un documento complementario Cargar Archivo PDF de su comprobante Fiscal Digital y el Documento complementario No cargar PDF de su comprobante fiscal digital ni documento complementario. 10

12 La regla de negocio de que documentos deberá cargar o si no deberá cargar ninguno, le será proporcionada a través de su cliente ya que en base a eso correrá el proceso comercial y de pago del comprobante fiscal digital enviado. Nota: Se enviará un correo notificando la aceptación del comprobante como válido fiscalmente Comprobante Inválido Si el comprobante NO ha pasado satisfactoriamente los filtros de validación le aparecerá la siguiente pantalla. Se le indicará en la descripción el motivo de rechazo para que proceda a corregir el documento. Una vez rechazado el archivo XML se le enviará una notificación vía correo electrónico a la(s) cuenta(s) con que haya sido dado de alta la cuenta de usuario. 11

13 1.6 Sección Carga Masiva de XML Módulo para la carga de los archivos XML enviados por sus proveedores de forma masiva e ininterrumpida en donde primeramente deberá dar clic a la pestaña marcada en verde seguido en un clic en el botón de Browse marcado en rojo. 12

14 1.6.1 Selección Masiva de archivos XML Notificación de Rechazos Tanto en la carga masiva como en la carga simple se registrarán en la siguiente sección (pestaña marcada en rojo) todos los rechazos detectados para una fácil identificación. 13

15 1.7 Menú Buscar Factura Al dar clic en la opción de buscar aparecerá dicha pantalla donde podrá -dependiendo de los filtros que seleccione- buscar algún CFD o CFDI en particular. 14

16 1.7.1 Filtros Búsqueda Podrá seleccionar ciertos parámetros de búsqueda para encontrar el CFD o CFDI que desea de una manera más rápida y eficiente Rango de Fechas: Podrá encontrar un documento acotando las fechas de búsqueda. Deberá dar clic sobre uno o ambos recuadros, según el parámetro de tiempo que desee incluir en su búsqueda. Al dar clic se le pedirá seleccione Año, Mes y Día Serie y Folio: Podrá buscar algún documento con una serie y/o folio especifico. 15

17 1.7.4 RFC: Podrá buscar los CFD o CFDI tanto por el RFC Emisor como Receptor de los documentos fiscales digitales Estatus: Podrá buscar los CFD o CFDI de acuerdo al estatus que presente el documento; Válido Fiscal, No Válido Fiscal, Aceptación Comercial o Rechazo Comercial Agrandar / Reducir sección de consulta Podrá agrandar o reducir la sección de consulta de documentos al dar clic sobre la flecha ubicada en la parte izquierda de los filtros de búsqueda Resultado(s) de búsqueda Después de haber seleccionado sus parámetros de búsqueda aparecerá en pantalla el resultado de la misma en donde podrá descargar y consultar los XML recibidos. 16

18 1.7.8 Sección de búsqueda con resultados ampliada Como se menciona en la sección anterior al seleccionar la barra de ampliación de la sección de consulta el resultado será como el que aparece en la siguiente pantalla Columna Estatus Dicha columna permitirá saber el estatus del documento recibido, desde válido fiscalmente o rechazado hasta aceptado o rechazado comercialmente como se indica más adelante. 17

19 Exportar información a archivo Excel Al haber seleccionado primeramente un rango de fechas podrá generar reportes en Excel a partir de dar clic en el botón marcado en rojo Descargas Masivas de XML y PDF Una vez que el resultado de su búsqueda se muestre en pantalla podrá optar por la descarga masiva de los documentos, los cuales serán descargados en la ubicación que usted seleccione en su equipo. 18

20 Nota: deberá seleccionar el documento dando clic en el siguiente recuadro Una vez seleccionadas las facturas que desea descargar, deberá seleccionar el tipo de descarga que desea hacer, es decir PDF s o XML s Para descargas de XML: Una vez seleccionado uno o varios archivos XML desde la sección de consultar y habiendo dado clic en la opción de descarga, le aparecerá la opción de guardar dichos archivos en la ubicación que más le convenga Para descargas de PDF: Una vez seleccionado uno o varios archivos PDF desde la sección de consultar y habiendo dado clic en la opción de descarga, le aparecerá la opción de guardar dichos archivos en la ubicación que más le convenga. 1.8 Menú opciones Facturas Recibidas Deberá dar clic derecho sobre el registro el cual desea realizar alguna de las siguientes funciones. 19

21 1.8.1 Visualización de archivos PDF y/o XML Para la visualización de los archivos PDF o XML deberá dar clic derecho sobre el registro que desee consultar y le aparecerá el siguiente menú. 20

