LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO.

Transcripción

1 LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO. OBJETIVO Mantener actualizados los inventarios de los bienes de activo fijo que constituyen el patrimonio del Poder Ejecutivo, mediante el establecimiento de normas generales de operación que permitan el manejo óptimo de los mismos. NORMAS DE OPERACIÓN Codificación de organigramas y asignación de rangos de inventario.- Las dependencias y entidades deberán presentar su respectivo organigrama al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles, con el fin de analizar y aplicar el código numérico a los niveles jerárquicos denominados áreas de adscripción; así como asignar los números de inventario que serán utilizados en cada uno de los bienes. Capacitación al personal administrativo de las dependencias y entidades.- El personal del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles capacitará al personal administrativo de las dependencias y entidades. Toma de inventario físico y aplicación de etiquetas.- El personal de las dependencias y entidades procederán a llevar a cabo la toma física del inventario, tomando las características particulares de cada uno de los bienes registrándolos en la cédula correspondiente. Posteriormente se procede a adherir las etiquetas impresas en cada uno de ellos con el número de inventario asignado, (el manejo de las etiquetas es si la dependencia o entidad cuenta con recursos para ello, en caso contrario se procederá a marcar con plumones de tinta permanente). Manejo del sistema automatizado.- Con la información registrada en las cédulas que fueron utilizadas en el levantamiento del inventario físico, se procede al manejo del sistema automatizado, elaborando las cédulas para el Registro de Bienes, de acuerdo a los siguientes tipos: 01 Bienes Inmuebles 02 Equipo de Transporte 03 Maquinaria Pesada 04 Equipo de Armamento y Seguridad 05 Muebles en General 06 Equipos en General 07 Obras de Arte

2 Legalización de las cédulas para el Registro de Bienes.- Con el objeto de que las cédulas para el registro de bienes se encuentren debidamente requisitadas, deberán ser revisadas y firmadas por los funcionarios responsables de las áreas Administrativas, igualmente dichas cedulas deberán estar validadas por el Jefe de Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Secretaría de Finanzas, así como por los funcionarios designados por la Secretaría de la Contraloría General, para los efectos legales correspondientes. Vales de resguardo.- El personal administrativo de las dependencias o entidades tiene el deber de preservar los bienes que quedan bajo su responsabilidad, para lo cual se deberá elaborar el vale de resguardo, enviando original y copia al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles para su validación, quien posteriormente remitirá el original a la Dependencia o Entidad. Tipos de movimiento.- El personal administrativo de las dependencias y entidades operarán y desarrollarán los dos tipos de movimientos que son Altas y Bajas. Actualización de resguardos.- Cuando el inventario sufra modificaciones como consecuencia de la actualización de movimientos, los cuales pueden ser Altas y/o Bajas, será necesario actualizar los resguardos, los cuales se incluirán a las nuevas cédulas para el registro de bienes.

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENT. GRAL. DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO. ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO: BIENES MUEBLES E INMUEBLES RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. 1 Solicita a las dependencias y entidades su organigrama debidamente requisitado y firmado por los servidores públicos responsables. 2 Recibe el organigrama, firmando de acuse la copia del oficio. - ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 3 Codifica el organigrama de acuerdo al nivel jerárquico y asigna los rangos de inventario en forma conjunta con las dependencias y entidades. 4 Capacita al personal administrativo de las dependencias y entidades sobre el desarrollo del Sistema del Inventario General en sus aspectos teórico y técnico. DEPENDENCIA O ENTIDAD 5 6 Efectúa la toma del inventario físico captando las características particulares de los bienes y las anota en la cédula de registro de bienes correspondiente. Adhiere las etiquetas a los bienes inventariados con el número asignado, o procede a marcar los bienes con plumones de tinta permanente. DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7 Supervisa la toma de inventarios físicos y las etiquetas adheridas o los números marcados a los bienes muebles. 8 Instala el sistema automatizado en la Dependencia o Entidad.

