Procedimiento para la Contratación de Servicios Editoriales de la Gerencia Editorial de Ciencias Sociales, Humanidades e Interés General (2005)

Transcripción

1 Procedimiento para la Contratación de Servicios Editoriales de la Gerencia Editorial de Ciencias Sociales, Humanidades e Interés General (2005) a) Diagrama GERENCIA EDITORIAL DE CIENCIAS SOCIALES, HUMANIDADES E INTERÉS GENERAL COORDINACIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS INICIO 1 GENERA ORDEN DE TRABAJO 2 REVISA CONTRATOS, FIRMA DE Vo. Bo. Y ENTREGA A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PARA FIRMA FIRMA LOS 5 TANTOS DEL CONTRATO Y DEVUELVE PARA CONTINUAR EL TRÁMITE 3 5 RECIBE 2 TANTOS DEL CONTRATO, GESTIONA CUENTA DE AFECTACIÓN CONTABLE Y PREPARA JUEGOS PARA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 4 REMITE CONTRATOS FIRMADOS CON SOPORTE DOCUMENTAL 6 VERIFICA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL, GESTIONA PÓLIZA DE PASIVO Y PAGO PARA EL PROVEEDOR 7 CAPTURA EN EL AS/400 EL IMPORTE QUE SE VA A CARGAR AL COSTO DE LA OBRA Y DETALLE DEL RECIBO/FACTURA 8 RECIBE DOCUMENTACIÓN PARA TRÁMITE DE PAGO 9 OBTIENE CONTRARECIBO Y ENTREGA AL PROVEEDOR. PREPARA ARCHIVO DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA SUBG. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES FIN 1

2 b) Descriptivo AREA ACTIVIDAD FORMATO 1. Gerencia Editorial Genera Orden de Trabajo 1.1. Editor/Secretaria Identifica y solicita los servicios de colaboradores externos, en su caso, solicita nombre y domicilio fiscal para el contrato. Su punto de partida es lo autorizado por el CISO, el cumplimiento de metas del área, etc Editor/Colaborador Externo Pacta costos, características y condiciones del trabajo con base en los tabuladores vigentes Editor/Secretaria Elabora: Orden de Trabajo en original y copia; Contrato en 5 tantos (previa solicitud de número de contrato al Responsable de Apoyo ). Pagaré (10% importe bruto-) 1 tanto Carta de aceptación 1 tanto y Reporte de validación de facturas y/o recibos en 1 tanto Editor/Secretaria Imprime juego de documentos Colaborador Externo Entrega: Trabajo y firma documentos para trámite (en este momento recaba la firma de los documentos de la actividad 1.3). Recibo de honorarios y/o factura debidamente requisitados Editor/Secretaria Verifica que el recibo de honorarios y/o factura cumpla con requisitos fiscales. En caso contrario, detiene el trámite de pago hasta que no presente el documento correcto Editor/Secretaria Obtiene fotocopia de los documentos firmados (actividad 1.5) por el colaborador externo para control interno y acuse. Turna documentos originales al Responsable de Apoyo y recaba firma de recibido en fotocopia Responsable de Apoyo 1.9. Responsable de Apoyo Responsable de Apoyo Revisa y verifica que la documentación esté completa y correcta (requisitos fiscales, vigencia de comprobante, etc). En su caso, devuelve al Editor/Secretaria para que regularice tal situación. Registra recibo de honorarios o factura, entre otros datos específicos en el Nuevo Sistema de Control Presupuestal, para asignarle un número de requisición. Entrega documentación al Gerente Editorial para validación y firma. 2

3 1.11. Gerente Editorial Revisa documentación, firma Recibo de Honorarios/Factura, Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos y autoriza contrato. Devuelve documentación al Responsable de Apoyo Responsable de Apoyo 2. Coordinación General de Asuntos Jurídicos Elabora memorándum en original y copia, recaba firma del Gerente Editorial y envía un ejemplar con los 5 tantos del contrato a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos. En un tanto del contrato se anexan los originales de: Recibo de Honorarios/Factura, Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos, Orden de Trabajo, Pagaré y Carta de Aceptación). Archiva copia del memorandum Revisa contratos, firma de Vo. Bo. y entrega a la Gerencia de Admón. y Finanzas para firma Secretaria Obtiene 2 fotocopias de los soportes del contrato: 2.2. Coordinador General de Asuntos Jurídicos/Jefe del Depto. de Asuntos Jurídicos Pagaré, Orden de trabajo y Carta de aceptación Para adjuntarlas a los contratos del área y de recursos materiales, una vez que estén firmados por el Gerente de Administración y Finanzas. (no toma en cuenta el Recibo/factura). Revisan contratos y rubrican los mismos Secretaria Prepara memorándum para entrega de contratos a la Gerencia de Administración y Finanzas original y copia y recaba firma del Coordinador General de Asuntos Jurídicos. Entrega 5 tantos de los contratos de servicios editoriales a la Secretaria de la Gerencia de Administración y Finanzas. 3. Gerencia de Admón. y Finanzas 3.1. Gerente de Administración y Finanzas Firma los 5 tantos del contrato y devuelve para continuar el trámite. Rubrica los 5 tantos del contrato Secretaria Con su memorándum de recepción de contratos devuelve debidamente rubricados los mismos a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos y recaba acuse de recibo del área. 3