22 Nota: En caso de haber cargado el formato PDF de la factura del cliente, se mostrará al dar clic en Ver PDF. En caso de haber optado por NO cargarlo, se generará una vista estándar del documento para su correcta interpretación Ver Anexo Con dicha funcionalidad podrá ver el documento anexo que fue cargado al inicio del proceso en la sección de carga simple de XML. En caso de no haber documento alguno relacionado el sistema indicara que no existe documento PDF asociado Ver PDF de Validación Gracias a dicha sección podrá ver el documento PDF de la validación en donde se indique, si el documento fue válido o no válido fiscalmente. 21

23 Mostrar con un PDF de validación la certeza de que el proceso se realizado y es satisfactorio Ver Rechazo Comercial En caso de que el documento hubiera sido rechazado comercialmente con se indica en los incisos siguientes, aquí podrá ver la bitácora y motivo de rechazo del documento. 22

24 1.8.5 Aceptación Comercial Entendiendo que un documento fiscalmente correcto no necesariamente cumple con sus reglas comerciales, podrá aceptar el documento comercialmente al dar clic sobre el siguiente ícono. Dicho estatus aparecerá en pantalla del proveedor o administrador al momento de hacer una búsqueda Rechazo Comercial Entendiendo que un documento fiscalmente correcto no necesariamente cumple con sus reglas comerciales podrá rechazar el documento comercialmente al dar clic sobre el siguiente icono, dicho estatus aparecerá en pantalla del proveedor o administrador al momento de hacer una búsqueda Carga de Anexos Gracias a esta sección podrá cargar tanto el PDF de la factura electrónica, como algún otro documento complementario a dicha factura como una Orden de Compra, Pedido, etc Opciones sobre columnas Para una búsqueda más personalizada sobre los registros ya encontrados, deberá dar clic sobre la flecha derecha ubicada sobre la columna en cuestión. Sobre las columnas tendrá la opción de hacer las siguientes tareas: 23

25 - Ordenar ascendentemente los registros - Ordenar descendentemente los registros - Mostrar / Ocultar columnas - Filtrado sobre los registros Orden de registros Sobre la columna seleccionada podrá ordenar ascendente o descendentemente los registros para un mejor orden o para una más rápida consulta. Orden Ascendente Orden descendente: Mostrar / Ocultar Columnas Al dar clic sobre la siguiente opción podrá ocultar o mostrar las columnas con que cuenta actualmente en la sección de consultas. Para ocultar o mostrar las presentes columnas deberá seleccionar o deseleccionar los presentes recuadros. 24

26 Filtrado de registros Una vez que ciertos registros fueron encontrados utilizando los parámetros de búsqueda, tendrá la posibilidad de hacer un nuevo filtrado, utilizando las opciones avanzadas de búsqueda que se encuentran en cada columna. Es importante mencionar que dependiendo del tipo de columna variarán los tipos de filtrado Columnas con texto: Sobre los registros encontrados desde la sección de búsqueda, podrá hacer un nuevo filtrado para obtener una búsqueda más precisa. Deberá escribir algún texto contenido en el nombre para traer el o los registros en cuestión Columna Folio: Sobre los registros encontrados desde la sección de búsqueda, podrá hacer un nuevo filtrado para obtener una búsqueda más precisa. En caso de que el folio le permita hacer más eficiente su búsqueda podrá buscar alguna o algunas facturas por el folio indicando si quiere que la búsqueda arroje los menores, mayores o iguales a cierto folio. (Todas las columnas de tipo de dato número le permitirán dicha búsqueda) 25

27 Columna Serie: Sobre los registros encontrados desde la sección de búsqueda, podrá hacer un nuevo filtrado para obtener una búsqueda más precisa. Deberá seleccionar el tipo de recuadro que indique si los registros que desea mostrar en pantalla son XML v.2.0 (CFD) o XML v.3.0 (CFD) Cambio de Hoja Si la búsqueda arrojo en número mayor al permitido tendrá la opción de escribir el número de página a la que quiere ir o de igual forma podrá utilizar las flechas que indican el cambio de hoja Descargas masivas Una vez que el resultado de su búsqueda se muestre en pantalla podrá optar por la descarga masiva de los documentos, los cuales serán descargados en la ubicación que usted seleccione en su equipo. 26