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENT. GRAL. DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO. ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO: BIENES MUEBLES E INMUEBLES RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. 9 Captura la información registrada en las cédulas que fueron utilizadas en el levantamiento físico. DEPENDENCIA O ENTIDAD 10 Imprime del sistema las cédulas de registro de bienes (3o) y se recaba las firmas y sellos oficiales correspondientes. Se distribuyen las cedulas de registro de bienes de la siguiente manera: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles Secretaria de la Contraloría General Dependencia o Entidad - Original - Original -Original - CEDULA DE REGISTRO DE BIENES 11 Elabora los vales de resguardo de bienes, en el sistema y recaba las firmas y sellos oficiales, remitiendo original y copia (O/c) al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. Se distribuyen los Vales de Resguardo de bienes de la siguiente manera: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles Dependencia o Entidad - Original - 1ª Copia - VALE DE RESGUARDO (SIIR40) DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Revisa las cédulas de registro de bienes y valida en forma conjunta con personal asignado por la Secretaría de la Contraloría General, y archiva en expediente. Valida los vales de resguardo de bienes y remite el original a la Dependencia o Entidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO. ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luís Naya González REVISÓ Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Ing. Javier Cortes López

5 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 28 ABR PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO ÁREA DIR. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GRALES. DEPARTAMENTO: DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES. DEPTO. BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEPENDENCIA O ENTIDAD INICIO Solicita a las Dependencias y Entidades su organigrama debidamente requisitado y firmado por los servidores públicos responsables 1 2 Recibe el organigrama, firmando de acuse la copia del oficio. ORGANIGRAMA 3 Codifica el organigrama de acuerdo al nivel jerárquico y asigna los rangos de inventario en forma conjunta con las dependencias y entidades. 4 Capacita al personal administrativo de las Dependencias y Entidades sobre el desarrollo del Sistema del Inventario General en sus aspectos teórico y técnico. 5 Efectúa la toma del inventario físico captando las características particulares de los bienes y los registran en la cédula correspondiente. CEDULAS REGISTRO BIENES DE DE DEPTO. BIENES MUEBLES Adhiere las etiquetas a los bienes inventariados con el número asignado, o procede a marcar los bienes con plumones de tinta permanente. A

6 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 28 ABR PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO ÁREA DIR. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GRALES. DEPARTAMENTO: DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES. DEPTO. BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEPENDENCIA O ENTIDAD A 7 Supervisa la toma de inventarios físicos y las etiquetas adheridas o números marcados a los bienes muebles. 8 Instala el sistema automatizado en la Dependencia o Entidad. 9 Captura la información registrada en las cédulas que fueron utilizadas en el levantamiento físico. 10 Imprime del sistema las cédulas de registro de bienes (tres originales) y se recaba las firmas y sellos oficiales correspondientes. CEDULAS REGISTRO BIENES DE O DE O O CONTRALORIA DEPTO. BIENES MUEBLES 11 Revisa las cédulas de registro de bienes y valida en forma conjunta con personal asignado por la Secretaría de la Contraloría General, y archiva en expediente. 12 Elabora los vales de resguardo de bienes, en el sistema y se recaban las firmas y sellos oficiales, remitiendo en original y copia al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. VALES DE RESGUARDO DE BIENES (SIIR40) O DEPTO. BIENES MUEBLES 1 13 Valida los vales de resguardo de bienes y remite el original a la Dependencia o Entidad FIN

7 CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1) BIENES INMUEBLES 0 1 MUNICIPIO LOCALIDAD FECHA (2) DEPENDENCIA (4) (6) DIA MES AÑO (3) AREA DE ADSCRIPCION (5) IDENTIFICACION Familia Artículo No. de Inventario (7) (8) (9) UBICACION (10) CLAVE CATASTRAL (11) USO O ASIGNACION (12) OBSERVACIONES (13) E.F. MOV. (14) (15) COSTO (16) USUARIO RESPONSABLE VALIDO RESPONSABLE RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL DEL AREA DEPTO. DE BIENES ADMVA. MUEBLES TOTAL $ (17) TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. (18) (19) (20) E.F. (Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia (21)

8 GUÍA DE LLENADO FORMATO 01 BIENES INMUEBLES LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la ubicación de acuerdo a lo estipulado en Escritura. 11. Registrar el numero que la Dirección de Catastro le asigno al Bien Inmueble que se esta inventariando. 12. Especificar el uso o destino que se le esta dando al Bien Inmueble. 13. Anotar las características especificas que describan la Bien Inmueble. 14. Anotar el Estado Físico en que se encuentra el Bien Inmueble B= Bueno R= Regular M= Malo.