4 4. Coordinación General de Asuntos Jurídicos Remite contratos firmados con soporte documental Secretaria Revisa que los contratos estén debidamente rubricados, que cuenten con el soporte documental completo, etc. y arma los siguientes juegos para las áreas: Gerencia Editorial 1 tanto con soporte (original) 1 tanto con soporte (copia) Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 1 tanto del contrato con soporte (copia). Archiva 2 tantos del contrato, uno de ellos con soporte para control, consulta y préstamo del área Secretaria Prepara memoramdums (2) original y copia para entrega de contratos a la Gerencia Editorial y Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y recaba firma del Coordinador General de Asuntos Jurídicos. Entrega contratos a las áreas mencionadas Secretaria Como medida de control interno, captura en base de datos (Excel) la información relacionada con la entrega de contratos: número de oficio, fecha de entrega al área, etc. 5. Gerencia Editorial Recibe 2 tantos del contrato y gestiona cuenta de afectación contable con la Gerencia de Producción a través del Departamento de Costos de Producción. Prepara juegos para la Gerencia de Administración y Finanzas Responsable de Apoyo 5.2. Responsable de Apoyo Recibe 2 tantos del contrato (para archivo del área y proveedor) de la Coordinación General de Asuntos Jurídicos firmados por el titular de la Coordinación y del Gerente de Administración y Finanzas y obtiene 2 fotocopias del juego completo. Con la documentación que tiene arma 3 juegos: Ventanilla Única 1 tanto completo con documentación soporte (copias) y 1 tanto con originales de: Recibo de Honorarios / Factura Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos y copias del contrato, pagaré, carta de aceptación y orden de trabajo) 4

5 5.3. Responsable de Apoyo 6. Gerencia de Admón. y Finanzas (Ventanilla Única) 6.1. Depto. de Programación y Presupuesto 6.2. Depto. de Registro Contable Editorial (para archivo) 1 tanto con originales de: Orden de trabajo, Pagaré; y Carta de aceptación y copias de Recibo de Honorarios / Factura y Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos). Entrega 2 juegos a Ventanilla Única. Con la copia que se queda presenta al Departamento de Costos de Producción para que selle y asigne número de cuenta contable. En caso que esté cerrada la obra, el área de costos le indica que cuenta contable se tiene que afectar. Verifica suficiencia presupuestal, gestiona póliza de pasivo y pago para el proveedor. Recibe original y copia de los documentos y sella acuse de la Gerencia Editorial. Entrega al Depto. de Registro Contable para elaboración de pasivo. Genera pasivo y entrega junto con el juego original al Depto. de Programación y Presupuesto. Archiva copia del juego Tesorería Genera cheque o elabora transferencia bancaria para pago del proveedor. 7. Gerencia Editorial Captura en el AS/400 el importe que se va a cargar al costo de la obra y detalle del recibo/factura Responsable de Apoyo 7.2. Responsable de Apoyo 8. Gerencia de Admón. y Finanzas (Ventanilla Única) Recibe documentos (sello con número de pedido generado en el SCP y suficiencia presupuestal) y carga el importe que se va a pagar al costo de la obra, desglosando el detalle del recibo / factura en el AS/400 (CUO s para la afectación de la etapa que les corresponde, etc.). Marca documentación de trámite con rojo (para señalar que ya se cargó el costo a la obra) y devuelve a la Ventanilla Única para que continúe con el trámite de pago. Recibe documentación para trámite de pago Analista Registra en el formato de excell Gestión de Documentos: Asigna No. Ventanilla (consecutivo) Número de Requisición (con la cual fue capturado en el sistema) Fecha de ingreso (ventanilla única) Beneficiario (Nombre del proveedor) 5

6 Partida presupuestal Importe (Moneda Nacional o dólares) 8.2. Analista Anota en el formato de excell Gestión de Documentos la fecha en que se trabajo y verifica documentos: Nombre del proveedor, Firma responsable, Partida, Suficiencia Presupuestal, Importe, Vigencia del contrato, Firma recepción del servicio o bien, Documentos fiscales (recibos o facturas) estén vigentes, etc., dependiendo del trámite que se trate. En caso de errores registra en el formato de excell la fecha de devolución y elabora formato de devolución de documentos y turna al área solicitante Analista Libera documentos para Contabilidad y Tesorería, para el caso de documentos correspondientes a Operación Contable los pasa a revisión de manera económica antes de su liberación Analista Anota en el formato de excell, Gestión de Documentos, la fecha en que se entrega al departamento correspondiente de acuerdo al trámite que se trate: Contabilidad, Tesorería y/u Operación Contable. En caso de que sea un documento corregido, se anota la fecha en que reingresa (conserva el número de ventanilla (consecutivo) con el cual había ingresado inicialmente Analista Elabora formatos para turnar documentos al departamento que corresponda de acuerdo al trámite que se trate Analista Turna documentos. 9. Gerencia Editorial Obtiene contrarecibo del proveedor y prepara archivo de contratos de prestación de servicios para la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales Responsable de Apoyo 9.2. Responsable de Apoyo Periodicamente se comunica con Caja (Departamento de Tesorería) para obtener los contrarecibos de proveedores y/o preguntar como va el trámite. Obtiene fotocopia del contrarecibo y entrega original del mismo a la Secretaria/Editor. Archiva copia del contrarecibo junto con el juego de documentación en carpeta de control (están clasificadas por partida). 6

7 9.3. Secretaria/Editor Contacta al proveedor para entregarle contrarecibo 9.4. Responsable de Apoyo Captura en Excel todos los datos de cada uno de los documentos que generan cheque o transferencia bancaria (núm. De proveedor, dirección, fax, RFC, concepto del servicio, número de requisición, etc.). Envía periódicamente archivo electrónico al Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales. (de 2 a 3 veces al mes), dándose por terminado el procedimiento. 7