28 Nota: deberá seleccionar el documento dando clic en el siguiente recuadro Una vez seleccionadas las facturas en cuestión deberá seleccionar el tipo de descarga que desea hacer, es decir PDF s o XML s Para descargas de XML: Una vez seleccionado uno o varios archivos XML desde la sección de consultar y habiendo dado clic en la opción de descarga, le aparecerá la opción de guardar dichos archivos en la ubicación que más le convenga: Para descargas de PDF: Una vez seleccionado uno o varios archivos PDF desde la sección de consultar y habiendo dado clic en la opción de descarga, le aparecerá la opción de guardar dichos archivos en la ubicación que más le convenga: 27

29 Cerrar Sesión Para salir de la plataforma de Validación, deberá dar clic en el botón de cerrar sesión. El cual está ubicado en la sección superior derecha. Preguntas Frecuentes Después de ingresar mis credenciales no puedo dar clic a ningún icono dentro del sistema Para dicha situación lo único que debe de hacer el cliente es dar clic en la vista de compatibilidad, misma que tiene como función el homologar versiones de Windows, comúnmente se requiere con versiones 8 y 9 de Explorer Estoy usando la versión de Explorer 6.0 La versión de Explorer 6.0 no es compatible con la aplicación Qué explorador es del sugerido? Se sugiere utilizar las versiones de Internet Explorer debido a que a aplicación esta construida en Plataformas Microsoft, aún y que el sistema es multi-navegador la sugerencia es utilizar Explorer Cómo ver PDF en Chrome? La sugerencia como se menciona es usar alguna de las versiones de explorar mencionadas ya que el Chrome pudiera no verse el mismo No puedo ver el PDF en mi explorador Deberá verificar que se tenga instalada alguna de las versiones de Acrobat Reader, la versión más común y sugerida es la versión 8, de igual forma si requiere el PDF de forma inmediata puede seleccionar la casilla del documento y dar clic en descarga de PDF. 28

30 1.9.6 Estoy intentando entrar a la aplicación y no me permite accesar Deberá verificar con su equipo de TI en donde corrobore que no tenga bloqueado o restringido el acceso a la aplicación en cuestión, favor de probar el acceso desde alguna red alterna a la que esta intentando, en caso de no ser satisfactorio deberá escalar el caso con su asesor correspondiente No me permite descargar reportes de Excel Deberá verificar los permisos de su explorador dentro de la sección de herramientas de internet Explorer Seguridad Nivel Personalizado Descarga de archivos (habilitar) No me permite descargar de forma masiva archivos XML y PDF Deberá verificar los permisos de su explorador dentro de la sección de herramientas de internet Explorer Seguridad Nivel Personalizado Descarga de archivos (habilitar) Olvidé mi contraseña En caso de que haya olvidado su contraseña podrá contactar a su ejecutivo de soporte para solicitar que le sea renviada su credencial de acceso a la aplicación Cómo puedo saber más del sistema contratado? Dentro de los manuales de la aplicación encontrará los pasos que deberá seguir para cada uno de los procesos de las aplicaciones En caso de emisión de facturas mi cliente me rechaza mi factura electrónica Deberá verificar el motivo de rechazo de la misma así como solicitarlo al cliente algún fundamento del mismo ya que comúnmente podría deberse a ciertas validaciones comerciales particulares de la empresa Qué pasa si al momento de generar una factura no fue posible timbrarla por una pérdida momentánea de internet? En la sección de búsquedas verá el documento con un estatus de Timbrado pendiente en donde sólo deberá seleccionarlo y dar clic en la opción de re-timbrado de documentos En el caso de recepción y validación Qué tengo que hacer si el cliente argumenta que su factura es válida en el portal del SAT y en nuestro validador se marca un rechazo? El SAT en su portal de validación indica que las facturas validadas en dicho portal no garantizan deducibilidad que por favor vean las disposiciones fiscales vigentes. Por lo que si con el acuse de rechazo generado aún tiene dudas del rechazo deberá escalarlo con su ejecutivo de cuenta Puedo facturar o validar sin internet? No es posible ya que la aplicación es Web por lo que es el más importante de los pre-requisitos de uso No sé como identificar si el CSD de Sello Digital es correcto o estoy utilizando la FIEL Existen diversos métodos para realizar dicha verificación, para lo cual se comparte la siguiente explicación, de igual forma la aplicación rechazara el comprobante en caso de no ser el certificado correcto. Cómo diferenciar una Fiel de un CSD? Método de la Unidad Organizacional 29

31 De acuerdo a nuestras pruebas los archivos CSD tienen un campo llamado Unidad Organizacional (OU) mientras que la FIEL no, esta prueba lo orientará sin embargo, le pedimos esté seguro que el archivo que carga es el correcto, es una práctica común cargar el certificado incorrecto. 30