9 15. Registrar el Tipo de Movimiento del Bien Inmueble que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja. 16. Anotar el valor catastral especificado en escritura. 17. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 18. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 19. Nombre y Firma del titular de la Dependencia o Entidad que se esta inventariando. 20. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 21. Total de los Costos Registrados.

10 CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES 1 EQUIPO DE TRANSPORTE 0 2 MUNICIPIO LOCALIDAD (2) (3) DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION (4) (5) (6) FECHA DIA MES AÑO IDENTIFICACION Familia Artículo No. de Inventario (7) (8) (9) DESCRIPCION (10) TIPO No. DE CARACTERISTICAS PLACA DE USO FACTURA MARCA MODELO No. DE SERIE No.D/MOTOR COLOR (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) P E.F. MOV. COSTO (19)(20) (21) (22) USUARIO RESPONSABLE VALIDO RESPONSABLE DEL AREA ADMVA. RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. (23) (24) (25) (26) E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia P (Procedencia): N=Nacional E=Extranjera Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido TOTAL $ (27)

11 GUÍA DE LLENADO FORMATO 02 EQUIPO DE TRANSPORTE LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la Descripción del vehículo que se esta Inventariando. 11. Anotar el tipo de uso que tiene el bien inventariable P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar el numero de placa del vehículo que se esta inventariando. 13. Anotar el numero de factura que ampara la compra del vehículo que se esta inventariando.

12 14. Anotar la Marca del vehículo que se esta inventariando. 15. Anotar el Modelo del vehículo que se esta inventariando. 16. Anotar el Número de Serie del vehículo que se esta inventariando. 17. Anotar el Número de Motor del vehículo que se esta inventariando. 18. Anotar el color del vehículo que se esta inventariando. 19. Anotar la procedencia del vehículo que se esta inventariando N= Nacional E= Extranjero. 20. Anotar el Estado Físico de vehículo que se esta inventariando B= Bueno R= Regular M= Malo. 21. Anotar el Movimiento A= Alta B= Baja. 22. Anotar el costo del vehículo según factura. 23. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 24. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 25. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 26. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 27. Total de Costos Registrados.

13 CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1) MAQUINARIA PESADA 0 3 MUNICIPIO LOCALIDAD (2) (3) DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION (4) FECHA (6) DIA MES AÑO (5) IDENTIFICACION No. DE DESCRIPCION TIPO DE USO MARCA MODELO TIPO SERIE COLOR P E.F. MOV. COSTO Familia Artículo No. de Inventario MOTOR (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)(19) (20) (21) USUARIO RESPONSABLE VALIDO RESPONSABLE DEL RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL AREA ADMVA. DEPTO. DE BIENES MUEBLES (22) TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. (23) (24) TOTAL $ (25) (26) E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia P(Procedencia): N= Nacional E=Extranjera Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido

14 GUÍA DE LLENADO FORMATO 03 MAQUINARIA PESADA LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la Descripción del la Maquinaria que se esta Inventariando. 11. Anotar el tipo de uso que tiene el bien inventariable P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar la Marca de la Maquinaria que se esta Inventariando. 13. Anotar la Marca del vehículo que se esta inventariando.

15 14. Anotar el Modelo del vehículo que se esta inventariando. 15. Anotar el Número de Serie del vehículo que se esta inventariando. 16. Anotar el Número de Motor del vehículo que se esta inventariando. 17. Anotar el color del vehículo que se esta inventariando. 18. Anotar la procedencia del vehículo que se esta inventariando N= Nacional E= Extranjero. 19. Anotar el Estado Físico de vehículo que se esta inventariando B= Bueno R= Regular M= Malo. 20. Anotar el Movimiento A= Alta B= Baja. 21. Anotar el costo del vehículo según factura. 22. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 23. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 24. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 25. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 26. Total de Costos Registrados.

