ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO A EDIFICIOS, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA.

Transcripción

1 ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO A EDIFICIOS, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. OBJETIVO Proporcionar el mantenimiento a los inmuebles y al mobiliario y equipos de oficina, para el mejor funcionamiento de las áreas de Gobierno del Estado de Nayarit. NORMAS DE OPERACIÓN Cada responsable administrativo de las diferentes dependencias deberá solicitar al Departamento de Servicios Generales por medio del formato de requisición, especificando y detallando que tipo de servicio es el que requiere (fumigación, pulido de pisos, mantenimiento de aires acondicionados, radio-comunicación, arrendamiento de equipos etc.) El Departamento de Servicios Generales comunicará vía telefónica a la Secretaría de Obras públicas, las necesidades de mantenimiento que soliciten las oficinas como: fallas en el servicio de energía eléctrica, fontanería, carpintería, herrería, pintura etc. Las dependencias una vez que hayan recibido el servicio deberán notificar al Departamento de Servicios Generales. Cuando los servicios sean turnados a los proveedores deberán de ser mayor a la cantidad de: $ 5,. en caso contrario serán pagados por cada dependencia según correspondan a través del Fondo Revolvente. Todo servicio solicitado a través de requisición será cotizado cuando menos con tres proveedores, incluyendo la cotización base. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8 ABR 6 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. AREA: DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS. DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Elabora requisición (O/5C) para solicitar el servicio de mantenimiento, anexa hoja de cotización y envía a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto. Distribuye Requisición de la siguiente manera: Original Dir. Gral. de Contabilidad y Presup. ª Copia ª, ª, ª y 5ª Copia Distribuye Cotización de la siguiente manera: Original - (SF-R) - COTIZACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y Recibe requisición crea reserva presupuestal y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Nota: La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, turna la requisición al Departamento de Servicios Generales Recibe la requisición y acude al Depto. de Adquisiciones para la asignación de oferentes (proveedores) más y procede a cotizar. Nota: Si el proveedor es local deberá presentar su cotización en hoja membretada y en sobre cerrado. Si es foráneo se realiza por medio de fax. Envía cotización en sobre cerrado al Departamento de Servicios Generales. - COTIZACIÓN 5 Recibe sobres con cotizaciones y turna junto con la requisición al. 6 Recibe la requisición y sobres que contiene las dos cotizaciones, abre los sobres, los firma y rubrica las cotizaciones y turna al Depto. de Servicios Generales. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8 ABR 6 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. AREA: DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS. DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Llena la requisición (cuadro comparativo) y turna al Depto. de Adquisiciones. 8 Adjudica al oferente (proveedor) que ofrece las mejores condiciones firmando al calce de la requisición y turna al Depto. de Servicios Generales. 9 Recibe requisición y cotizaciones, elabora el pedido (O/C) con el nombre del oferente (proveedor) adjudicado, anota Vo. Bo., firma y turna al Analista. Distribuye Pedido de la siguiente manera: Oferente (proveedor) Original ª Copia ª Copia ª Copia - Recibe y revisa pedido, requisición, y documentación soporte SF-R NO PROCEDE Regresa al Depto. de Servicios Generales con las observaciones efectuadas. Conecta con actividad No. PROCEDE Anota Vo. Bo. en el pedido y turna al Depto. de Adquisiciones. DEPARTAMENTO DE Recibe, firma pedido y recaba la firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y lo turna al área de recepción de adquisiciones. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8 ABR 6 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. AREA: DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS. DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. DE Recibe pedido y documentación soporte anexa, relaciona en libro de control y turna a la Recepción de la Dirección General de Administración para su firma. DE ADMON.) 5 Recaba firma del Director General y comunica telefónicamente al Depto. de Servicios Generales que el pedido esta debidamente autorizado. SERVICIOS 6 Recoge pedido autorizado, comunica al oferente (proveedor) para que pase por el pedido, firme de conformidad y proporcione el servicio solicitado. Realiza el servicio, elabora la factura recaba firma y sello de recibido el servicio de la dependencia y anexa pedido original, acude al Departamento de Servicios Generales. - FACTURA - 8 Recibe del proveedor pedido y factura original. 9 Integra el expediente conformado por la requisición, el pedido y la factura original, fotocopia y turna al para la elaboración del contrarecibo. Nota: El Proveedor acude al Depto. de Adquisiciones por el contrarecibo correspondiente. FIN DE PROCEDIMIENTO - SF-R - - FACTURA ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luis Naya González REVISÓ Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Ing. Javier Cortés López MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

5 8 ABR 6 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y DE INICIO Elabora requisición para solicitar el servicio de mantenimiento, anexa hoja de cotización 5 SF-R COTIZACIÓN Dir. Gral. de Contabilidad y Presupuesto Remite la requisición con su reserva presupuestal, ya asignada SF-R COTIZACIÓN 5 Depto. de Servicios Grales. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, turna la requisición al Departamento de Servicios Generales A

6 8 ABR 6 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y DE A Recibe la requisición y acude al Depto. de Adquisiciones para la asignación de oferentes (proveedores) y procede acotizar SF-R COTIZACIÓN Si el proveedor es local deberá presentar su cotización en hoja membretada y en sobre cerrado, si es foráneo se realiza por medio de fax Envía cotización en sobre cerrado al Departamento de Servicios Generales COTIZACIÓN B

7 8 ABR 6 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y DE B 5 Recibe sobres con cotizaciones y turna junto con la requisición al Departamento de Adquisiciones SF-R Recibe requisición y sobres ( cotizaciones), abre sobres, los firma y rubrica las cotizaciones 6 SF-R Llena la requisición (cuadro comparativo) Departamento de Servicios Generales SF-R C

8 8 ABR 6 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y DE C 8 Adjudica al oferente (proveedor) que ofrece las mejores condiciones firmando al calce de la requisición SF-R 9 Recibe requisición y cotizaciones, elabora el pedido con nombre del oferente (proveedor) adjudicado, anota Vo. Bo., firma y turna al Analista Departamento de Servicios Generales SF-R Oferente (Proveedor) Analista Recibe y revisa pedido, requisición y documentación soporte SF-R Oferente (Proveedor) C

9 8 ABR 6 5 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y DE C Regresa al Depto. de Servicios Generales con las observaciones efectuadas No Procede Si Anota Vo. Bo. en el pedido y turna al Depto. de Adquisiciones Recibe, firma pedido y recaba firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y lo turna al Area de Recepción de Adquisiciones SF-R Oferente (Proveedor) D

10 8 ABR 6 6 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y DE D Recibe pedido y documentación soporte anexa, relaciona en libro de control y turna a la Dirección Gral. de Admón. para su firma SF-R Oferente (Proveedor) Departamento de Serv. Grales. 5 Recaba firma del Director Gral. de Admón. y comunica telefónicamente al Depto. de Servicios Generales que el pedido esta debidamente autorizado SF-R Departamento de Serv. Grales. 6 Recoge pedido autorizado, comunica al oferente (proveedor) que pase por el pedido, firme de conformidad y proporcione el servicio solicitado Oferente (Proveedor) SF-R E Oferente (Proveedor)

11 8 ABR 6 ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y DE E Realiza el servicio, elabora factura, recaba firma y sello de recibido el servicio, de la dependencia FACTURA Departamento de Serv. Grales. 8 Recibe del proveedor pedio original y factura FACTURA 9 Integra expediente conformado por la requisición, pedido y factura original con firma y sello de recibido Depto. Adquisiciones El Proveedor acude al Depto. de Adquisiciones por el contrarecibo correspondiente FIN