16 CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1) EQUIPO DE ARMAMENTO 0 4 MUNICIPIO LOCALIDAD (2) (3) DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION (4) (5) (6) FECHA DIA MES AÑO IDENTIFICACION Familia Artículo No. de Inventario (7) (8) (9) TIPO MATRICULA No. DE FOLIO DESCRIPCION MARCA CALIBRE MODELO OBSERVACIONES E.F. MOV. COSTO DE USO DEL ARMA S.D.N. (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) USUARIO RESPONSABLE VALIDO RESPONSABLE RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES DEL AREA ADMVA. MUEBLES (21) (22) TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. (23) E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido TOTAL $ (24) (25)

17 GUÍA DE LLENADO FORMATO 04 EQUIPO DE ARMAMENTO LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la Descripción del la Maquinaria que se esta Inventariando. 11. Anotar el tipo de uso que tiene el bien inventariable P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar la Marca del Equipo de Armamento que se esta Inventariando. 13. Anotar el Calibre del Equipo de Armamento que se esta inventariando.

18 14. Anotar el Modelo del Equipo de Armamento que se esta inventariando. 15. Anotar la Matricula del Arma que se esta inventariando. 16. Anotar el Número de Folio (S.D.N) del Equipo de Armamento que se esta inventariando. 17. Anotar las observaciones que se encuentren. 18. Anotar el Estado Físico del Equipo de Armamento que se esta inventariando B= Bueno R= Regular M= Malo. 19. Anotar el Movimiento A= Alta B= Baja. 20. Anotar el costo del Equipo de Armamento según factura. 21. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 22. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 23. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 24. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 25. Total de Costos Registrados.

19 CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES DE OFICINA EN GENERAL (1) 0 5 MUNICIPIO LOCALIDAD (2) (3) DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION (4) (5) (6) FECHA DIA MES AÑO IDENTIFICACION Familia Artículo No. de Inventario DESCRIPCION TIPO DE USONo. FACTURA CARACTERISTICAS MARCA MODELO COLOR No. DE SERIE E.F. MOV. COSTO (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) USUARIO RESPONSABLE VALIDO (20) RESPONSABLE DEL AREA ADMVA. TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES TOTAL $ (21) (22) (23) (24) E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P= Personal C=Colectivo M=Compartido

20 GUÍA DE LLENADO FORMATO 05 MUEBLES DE OFICINA EN GENERAL LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la Descripción del Bien que se esta Inventariando. 11. Se anota el Tipo de Uso P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar el Numero de Factura que ampara la compra del Bien. 13. Anotar la Marca del Bien que se esta Inventariando.

21 14. Anotar el Modelo del Bien que se esta Inventariando. 15. Anotar el Color del Bien que se esta Inventariando. 16. Anotar el Numero de Serie del Bien que se esta Inventariando. 17. Anotar el Estado Físico en que se encuentra el Bien Inmueble B= Bueno R= Regular M= Malo. 18. Registrar el Tipo de Movimiento del Bien Inmueble que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja. 19. Anotar el Costo del Bien que se esta Inventariando. 20. Para uso exclusivo de la Contraloría del Estado. 21. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 22. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 23. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 24. Costo Total de los Bienes Inventariados.

22 (1) EQUIPO DE OFICINA EN GENERAL IDENTIFICACION Familia Artículo No. de Inventario (7) (8) (9) 0 6 MUNICIPIO LOCALIDAD DESCRIPCION (10) CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (2) (3) DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION TIPO No. CARACTERISTICAS E.F. DE USO FACTURA MARCA MODELO COLOR No. DE SERIE (11) (12) (13) (14) (15) (4) FECHA (6) DIA MES AÑO (5) (16) MOV. (17)(18) COSTO (19) USUARIO RESPONSABLE VALIDO RESPONSABLE RESPONSABLE DEL DEPTO. DEL AREA ADMVA. (20) (21) TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. (22) SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES (23) TOTAL $ E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido (24)

23 GUÍA DE LLENADO FORMATO 06 EQUIPO DE OFICINA EN GENERAL LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la Descripción del Bien que se esta Inventariando. 11. Se anota el Tipo de Uso P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar el Numero de Factura que ampara la compra del Bien. 13. Anotar la Marca del Bien que se esta Inventariando. 14. Anotar el Modelo del Bien que se esta Inventariando.

24 15. Anotar el Color del Bien que se esta Inventariando. 16. Anotar el Numero de Serie del Bien que se esta Inventariando. 17. Anotar el Estado Físico en que se encuentra el Bien Inmueble B= Bueno R= Regular M= Malo. 18. Registrar el Tipo de Movimiento del Bien Inmueble que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja. 19. Anotar el Costo del Bien que se esta Inventariando. 20. Para uso exclusivo de la Contraloría del Estado. 21. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 22. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 23. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 24. Costo Total de los Bienes Inventariados.

25 CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1) OBRAS DE ARTE 0 7 MUNICIPIO LOCALIDAD (2) (3) DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION (4) (5) (6) FECHA DIA MES AÑO IDENTIFICACION Familia Artículo No. de Inventario (7) (8) (9) DESCRIPCION (10) No. REGISTRO I.N.A.H. (11) No. DE CATALOGO (12) OBSERVACIONES E.F. MOV. COSTO (13) (14) (15) (16) USUARIO RESPONSABLE VALIDO RESPONSABLE DEL AREA ADMVA. TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES (17) (18) (19) (20) (21) TOTAL $ E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P= Personal C=Colectivo M=Compartido

26 GUÍA DE LLENADO FORMATO 07 OBRAS DE ARTE LLENADO 1. Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando. 2. Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 3. Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios. 4. Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 5. Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias. 6. Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja). 7. Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 8. Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios. 9. Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 10. Anotar la Descripción de la Obra de Arte que se esta Inventariando. 11. Anotar el Numero de Registro que le proporciono el I.N.A.H. a la Obra que se esta Inventariando. 12. Anotar el numero de Registro que se encuentra el Catalogo de Pieza del Museo. 13. Anotar las características especificas que presenta la obra que se esta inventariando.

27 14. Anotar el Estado Físico en que se encuentra la obra B= Bueno R= Regular M= Malo. 15. Registrar el Tipo de Movimiento de la obra que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja. 16. Anotar el costo señalado en la Factura. 17. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 18. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 19. Nombre y Firma del titular de la Dependencia o Entidad que se esta inventariando. 20. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 21. Total de los Costos Registrados.

28 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

29 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO VALE DE RESGUARDO DE BIENES 1. Este folio es consecutivo y lo asigna el programa. 2. Anotar Día, Mes y Año en que se realiza el resguardo. 3. Anotar el numero de empleado de la persona a quien se asigne el resguardo. 4. Nombre de la persona responsable del resguardo. 5. Anotar el cargo de la persona. 6. Anotar la dependencia en la cual se encuentra adscrito. 7. Nombre de la oficina en la que se encuentran asignados los bienes. 8. Anotar el nombre del Municipio en donde se encuentra ubicada la oficina (área). 9. Anotar el nombre de la población en donde se encuentran ubicados los bienes. 10. Anotar el nombre del responsable del área de trabajo. 11. Anotar el numero de inventario de cada uno de los bienes asignados. 12. Nombre de los bienes resguardados. 13. Anotar el importe de los bienes resguardados según facturas. 14. Anotar el tipo de uso del bien (Colectivo, Personal o Compartido). 15. Anotar el total de los bienes resguardados. 16. Anotar la suma de los costos totales de los bienes resguardos. 17. Nombre y la firma de la persona responsable del área. 18. Nombre y firma de la persona responsable del resguardo.